Bigfun2010

نفسنا نعرف النسب الصحية للفندق والذى منها نعرف ان الفندق قائم يالتطبيق السليم للنظم المحاسبية الفندقية
مثل نسب جميع المصروفات للأيراد على سبيل المثال .... وماهى النسبة الصحية لصافى الريح لأجمالى الربح
أو اجمالى المصروفات لإجمالى الإيرادات ؟؟؟ .. وغيرها من النسب المالية للتشغيل

نور علي

اااااااااااااااااااااااااااا

mishoooonline

بتبخلو بالمعلومة علينا؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟
تذكر يا من تعلم انك ستسأل عن علمك........................................

شكرا

omnia hindy accountant

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
انا اريد كتب عن المحاسبة في الفنادق
واليكم جزيل الشكر

hussein007

hassanchat

موضوع أكثر من رائع ..

Jeemy

جزاك الله خير اخى العزيز على هذا الموضوع الهام جدا جدا

وليد الجد

وظيفة المراجع الليلي night auditor
بداية :
اجراءات المراجعة الليلة تختلف من فندق لاخرطبقا ل الحجم و نظم ادارة المعلومات و توجة الادارة ما سنحاول طرحة في الموضوع التالي هو الخطوط الرئيسية لاجراءات المراجعة الليلية و مهام المراجع الليلي
التبيعية الادارية و الفنية :
· التبعية ل قسم الاستقبال : بعد ما حدث من تقدم نظم ادارة المعلومات وبرمجيات ادارة المنشات السياحية هناك من يرى بتراجع دور المراجع الليلية حيث ان معظم العمليات التي كانت تتطلب مهارات حسابية تتم بشكل روتيني من خلال نظام ادارة المعلومات وبالتالي يرى اصحاب هذا الراي ان المراجع الليلي ما هو الا موظف استقبال ليلي او مشغل بيانات
· التبيعة لقسم المحاسبة و المالية :ويرى انصار هذا الراي انة بالرغم من التقدم الهائل في مجال نظم المعلومات وبالرغم من من ان اغلب اجراءات المراجعة الليلة تمت ميكنتها الا انة المراجع الليلي يجب ان يتسم بمهارات محاسبية خاصة فيما يتعلق بحساب النزلاء و الائتمان الممنوح للنزلاء
· رايي الشخصي : ان المراجع الليلي الناجح يجب ان يكون مر بفترة كافية من العمل كموظف استقبال مدة اقلها 4 اشهر بداية ثم اصبح مراجع ليلي وتكون تبيعيتة الفنية و الادارية للادارة المالية على ان يتسم بخبرات محاسبية و فندقية على درجة عالية ولا يجب ان يتبع باي حال من الاحوال قسم الاستقبال فانا اعتبر ان المراجع الليلي هو عصب مراجعة العملية التشغيلية فيما يتعلق بالمكاتب الامامية و المطاعم و باقي الاقسام الربحية الخ و هو اقدر شخص قادر على اكتشاف الاخطاء و التلاعب بالجانب التشغيلي.
وقت العمل :
في مجال الفنادق يختلف يوم العمل من حيث نهايتة او بدايتة عن اليوم الطبيعي . فهو يتم تحديدة عن طريق ادارة الفندق و غالبا يكون بنهاية عمل المطاعم الرئيسية بالفندق او بوصول اخر نزيل او اغلاق قاعة الحفلات ويعتبر نهاية اليوم المحاسبي وبداية عمل المراجعة الليلية ايضا .
من بداية عمل المراجع الليلي حتى نهاية فترة المراجعة اي فواتير خاصة بالاغذية و المشروبات او التليفونات او اي قسم اخر تدخل ضمن محاسبة اليوم التالي
بيئة التشغيل المستخدمة :
· المراجعة تتم يدويا : في حالة عدم استخدام اي نظام الكتروني
· نصف الي: استخدام الات ترحيل الحسابات
· الكتروني متكامل : في حالة استخدام نظام لادارة المعلومات
خطوات عمل المراجع الليلي :
1) ترحيل العمليات المفتوحة :
يجب على المراجع ان يتاكد من ان العمليات المفتوحة تم ترحيلها و اثرت بالحسابات الخاصة بها و هذا يتطلب انتظار وصول اخر فاتورة للطعام و الشراب بالاضافة الى التاكد من ترحيل تلك الفواتير بحسابات النزلاء . فاذا لم يتم ترحيل الفاتورة في نفس تاريخها سيؤدي الي اخطاء في ارصدة الحسابات و ملخص التقارير سيكون معقد بدون داعي . للتالكد من ان كل العمليات تم ترحيلها يقوم بمراجعة الكابتن اوردر مع الفواتير الخاصة بها و التاكد من ترحيل الفاتورة الي حساب النزيل .

