الارتقاء بمستوى اجتماعات مجلس الإدارة
الارتقاء بمستوى اجتماعات مجلس الإدارة *
إن أسلوب استخدام عامل الوقت في الاجتماعات هو الفيصل الذي يحدد مستوى اجتماعات مجالس إدارة المنظمات غير الربحية، حيث يتم استغلال الوقت بالكفاءة الضرورية خلال الاجتماعات، بالإضافة إلى اعتباره عنصراً هاماً لضمان تحقيق الإنتاجية والنجاح التنظيمي. إن نجاح اجتماعات مجلس الإدارة يتوقف على مدى التركيز على القضايا الهامة وإغفال النقاط غير المرتبطة بجدول الأعمال. أتذكر هنا وجهة نظر (إبراهم لنكولن) التي تقول (يمكن تركيز الكلمات المطولة إلى كم محدود مهما كان كم الأفكار) ومما يؤسف له أن هذه الفكرة لا تنطبق فقط على اجتماعات مجالس الإدارة، وإنما كذلك على معظم المنشورات الخاصة بالإدارة. ولذلك فنحن هنا بصدد تركيز بعض المعلومات المتعلقة بعملية عقد اجتماعات مجالس إدارة المنظمات غير الربحية حتى نستخلص منها أهم السمات التي تميز أسلوب انعقاد تلك الاجتماعات، والمشاركة فيها.
أسلوب الترتيب
يجب أن تركز الاجتماعات على القضايا الإدارية العامة و ليست المسائل المتعلقة بالإدارة التنفيذية، حيث يعد التميز بين مجالي الإدارة العامة والإدارة التنفيذية من أكثر الأمور التي تسيء مجالس الإدارة فهمها. كما يجب أن تميز الاجتماعات بحسن استغلال وقت أعضاء مجلس الإدارة خلال فترة انعقادها حتى تصل إلى المستوى المطلوب، نظراً للمنافسة القائمة للاستفادة من الوقت المحدود، وفكر الأفراد الذين يقدمون الخدمات الخيرية. هذا وتعتبر الاجتماعات فرصة يظهر فيها أعضاء مجلس الإدارة دعمهم لرسالة المنظمة، والأنشطة التي تقوم بها، كما أنها فرصة يمكنهم من خلالها تحقيق أغراضها الطيبة، وممارسة الأعمال الخيرية.
وسنحاول فيما يلي استعراض أسلوب وخطوات عقد الاجتماع الفعال لمجالس الإدارات.
أولاً : تحديد المهام
أ. تشكيل وواجبات مجلس إدارة المنظمة غير الربحية.
نبدأ بالنظر إلى دور المحدد الخاص بمجلس الإدارة، أو مجلس الأوصياء الخاص بأي من المنظمات غير الربحية حيث ينتمي أعضاؤها إلى خلفيات متنوعة: فمنهم المسؤولون التنفيذيون في الشركات، والمحامون، والأطباء، والمحاسبون، ومسئولو الخدمات التنفيذيون، والأكاديميون، والعاملون في مجال الإنشاء وغيرها من الوظائف.
يجتمع هؤلاء بصورة دورية بغرض تدبير التمويل للمنظمة، وإنفاقه في الأغراض الخاصة بها، وليس بغرض تحقيق الربح لأنفسهم. على أن يتصف الإنفاق بالحكمة والفعالية طبقاً لأهدافهم.
ويتعذر على الأعضاء الحكم على النجاح والفشل باستخدام بيان الأرباح و الخسائر الذي يصدر عن الإدارة المالية ، ولكن عليهم قياس النجاح بأساليب مختلفة، منها حصر عدد الشباب الذي تمكن من الحصول على السكن ،وعدد الوجبات التي قدمت للمسنين في منازلهم ، وهكذا . ومن هنا يتضح ضرورة الحصول على التمويل عن طريق تقديم صور تحفز النوايا الخيرية لدى الآخرين كما تقع على عاتق أعضاء مجلس الإدارة أيضاً مسؤوليات قانونية بالإضافة إلى مهمة كسب ثقة الجمهور، حيث أنهم مسؤولون قانوناً عن حماية المنظمة من الأضرار، وضمان شرعية جميع أعمالهم، والتأكد من وضع الإطار القانوني الخاص بمجموعة الموظفين والمسؤولين بما يحقق مصالح المؤسسة ، كما يمكن أن يتعرض الأعضاء منفردين أو مجتمعين للمسألة القانونية في حالة الإخلال بإحدى مسؤولياتهم.
وهكذا، فإن اجتماعات المنظمات غير الربحية تبدأ عادة بروح عالية، وتنتهي بشعور بالإنجاز الفعلي والجدية في العمل يدركه كل الأعضاء ، ويعد ذلك من المهام الهامة. و يعرفها أعضاء مجلس الإدارة. هذا الكتيب موجة إلى العديد من السيدات والرجال على السواء، الذين يكرسون وقتهم للعمل بلا مقابل كأعضاء في مجالس الإدارة بالمنظمات غير الربحية, وذلك لمساعدة رؤساء مجالس الإدارة، أو العاملين بها، أو معها، لزيادة فعالية العمل وكفاءته ، وبالتالي الحصول على العائد من الإنجاز.
*الارتقاء بمستوى اجتماعات مجلس الإدارة بالمنظمات غير الربحية من أجل إدارة فعالة, روبرت ميولر, ترجمة مها أبو السعود, الجمعية المصرية لنشر المعرفة والثقافة العالمية, ص 3-28, الطبعة الأولى 1998.
__________________
لا الـــــــــــه إلا الله
if you fail to plan you plan to fail
كلنا نملك القدرة علي إنجاز ما نريد و تحقيق ما نستحق
محمد عبد الحكيم
09-21-2009, 02:11 PM
تعليمات المشاركة
العرض الشجري