الكتابة الفعالة للتقارير
الكتابة الفعالة للتقارير
وصف البرنامج :
المهارات والمعلومات والأساليب الفنية المستخدمة في كتابة التقارير ، نقل المعلومات الإدارية ، والفنية ، والعلمية ، ونقل الأفكار بدقة وفعالية ، كتابة المذكرات وخطابات الأعمال ، التقارير القصيرة ، خطابات التوظيف ، والسيرة الذاتية ، الخطوط المرشدة لكتابة التقارير الطويلة ، الخطوط المرشدة للكتابة الفنية الدقيقة .
موضوعات البرنامج :
1. مقدمة وفكرة عامة
2. الكتابة الفنية : كيف يمكن نقل المعرفة والمعلومات بدقة .
3. أهمية توظيف الألفاظ والمعنى في كتابة التقارير
4. التقارير الفنية
5. كتابة المذكرات وخطابات الأعمال
6. خطابات التوظيف والسيرة الذاتية
7. التقارير القصيرة ، التقارير الدورية ، تقارير التوصية ، تقارير الاقتراحات
الكتابة الفنية : كيفية نقل الحقائق أو المعلومات والمعرفة بدقة
تعد عملية كتابة التقارير الفنية من أهم العمليات الإدارية على جميع المستويات حيث تسهم في عملية الاتصال وفي تقنينها ، كما أنها تساهم في توفير الوقت وفي تقديم التغذية الرجعية اللازمة في إجراء التفويض الفعال
1. المعاني وعملية الاتصال :
في أي عملية اتصال ، لا بد من وجود ثلاث مكونات هي المصدر ( المتكلم أو الكاتب ) ، والمقصد ( المستمع أو المتلقي ) والرسالة ( المعاني المقصود نقلها ) . وإذا وضعنا هذه المكونات على شكل مثلث فإنها ستكون الأضلاع الثلاثة لهذا المثلث كما يلي :
المُتَلَقِي
الاتصال كتابي
أو شفهي
المُصَدِر
وترتبط هذه المكونات ارتباطا وثيقا ببعضها البعض،حيث يقوم المصدر بتشفير الرسالة، أي فهم الرسالة المراد إرسالها إلى المتلقي وصياغتها في كلمات وعبارات وجمل ثم يقوم المتلقي بفك هذه الشفرة وفقا لخبرته بحيث تصبح واضحة ومفهومة . وكلما بذل المصدر مجهودا في عملية التشفير كلما وصلت الرسالة إلى المتلقي واضحة ومفهومة .
من هنا يجب أن يدرك المصدر أن الكلمات تشير إلى حقائق وأن الخبرات السابقة والذكريات والبيئة الخارجية المحيطة – كل هؤلاء عوامل تؤثر على اختيار المصدر للرموز ( الكلمات – العبارات – الجمل ) المستخدمة في إرسال الرسالة ، ونفس هذه العوامل هي التي تؤثر على فهم المتلقي للرسالة .
ويختلف الأسلوب المتبع في تشفير الرسالة وإرسالها خلال القنوات المختلفة باختلاف المتلقي – ومن هنا يتضح أهمية الأضلاع الثلاثة المذكورة عالية في عملية الاتصال
2. التقريب بين الأفكار والكلمات
إن اللغة هي حلقة الوصل التي تربط بين الواقع الموجود في العالم الخارجي وبين المفاهيم أو الأفكار في عقول الأفراد ، ونظرا لأن الجهاز العصبي يختلف من شخص إلى آخر فإن كل فرد يرى الحقيقة بأسلوب مختلف مما يمكن أن يؤدي إلى حدوث مشاكل في عملية الاتصال.
لهذا فان الكتابة الفنية الفعالة لا بد وأن تكون واضحة ومحددة ودقيقة حيث تساعد اللغة العربية الرصينة والمعرفة الدقيقة بالمعاني المراد نقلها كلا من الكاتب والمتلقي في عملية الاتصال الفعال
إن النقل الدقيق لما نتلقاه من خلال الحواس هو عملية معقدة تزداد تعقيدا إذا ما أدركنا أن وسيلتنا في تسجيل أفكارنا هو اللغة فقد ننوي أن ننقل معنى معين باستخدام كلمة ما ، ولكن نظرا لاختلاف خلفية المتلقي وخبرته وتكوينه الشخصي فإنه قد يفهم هذه الكلمة بأسلوب مختلف وبمعنى آخر ومن هنا تنشأ المشاكل في عملية الاتصال .
إن التمييز بين الأسلوب الشخصي والأسلوب الموضوعي في نقل المعلومات هو لب الموضوع ، فالأسلوب الشخصي يتأثر بشخصية الفرد وخبراته في حين أن الأسلوب الموضوعي مستقل بذاته ويخضع لعوامل خارجية ويؤدي إلى كتابة فنية سليمة .
فالكتابة الفنية تعني فقط بالمعلومات المجردة ، ولا علاقة للغة المستخدمة فيها بالعواطف أو الخيال ، وإنما هي تخاطب العقل ، حيث تكون الكلمات محددة ويكون الهدف الأساسي للرسالة هو توصيل المعلومات صحيحة متكاملة .
3. ترتيب خطابك – دور الفقرة
أ - ضع عدد من الفقرات – تخصص فقرة لكل فكرة أو حقيقة رئيسية . تتم هذه العملية قبل أن تبدأ عملية الكتابة الفعلية.
ب - استخدم الفقرة الأولى لإبلاغ القارئ بموضوع الخطاب . أربط بين هذا الخطاب وأي مراسلات سابقة ، ولكن لا تكرر موضوع خطاب الشخصي الآخر وتعطيه أولوية على الرد الذي تقوم أنت به .
جـ - لا يقوم رجال الأعمال والموظفون بقراءة الخطابات بغرض المتعة وبالتالي فإنهم يريدون أن تكون الخطابات قصيرة ومحددة تخاطب الموضوع المراد تناوله مباشرة .
د - حاول أن ترى الفقرة الختامية قبل أن تبدأ ، واستمر في التحرك تجاه الفقرة الختامية مع كتبتك للجمل الافتتاحية . استخدم الفقرة الأخيرة للتسهيل على القارئ في اتخاذ الإجراء الذي تريده
هـ - احتفظ بالجمل والعبارات والفقرات قصيرة . ويفضل خبراء الكتابة الفنية أن تتكون الجملة في المتوسط من عشرين كلمة وإن كانوا يفضلون أيضا التنوع في طول الجملة . وفي العادة فإن الفقرة الافتتاحية تكون قصيرة وكذلك الفقرة الختامية في حين تكون أطول الفقرات في منتصف الخطاب . ويتم وضع الأفكار المتماثلة في فقرة واحدة حتى يمكن توصيل المعنى للقارئ بسهولة ودقة .
اقرأ خطابك جيدا قبل التوقيع عليه – فبمجرد خروجه فإنك أنت – الموقع – المسئول عن أي أخطاء أو سوء فهم أو بلبلة فيما يتعلق الخطاب .
__________________
لا الـــــــــــه إلا الله
if you fail to plan you plan to fail
كلنا نملك القدرة علي إنجاز ما نريد و تحقيق ما نستحق
محمد عبد الحكيم
05-03-2009, 09:00 PM
تعليمات المشاركة
العرض الشجري