الإدارة المالية
مفهوم الإدارة المالية
هي عبارة عن إدارة الإفراد من حيث المبادئ المحاسبية والتحكم بهم بنوع من التخطيط والتنظيم والرقابة .
أقسام الإدارة المالية
1) قسم السكرتارية: ويختص هذا القسم بالتالي:
أ) الحصر: استلام كافة أوامر الصرف الواردة إلى الإدارة المالية وتسليمها للمختصين ومتابعة استكمال إجراءاتها حتى يتم إحالتها للصندوق أو لكاتب أوامر الدفع.
ب) الوارد والصادر والنسخ والتصوير والحفظ: استلام المعاملات الواردة إلى الإدارة المالية وتسجيلها وتسديد قيودها وتصدير المعاملات الصادرة من الإدارة المالية إلى الجهات المختلفة بالجامعة بالإضافة لقيام القسم بأعمال النسخ والتصوير وتنظيم الملفات وحفظها.
ج) الأرشيف المالي: حفظ أوامر الصرف والتسويات ومرفقاتها بملفات خاصة حسب تسلسل قيدها واسترجاعها عند اللزوم.
2) قسم التدقيق:
يقوم هذا القسم بمهمة تدقيق كافة المستندات والمعاملات المالية الواردة للإدارة المالية للصرف مثل مستحقات منسوبي الجامعة والطلاب (كالرواتب، العمل الإضافي، البدلات، المكافآت الشهرية، ...الخ) وكذلك المعاملات المالية المتعلقة بوحدات الجامعة (كتأمين مشتروات أو صرف عهد مستديمة أو مؤقتة، أو تسوية عهد هذه الوحدات...الخ) كما يقوم بتدقيق كافة أوامر الصرف المتعلقة بمستحقات المقاولين لقاء عقود (التوريد، الإيجار، التغذية، التشغيل، الصيانة، النظافة، النقل، ...الخ).
3) قسم الارتباط:
يقوم هذا القسم بتسجيل اعتمادات الميزانية المقررة بعد توزيعها كمخصصات وكذلك إجراء التعديلات المالية على اعتمادات البنود والمناقلة بينها بموجب قرارات المناقلة والتعديل الصادرة خلال العام المالي الجاري، ثم اتخاذ الإجراءات اللازمة للارتباط المالي بجميع المعاملات وأوامر الصرف الواردة للإدارة المالية للارتباط بها على مختلف أبواب الميزانية المعتمدة، ثم تطابق سجلات الارتباط بما يقابلها من حسابات لكل بند من بنود الميزانية كما يعد بياناً بالديون التي لم تصرف خلال سنة الاستحقاق كمتابعة لصرف الارتباطات حين ورود مستندات صرفها فيما بعد.
إضافة لما سبق فإن قسم الارتباط يعد تقريراً شهرياً عن الحالة المالية للصرف من البنود ويقدم البيانات اللازمة لإعداد الحساب الختامي في نهاية العام المالي.
4) قسم الخزينة العامة:
يقوم هذا القسم باستلام تغذية حساب الصندوق وإيداعها بالحساب وكذلك صرف رواتب منسوبي الإدارة العامة وصرف المستحقات الإفرادية التي تقل عن 20 ألف ريال.
كما يقوم القسم بتوريد المستحقات التي لا يستلمها أصحابها خلال المدة النظامية لحساب الأمانات. وإثبات الوارد والمنصرف بدفتر حركة الصندوق.
) قسم إعداد أوامر الدفع والشيكات:
ويختص هذا القسم بما يلي:
أ- إعداد أوامر الدفع لكافة المستحقات التي تبلغ قيمتها 20 ألف ريال فأكثر على أبواب الميزانية الأربعة.
ب- التأكد من صحة البيانات والمعلومات المدونة على أوامر الدفع.
ج- متابعة طباعة أوامر الدفع ومراجعتها بعد الطباعة.
د- متابعة إجازة أوامر الدفع من مدير الإدارة المالية والمراقب المالي ومدير الجامعة.
هـ- التنسيق مع مندوبي الإدارة المالية لتسليم أوامر الدفع لوزارة المالية واستلام الشيكات الوزارية لتسليمها لأصحابها.
و- إعداد شيكات الصرف من الأمانات والإيرادات المتوفرة سيولتها بحسابات الجامعة.
ز- تسليم الشيكات المستحقيها أو لمأموري الصرف أو مندوبي الشركات.
ح- استعادة المسيرات من مأموري الصرف بمختلف القطاعات والتأكد من وجود توقيعات أصحاب الاستحقاقات ومن إشعارات توريد المبالغ التي لم يتسلمها أصحابها.
قسم المحاسبة:
ويقوم هذا القسم بإعداد القيود المحاسبية والتسويات بالدفاتر والحسابات المختلفة وعمل المطابقات، وتشمل ما يلي:
أ) اليومية العامة: وتختص بما يلي:
1- قيد أوامر الصرف التي أعدت لها شيكات أو أوامر دفع حسب تسلسل أولوية إنجازها.
2- قيد أوامر الصرف التي صرفت من الصندوق حسب تسلسل قيدها بالصندوق.
3- قيد التسويات المحاسبية بعد اعتمادها من المراقب المالي.
4- ترقيم أوامر الصرف والتسويات بأرقام مسلسلة حسب أولويات قيدها.
5- تجميع المبالغ المدينة والدائنة بكافة حقول اليومية والتأكد من توازنها بكل صفحة ويتم ذلك يومياً.
6- المطابقة اليومية مع حساب الصندوق ومع الحسابات المختلفة والبيانات المدخلة بالحاسب الآلي.
7- إعداد ميزان المراجعة الشهري.
ب) الحاسب الآلي: ويختص بما يلي:
1- إدخال كافة المعلومات عن أوامر الصرف والتسويات المسجلة بدفتر اليومية العامة بالحسابات المختلفة.
2- مطابقة مجاميع وأرصدة الحسابات المختلفة بالأرصدة والمجاميع المدنة بدفتر اليومية العامة.
3- التنسيق والمتابعة مع إدارة مركز الحاسب الآلي لضامن استمرارية تشغيل البرامج المالية بصفة مستمرة.
4- متابعة طباعة التقارير المحاسبية بمختلف أنواعها.
5- الاحتفاظ بنسخة متكاملة من التقارير المحاسبية بشكل مناسب ومنظم باعتبارها بديلا للسجلات اليدوية.
6- متابعة تطوير البرامج المالية بالحاسب الآلي.
7- استخراج كافة البيانات اللازمة لإعداد الحساب الختامي للجامعة
__________________
لا الـــــــــــه إلا الله
if you fail to plan you plan to fail
كلنا نملك القدرة علي إنجاز ما نريد و تحقيق ما نستحق
محمد عبد الحكيم
04-11-2009, 10:54 AM
تعليمات المشاركة
العرض الشجري