1accountant

3. النظم المحاسبية:
كما سبق الذكر, فإن الإدارة المالية تعتمد على النظم والأساليب المحاسبية أثناء عمليات التخطيط والرقابة واتخاذ القرارات, وتضم هذه النظم والأساليب المحاسبية الأدوات التالية (3) :
أ. الحسابات المالية.
ب. حسابات التكاليف.
ج. المراقبة الداخلية.
د. المحاسبة الإدارية.

ولكي تفي بأهدافها في أن تكون أداة تعتمدها الإدارة المالية في عملياتها المختلفة, يجب لهذه النظم أن تتوفر فيها الشروط التالية:
أ. الدقة الكاملة.
ب. تقديم البيانات والمعلومات إلى الجهات المعنية.
ج. انتظام دورية البيانات.
د. وضوح البيانات.

وكما سبق القول فإن هناك تداخل بين الوظيفة المالية والوظيفة المحاسبية عملياً. وأن الإدارة المالية تهتم بأنشطة الوظيفتين ومن الممكن أن تعهد الوظيفة المالية كلها لشخص واحد يسمى بأمين الخزينة أو أمين المالي في حالة منظمة صغيرة. ولكن عندما تتسع أعمال المنظمة يكبر حجمها وتتسع أنشطة الوظيفة المالية ويحتاج المر غالباً إلى فصل الأنشطة المحاسبية وأنشطة الرقابة المالية لكي يشرف عليها مراقب مالي بجانب أمين الخزينة الذي يشرف على الأنشطة النقدية والاستثمارات والتمويل.


ومن أهم اختصاصات أمين الخزينة ما يلي:
1. التخطيط المالي وتدبير الموال وإدارة الاستثمارات وإدارة رأس المال العامل واستثمار الفائض من الأموال.
2. مراقبة حركة النقدية (المقبوضات والمدفوعات) ورصيد الخزينة والمركز النقدي والمحافظة على الخزائن والاستثمارات.
3. دفع الالتزامات التي على المنظمة في مواعيدها.

أما أهم اختصاصات المراقب المالي فهي كما يلي:
1. أعمال الوظيفة المحاسبية سواء حسابات مالية أو حسابات تكاليف بما فيها من تصميم للحسابات وتنسيق جميع هذه الأعمال.
2. أعمال المراجعة والمراقبة الداخلية والتفتيش المالي.
3. توفير البيانات والمعلومات المحاسبية اللازمة لاتخاذ القرارات المختلفة على أسس رشيدة.


4. بعض المتطلبات التنظيمية الخاصة بالوظيفة المالية:
عند تنظيم الوظيفة المالية من المهم اعتبار وإبراز الجوانب الخاصة بالمسؤوليات والعلاقات ومتطلبات الوظيفة.
من أهم مسؤوليات الوظيفة المالية هي الحفاظ على أصول المنظمة ولذا يجب اتباع نظام وأسلوب " التثبيت والموازنة" checks and balances بدقة كبيرة حتى يتم التثبت والموازنة في كل مجال من المجالات التي يمكن أن توجد فيها لا مبالاة أو سرقة أو أية خطر من شأنه أن يؤدي إلى خسائر في موارد المنظمة.
أول وانجح أساليب الحفاظ هي التفريق بين مكونات الوظيفة أو وظائفها بطريقة تجعل عدم وجود الرقابة الكاملة والمطلقة لأية عملية حسابية بين أيدي شخص واحد.

وفيما يلي نتطرق على التوالي إلى الحسابات: المالية, حسابات التكاليف والمراقبة الداخلية.
1. الحسابات المالية: وهي عبارة عن النظام الذي يضم عمليات تجميع وتبويب وتحليل وعرض وتفسير البيانات المالية من أجل معرفة نتائج أعمال المنظمة وتصوير وضعها المالي, وعلاقاتها مع الغير. وتلخص مخرجات هذا النظام من معلومات مالية في قائمة منها: قائمة الدخل / بيان الإيرادات (وتضم نتائج الأعمال) وقائمة المركز المالي ( وهي عبارة عن الميزانية), لتقديمها إلى الجهات المعنية سواء كانت مالكة للمنظمة ومشرفة عليها أم ممولة لها.

