مراجعة حسابات العملاء بالشركات
*الاجراءات العامة *
1- تحقق من وجود مصادقات دورية لحسابات العملاء ( كل ثلاثة أشهر مثلاً ..) تلك المصادقات التي تعتبر أهم ألية لضبط حسابات العملاء والمبيعات الآجلة .
2- أستفسر عن وجود فولدرات / بطاقات تسهيلات ائتمانية للعملاء محدداً بها مبلغ الائتمان الممنوح للعميل ومدة الائتمان الممنوحة له ، وذلك بعد دراسة وضع العميل المالي وموقفه مع البنوك ووضعه الفني والتكنولوجي بحيث يتناسب مبلغ ومدة الائتمان مع وضع العميل & كما ويجب تحديث تلك الفولدرات دورياً بناء على الإستعلام عن العميل دورياً & مما يكون له أكبر الأثر في منع الديون المشكوك في تحصيلها والديون المعدومة.
3- متابعة الإجراءات التي تمت مع العملاء المتوقفين وهل تم رفع قضايا على رافضي الدفع منهم .
4- التحقق من وجـود تعليمات واضحة خاصة بألية تكـوين مخصص الديون المشكوك في تحصيلها ( مرور عام على رصيد العميل بدون سداد مثلاً ) ، مطابقة الأرصدة المتوقفة من فترة طويلة مع المخصص للوقوف على مدى كفايته .
5- التحقق من وجود تعليمات محددة خاصة بألية إعتماد الديون المعدومة & وفي حالة عدم وجود مثل تلك التعليمات يتعين مراجعة كـامل المبالغ المسجلة كديون معدومة ( بنسبة 100 % ) ويتعين ان تكون جميع الأرصدة التي تم إعدامها موافق عليها من المكرم / رئيس مجلس الإدارة أو المكرم / المدير العام .
6- ضرورة وجود صندوق بالمركز الرئيسي لتلقي شكاوى العملاء ويكتب عليه بوضوح " صندوق شكاوى وإقتراحات العملاء " وترسل تلك الشكاوى مباشرة إلى المكرمين / رئيس مجلس الإدارة والمدير العام مما يعكس لدى العميل إهتمام الشركة به وبإقتراحاته وشكاواه .
7- ضرورة وجود تعليمات واضحة خاصة بالخصم المسموح به على فواتير المبيعات محدداً بها صلاحيات وحدود إعتماد ذلك .
8- هل توجد بالشركة إدارة مبيعات خارجية من خلال مناديب المبيعات أم ان البيع يتم فقط من خلال فروع البيع .
* الإجراءات المرحلية *
1- استوفي النقاط الواردة أعلاه في بند عام بدقة .
2- أحصل على كشف بأعمار الذمم المدينة ثم طابق مجموعه مع مجموع الذمم في الأستاذ العام .
3- أختر عينة من هذا الكشف ثم قم بما يلي :
• أرسل مصادقات مباشرة لهذه العينة حسب نموذج المصادقات وفي حالة وجود مصادقات مرسلة حديثة من قبل الإدارة المالية يكتفى بها .
• جهز بياناً بها يظهر الرصيد ومبلغ الرد والفروقات .
• راجع الفروقات مع حساب العميل وتحر عن اسبابها وحلولها .
• إذا لم تصل إليك ردودعلى المصادقات تابع التسديدات اللاحقة على الرصيد للفترة بعد تاريخ المصادقة .
4- من كشف أعمار الذمم راجع عينة منها مستنديا مع حسابات الذمم للتأكد من صحة أعمار الذمم وأفحص الفواتير المتعلقة بها .
5- لعينة الذمم اعلاه خصص خانة لكتابة التحصيلات اللاحقة عليها من واقع إيصالات القبض ولاحق عينة من هذه الإيصالات إلى كشف البنك أو حساب الصندوق.
6- جهز كشفاً بالذمم التي مضى على إستحقاقها مدة 6 أشهر فأكثر وناقش مع قسم محاسبة الذمم أسباب عدم تحصيلها.
