مشاركة: فن إدارة الإجتماعات .... سلبيات وعوائق
مبررات عقد الاجتماعات:
مما ينبغي التأكيد عليه أن الاجتماع ليس هدفاً بحد ذاته، بل ينبغي أن تتوفر أسباب ومبررات مقنعة لعقد أي اجتماع، و إلا فسيصبح الاجتماع مضيعة للوقت والجهد والمال.
ومن هنا يبرز السؤال المهم التالي: لماذا نجتمع؟ ومتى ينبغي أن ندعو للاجتماع؟ وبمعنى آخر: يجب علينا قبل أن ندعو لعقد أي اجتماع؟ فإن كانت الإجابة (نعم)؛ وذلك لوجود مبررات كافية لهذا الاجتماع فإننا نشرع في عقده، وإن كانت الإجابة (لا) وذلك لعدم توفر المبررات المقنعة لهذا الاجتماع، فينبغي أن نتوقف عن عقد هذا الاجتماع؛ لأنه لا حاجة لنا به.
ويمكن أن نجمل أهم الأسباب والمبررات التي تدعو لعقد الاجتماعات بما يلي:
1 – خطورة وتكلفة القرار الذي سيتم اتخاذه.
2 – وجود مشكلة أو قضية تحتاج إلى رأي جماعي.
3 – وجود قضية أو قضايا تتطلب المتابعة والتقويم المستمر.
4 – بروز ما يدعو لتغيير الوضع القائم وتطويره.
5 – الرغبة في تدريب أعضاء الاجتماع وتنمية مهاراتهم السلوكية والفنية وزيادة معارفهم ومعلوماتهم وتغيير قناعتهم واتجاهاتهم.
6 – الرغبة في تنشيط أفكار وآراء وخبرات ومعلومات المشاركين في الاجتماع.
7 – الرغبة في تحقيق التعارف والتآلف بين أعضاء الاجتماع.
8 – التنسيق بين مهام ومسؤوليات وسلطات أعضاء الاجتماع وتوحيد جهودهم ومواقفهم.
عوائق الاجتماعات:
قد يكون الاجتماع مهماً، وقد توجد العديد من المبررات لعقده، ولكنه أحياناً يصادف بعض العوائق تحول دون عقده، ومن هذه العوائق ما يلي:
1 – عدم توفر التمويل اللازم: فقد يتطلب الاجتماع شراء تذاكر أو تأجير فنادق، أو يحتاج إلى مبالغ كبيرة تدفع للاستشاريين و الخبراء، ومن ثم يتعطل الاجتماع نتيجة عدم وجود التمويل اللازم لتوفير مستلزماته.
2 – عدم توفر الإمكانيات المادية اللازمة للاجتماع: فمثلاً قد يتطلب الاجتماع أدوات سمعية أو بصرية، أو مكانا له مواصفات معينة، أو يحتاج إلى وسائل للنقل أو أجهزة للاتصال .. إلخ.
3 – عدم توفر المعلومات اللازمة للاجتماع: كالتقارير والدراسات والأبحاث والإحصاءات وغيرها من المعلومات اللازمة للموضوعات التي سيتم تداولها في الاجتماع، مما يجعل الاجتماع لا قيمة له لصعوبة اتخاذ القرار نظراً لنقص المعلومات التي يحتاجها المشاركون في الاجتماع.
4 - عدم وجود (أو غياب) أهل الخبرة والاختصاص: أو من يعنيهم الاجتماع، مما يؤثر سلباً على وزن الاجتماع وقيمته النوعية، كما يؤثر سلباً على كم المعلومات الواقعية والميدانية التي ينبغي توفرها لدى المشاركين في الاجتماع نظراً لغياب المعنيين.
5 – عدم وجود الوقت الكافي لعقد الاجتماع: بسبب كثرة الأعباء والمسؤوليات الملقاة على عاتق الأعضاء، واضطرارهم للمتابعة الميدانية المستمرة، خاصة إذا أضيف البعد الجغرافي بين الأعضاء المشاركين في الاجتماع.
6 – عدم رغبة المسؤول في عقد الاجتماع: نظراً لتسلطه ومركزيته وعدم رغبته في استشارة الآخرين.
7 – عدم رغبة الأعضاء في حضور الاجتماع: لشعورهم بعدم أهميته أو لقناعتهم بانعدام فاعليته وتأثيره، أو ربما لوجود بعض العوائق التي تحول دون مشاركتهم كالبعد الجغرافي أو ازدحامهم بالأعمال أو عدم وجود من ينوب عنهم أو لتوتر العلاقة مع المسؤول... إلخ.
__________________
لا الـــــــــــه إلا الله
if you fail to plan you plan to fail
كلنا نملك القدرة علي إنجاز ما نريد و تحقيق ما نستحق
محمد عبد الحكيم