مشاركة: الارتقاء بمستوى اجتماعات مجلس الإدارة
ثانياً: الاستعداد
أ. الاجتماعات الهادفة
يمكن أن يؤدي اجتماع مجلس الإدارة الذي يعد جيداً بهدف الوصول إلى غرض واضح إلى تحريك الأمور على مسار الإنجاز. وهكذا يجب أن يتسم الاجتماع بالوضوح والجدية بحيث:
يوفر للأعضاء المعلومات, والتعليم, والإقناع, بل والحافز.
يعالج المشاكل التي تطرأ بين الأفراد أو الأطراف المختلفة المعنية, وأن يؤدي إلى اتخاذ القرارات الصحيحة.
يتضمن دراسة الاتجاهات الاستراتيجية.
يحفز ويدعم المناقشات حول القضايا الهامة.
يجب أن يراعي عند الإعداد أن اجتماعات مجلس الإدارة تستغرق وقتاً طويلاً من الكثير من الناس, سواء القائمين على الإعداد, أو المشاركين, ومجموعة الدعم, حيث يمكن أن تتسبب الاجتماعات المطولة التي تعقد للوصول إلى الاتفاق والقرارات في تأخير تنفيذ البرامج والمشروعات والمبادرات, بل وإجراء التغييرات الضرورية واتفاقيات التعاون. ويتضح من ذلك ضرورة مراعاة عملية تخصيص الوقت ومراعاة عملية تخصيص الوقت مراعاته عند الإعداد للاجتماعات وعقدها بالأسلوب الذي يضمن صحة إدارة تلك الموارد.
ب. نظم المعلومات
تعتبر نظم المعلومات الخاصة بمجلس الإدارة من أهم الأمور الخاصة بوضع برامج الاجتماعات الفعّالة, ويجب أن يتميز نظام المعلومات بما يلي:
أن يكون ملائماً وسهل الاستخدام قبل وخلال الاجتماع حتى يعطي مضموناً للاجتماع. ويتطلب ذلك توفير التقارير المالية, والخاصة بالسياسات, والتقارير الأخرى المرتبطة بموضوع المناقشة, بالإضافة إلى جدول الأعمال المفصّل, وذلك قبل تاريخ عقد الاجتماع, كما يجب أن يتولى كل من رئيس مجلس الإدارة والمدير التنفيذي وضع جدول الأعمال.
يسمح لمجلس الإدارة باستخدام المعلومات المطلوبة بكفاءة عند القيام بأعماله. ويتطلب ذلك القيادة الصحيحة, التي تتمكن من الاحتفاظ بالمسار الصحيح للمناقشة, وتخصيص الوقت الكافي للأمور الهامة.
يلغى التفاصيل غير الجوهرية حتى تتوافر أمام المشاركين الحقائق والملاحظات الهامة, ويفضل توفير المعلومات قبل الاجتماع بفترة كافية, بحيث يمكن إعداد دراسة متأنية, على أن تتضمن ملخصاً جيداً و واضحاً للأمور المتعلقة بسياسة المنظمة, والنقاط الهامة, والتوصيات المقدمة من المدير التنفيذي ورؤساء اللجان.
أن يكون مرتبطاً بغرض وأهداف المناقشات المدرجة في برنامج الاجتماع. ويتطلب ذلك من رئيس مجلس الإدارة توجيه مسار الاجتماع بدقة, بحيث يسمح بطرح جميع وجهات النظر.
أن يمكن مجلس الإدارة من تحقيق أغراضه, حيث يجب أن يسعى رئيس مجلس الإدارة إلى أن يغطي الاجتماع أكبر قدر ممكن من بنود جدول الأعمال, ويتطلب ذلك خبرة خاصة وبعض التدريب حتى يمكن, بالاشتراك مع المدير التنفيذي وأعضاء مجلس الإدارة البارزين, وضع استراتيجية للاجتماع, والخطط التي تساعد الأعضاء على تغطية الجوانب الهامة, والوصول إلى النتائج المرجوة بشأن السياسة التي يلزم انتهاجها.
ج. التخطيط لجدول الأعمال
يساعد التخطيط لجدول الأعمال على استفادة مجلس الإدارة من المعلومات التي يتلقاها بصورة منتظمة حتى يتمكن الأعضاء من الوصول إلى قرارات جماعية, أو اتخاذ موقف معين تجاه السياسة التي يجب اتباعها في الوقت المناسب. كما يمكن وضع البنود التي يتكرر ظهورها في جدول الأعمال على أساس تواريخ الاجتماعات التي تعقد بانتظام حتى يمكن أن تخضع خلالها للبحث.
كنت عضواً بمجلس أوصياء إحدى الكليات لفترة من الزمن, وخلال تلك الفترة كان التخطيط لجدول الأعمال من المهام الأساسية, حتى صار يعتبر فناً في حد ذاته. استمر مجلس الإدارة الأوصياء ولعدة أعوام يقضى ساعات مطولة في الاجتماعات التي تتسم بالخلافات الشديدة حول الكثير من المشاكل الخاصة بكلية صغيرة الحجم, مع السماح لكل الأطراف المعنية أو مؤسس من مؤسسي الكلية (أو المدينة) بفرصة لمخاطبة مجلس الإدارة.
