مشاركة: إدارة الاجتماعات
المراحل الرئيسية لعملية إدارة الاجتماعات :
لكي تحقق الاجتماعات أهدافها المرجوة ، فلا بد من العمل على إدارتها بطريقة فعالة ، ويشير كل من كينان (1996م ، ص ص 35-60) ، والسيد وآخرون (1997م ، ص ص 212-218) إلى أن عملية إدارة الاجتماعات تنقسم إلى ثلاث مراحل أساسية هي :
المرحلة الأولى : مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع .
المرحلة الثانية : مرحلة أثناء الانعقاد الاجتماع .
المرحلة الثالثة : مرحلة ما بعد الانعقاد .
ولأهمية كل مرحلة من هذه المراحل ، واشتمال كل منها على عدد من الخطوات والأدوار الرئيسية ، فإننا سوف نتطرق لكل منها بشيء من التفصيل .
نشاط (3) : أجب على كل فقرة من فقرات التمرين التالي( فقط )عندما يطلب منك المدرب ذلك ؟ علماً أن إجابة الفقرة الأخيرة ومناقشة التمرين سوف تكون في نهاية الجلسة التدريبية :
أ ) حدد ثلاثة مواضيع يمكن من أجل كل واحد منها أن تعقد اجتماع لديك في المدرسة؟
1- .................................................. .................................. .
2- .................................................. .................................. .
3- .................................................. .................................. .
ب) أختر أهم المواضيع السابقة من وجهة نظرك ، ثم حدد من سوف تدعيه لحضور الاجتماع ؟
1- ................................... . 2- .................................. .
3- ................................... . 4- .................................. .
5- ................................... . 6- .................................. .
7- ................................... . 8- .................................. .
ج) قم بإعداد جدول أعمال للاجتماع ( توفيراً للوقت لا داعي لتكرار أي معلومات سابقة) :
1- .................................................. ................. .
2- .................................................. ................. .
3-.................................................. ................. .
4-.................................................. ................. .
5-.................................................. ................. .
6-.................................................. ................. .
7-.................................................. ................. .
د) هل يمكنك تحديد أهم النتائج التي سوف يتم التوصل لها من الاجتماع ؟
1- نعم لا أخرى تبين
2- أذكر مبررات إجابتك ؟
أ) .................................................. .................................... .
ب) .................................................. ................................ .
المرحلة الأولى : مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع .
تسبق هذه المرحلة عقد الاجتماع ، ويجب فيها الاهتمام بعدة أمور أو خطوات أشار إلى عدد منها كل من العثيمين ( 1414هـ ، ص119 ص 125-130 ) ، كينان ( 1996 ، ص ص 17-33 ) ، وذكرها السيد وآخرون ( 1997م ، ص 212) وتلك الأمور أو الخطوات هي :
1-تحديد الهدف من الاجتماع : ( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع )
يبين كينان (1996م ، ص 14، 15) إن الاجتماعات تستغرق وقتا وجهدا كبيرا ، ولكن مع "ذلك يدعو البعض إلى عقد اجتماع لأنهم لم يفكروا في البدائل المناسبة التي يمكن أن تعطي النتائج ذاتها" أو لأنهم يرون إن جمع الأشخاص معا يمكن أن يكون عنصر راحة نفسية وأسلوبا معتادا في معالجة الأمور وتجنب تحمل المسؤولية الشخصية .
ويوضح السيد ، وآخرون (1997م ، ص 212) وجود عدة أهداف للاجتماعات مثل : طرح بعض المعلومات أو تبادل الأفكار والآراء بشأن موضوعات محددة أو العمل على القيام ببعض التغييرات في طرق وأساليب العمل أو مناقشة بعض السياسات أو إعداد بعض التقارير حول موضوع معين أو توضيح بعض الأمور المرتبطة بالعمل أو الأفراد ، أو الحصول على تأييد بعض الأفراد لبعض الأفكار والمقترحات …. الخ ،
ويؤكد كلا الكاتبين السابقين على أهمية أن يفكر المدير مسبقا قبل الاجتماع ويسأل نفسه عن الغرض أو الهدف منه ؟ هل هو أنسب وسيلة لتحقيق الهدف ؟
2-تحديد من الذي سوف يدعى للاجتماع : ( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو من ينيبه)
يجب على المدير المسئول أن يفكر في تحديد ما إذا كان سوف يرأس الاجتماع بنفسه أم سوف ينيب شخصاً آخر عنه ، وفي كلا الحالتين يجب عليه كما أشار كينان (1996م ، ص 14، 15) أن يتذكر أنه كلما قل عدد المشاركين كلما كان أفضل ، وان يتأكد كما أوضح السيد ، وآخرون (1997م، ص213) من توافر عدة شروط في الأعضاء المزمع دعوتهم لحضور الاجتماع أهمهما يلي :
أ) أن يكون ذا صلة بالموضوعات المطروحة للنقاش في الاجتماع
ب) أن تتوافر لديه الخبرة والإلمام بالموضوع .