7- إختر عينة من كشف الذمم أعلاه وأطبع كشف حساب لها وراجعها كالتالي:
- أسم العميل ، ورقم حسابه. - رصيده . - حد الائتمان الممنوح له .
- مدة السداد الممنوحة له. - التسديدات اللاحقة .
وبالرجوع إلى طلب التسهيلات الائتمانية المعتمد لكل عميل راجع البيانات أعلاه مع حساب العميل وتأكد من إتباع التعليمات بهذا الخصوص ودون ملاحظاتك .
8- أطبع حساب الديون المعدومة وتحقق من وجود إعتماد على كل مبلغ من المكرم/ رئيس مجلس الإدارة او المكرم/ المدير العام ، وإدرس جميع المبالغ المسجلة بالحساب على سبيل الحصر .
* الإجراءات النهائية *
1- قم بإرسال مصادقات للذمم كما في 30/11 أو 31/12 لعينة منها ثم جهز ملخصاً للردود ووضح فيه ما يلي :
- أسم العميل ورقم حسابه - رصيده بتاريخ المصادقة - تاريخ المصادقة
- مبلغ الرد وتاريخ الرد - الفروقات وملاحظاتك .
2- تحرى عن الفروقات وراجعها مع حساب العميل وجهز التسوية بذلك.
3- راجع مستندياً حركة حساب الذمم التي لم يصل منها ردود وراجعها مع الفواتير والمراسلات حتى تصل إلى قناعة بصحة الرصيد .
4- للفترة من تاريخ المصادقة حتى نهاية السنة جهز تسوية لعينة من أرصدة الذمم المدينة كالتالي : رصيد 31/12 = الرصيد في تاريخ المصادقة + المبيعات بعد تاريخ المصادقة حتى 31/12 – التسديدات خلال ذات الفترة & ثم طابق الرصيد بالتسوية مع الرصيد في ميزان الذمم .
5- جهز بيان بالذمم التي لم يصل منها ردود وأرسل خطاباً ثانياً لهم ( إذا كان ذلك ضرورياً ) .
6- أطبع حساب الديون المعدومة وتحقق من وجود إعتماد على كل مبلغ من المكرم/ رئيس مجلس الإدارة او المكرم/ المدير العام وأستكمل مراجعة البنود التي لم يتم دراستها خلال العام بحيث تدرس جميع بنود الحساب
7- أطبع حساب مخصص الديون المشكوك في تحصيلها وتحقق من مدى كفايته من خلال مقارنته بمجموع ارصدة الذمم المتوقفة ، وراجع عينة منه مستندياً .
8- تحقق من عدم إجراء أي عمليات مقاصة بين أحد حسابات العملاء مع أحد الحسابات الدائنة إلا لأسباب مقبولة وباعتماد من المسئول .
ونيجي للتحليل المالى لأرصدة العملاء اللى هى ضمن ( الذمم المدينة )
* التحــليل المــــالي *
1- معدل دوران الذمم المدينة = صافي المبيعات الآجلة / متوسط الذمم المدينة = ... مرة
ويلاحظ ان متوسط الذمم بالنسبة يجب ان يشمل مخصص الديون المشكوك في تحصيلها .
ويقيس هذا المعدل عدد المرات التي تتحول فيه حسابات الذمم إلى نقدية ، وكلما زاد دل على كفاءة الشركة في إدارة تلك الحسابات وكذلك كفاءة مسئولي التحصيل بها والعكس صحيح .
2- متوسط فترة التحصيل = ( إجمالي الذمم المدينة / صافي المبيعات الآجلة ) × 360 = - يوم
وحتى تكون النسبة دقيقة يجب إستبعاد المبيعات غير العادية لبعض العملاء ، ويتم مقارنة تلك الفترة بمتوسط فترة الائتمان الممنوحة للعملاء وكلما قلت عنها كان ذلك مؤشر جيد .
ويتم مقارنة تلك المعدلات بالمعدل في السنوات الماضية & وبالشركات المماثلة إن امكن ذلك .
03-31-2010, 10:53 AM
مشاركة: حسابات عملاء
مشاركة: حسابات عملاء
تعليمات المشاركة
العرض العادي
