الارتقاء بمستوى اجتماعات مجلس الإدارة - منتدى المحاسبين المصريين

09-21-2009, 02:14 PM

1accountant

تاريخ التسجيل: Jan 2008

الدولة: مصر

العمر: 41

المشاركات: 2,094

مشاركة: الارتقاء بمستوى اجتماعات مجلس الإدارة

ز. تسجيل محاضر الاجتماع
يلتزم مجلس إدارة المنظمة بتسجيل وقائع الاجتماعات الرسمية حيث يعد دليلاً قاطعاً على وجود المنظمة, وأدائها لأعمالها. وتعتبر تلك السجلات مطلباً قانونياً إذا كانت الوكالة مندمجة ضمن مجموعة وكالات أخرى.

لا يحق لأي فرد الاطلاع على عمل مجلس الإدارة الداخلي المسجل طبقاً للتاريخ الزمني, بل ولا يحق لأي فرد إجراء أي تصحيح به سوى سكرتير مجلس الإدارة. يقوم عضو مجلس الأوصياء الكفء أو المدير بقراءة محاضر اجتماع مجلس الإدارة بعناية. أما في حالة ما إذا كان حجم المنظمة كبيراً, أو أن يكون لدى المنظمة مستشار قانوني, فمن حقه أو حقها بالطبع مراجعة المحاضر, ويجب أن تتضمن المحاضر – على الأقل – جميع الأصوات والإجراءات الأخرى, إلى جانب ملخص للمناقشات والإشارة إلى الاقتراحات. كما يجب أن يتم تسجيل ما يكفي لإثبات أنه تم اتخاذ القرار بواسطة أشخاص مؤهلين عقلياً وفكرياً, مستخدمين في ذلك أسلوباً حكيماً, وذلك من خلال ممارستهم لسلطاتهم.

يتسبب الاهتمام بالمسؤولية الاجتماعية في لفت النظر نحو محتويات محاضر اجتماعات مجلس الإدارة من ناحية أسلوب الصياغة أو الحسابات. وتقوم العديد من المنظمات الناجحة بإعادة النظر في أسلوب كتابة محاضر الاجتماعات, بالإضافة إلى إجراء تجربة الموافقة على المحضر بدون القراءة المتأنية.

ثالثاً: عقد الاجتماع
1. أن تكون مشاركاً فعالاً

أن تتمكن بصفتك رئيساً لمجلس الإدارة من قيادة الاجتماع بنجاح شيء, وأن تكون مستمعاً جيداً ومشاركاً وأن تمثل قوة إيجابية خلال المناقشات شيء آخر. هناك بعض المهارات الشخصية تكون مفيدة في وجود الإدارة التي تقود نحو المشاركة البناءة أسوق فيما يلي ست قواعد بسيطة:
القاعدة الأولى: اختر مكانك
حاول عند دخولك إلى قاعة الاجتماعات أن تفحص أسلوب إعداد المقاعد. ويفضل أن تجلس حيث يجلس " المعارضون" (إن استطعت معرفتهم), أو أن تجعل موقع جلوسهم على أحد جانبيك حتى لا ينحصر تركيزك على المعارضين إن جلست في مواجهتهم. ويرى خبراء علم الاجتماع ميل أعضاء الفريق للاتصال الدائم بالأشخاص الجالسين أمامهم على الجهة المقابلة من الطاولة, وليس من الجالسين بجانبهم. (عند ترتيب المقاعد تذكر مائدة طعام تعدها لضيوفك بعناية). ولذلك ننصح بالجلوس مع المعارضين في مقابل المؤيدين وبذل الجهد في استمرار اقتناع المؤيدين.

هناك نقطة أخرى هي أن المشارك الذي يجلس على مسافة بعيدة من باقي المشاركين الجالسين حول الطاولة في حجرة مجلس الإدارة, يتولى في الغالب قيادة الاجتماع. ولذلك نلاحظ دائماً رؤساء مجلس الإدارة وقد أعدوا لأنفسهم موقعاً في نهاية الطاولة. وقد أجريت دراسات حول مجموعة من المحلفين تضم 12 شخصاً يجلسون على شكل مستطيل, وقد لوحظ زيادة مشاركة الأعضاء الجالسين في نهاية الطاولة, بل والاعتقاد بأن لديهم تأثيراً أقوى على قرار المحلفين.

القاعدة الثانية: قم بواجبك المنزلي
إذا أردت أن تكون مشاركاً فعالاً في أحد الاجتماعات, فحاول الحصول على معلومات أكثر مما يمكن أن تحتاج إليه. واستخدم المعلومات الزائدة فقط عند الضرورة.