2. حسابات التكاليف: تعد حسابات التكاليف كنظام آخر يضم عمليات تجميع وتسجيل وتبويب وتحليل وعرض بيانات التكاليف بهدف مد المدير بمجموعة من المعلومات التحليلية التفصيلية التي تساعده على التخطيط والرقابة واتخاذ القرارات.
ويشمل نظام حسابات التكاليف عادة:
نظام محاسبة التكاليف الفعلية.
ونظام محاسبة التكاليف المحددة مقدماً (تقديرية أو معيارية).
وتتكون عناصر محاسبة التكاليف من مجموعة من الدورات المستندية التي ترتبط بالسجلات والدفاتر والبطاقات, ومن مجموعة من الأدلة أهمها دليل وحدات التكلفة (النشاط) ودليل عناصر التكلفة ودليل مراكز التكلفة, ومن مجموعة أسس وقواعد لتحميل التكاليف, وأخيراً من مجموعة قوائم وتقارير للتكاليف التي تعرض المعلومات التكاليفية والتي تعتبر أداة توصيلها للمستفيدين منها. والهدف من محاسبة التكاليف في المنظمة الأهلية التي لا ترمي إلى الربح هو استرداد النفقات ولا تعظيم الأرباح كما هو الشأن بالنسبة للمنظمة التي ترمي إلى الربح.

3. المراقبة الداخلية:
في مفهومها الواسع تتضمن المراقبة الداخلية:
مراقبة إدارية لها أدواتها وأساليبها.
مراقبة محاسبية لها أدواتها وأساليبها.
وأخيراً ضبط داخلي له أدواته وأساليبه.
ومن ثم يتضح أن المراقبة الداخلية مرتبطة بكل النظم الأخرى في المنظمة وتتكامل معها.

وتهدف المراقبة الداخلية إلى التأكد من أن كل عمليات المنظمة سائرة بما يضمن منع الاختلاسات والمحافظة على أصول المنظمة وذلك من خلال التأكد من دقة البيانات والمعلومات المتوفرة للإدارة والجهات الخارجية حتى نضمن اعتمادها في عملية اتخاذ القرارات.

ويعتبر جهاز المراجعة الداخلية أحد أجهزة الرقابة الأساسية في المنظمة. ومن ذلك فإن دور المراجعة الداخلية يتعدى دورها التقليدي إلى ما يلي (4):
الرقابة على الأداء بشكل تفصيلي.
الرقابة على التصرفات والقرارات وتقييمها وإعداد تقارير عنها للمستويات الإدارية الأعلى. وهذا تدعيماً لفكرة الرقابة الذاتية داخل المنظمة والحد بقدر الإمكان من أجهزة الرقابة الإدارية الداخلية وتدخلاتها.

__________________

1accountant

: الأنظمة والإجراءات المالية :
تمثل الأنظمة والإجراءات المالية مجموعة من الخطوط التوجيهية للمنظمات لتمكينهم من إعداد بيانات صحيحة وموثوقة مما يعزز الرقابة المالية وتخطيط البرامج. كما تساعد هذه الخطوط التوجيهية على نقل الأرقام من سجلات الحسابات مباشرة إلى مختلف التقارير التي تقدمها المنظمات إلى مموليها. ولتحقيق هذه الأهداف تستخدم دفاتر الحسابات والتقارير الداخلية.
1. دفاتر الحسابات:
1.1. دفتر الصندوق : يقسم هذا الدفتر إلى جزأين أحدهما للمقبوضات والآخر للمدفوعات إلا أنه من الأفضل أن يكون هناك دفتران منفصلان أحدهما للمقبوضات والآخر للمدفوعات على أن يجري مسكهما وتوقيف رصيد الصندوق على أساس يومي وفي حال وجود أكثر من حساب بنكي للجمعية ينبغي مسك دفتر صندوق لكل حساب على أن يقع جمع كافة الدفاتر وتوقيفها في نهاية كل شهر.
أ. المقبوضات النقدية:
دفتر المقبوضات النقدية هو عبارة عن جدول يتضمن أعمدة بالعناوين التالية: التاريخ, البيان, المرجع, المبلغ, الجهات الممولة وتتفرع إلى جهات ممولة خارجية وجهات ممولة داخلية / محلية وتنقسم كل منهما إلى عدد من الممولين. ويوضع رمز الممول والمبلغ المالي لكل جهة أثناء تسجيل أية عملية.
ويمكن زيادة عدد أعمدة التحليل المبينة بالجدول حسب الاقتضاء وترحل البنود إلى دفتر الأستاذ في نهاية كل شهر ويكون الرقم الاصطلاحي أما رقم إشعار البنك أو رقم إيصال العيادة أو أي رقم آخر يحمله الإيصال.


