إعداد جدول الأعمال
تتمحور أفضل طريقة للتأكد من أن المشاركين في الاجتماع على دراية بالهدف من وراء الاجتماع حول إرسال جدول أعمال واضح إليهم مقدماً قبل موعد الانعقاد. وهناك طرق عديدة لإعداد جدول الأعمال, لذلك عليك اكتشاف أفضل الجداول التي تناسب الأهداف المرجوة من وراء الاجتماع واستخدامها.
تصنيف جدول الأعمال
يتألف جدول الأعمال من قائمة بالموضوعات الضرورية المزمع طرحها للنقاش. ولا بد أن تكون القائمة مختصرة وبسيطة وواضحة. وفي مستهل العمل يتعين جمع كل المعلومات المطلوبة, ومن ثم تصنيف الموضوعات المراد طرحها للنقاش, وقد يكون من المجدي التشاور مع المشاركين الآخرين. وإذا ما كانت هناك موضوعات متعددة مطروحة للنقاش, فيجب تحديد وقت محدد وتخصيصه لكل موضوع كي نتفادى تجاوز حصص الوقت المحددة لموضوعات الاجتماع. ويعتمد زمن البدء في إعداد جدول أعمال الاجتماع على مقدار الوقت المخصص للإعداد.
نقاط للتذكير
يجب أن يحتوي جدول الأعمال على تفاصيل تاريخ انعقاد الاجتماع ووقته ومكانه والغرض منه.
يجب أن يكون جدول الأعمال محدداً ودقيقاً للهدف الرئيسي للاجتماع.
إلمام كل المشاركين بما هو متوقع منهم في الاجتماع.
الوقت المحدد لكل موضوع يكون مؤشراً لأولويته في المناقشة.
لا يتعدى وقت الاجتماع الوقت المحدد له قدر الإمكان.
__________________
لا الـــــــــــه إلا الله
if you fail to plan you plan to fail
كلنا نملك القدرة علي إنجاز ما نريد و تحقيق ما نستحق
محمد عبد الحكيم
11-17-2009, 03:58 PM
تعليمات المشاركة
العرض الشجري