القاعدة الثالثة: أدل بتعليقاتك في الوقت المناسب
ويعني هذا تشجيع الاستجابة في الوقت المناسب. ويكون ذلك بالموافقة على وجهة نظر المتحدث السابق, ثم طرح وجهة نظرك, فمثلاً يمكن أن تقول " أصابت جين عندما اقترحت" حيث إنك من خلال الإطراء العلني تكسب حلفاء لك. يرجع ذلك إلى أنك قد أصغيت إلى وجهة نظرهم, وفي المقابل سيكونون على استعداد للإصغاء لك.

القاعدة الرابعة: قم بتدوين ملاحظاتك
يجب كتابة الملاحظات خلال الاجتماع لكن بدون أن تقحم نفسك, حتى لا يظن الآخرون بأنك تكتب عنهم ما يقولون بدون إذن. تساعد الملاحظات الخاصة على تذكر الآراء والأشخاص الذين أدلوا بها, كما يمكن أن تساعد على توضيح وثائق الاجتماع. كما تساعد الملاحظات أيضاً على تجنب إعادة مناقشة أو إثارة نفس النقاط التي أثيرت في الاجتماعات السابقة. يمكن من خلال الملاحظات الجيدة تلخيص الحقائق والاستشهاد بوجهات النظر الأخرى, وبالتالي السيطرة على المناقشات بكفاءة أكثر, نظراً لأنك محيط إحاطة تامة بما يجري في هذا الاجتماع, كما يمكن أن توضح ما تم خلال الاجتماع السابق.

القاعدة الخامسة: راقب وقم بدورك
يجب أن تكون نشيطاً ولكن في حدود الطبيعة, وبدون مبالغة, بالإضافة إلى ضرورة الانتباه إلى الآخرين, ومعاملتهم معاملة حسنة, حيث يجب أن يوضح سلوكك بأنك منتبه لحديث الآخرين حتى وإن اختلفت معهم. كما يجب أن يكون مظهرك ملائماً بحيث يوحي باحترامك الآخرين, ومدى نشاطك, وفعاليتك, وريادتك للأماكن المختلفة.

القاعدة السادسة: تظاهر بعدم الانتباه لجاذبيتك
يقول أوليفر هيرفورد: " يسمى عدم الانتباه للجاذبية الشخصية التواضع ". وذلك بالاحتفاظ بمشاعرك التي ستظهر حتماً للآخرين خلال اجتماع مجلس الإدارة, كما يجب ألا يؤثر على سلوكك أي تعليق سلبي يصلك من المجموعة. حافظ على الموازنة بين التكبر وإذلال الذات بإظهار التواضع والكرم نحو الحاضرين من أعضاء مجلس الإدارة.

يمكن أن تساعد الدعابة التي تنطوي على إنكار الذات – عند استخدامها في الوقت المناسب والموضع المناسب على إقامة صلة قوية بينك وبين الزملاء.

ظهر جريجوري هينس في إحدى الحلقات التليفزيونية ليتنافس مع بعض الفنانين الآخرين المتميزين. عبر المشاهدون عن إعجابهم الشديد بجزء من الرقصة التي قام بأدائها بالتصفيق الحاد, فعلق على ذلك قائلاً: احتفظوا بالتصفيق للنهاية, حيث إن مستواي دائماً يهبط عند أداء الجزء الأخير. وكانت النتيجة أن استجاب الجمهور لذلك بالضحك والتصفيق أشد من المرة الأولى.

2. أن تكون رئيساً فعالاً
توفر قواعد النظام الخاصة "بروبرت" التوجيه لاجتماعات مجلس الإدارة. وأوضحت النتائج التي وصل إليها خبراء علم الاجتماع بأن اتباع تلك القواعد الصارمة يمكن أن يعوق المشاركة الفعالة, سواء على الجانب الفردي أو الجماعي. وبالرغم من صحة ما ذكر سابقاً, إلا أنه لم يوجد بوجه عام أسلوب فعّال بديل, يمكن أن يساعد على دفع المجموعة أن تقوم بعملها بصورة أكثر. إن لكل مجلس من مجالس الإدارة مفاهيم وثقافة مختلفة (بعضها رسمي والآخر غير رسمي). لذا يجب على الأعضاء معرفة وتقبل الأسلوب الذي تتبعه المنظمة في اتخاذ القرارات. وعلى أي الأحوال, فقد لجأ رؤساء كثيرون إلى قواعد روبرت لمساعدتهم في اختراق طريق مسدود, أو حل خلاف يتعلق بالإجراءات.

إن التخفيف من الأسلوب الرسمي يمكن أن يساعد على تسهيل الاجتماع. بل ويمكن أن يزيد من رصيدك لتتميز بأسلوب رئاسي فعال.