مثال 1 :
تسجيل قيود المنحة المقدمة من طرف ممول خارجي:
مدين Dr: صافي المبلغ المستلم حسب تمويل البنك.
مدين Dr: (مسترد) رسوم بنك.
دائن Cr : التسديدات إن وجدت.
دائن Cr : إجمالي المبلغ المحول من قبل الممول.
مثال 2 :
دخل يستلم مقابل خدمة توفرها المنظمة. يجب أن يحصل كل شخص لقاء أي مبلغ يدفعه مقابل خدمة تلقاها من المنظمة أو من فرع من فروعها إيصال اصلي على أن يحمل هذا الإيصال رقماً متسلسلاً وتبقى منه نسخة في المنظمة أو فرعها. وفي حالة ارتكاب خطأ يؤدي إلى إفساد الإيصال ينبغي أن يشار إلى ذلك على استمارة الإيصال بعبارة " تالف " ويحتفظ بها للتدقيق.
وينبغي تسجيل كل المبالغ النقدية التي تستلمها المنظمة إزاء تقديم الخدمة في سجلات يومية أو أسبوعية أو شهرية حسب الممارسة في المنظمة. ويجب تحويلها بأكملها وبصفة منتظمة إلى مقر المنظمة (إذا كانت هذه الإيرادات تأتي من الفروع) ويجب أن تكون مصحوبة بالسجلات واستمارة تحويل نقدي تحمل رقماً متسلسلاً وتلخص سجل الخدمات. وعندما يستلم أمين صندوق المقر المبالغ النقدية عليه أن يصدر إيصالاً ويتعين ضم هذا الإيصال إلى نسخة من سجل الفرع واستمارة التحويل النقدي. كما يتعين على محاسب المقر أن يودع النقود في المصرف فوراً أو في أقرب وقت ممكن وذلك باستخدام دفتر الإيداع. كما ينبغي أن تختم قسيمة الإيداع من البنك ويحتفظ بها لدى أمين الصندوق في المقر. وعندما يتم ختم قسيمة الإيداع من البنك ويحتفظ بها لدى أمين الصندوق في المقر. وعندما يتم ختم قسيمة الإيداع يجري تسجيل الإيراد وتحليله في دفتر المقبوضات النقدية على أساس استمارة التحويل النقدي للفرع.

ب. المدفوعات النقدية:
يجري تقييد المبالغ وفقاً لمستند الدفع / طلب الشيك والرقم المتسلسل للشيك ويجري ترحيل كافة المدفوعات الفردية إلى دفتر الأستاذ.
ج. التسوية البنكية:
إن التسوية الشهرية البنكية من الأمور الأساسية وينبغي إجراؤها في الجزء الأول من الشهر. وتكون التسوية البنكية على النحو التالي:
المبلغ لكل كشف حساب ......................
- مخصوم منه الشيكات التي لم تقدم ......................
- مخصوم البنود الغير واردة في دفتر النقدية
( مثلاً رسوم البنك – أوامر مستديمة الخ) ......................
+ يضاف إليه إبداعات لم تودع بعد (إبداعات معلقة) ......................
-------------
المبلغ لكل دفتر نقدية ......................
-------------


شيكات معلقة – الشهر

رقم الشيك الأوصاف المبلغ
.
.
.
-----
المجموع:
-----

وينبغي بعد التسوية إعداد قائمة بالشيكات التي لم تصرف على أن تتضمن القائمة أرقام الشيكات وطبيعتها ومبالغها كي يقع استخدام هذه القائمة في تسوية الشهر المقبل وينبغي التحري عن الشيكات المستحقة والتي لم تقع يقع تقديمها للبنك لمعرفة أسباب ذلك.