2) مراجعة الكابتن اوردر مع فواتير الاغذية و المشروبات :
الكابتن اوردر : هو ذلك الدفتر الذي يحملة الكابتن بالمطعم على سبيل المثال و يدون بة طلبات العميل و يتكون هذا الدفتر عادة من اصل و صورتين الاصل و الصورة يتم ختمة من الكاشير و يترك الاصل للكاشير من خلالة يقوم بتسجيل الطلبات بفاتورة العميل وصورة تذهب للمطبخ ليقوم الشيف بالتاكد من ختم الكاشير و يقوم باعداد الطلب و يحتفظ بهذة النسخة عندة و التي ترسل بعد انتهاء العمل للمراجع الليلي اما النسخة الثالثة و الاخيرة تظل بالدفتر
كيف تتم المراجعة ؟
يقوم المراجع الليلي بارفاق كل صورة من الكابتن اوردر بالمطبخ مع الاصل الخاص بها و التاكد من مطابقة الكميات بكل من الصورة و الاصل في التهاية قد يكون هناك امرين اما صور بالمطخ لا اصل لها ولا يوجد بها اذن ارتجاع و تكون عادة غير مختومة و في هذة الحالة يكون هناك اوردر خرج من المطبخ و لم يتم المحاسبة علية و في هذة الحالة تحمل قيمة الاوردر للكابتن المسؤل . كذلك يتم مراجعة سريل الكابتن اوردر
3) ترصيد الاقسام
لاكتشاف اخطاء الترحيل يفضل ان يتم ترصيد الاقسام اولا . هذة العملية الهدف منها التاكد ان حسابات المكاتب الامامية ( فوليوز الغرف و فوليوز حساب العملاء و حسابات النقدية ) متزنة مقابل عمليات الاقسام . هذا الاجراء لن يؤدي بالطبع الى اكتشاف اخطاء التوجية من حساب غرفة الى حساب غرفة اخرى فلا يوجد شيء يضمن ذلك و لكن في ظل النظم الالية هذة الاخطاء نادرة الحدوث
4) مطابقة حالة الغرف discrepancies report
بقوم المراجع بمطابقة تقرير حالة الغرف للاشراف الداخلي في جميع الاوقات بتقرير حالة الغرف لقسم الاستقبال و يتم عمل مطابقة بين التقريرين و معرفة اسباب الاختلافات و التقصي عنها ان وجدت مع عمل تسوية لها للوصول للعدد الصحيح من الغرف المشغولة لتلك الليلة و تكون الاخطاء اما من خطا بكتابة التقرير او خطا بالعد الفعلي او هناك غرفة تم تسكينها دون علم قسم الاستقبال و في هذة الحالة يتحمل المسؤلية قسم الاشراف الداخلي او يكون هناك غرفة تمت المغادرة و مازال الحساب معلق بقسم الاستقبال
5) مطابقة المفاتيح الموجودة بالراك ( رف المفاتيح ):
مطابقة المفاتيح الموجودة بالراك ( رف المفاتيح ) مع الغرف غير المشغولةلان عدم وجود مفتاح الغرفة ربما يكون دليل على تسكين الغرفة دون ادراجها بنظام الحاسب . و في ظل التطور الحالي و مع اختفاء المفاتيح و حلت الكروت الالكترونية بدلا منها لذلك يجب طباعة التقرير الخاصة بكروت الغرف المشغولة ومقارنتها مع الفوليو الخاصة بالغرف المشغولة فعلا و مراجعة مدة صلاحية كل كارت ومقارنتها بتاريخ المغادرة و العربون المدفوع من تحت الحساب
6) التاكد من اسعار الغرفroom rate
في بيئة العمل اليدوية او النصف الية هام حدا التاكد من اسعار الغرف . بعض الفنادق في ظل النظام الالي يتم التاكد منة مقارنة بالحجز الاصلي . يجب التاكد من تحميل كل غرفة بالسعر الصحيح .حتي يتم التاكد من صحة الاحصائيات
7) التاكد من ايرادات no show
ال no show هي عبارة عن ايرادات عميل قام بحجز غرفة حجز مؤكد و دفع عربون و لكنة لم ياتي مما ادي لحجز الغرفة باسمة و لم يتم تسكينها . لذلك يجب التاكد من صحة ال no show ففي كثير من الاحيان يكون نتيجة لتكرار الحجز او تكون الغرفة مشغولة بالفعل ولكن لم تتكتمل اجراءات التسكين لذلك يجب التاكد من ان no show هى ايرادات فعلية نتيجة عدم مجيء العميل
8) ترحيل اسعار الغرف و الضرائب
قيمة مبيت النزيل عادة يتم ترحيلها لحساب النزلاء بنهاية اليوم لذلك فالحاسب الالي يستطيع اتوماتيكيا ترحيل قيمة مبيت النزيل بالكامل لكل الغرفو للتاكد من صحة الترحيل يفضل استخدام اكواد للاسعار ذلك لضمان صحة ترحيل اسعار الغرف في النظام اليدوي ايضا يتم القيام بهذة العملية لكنها تستهلك وقت كبير للغاية
9) اعداد التقارير
التقارير الاتية يقوم باعدادها المراجع الليلي او استخرجها من نظام الحاسب الالي

