الارتقاء بمستوى اجتماعات مجلس الإدارة - منتدى المحاسبين المصريين

09-21-2009, 02:15 PM

1accountant

تاريخ التسجيل: Jan 2008

الدولة: مصر

العمر: 41

المشاركات: 2,094

مشاركة: الارتقاء بمستوى اجتماعات مجلس الإدارة

. نقاط تساعد على الارتقاء بمستوى الاجتماعات
يمكن استخدام النقاط التالية المفصلة لارتقاء بمستوى مجالس الإدارة, ويمكن أن تطبق بالنسبة لاجتماعات المنظمات التطوعية الصغيرة أو المتوسطة الحجم:
النقطة الأولى: ما هو الهدف؟
يجب أن يكون هدف الاجتماع واضحاً من خلال مذكرة الدعوة الخاصة به. مثال ذلك. تلقى بعض أصدقائي دعوة مضمونها : "نتشرف بدعوتكم لحضور حفلة تخص سيدة لم تعد لديها فصول أو ناظر", حيث كانت ضيفة الشرف مدرسة متقاعدة.

كما يجب أن يوفى الاجتماع باحتياجات بعض الأوصياء أو بالحاجات المؤسسية. ولذلك عليك التأكد من وضوح الغرض في ذهنك أنت قبل البدء في وضع الخطة الخاصة بالاجتماع.

النقطة الثانية: لا يوجد أحد مهتم فلماذا أهتم أنا؟
ادرس الحاجة لعقد الاجتماع. هل الأطراف المشاركة في الاجتماع معنية به بالدرجة الكافية حتى تسعى لإنجاحه؟ يمكن أن يتسبب عدم وجود الحافز الكافي في حدوث مشاكل وتعقيدات.

ملحوظة: لا يمكن الاعتماد باستمرار على العقل, حيث يمكن في بعض الأحيان اللجوء إلى الأهداف النبيلة, أو الأمن, أو الطموح, أو التحيز, أو الاعتزاز والسؤال الطبيعي بالنسبة لأي عضو من أعضاء مجلس الإدارة هو هل حضوره مؤثر. إذا كان الهدف من الاجتماع واضحاً في ذهنك كرئيس, يجب أن تتأكد من وضوح الغرض بالنسبة للآخرين. لا يفكر الكثير من الأوصياء في احتياجات الاجتماع, وبالتالي فإن من سمات الاجتماع الجيد توضيح هذه الاحتياجات في أذهان الأعضاء.

النقطة الثالثة: يمكن أن تتعقد الاجتماعات البسيطة
لا يجب الاستهانة بالإعداد, حيث يجب إعادة صياغة أو عرض المهمة الموكلة لمجلس الإدارة أو اللجنة أو مجموعة العمل, حتى يصبح الجميع على نفس خط العمل. يجب أن يتيح أسلوب الإعداد الفرصة للجميع لعرض وجهات نظرهم وطرح الأمور للمناقشة. كما يجب مراعاة الأمور المتعلقة باختلافات الجنس إن وجدت, والاهتمام بالمساواة في الحقوق حتى لا تتسبب التفرقة في التأثير على فاعلية الاجتماع أو الغرض منه.

النقطة الرابعة: ما هي النتيجة المتوقعة؟
يتضمن أي نوع من أنواع الاجتماعات دورة اتصالات. يجب تحديد النتيجة المستهدفة قبل عقد الاجتماع. واستخدام مهارات معينة حتى يمكن تحقيق تلك النتائج عند حلول وقت انتهاء الاجتماع. ويجب تحديد موعد انتهاء الاجتماع وإلا امتد بصورة غير مثمرة, ما يعطي للمشاركين إحساساً بالإحباط نظراً لعدم تحقيق النتائج. لذا يجب أن تعتبر نفسك أكثر من مجرد رئيس للاجتماع, فأنت مسؤول عن الوقت ومسؤول عن بداية الاجتماع, وخط السير, والانتهاء, وأنت بمثابة شرطي المرور الذي يرتب ويراقب السير المنتظم للاجتماع, وتحقيق النتائج المرجوة منه.

النقطة الخامسة: ما هي الفائدة التي سأحصل عليها؟
يتوقف ذلك على كونك مسؤولاً أو مشاركاً في الاجتماع. أولاً هناك التحدي الخاص بتنظيم أو رئاسة الاجتماع أو الاثنين, فنحن نتعلم عن طريق القيادة أو المشاركة. كما يمكن تحفيز العمل الجماعي بغرض خدمة مصالح المؤسسة والمشاركين.

كما أن هناك كذلك فرصة سانحة لأن تؤدي دوراً وتصبح من خلاله " خبيراً" معترفاً به في مجال القيادة. ويعتبر حب الذات دافعاً قوياً وراء الكثير من الاجتماعات, وبالتالي يصعب رفض الطلب بتولي عملية تنظيم عقد الاجتماع حينما تصاغ الدعوة في شكل " لا يوجد من يستطيع القيام بهذه المهمة بنفس الكفاءة التي يمكن أن تؤديها بها".

النقطة السادسة: كيف تقوم بإعداد وتنظيم الاجتماع؟
يعتبر تحضير المكان من أهم التفاصيل بالإضافة إلى التاريخ وجدول الأعمال, كما يمكن أيضاً تحديد المظهر المطلوب, حيث يميل الكثيرون لأن يكون مظهرهم متفقاً مع مظهر باقي الحاضرين. بل يمكن أن يطغى عليهم شعور بحب الظهور والتباهي بالمظهر, والرغبة في التعرف على مستوى باقي الحاضرين.

النقطة السابعة: عقد الاجتماع
هناك قاعدتين يمكن الأخذ بهما: عدم فقد الأعصاب إلا فيما يخص بالمبادئ لا يجب إحراج الناس, حيث يمكن أن يؤدي ذلك إلى خلق شعور العداء. ويتضمن نمط المنظمة بالنسبة للاجتماعات البدء في الموعد المحدد, وهي الخطوة الأولى المذكورة فيما سبق. بل ويؤدي البدء في الموعد المحدد بالرغم من عدم وصول جميع المشاركين إلى احترامهم للموعد المحدد في المرات القادمة. والخطوة الثانية وضوح جدول الأعمال بالنسبة للأمور الأساسية التي استدعت الاجتماع. أما الخطوة الثالثة فهي التأكد من توضيح سبب الاجتماع في البداية والنتيجة المتوقعة. والخطوة الرابعة وضع خطة للقرار أو الإجراء بواسطة المشاركين. يمكن من خلال ذلك تحقيق النتائج وإضفاء مغزى على الاجتماع.

__________________

لا الـــــــــــه إلا الله

if you fail to plan you plan to fail

كلنا نملك القدرة علي إنجاز ما نريد و تحقيق ما نستحق

محمد عبد الحكيم

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة لا تستطيع الرد على المواضيع لا تستطيع إرفاق ملفات لا تستطيع تعديل مشاركاتك BB code is متاحة الابتسامات متاحة كود [IMG] متاحة كود HTML معطلة قوانين المنتدى