__________________

1accountant

2.1. دفتر صندوق المصروفات النثرية:
يشبه هذا الدفتر الصندوق المذكور سابقاً وينبغي إعداده يومياً ومسكه على أساس نظام السلفة النقدية وعلى أن تحلل المصاريف وترحل إلى دفتر الأستاذ. ونظام السلفة المستديمة هو نظام للمصروفات النقدية النثرية حيث تبدأ المنظمة أو فروعها في التعامل بمبالغ نقدية زهيدة للمصاريف الضئيلة ونتيجة لهذه النفقات فإن المبالغ تصرف خلال فترة محدودة ولكن قبل أن ينفذ هذا المبلغ ينبغي سحب شيك يؤدي إلى رفع هذا المبلغ النقدي للصندوق إلى المستوى الذي كان عليه من قبل. وينبغي أن يبقى مستوى المصروفات النثرية أقل ما يمكن ولكن في حدود معقولة دائماً. أما المواد ذات الكلفة الكبيرة فينبغي ألا تدفع تكاليفها من صندوق المصروفات النثرية بل بواسطة شيكات.
هذا ويجب أن تؤيد النفقات بمستندات للمصروفات النثرية ويتعين أن تحمل هذه المستندات أرقاماً متسلسلة على أساس شهري وأن تكون موافقة لدفتر صندوق المصروفات النثرية لذلك الشهر.
وكلما يجري سحب شيك لتجديد السلفة النقدية ينبغي توقيف دفتر صندوق المصروفات النثرية وترحيل الرصيد. كما ينبغي إعداد مستند دفع أو طلب شيك قبل كتابة شيك لتسديد مصروفات نثرية.

3.1. الرواتب:
يشمل دفتر الرواتب إجمالي دخل كل موظف وكامل الحصول من تأمين وتأمينات اجتماعية وضرائب ويبرز كل نوع من هذه الخصومات في عمود كما يبرز صافي الدخل وإجمالي الخصومات. وكذلك يتضمن مجموع أي ملخص لكل بند من هذه البنود في أسفل الصفحة كما يجري إعداد مستند دفع / طلب شيك لصافي المبلغ قبل كتابة الشيك. وينبغي ضم كافة الموظفين أو العاملين تحت عناوين خاصة (مشاريع مع ذكر عنوان ونوع كل مشروع عند الاقتضاء, دعم المشاريع والإدارة والخدمات) (5) ويجري ترحيل المجاميع إلى أعمدة " المدين" لهذا العناوين.
أما مجاميع الخصومات فينبغي ترحيلها إلى أعمدة الدائن للحسابات الفردية لدفتر الأستاذ (ضريبة دخل, ضمان اجتماعي.... الخ) وعندما يتم فيما بعد دفع خصومات ضريبة الدخل والضمان الاجتماعي إلى السلطات المعنية ينبغي تسجيل (ترحيل) المدفوعات إلى أعمدة المدين لتلك الحسابات في دفتر الأستاذ وذلك بغية توقيف الحسابات.

ويتم تسجيل القيود كما يلي:
1. مدين Dr: الأقسام (المشاريع – دعم المشاريع – الإدارة والخدمات) إجمالي.
دائن Cr: حساب الرواتب – إجمالي.
2. مدين Dr: حساب الرواتب – خصومات.
دائن Cr: ضمان اجتماعي.
3. مدين Dr: حساب الرواتب.
دائن Cr: البنك

يجري إعداد إشعار دفع نسختين لكل موظف وهو في الواقع يعكس تحليل الراتب لذلك الموظف. ثم يوضع صافي راتب الموظف نقداً مع نسخة من إشعار الدفع داخل ظرف يكتب عليه اسم ذلك الموظف ويعطي له يوم دفع الراتب حيث يقوم الموظف بتوقيع النسخة الأصلية للإشعار كإقرار باستلام الراتب وتحفظ هذه النسخة لدى الجمعية شهرياً وتصنف وفقاً للتسلسل الأبجدي.