• <LI dir=rtl class=MsoNormal>التقارير النهائية المفصلة و المختصرة للاقسام <LI dir=rtl class=MsoNormal>تقرير التشغيل اليومي " وهو يلخص عمل اليوم كلة ويعطي ملخص عن الايرادات و العملاء و احصائيات التشغيل و العمليات النقدية <LI dir=rtl class=MsoNormal>تقرير الارصدة العالية بحساب النزلاء و الذي يوضح ارصدة النزلاء المتجاوزة لحد الائتمان <LI dir=rtl class=MsoNormal>تقرير غرف المجموعات
• تقرير غرف الضيافة

10) عمل نسخ احتياطي للتظام back up
في الانظمة اليدوية و النصف الية كل ارصدة النظام تصفر . و في الانظمة الالية يتم عمل نسخة احتياطية back up يوميا ثم بعد ذلك يتم عمل تحديث للنظام و الذى يؤدي الى تغيير تاريخ الفندق لليوم التالي . قبل تغيير التاريخ يكون برنامج المكاتب الامامية مجهز لاستخراج تقارير نهاية اليوم و التي تتضمن ما يلي

• <LI dir=rtl class=MsoNormal>تقرير النزلاء <LI dir=rtl class=MsoNormal>تقرير حالة الغرف <LI dir=rtl class=MsoNormal>تقرير حساب النزلاء
• تقارير القادمين و المغادرين

هذة الارصدة نكون بحاجة لها اذا حدثت مشاكل اثناء عمل النسخ الاحتياطي. و ايضا هذة التقارير في غاية الاهمية لقسم المحاسبة و التسويق
11) تغيير تاريخ اليوم change hotel date
ويتم تغيير تاريخ الفندق في النظم النصف الية يدويا بواسطة المراجع الليلي و في النظم الالية يتم برمجة برنامج المكاتب الامامية لانتاج التقارير المطلوبة و عمل نسخ احتياطي ثم بعد ذلك تغيير يوم الفندق "قلب الليلة "
12) توزيع التقارير

__________________

وليد الجد

اتفاقيات عقود تشغيل و ادارة الفنادق
في ظل متغيرات عالم اليوم اليوم نستيقظ كل صباح لنجد مفاهيم جديدة و اساليب جديدة في مجال الضيافة و لعل من اهم ما حدث في السنوات الاخيرة هو انتشار فصل الادارة عن الملكية او ما يسمي بالشركات المديرة مما حدي بكثير من السلاسل العالمية لتقسيم مجال عملها الي شركتين رئيسيتين احدهما خاصة بالاستثمار في مجال الفنادق و الاخري شركات تشغيل و ادارة Management Company و حقوق امتياز Franchise و في مقال اليوم سنركز على عقود تشغيل و ادارة الفنادق Hotel Management Agreements
و سننظر اليوم الي عقد الادارة بتحيز قليلا الي جانب المالك و الذى غالبا في عالمنا العربي ما تكون خبرتة ليست كبيرة في مجال العقود او اعتمادة على مستشارين ينقصهم الخبرة و الالمام التام بهذا المجال الجديد نوعا ما على صناعة الضيافة و علينا بالوطن العربي بشكل خاص و سنتناول بقليل من التفصيل اهم البنود التي يجب تن يشتمل عليها العقد و الجوانب الاساسية التي يجب ان يغطيها كل بند:-
اولا :- اتعاب الادارة
و تشتمل على عنصرين رئيسين
· اتعاب اساسية Basic Fee و هى نسبة مؤية تمنح نظير قيام شركة الادارة بدور الوكيل في تشغيل الفندق و تتراوح مابين 2 % الي 4 % من مجمل الايراد Gross Revenue و يجب ان يتم تعريف ما هو " مجمل الايراد " بشكل واضح بالعقد وطبقا للنظام الامريكي الموحد لحسابات الفنادق – الاصدار العاشر editionusali 10 فهو يشمل اجمالي ايرادات الفندق بما فيها رسم الخدمة Service Charge
· اتعاب تشجيعية Incentive Feeو هي نسبة تشجيعية تمنح لشركة الادارة نتيجة تحقيقها هدف او مستوى ربحية معين منصوص علية بالعقد و يتخذ هذا الهدف المرغوب اشكال عديدة فقد يكون هذا الهدف هو تحقيق نسبة نمو معينة في الارباح من عام لعام او مبلغ معين من مجمل ربح التشغيل او عائد على الاستثمار للمالك متفق علية مسبقا
و في واقع الامر ان الاساس الذي تحسب علية الاتعاب التشجيعية يتتخذ اشكال مختلفة و تكون عادة كالتالي
1) ما بين 6 % الي 9 % من مجمل ربح التشغيل GOP
2) اوما بين 3 % الي 5 % من اجمالي الايرادات
3) او ما بين 10 % الي 15 % من صافي ربح التشغيل NOP
4) او ما بين 15 % الي 20 % من صافي ربح التشغيل المعدل Adjusted NOP