إن المفتاح الأول للنجاح هو عدم التحيز. بحيث يستطيع الاحتفاظ بالنظام خلال الاجتماع, وأن يرأسه بدون حجب باقي الأعضاء, هذا بالإضافة إلى ضرورة أن يكون الرئيس محايداً وعادلاً, وأن يضع العواطف جانباً. هناك نوعان من الرؤساء: الأول من النوع الذي يشجع العمل الجماعي, والثاني هو النوع الذي يسعى للسيطرة فقط. بالطبع فإن العمل الجماعي أكثر فاعلية.

يمكن للرئيس بعد ذلك أن يشير إلى محتويات جدول الأعمال بعد تنظيم الاجتماع. ويميل بعض الرؤساء إلى المبالغة في المظاهر, في حين يفضل البعض الآخر توجيه بعض الكلمات البسيطة إلا أنها تظل عالقة في الأذهان. ويشيع أسلوب المبالغة في الترحيب بالضيوف من خلال مقدمات طويلة.

النقطة الهامة الثانية: هي إدارة جدول الأعمال. حيث أن المسؤول عن جدول الأعمال يعتبر بالتالي مسؤولاً عن الاجتماع. وأي اجتماع يتضمن عادة أربعة أنواع من بنود الاجتماعات, حيث يخصص ثلاثة أرباع وقت الاجتماع لدراسة الحلول التي حظيت بالموافقة الجماعية من خلال القليل من المناقشة, أو بدون مناقشة على الإطلاق, وبدون استجابة للأسئلة التي وجهها المديرون أو الأوصياء من قبل إلى الإدارة.

كما يخصص الربع الباقي من الوقت لاتخاذ القرارات التي تكون غالباً جماعية بشأن البنود الهامة من الجدول, مثل المكافآت, ونفقات رأس المال الضخمة,والخطط الاستراتيجية, أو السياسات العامة. إن أمور العلاقات العامة أو الاجتماعية لأعضاء مجلس الأوصياء, والتي تمس القضايا الحساسة,وذات مغزى اقتصادي إلى حد ما, قد تستغرق وقتاً طويلاً من جدول الأعمال, وذلك مثل فرض لائحة قانونية خاصة بتقاعد الأعضاء.

النقطة الثالثة: هي إدارة اجتماع مجلس الإدارة. هناك بعض رؤساء مجالس الإدارة الذين يولون الجوانب البرلمانية اهتماماً زائداً لدرجة تؤثر على اهتمامهم بمضمون الاجتماع ذاته. يمكن عادة تصنيف الحاضرين في اجتماعات مجلس الإدارة إلى فئتين هما: فئة لا تتحدث على الإطلاق, وأخرى لا تتوقف عن الحديث. ويفضل بالطبع وجود توازن بين الفئتين. أود هنا أن ألقي الضوء على دور رئيس مجلس الإدارة في المجالات التالية, إذ يجب عليه أن:
يتأكد من صياغة القضايا وعرضها بحيث تتفق مع أسلوب الحكم وليس الإدارة, بالإضافة إلى أن تكون واضحة بالنسبة للجميع.
القيام بعملية اتخاذ القرار وإدارتها فضلاً عن مجرد اتخاذ القرارات أو مناقشة الموضوعات المدرجة في جدول الأعمال (وهو جالس في مقعده).
تحديد الوقت الخاص بالاجتماع حتى يمكن فصل الوسائل عن النتائج.
توفير الأسلوب الذي يمكن من خلاله إلغاء جميع البدائل فيما عدا القليل منها ليقوم الأعضاء بدارستها, أو مناقشتها, أو اتخاذ القرار بشأنها.
بلورة الموافقة الجماعية حول اختيارات الأعضاء الواضحة.
توفير مصدر احتياطي يمكن استخدامه عندما يبدو من سياق الاجتماع ضرورة التعرض لفكرة جديدة.

__________________

لا الـــــــــــه إلا الله

if you fail to plan you plan to fail

كلنا نملك القدرة علي إنجاز ما نريد و تحقيق ما نستحق

محمد عبد الحكيم

أدوات الموضوع
مشاهدة صفحة طباعة الموضوع أرسل هذا الموضوع إلى صديق
انواع عرض الموضوع
الانتقال إلى العرض العادي الانتقال إلى العرض المتطور العرض الشجري

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة لا تستطيع الرد على المواضيع لا تستطيع إرفاق ملفات لا تستطيع تعديل مشاركاتك BB code is متاحة الابتسامات متاحة كود [IMG] متاحة كود HTML معطلة قوانين المنتدى