1accountant

. شكل اجتماع مجلس الإدارة
الخطوة الأولى: لا تجعل الأعضاء ينتظرون
وتعني هذه الرسالة ببساطة: البدء والانتهاء في الموعد المحدد, وإلا سوف يتأخر الحاضرون (نظراً لأنه من المعروف أن الرؤساء عادة يتأخرون, بالإضافة إلى البطء الذي يميز بداية الاجتماعات). في هذه الحالة سيتجاوز الاجتماع الوقت المحدد, ولا تسمح ظروف غالبية الناس بقضاء فترة طويلة في مثل هذا النوع من الجلسات الجامدة.

يمكن أن يحاول رئيس مجلس الإدارة في بداية الاجتماع استخدام أسلوب الاتصال البصري من خلال النظر إلى ثلاثة أفراد من الحاضرين على الأقل قبل البدء في الكلام مما يسترعي انتباه الحاضرين, ويعطي انطباعاً بأهمية كلام الأعضاء, كما يعطيهم الشعور بتولي زمام الأمور. عليك أن تضمن جذب الانتباه في أول اجتماع.

الخطوة الثانية: الغرض من اجتماع مجلس الإدارة:
لا يجب حشو جدول الأعمال بالأمور التافهة التي لا تستحق انتباه مجلس الأوصياء. بل يجب التركيز على القضايا الهامة والبنود المتفق عليها طبقاً لتواريخها المحددة. وإلا سيكون رد فعل المشاركين سيئاً. وقد تفقد السيطرة على الاجتماع وجدول الأعمال في حالة إصابة الأعضاء بالملل.

الخطوة الثالثة: يجب أن توضح لي
اتبعت منذ بداية حياتي شعار ولاية " ميزوري" التي ولدت بها, وهو "يجب أن يوضح لي". تعني هذه العبارة " لا تدعني انتبه وأتوقع فحسب, بل حفزني ووضح لي سبب طرح الموضوع الذي تعرضه. ثم لا تنسى تحديد الأمور التي تهمني أو التي يجب أن أقوم بها".

مثال: في حالة عرض بند من بنود جدول الأعمال خاص بميزانية المؤسسة التي توضح زيادة المصروفات, يجب أن تكون الجملة التالية محددة ارتفعت مصروفاتنا الإدارية الآن إلى 6.4% من إجمالي الميزانية بالمقارنة بالمنظمات المماثلة لنا حيث تصل النسبة بها إلى 4.4% فقط. لا بد من توضيح سبب الفارق واقتراح الحل.

إذا تضمن جدول الأعمال مناقشة حول موضوع يتسم ببعض الغموض مثل الأخلاقيات المؤسسية, يجب عندئذ عرض نقاط مثيرة لجذب الانتباه. مثال : اذكر أنه لا توجد لدى مجلس الإدارة قاعدة أو إجراءات خاصة بمعالجة الخلافات التي يمكن أن تنشأ بين أعضاء مجلس الإدارة حول الاهتمامات المختلفة. أعط أمثلة عن حالات للخلافات حول الاهتمامات (مثل انضمام أحد أعضاء مجلس الإدارة لمجلس إدارة آخر خاص بمنظمة أخرى غير ربحية تتنافس مع هذه المنظمة حول منحة هامة). اذكر أمثلة على السياسات المتبعة في تعارض المصالح التي تتبعها المنظمات الأخرى غير الربحية. اقترح أن تتبع هذه المنظمة في تعارض المصالح التي تتبعها المنظمات الأخرى غير الربحية. اقترح أن تتبع هذه المنظمة مثل تلك السياسة (أو اجعل أحد الأعضاء يقترح ذلك).