بدأنا بوضع هيكل النظام الجديد للمعلومات, وذلك بعد الاتفاق عليه مع رئيس مجلس الإدارة, وتمثيل الهيكل في برنامج للتخطيط لجدول الأعمال الخاص بلجان مجلس الإدارة واجتماعات مجلس الإدارة نفسه. استغرقت عملية إعادة صياغة الأسلوب المتبع في انعقاد الاجتماعات تدريجياً خمسة أعوام, تميزت خلالها اجتماعات مجلس الإدارة واللجان بالفاعلية والكفاءة, نظراً لاتباع الإرشادات الخمسة سابقة الذكر, والخاصة بنظم المعلومات. وبعد مقاومة طبيعية للتغير, شعر جميع الأوصياء وهيئة التدريس والعاملين بالرضا تجاه أسلوب الإعداد الجديد المتبع. وأصبحت أهداف كل اجتماع من الاجتماعات واضحة مقدماً, مما يحقق المزيد من التقدم المستمر.
وقد نجح تحديد الأولويات, ووضع الخطوط العريضة بشكل مفصل, في تمكين مجلس إدارة الكلية خلال اجتماعاته من التركيز على البنود الهامة, ومع ذلك أتاح سماع المؤسسين. ويرجع ذلك إلى الجهود التي بذلت للاحتفاظ بالمناقشات في الإطار والمسار المطلوب. وحتى يتحقق ذلك كان رئيس مجلس الإدارة لا يسمح بقراءة التقارير أثناء انعقاد الاجتماع, بل ويقاطع الشخص الذي يقدم عرضاً مشتتاً يفتقر إلى الموضوعية, ويخصص وقت الاجتماع للمناقشات, وليس لتبادل المعلومات. وفي بعض الأحيان, كانت تعقد جلسات منفصلة تخصص للمعلومات, حيث يتم خلالها التحدث باستفاضة عن الخطط والمشاكل على أن تعقد إما قبل أو بعد اجتماعات مجلس الإدارة الرسمية, ويكون حضور هذه الجلسات اختيارياً, إلا أن مجلس الإدارة كان يشجع الجميع على حضورها.
يتميز جدول الأعمال المخطط لاجتماعات مجلس الإدارة بتحديد الوقت, حيث يتضمن عدد الدقائق المخصصة لمناقشة كل موضوع. ويمكن أن يقوم كل من رئيس مجلس الإدارة والمدير التنفيذي بتوزيع وقت الاجتماع على بنود جدول الأعمال, على أن يعلن رئيس مجلس الإدارة عن مقدار الوقت المخصص قبل البدء في المناقشة. ويحق للرئيس السماح بوقت إضافي إذا اقتضى الأمر ذلك حتى تكتمل المناقشة, وتكون عادلة, وفي نفس الوقت يمكن الإشارة إلى انتهاء الوقت المحدد للمناقشة.
يجب أن يدور جدول الأعمال عامة حول الفكرة الرئيسية للاجتماع بدلاً من مناقشة المسائل الروتينية الإدارية. ونقدم فيما يلي مثالاً تقليدياً لجدول الأعمال الخاص بمجلس الإدارة الكلية, وقد وضع البرنامج الخاص به بعناية مع توضيح الوقت المخصص لكل من المناقشات أو العروض (يتم الالتزام بالوقت الموضح):
1. يقوم رئيس مجلس الإدارة بالترحيب بالأعضاء موضحاً أهداف الاجتماع.
2. تقديم الجدول الزمني المتفق عليه بخصوص تصديقات مجلس الإدارة الروتينية والموافقات المطلوبة طبقاً للائحة. تتطلب هذه الأعمال مناقشات قليلة, وفي بعض الأحيان تتم بدون مناقشة( مثلاً تاريخ الاجتماعات القادمة والموافقة على التعيينات التي قام بها المدير التنفيذي الذي خولت له السلطة لاتخاذ تلك الخطوات). يتضمن هذا الجدول الزمني أيضاً الاجتماع السابق والموافقات الروتينية الأخرى.
3. تقارير لجنة مجلس الإدارة, حيث يجب أن يقدم رؤساء اللجان مقدماً ملخصاً حتى يمكن تخصيص الوقت بأكمله للأسئلة بدلاً من سرد الأحداث الخاصة باللجنة. (تجدر الإشارة إلى أن هذه النقطة من أكثر النقاط التي يصعب الموافقة عليها حيث إنها تخفض من الوقت الذي يمكن أن يستغله رؤساء اللجان المتطوعون, حيث إن بعضهم يتميز بحب الكلام والحماس الزائد).
4. تقرير المعلومات الذي يقدمه المدير التنفيذي ولا يتطلب اتخاذ أي إجراءات (باستثناء الأسئلة أو المقترحات)
بعد استراحة (15 دقيقة)
(35-45 دقيقة)
وعندئذ يُنهى الاجتماع بسرعة بخطوتين إجرائيتين:
(5 دقائق)
__________________
لا الـــــــــــه إلا الله
if you fail to plan you plan to fail
كلنا نملك القدرة علي إنجاز ما نريد و تحقيق ما نستحق
محمد عبد الحكيم