ثانبا :- التعريفات المحاسبية:
لا شك ان قيام المالك بالتفاوض على نسب اتعاب الادارة هو امر جيد و لكنة في رايي الشخصي ليس باهمية التفاوض على الاساس المحسوب علية هذة الاتعاب و التفاوض على الادراج المفصل لهذة التعريفا تو خاصة عند حساب التعاب التشجيعية Incentive Fee و كيفية حساب كل منها فعل سبيل المثال و فق للنظام الامريكي الموحد لحسابات الفنادق – الاصدار العاشر editionusali 10 هذا هو تعريف المصطلحات التالية :-
· مجمل ربح التشغيل Gross Operating Profit:
عبارة عن" ايرادات التشغيل مطروح منها( مصروفات اقسام التشغيل و مطروح منها ايضا مصروفات االاقسام الادارية و التسويق و المبيعات و الادارة الهندسية و الطاقة)"و التي يجب ان يتم سردها على سبيل الحصر باتفاقية الادارة و التشغيل و بالتالي فان الوصول لمجمل ربح التشغيل لا يشمل طرح مصروفات الادارة الاساسيةBasic fee و التي غالبا ما تطرح للوصل لمجمل ربح التشغيل المعدل الذى تحسب علية الاتعاب التشجيعية.
· صافي ربح التشغيل Net Operating Profit:
عبارة عن مجمل الربح التشغيل مطروح منة الاتي ( الاتعاب الاساسية و المصروفات الثابتة ( الايجار / الضرائب العقارية / التامين ) ) .
· صافي ربح التشغيل المعدل Adjusted Net Operating Profit :
و هو عبارة عن صافي ربح التشغيل مطروح منة مخصص الاحلال و التجديد.
· مخصص الاحلال و التجديد و الاضافات Replacement Reserve :
و يتحدد بنسبةمؤية من اجمالي ايراد الفندق تتراوح ما بين 2.5 % الي 3.5% تتزداد سنويا حتى تصل لنسبة معينة تقف عندها الغرض منها المحافظة على اصول الفندق لتسلميها للمالك عند نهاية العقد بحالة جيدة كذلك الاضافات اللازمة للتشغيل ايضا و يتم الصرف منة على حساب موازنة سنوية تعدها شركة الادارة بعد موافقة المالك عليها .
· مصروفات ما قبل التشغيل Pre Opening Expenses :
و تشمل المصروفات السابقة على تشغيل الفندق من مرتبات و كهرباء و خلافة و يجب ان تحدد تلك المصروفات تحديد دقيق على سبيل الحصر و مدة و طريقة استهلاكها و هل سيتم خصمها من مجمل ربح التشغيل قبل حساب الاتعاب التشجيعية ام لا
· ايرادات و مصروفات الافتتاح التجريبي Soft Opening Revenue & Expenses:
و هي الفترة السابقة على الافتتاح الرسمي للفندق و تكون عادة فترة تشغيل جزئي و تجريبي و عادة ما ينص اضافة مصروفات و ايرادات هذة الفترة الي السنة المالية الاولي للتشغبل الفعلي و الرسمي

ثالثا:- شروط تجديد الاتفاقية :
ان تجديد مدة العقد هو بند هام من بنود العقد و الذي غالبا يكون من حق المالك تقرير التجديد من عدمة و في بعض الحالات تصر شركة الادارة ان يكون لها هذا الحق و في هذة الحالة يجب على المالك وضع شرط بالعقد ليس من السهل تحقيقة و تتراوح مدة عقد الادارة ما بين 3 الي 10 سنوات بالنسبة للشركات العادية و ما بين 10 الي 20 للشركات العالمية المعروفة .

