منظومه متابعة ورقابه قسم النقل بالشركات السياحيه
الهدف من منظومة متابعه ورقابة اتوبيسات شركات السياحه :
اولا: الاستخدام الامثل
ثانيا : خفض التكاليف
ثالثا: متابة الصيانه الدوريه للسيارات
رابعا: الرقابة على استهلاك السولار
خامسا: الحفاظ على الاصل بحاله جيده عند الاحلال او التجديد
.
ويتم ذلك من خلال الخطوات الاتيه :
(1) قاعده بيانات اوليه للسيارات تحتوى على :
- رقم اللوحه
- الماركه
- الموديل
- سنه الصنع
-رقم الشاسيه ورقم الموتور
- محتويات السياره (كسوة كراسى-راديو كاسيت-مثلث طوارىء-شنطة اسعاف- عده - كوريك- طفاية حريق - ..........)
- شركة التامين التابعه لها ورقم الوثيقه وشروطها فى التحملات
(2) قاعده بيانات خاصه بالساقين وتحتوى على :
- اسم السائق
- تاريخ الميلاد
- رقم رخصة القياده (وتاريخ اصدارها وتاريخ انتهائها)
- عنوان السائق ورقم المحمول
- المؤهل الدراسى
- صحيفة الحاله الجنائيه
- الخبرات والوظائف السابقه
- شهاده بالحاله الصحيه عند التعيين
- صوره شخصيه
- اقرار استلام السياره
(3) قاعده بيانات بالجراجات وتحتوى على :
- اسم الجراج
- عنوان الجراج
- اسم المسئول عن الجراج
- قيمة الاشتراك الشهرى للسياره بالجراج
(4) قاعده بيانات بموردى قطع الغيار التى يتم التعامل معها وتحتوى على :
- الاسم التجارى
- العنوان
- اسم المورد
- اسم مسئول الاتصال(البائع)
- رقم التليفون (ارضى - محمول )
- اتفاق مكتوب يوضح اسلوب التعامل وطريقة السداد ومستلم البضاعه واسلوب طلب البضاعه
(5) قاعده بيانات بالورش التى تتهامل معها الشركه وتحتوى على البيانات الاتيه :
- اسم الورشه
- العنوان
- تليفون (ارضى - محمول)
- نوع النشاط (ميكانيكى - كهربائى - تكييف - عفشه -.....الخ)
- اتفاق مكتوب يوضح اسلوب وطبيعه الصيانه الدوريه والاصلاحات الطارئه واماكن الاصلاح للصيانه الدوريه وطريقه السداد
(6) توصيف وظيفى للسائقين ومدير الحركه يوضح الاتى :
- المسئوليات
- الصلاحيات
- نوعيه التقارير ويتم رفعها الى من
- لائحه بالمكافآت والجزاءات
(7) المستندات والدفاتر المطلوبه :
- حركة تشغيل يومى لكل سياره على حده (يتم تفريغها بمعرفة السائق ويتم مراجعتها من مدير الحركه وترسل فى نهاية كل اسبوع الى اداره الحسابات)
- دفاتر اوامر شغل (ويتم تدوين بيانته بمعرفة مدير الحركه ويلتزم السائق بخط السير المحدد)
- دفتر امر توريد بضاعه (ويتم اصداره بمعرفة كلا من مدير الحركه ومحاسب القسم وذلك من واقه تقرير الصيانه المقدم من الميكانيكى المسئول عن الصيانه)
- سجل استلام لدفاتر اوامر الشغل ودفاتر حركه التشغيلات
- سجل لتقارير اداء السائقين
- اذن اضافة مخزن قطع غيار (محاسب القسم)
- اذن صرف مخزن قطع غيار
- سجل بحركه وارد ومنصرف مخزن قطع غيار
- سجل احصائى بالوحدات والقيم لجميع مصروفات السيارات مؤيد برقم عداد كيلومتر والتاريخ وتشمل الاتى :(اصلاح - زيوت - سولار - فلاتر - كاوتش - سيور - سمكره - بطاريات - عفشه - .....الخ)
-بيان من مسئول الصيانه ويتم متابعته مع مدير التشغيل يحتوى على معدلات استهلاك السياره من السولار والفلاتر والكاوتش
- دفتر متابعه تمام الصيانه الدوريه للسيارات