الخطوة الرابعة: نعم؟ وهي صيغة استفهام نعم, وماذا بعد؟ وهي تعكس الرغبة في اتخاذ الإجراءات حول الموضوع الخاضع للمناقشة. ويجب ألا تنتهي الاجتماعات بدون الوصول إلى قرار, حتى وإن كان قراراً بعد اجتماع آخر. كما يجب أن تجيب الاجتماعات على تساؤل الأعضاء " ماذا علينا أن تفعل حيال هذا الموضوع؟"

تسير الأمور بصورة جيدة حتى الآن, وهذا ما يعتقده المشاركون في الاجتماع, عرض رئيس مجلس الإدارة الموضوع بأسلوب يثير انتباهي. أشعر بدافع الآن للاهتمام بأمور جادة. يقوم رئيس مجلس الإدارة (أو أحد المؤيدين) بتوضيح النقاط مصحوبة بأسباب حقيقية تدعو للاقتناع ولكن ماذا بعد؟ ماذا نفعل بعد ذلك؟ أيها الرئيس ما الذي تريدني أن أقوم أو نقوم به؟ يشبه ذلك الموقف مندوب المبيعات المبتدئ الذي يقوم بعرض السلعة, ولكن يغفل طلب العميل.
نصيحة: يجب أن يطلب الرئيس من الأعضاء اقتراح الإجراءات الواجب اتباعها: زيادة الميزانية, أو البدء في برنامج جديدة, أو الموافقة, أو المقاطعة, أو الدراسة, وهكذا, يجب أن يكون الهدف محدداً.

و. استكمال دائرة الاتصالات
يعني مبدأ الاتصالات الأساسي استكمال الدائرة بين الراسل والمستقبل, أو بين المتحدث والمستمع, أو بين المؤدى والمشاهد. هناك خمس خطوات ضرورية:
معرفة النتيجة المطلوبة.
جذب الانتباه.
إنشاء علاقة أو صلة.
التفاوض حول النتيجة المتوقعة من الطرفين.
السعي لتحقيق النتيجة.
يعتبر تجاوز المناقشة للوقت المخصص لها مع استعداد المجموعة للتصويت حول الموضوع المطروح من أكثر الأمور التي تدعو للاستياء. غالباً ما يعرف مندوبو المبيعات النقطة التي يتوقفون عندها عن الاستمرار في تقديم العرض, وهي عندما يشعرون بأن القطعة محل العرض قد بيعت. مفتاح الحل هنا هو إيقاف عملية البيع وترك الموضوع, وإلا انقلب المستمعون ضد المادة المباعة.

هناك بعض الأساليب المفيدة في تقديم العروض أو التفاعل مع عروض الآخرين خلال الاجتماع, فمثلاً يمكن توجيه السلوك طبقاً لرد فعل المستمعين خلال الاجتماع. وغالباً ما يأتي رد الفعل على أي من الصورتين التاليتين:
1. الرد اللفظي المقصود وهو النمط الشائع في غالبية الاجتماعات.
2. الرد العفوي غير اللفظي الذي يقوم به الفرد بدون وعي, وبشكل تلقائي, ويكون من خلال الإشارات الاجتماعية, الإشارات هي الأسلوب الذي يعبر به المستمع عن رأيه باستخدام عينيه أو رأسه أو يديه أو الجسم بأكمله خلال الاجتماع. إن تحريك الرأس أو الكتفين, أو النظر لأعلى أو أسفل, أو التدخين بشدة, أو نقر الأصابع, كل هذه الأمور تندرج تحت ما يسمى بلغة الجسم, والتي تعكس ردود فعل الإنسان الداخلية.

هناك بالطبع أساليب أخرى مفيدة للاتصالات تتضمن العروض المرئية والمسموعة, وأسلوب إعداد الحجرة والمقاعد, بالإضافة إلى جلسات التدريب. وتفضل بعض المؤسسات وضع جهاز حاسب آلي في حجرة الاجتماعات, للاستفادة منه خلال المناقشات, للوصول إلى قواعد البيانات, وللحصول على المعلومات اللازمة.

__________________