وفي حالة دفع الرواتب نقداً ينبغي سحب شيك واحد فقط بصافي المبلغ المستحق. وعند انتهاء عملية الدفع يجري تسجيل الرواتب التي لم يأت أصحابها لاستلامها وتحفظ الظروف التي تحتوي على هذه الرواتب لدى أمين الصندوق الذي يقوم بصرفها فيم بعد لمستحقيها بعد إبرازهم ما يثبت ذلك. وإذا ما بقيت رواتب لم يطالب بها أصحابها خلال مدة من الزمن يجري حلها وإيداعها في البنك على أن يقع الاحتفاظ بسجل لذلك الغرض للرجوع إليه فيما بعد. هذا وينبغي أن تسلم الرواتب لأصحابها فقط ولا يحق لأي شخص أخر أن يطالب بها إلا إذا كان يحمل تفويضاً خطياً من المعني بالأمر. كما أنه من الأفضل دائماً أن تدفع الرواتب بالشيكات بدل الدفع نقداً ولذا ينبغي حث الموظفين على فتح حسابات مصرفية بأسمائهم إذ أن الدفع بواسطة الشيكات يؤدي إلى تجنب العديد من الأخطاء التي قد تأتي نتيجة التعامل بمبالغ نقدية كبيرة في الإدارات. وفي حال دفع الرواتب على هذا الأساس أي بواسطة الشيكات فإن الأشعار بالدفع يعد بنفس الطريقة المذكورة أعلاه للدفع نقداً.

4.1. اليومية:
هي عبارة عن جدول لا يتعدى خمسة أعمدة تشتمل على ما يلي: التاريخ, التفاصيل, رقم المرجع, حساب مدين وحساب دائن, تدون فيه العمليات. لا تشكل اليومية جزءاً من نظام القيد المزدوج لمسك الحسابات بل هي وسيلة للترحيل وينبغي استخدامها لإجراء ما يلي:
أ. تصحيح الأخطاء.
ب. فتح القيود أي القيود التي نحتاج إليها لفتح مجموعة جديدة من الدفاتر.
ج. ختم القيود.
د. التحويلات الأخرى.
يجب ترحيل كل العمليات التي يتم تسجيلها في اليومية إلى دفتر الأستاذ.

5.1. دفتر الأستاذ:
يقسم دفتر الأستاذ الذي يكمل نظام القيد المزدوج لمسك الحسابات إلى ما يلي:
أ. حسابات الدخل والنفقات.
ب. حسابات الأصول (الموجودات), والمطالب (الخصوم) ويعرف دفتر الأستاذ بـ " دفتر الأستاذ العام" أو " دفتر الأستاذ الرسمي" وينبغي إعداد ميزان مراجعة كل شهر لتأكيد الصحة الحسابية للقيود في دفتر الأستاذ. يمثل الميزان قائمة بالمبالغ المدينة والدائنة في كل حساب في الدفتر ويجري على أساس هذا الميزان إعداد التقارير الإدارية الداخلية والتقارير السنوية ونصف السنوية والحسابات السنوية لتقديمها لمراجعي الحسابات والمدققين.

__________________

نعمت ابوالفتوح

سؤال
لدينا فى الجمعيه عربه تبرع من القوات المسلحه للجمعيه والموتور للعربه يعمل بالبنزين وترغب الجمعيه فى استبدال الموتور بآخر جاز لتقليل النفقات والجمعيه مازالت فى دائره ترخيص المركبه
ارجو توضيح عده أمور محاسبيه فى ذلك :
1 ماهى االخطوات التى يجب إتباعها لتغيير الموتور
2كيفيه شراء موتور آخر (مستعمل )لاستبدال البنزين بالجاز
3كيفيه معالجه الموتور الاصلى بالعربه بالبيع أو بالتكهين رغم إنه سليم
وهل يصح الشراء بالامر المباشر فى هذه الحاله مع العلم أن الجمعيه قد قامت بشراء موتور مستعمل بقيمه 17000جنيه
ارجو الافاده حتى أتمكن ارشاد الجمعيه فى هذه الحال

sultanaccount