مشاركة: إدارة الاجتماعات
المرحلة الثالثة : مرحلة ما بعد الانعقاد .
وهي المرحلة التي تلي انتهاء جلسة الاجتماع ، ويتم فيها القيام بعدة خطوات أهمها ما يلي :
أولاً : توثيق الاجتماع :
يجب فور انتهاء الاجتماع إعداد محضر مطبوع بذلك ، ويجب أن يتضمن المحضر كما أشار كل من العثيمين (1414هـ ، ص131) ، وكينان (1996م ، ص49) ، والسيد وآخرون (1997م ، ص218) النقاط التالية :
ü عنوان يشير إلى موضوع الاجتماع وتاريخ ومكان انعقاده .
ü قائمة بأسماء الأشخاص المشاركين .
ü اعتذارات الأشخاص الذين لم يحضروا .
ü اسم رئيس الاجتماع .
ü جدول الأعمال .
ü ملخص عن ما تم القرار عليه في كل بند في جدول الأعمال .
ü خلاصة توزيع المسئوليات بالأسماء على الإجراءات التنفيذية .
ü تحديد نهاية الاجتماع وموعد الاجتماع التالي .
ويؤكد كينان (1996م ، ص49) على مراعاة النواحي التالية عند كتابة محضر الاجتماع : استعمال صيغة الماضي ، وصف الحقائق والوقائع فقط بدون إعطاء آراء شخصية ، الإشارة إلى أي إجراء تنفيذي بالأحرف العريضة وبجانبه الأحرف الأولى من اسم أو مركز الشخص المسئول عنه .
وبعد الانتهاء من إعداد المحضر وتأكد الرئيس من خلوه من الأخطاء فانه يقوم وكافة الأعضاء الحاضرين بالتوقيع عليه ومن ثم توزيع نسخة منه على كل الأعضاء المشاركين في الاجتماع .
أولا : تقييم الاجتماع :
يؤكد السيد وآخرون (1997م ، ص 218) على أهمية قيام رئيس كل اجتماع وكافة الأعضاء المشاركين بتقييمه كل اجتماع بعد الانتهاء منه ، وذلك بهدف التعرف على المشكلات التي تعرض لها الاجتماع والعمل على تفاديها في الاجتماعات المقبلة .
والطريقة البسيطة لفعل ذلك كما أشار كينان (1996م ، ص50) هي الطلب من الأعضاء ملء استمارة تقييم الاجتماع – التي لا يستغرق ملؤها أكثر من دقيقة – قبل مغادرتهم مكان أو مقر الاجتماع ، وتتضمن الاستمارة الأسئلة التالية :
· هل كان هذا الاجتماع مفيدا لك ؟ نعم / كلا .
· هل تمكنت من قول كل ما تريد قوله في الاجتماع ؟ نعم / كلا .
· هل أنت راض عن كيفية إدارة الاجتماع ؟ نعم / كلا .
· هل تعرف ما يتوجب عليك فعله نتيجة للاجتماع ؟ نعم / كلا .
· هل لديك أي تعليقات أخرى ؟ نعم / كلا .
ثالثا : متابعة تنفيذ القرارات المتخذة :
تعبر الحصيلة الإجمالية للاجتماعات دائما على مدى نجاح تلك الاجتماعات ، وكثيرا ما يتوقف ذلك على عنصرين أساسيين هما :
1- مدى قيام الأعضاء المشاركين في الاجتماع بإنجاز المهام الموكلة إليهم أولا بأول ( كينان ، 1996م ، ص49) .
2- مدى وصول القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع إلى الجهات والأشخاص ذوي العلاقة ، وقيامهم بتنفيذ ما جاء فيها (السيد وآخرون ، 1997م ، ص218) .
__________________
لا الـــــــــــه إلا الله
if you fail to plan you plan to fail
كلنا نملك القدرة علي إنجاز ما نريد و تحقيق ما نستحق
محمد عبد الحكيم
08-08-2009, 09:14 AM
تعليمات المشاركة
العرض الشجري