ج) أن تتوافر لديه الرغبة والحافز للمشاركة في الاجتماع .
د) أن يكون قادرا على العمل الجماعي .
ه) ألا يكون من النوع الذي يفرض رأيه على الآخرين .
و) ألا يكون من النوع الذي لا يستطيع التحدث أمام الآخرين ( خجول وغير منفتح اجتماعيا ) .
ويضاف إلى الشروط السابقة بالنسبة للمدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو من يكلفه برئاسة الاجتماع ،أن يلم بخطوات ومبادئ إدارة الاجتماعات (التي سبق ذكرها أو سيرد ذكرها لاحقاً ) وأن يكون فعالاً ، والرئيس الفعال كما أشار العثيمين ، 1414هـ) " هو الذي يبني علاقته مع بقية الأعضاء على التعاون والثقة والمساواة في إعطاء الفرص لجميع الأعضاء بحيث يتيح لكل عضو أن يعبر عن آرائه وأفكاره بحرية " ص127 .
وتفيد هذه الخطوة السابقة كما أشار السيد ، وآخرون (1997م ، ص213) في عدة أمور أهمها : إرسال الدعوات والمعلومات للمدعوين للاجتماع قبل عقده بوقت كافي وبذلك يتمكنون من التحضير للاجتماع بشكل جيد ، واختيار وترتيب مكان الاجتماع .
3- إعداد جدول أعمال الاجتماع : ( رئيس الاجتماع والسكرتير)
لجدول أعمال الاجتماع دور كبير جدا في إنجاح الاجتماع ، ونظرا لذلك فإن كينان (1996م ، ص 27) يؤكد على ألا يكون عبارة عن ورقة توزع على المشاركين قبل الاجتماع مثل البيانات التي توزع في الشوارع ، بل يجب أن يكون عبارة عن وثيقة عمل تعمل كدليل يبقي الجميع في مسار معين وتمنع استغراق اقل المواضيع أهمية بمعظم وقت الاجتماع ، كما يبين أن نقاط جدول الأعمال المثالي هي : الهدف من الاجتماع وتاريخه ومدته ومكان حدوثه ، وأسماء المشاركين فيه ، ومواضيع المناقشة الروتينية ، ومواضيع النقاش الصعبة أو القابلة للجدل ، وأي أعمال أخرى تستجد .
كما يؤكد السيد ، وآخرون (1997م ، ص213) على أهمية ترتيب الموضوعات في تناولها وفقا لأهميتها النسبية ، وتحديد وقت مناقشة كل موضوع ( إن أمكن ذلك ) ، وعلى مراعاة القواعد التالية عند إعداد جدول أعمال الاجتماع :
أ) الاقتصار على الموضوعات ذات الصلة بالهدف من الاجتماع .
ب) مراعاة ما يعرفه الأفراد المشاركين عن الموضوعات المطروحة للنقاش .
ج) العمل على عدم إطالة زمن الاجتماع قدر الامكان ( تشير الدراسات إلى أن انتباه الأفراد وتركيزهم يمكن الحفاظ عليه إذا لم تزد المدة في المتوسط عن ساعتين ) .
د) اختيار الوقت الملائم لعقد الاجتماع ( تشير الدراسات إلى أن الأفراد يكونون في حالة يقظة ذهنية بين الساعة التاسعة والنصف صباحا والساعة الثانية عشرة ظهرا أو – إذا تناولوا غذاء خفيفا – بين الساعة الثانية بعد الظهر والخامسة مساء ) .
__________________
لا الـــــــــــه إلا الله
if you fail to plan you plan to fail
كلنا نملك القدرة علي إنجاز ما نريد و تحقيق ما نستحق
محمد عبد الحكيم
08-08-2009, 09:14 AM
تعليمات المشاركة
العرض المتطور