رابعا:- الموازنات و التقارير المالية :
يجب على الشركة المديرة ان تمد المالك بموازنة تشغيلية بالاضافة الي موانة راسمالية خاصة تشمل ايضا ما سيتم صرفة من مخصص الاحلال و التجديد و يجب موافقة المالك عليها لكن هذة الموافقة يجب الا تشكل عائق يمنع المدير من ادراة الفندق و فق معايير التشغيل المتفق عليها .
ايضا يجب ات تحتوي اتفاقية التشغيل على بند خاص بان تمد الشركة المدير المالك بتقاريرمالية تفصيلية و في الوقت المناسب وتكون هذة التقارير المالية مدققة من فترة لاخرى .
خامسا:-حق انهاء العقد :
المالك يكون غالبا لة الحق في انهاء العقد مقابل دفع غرامة للالغاء تكون مبلغ كبير عادة و في احيان اخرى يكون من حق المالك انهاء العقد دون دفع هذة الغرامة

• <LI dir=rtl class=MsoNormal>المالك يقوم بانشاء فندق و لاي سبب من الاسباب هذا الفندق لن يكتمل و لن يرى النور في هذة الحالة يحق للمالك الالغاء دون دفع غرامة الالغاء <LI dir=rtl class=MsoNormal>الخطا الجسيم للشركة المديرة في تشغيل الفندق <LI dir=rtl class=MsoNormal>بيع الفندق لطرف اخر <LI dir=rtl class=MsoNormal>فشل شركة الادارة في تحقيق مستوى معين من الاداء او الربحبة
• اذا حدث تغيرات جوهرية في الشركة المديرة

ايضا يجب في هذا البند من العقد تحديد طريقة التسليم و التسلم بين الشركة المنتهي عقدها و المالك و كذلك المدة الزمنية لهذا التسليم و التسلم بما يضمن ان تسير العملية التشغيلية بكفاءة و سلاسة و لا تتاثر بهذا .
سادسا :- خدمات المجموعة :
تعرف خدمات المجموعة على انها " الخدمات التي ستؤدي بكفاءة اذا شملت المجموعة ككل و تكون افضل من ان يؤديها كل فندق بمفردة مثل انظمة الحجز و الموقع الالكتروني و تسويق و الاعلان " و يجب عند تحميل الشركة المديرة الفندق هذة الخدمات التاكد من تكلفتها و اساس التحميل هل هو نفس الاساس الذى تقوم الشركة المديرةباستخدامة عند تحميل الفنادق المملوكة لها بالمصروفات المشتركة ام لا و كذلك يجب ان لا يتحمل المالك اي تكلفة خدمات لم يستفيد منها .
سابعا :- شرط عدم المنافسة :
شرط يقوم المالك بوضعة بمقتضاة تتعهد الشركة المالك بعدم ادارة انواع محددة من الفنادق علي مقربة من المالك او في نفس المنطقة الجغرافية التي يعمل بها قد تكون هذة المنطقة مسافة معينة او مدينة معينة و ذلك لضمان عدم تعارض المصالح ما بين الشركة المديرة و الفندق الذي تقوم بادارتة .
ثامنا :-الموظفين بعد انتهاء العقد :
من البنود المهمة التي يجب ان يحتويها الاتفاقية هو وضع الموظفين يعد انتهاء مدة التعاقد و هل سيكونون تبيعا للشركة المالكة او المديرة بما يضمن سلامة العمل


تاسعا :- ممثل المالك Owner Representative
يجب و ضع بند خاص بممثل المالك و احقية المالك في وضع من ينوب عنة بالفندق و واجباتة و علاقتة بالشركة المديرة و تحديد سلطاتة الرقابية على التشغيل بالفندق على ان يكون هذا مكتوب بالتفصيل و بدقة حتى نتجنب سوء الفهم فيما بعد .
كانت السطور السابقة هي محاولة بسيطة للتوعية بمخاطر عدم فهم طريقة صياغة عقود الادارة و ما قد يترتب عليها من ضياع حقوق المالك و من مشاكل نكون في غنى عنها اذا اعطينا كل بند من بنود العقد حقة في الدراسة و البحث .

__________________