مشاركة: الكتابة الفعالة للتقارير
4 . الشكل الخارجي للخطاب :
في حين أن المضمون يعد أكثر أهمية من الشكل الخارجي للخطاب بل وأكثر أهمية من الأسلوب، إلا أننا جميعا ندرك أن الأسلوب والشكل الخارجي للخطاب هما مثل الملبس والمظهر بالنسبة للإنسان ، وليس من ا من يذهب إلى مقابلة عمل غير مهندم أو مغطى بالقاذورات ، وبالمثل فعندما نرسل خطاب فإنه يتحدث عنا في المواقف الخاصة بالعمل ، وقد يؤثر خطأ واحد سلبا على خطاب مكتوب بعناية – فالمتلقي لخطاب سوف يقيم الرسالة فقط على أساس الانطباع العام الذي يجرد به من قراءة الخطاب ، فإذا كان هناك خطأ ولو بسيط – يفيد عدم اهتمام أو عدم دقة من جانب الكاتب فإن القارئ يفقد ثقته في القيمة الحقيقية للرسالة ككل . ومن هنا تتضح أهمية الشكل الخارجي للخطاب وكذلك أهمية أسلوب كتابة الخطاب .
5 . سيكولوجية التخاطب :
إن الكاتب الجيد هو الذي يعني بالقارئ ، فالعوامل النفسية تلعب دور هام في كتابة الخطابات – ضع نفسك في موضع القارئ – تذكر أنك تكتب لقارئ بعينه وأن هذا القارئ بشر سوف يهتم فقط بما يراه ذو أهمية له ولن يقرأ خطابك ويهتم به لمجرد أنك تود ذلك ولن يستخدمك لمجرد أنك تود أن تعمل لديه ولن يقبل أعذارك في التأخر في إرسال منتجاتك لمجرد أنك تود أن تعمل لديه ولن يقبل أعذارك في التأخر في إرسال منتجاتك لمجرد أن لديك مشاكل مالية - كما أنه قد لا يدفع الثمن بالكامل مباشرة لمجرد أنك تريد ذلك – عليك أن تقنع القارئ بالفائدة المادية – مثلا – التي ستعود عليه من استخدامك ، كما أن عليك أن تقنعه أن المواد التي يريدها ويريد منك استخدامها في المنتج الذي طلبه تستحق منه الانتظار وعليك أن تقنعه أيضا أن دفع الثمن بالكامل مباشرة هو أفضل شيء بالنسبة له ، تخيل القارئ أمامك أثناء كتابتك للخطاب وخاطب اهتماماته هو بدلا من النظرة الضيقة لمصالحك الخاصة ، أبدأ خطابك بشيء ذو أهمية خاصة له . أكتب بسلاسة وكن طبيعيا – أكتب كما لو كنت تتحدث إلى القارئ مباشرة . تأكد من أن الشكل العام للخطاب يعطي انطباعا إيجابيا . يجب أن يكون الخطاب مطبوع بعناية ، هناك من الأخطاء اللغوية ، وبه علامات ترقيم صحيحة ، وخال من الأخطاء النحوية ...كل ذلك سوف يترك انطباع حسن على القارئ .
6. التخطيط – تحديد الهدف
الخطابات الجيدة تعتمد على التخطيط . يتكون التخطيط من وضع إجراءات محددة لإجراء فحص شامل للحصول على نتائج تتم معالجتها ثم كتابة تقرير عنها . والخطة المقترحة لكتابة التقرير تتضمن أكبر عدد من العناصر التالية:
1. تحديد المشكلة
2. الحاجة إلى التقرير واستخدامه
3. الغرض والأهداف
4. إطار التقرير وحدوده
5. تقسيم الموضوع
6. أساليب وإجراءات جمع البيانات
7. قائمة المراجع المرجح استخدامها
8. أساليب ترتيب البيانات
9. فهم الانطباعات المختلفة
10. خطة مبدئية عامة للتقرير
11. بيان عن النتائج المتوقعة
12. بيان عن التكلفة والوقت المطلوبين
13. تعريف المصطلحات (المتخصصة والفنية)
14. جدول تقديم العمل
7 . التفكير في عملية إعداد التقرير
قبل تقديم تقرير - يجب على الكاتب أن يعمل خطوة بخطوة وبانتظام خلال المراحل المختلفة لتطور التقرير ، وفي كل مرحلة يكون الكاتب منطقي في تفكيره ، ويطبق التفكير الإبداعي ، وباستمرار الممارسة فأنه يكون عادات جيدة فيما يتعلق ويتبع الكاتب أسلوبا منطقيا ومنتظما في فحصه وفي إعداد التقرير كالآتي :
1. أسعى لفهم المشكلة والموقف
2. خطط للفحص
3. أجمع كل الحقائق والبيانات ، وقدم أفكارا جديدة
4. نظم المادة وفسرها ، قدم أفكارا أخرى ، أحصل على تعميمات
5. اعرض وادرس كل الحلول الممكنة
6. أخلص إلى أفضل الحلول
7. قرر الإجراء الذي يتبع لوضع الحل موضع التنفيذ
8. ضع إطار عام لتقديم الموضوع
9. أكتب التقرير
10. راجع التقرير، راجع التقرير مرة أخرى للتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية والنحوية، اطبع التقرير ثم ضع التقرير في شكله النهائي .
والمقصود بالتفكير الإبداعي هو استخدام لأصالة في التفكير وفي البحث عن حلول بديلة لمشكلة ، وهو القوة الناتجة عن الفهم الصحيح الناتج عن دراسة أوجه نظر مختلفة بهدف معالجة المشكلة من زوايا مختلفة .
وأحد أفضل وسائل وصف استخدام التفكير الإبداعي والمنطقي هو وصف الكاتب الحريص في فحصه وفي إعداده للتقرير
1. لديه درجة عالية من التحفيز وليس مجرد فرد لديه كثير من الحلول السهلة السريعة للمشاكل.
2. لديه شغف شديد وحب استطلاع ويسأل الكثير من الأسئلة التي تؤدي إلى إجابات جديدة وبناءة.
3. والخطة المقترحة لكتابة التقرير تتضمن أكبر عدد من العناصر التالية
يتبنى افتراض جديد باستمرار أو يحاول تحديد الافتراضات القديمة ويقوم بتطوير الاحتمالات والنظريات الجديدة
4. يستخلص توقعات مبنية على افتراضات وحقائق ونظريات .
5. يفهم العلاقات ، والمسبب والتأثير والتماثل والتباين ، ويزن المزايا والعيوب ويرى جميع جوانب المسألة .
6. ينظر إلى الأمام ، ويسعى لاتخاذ إجراء ولا يخشى من المحاولة وبعد تفكير – في حل مشكلة .
7. لديه الحافز والقدرة على شرح وتوضيح صلاحية أفكاره كما أن لديه قدرة الحوار المنطقي ومواجهة النقد الموجهة إليه وإلى الآخرين .
__________________
لا الـــــــــــه إلا الله
if you fail to plan you plan to fail
كلنا نملك القدرة علي إنجاز ما نريد و تحقيق ما نستحق
محمد عبد الحكيم
05-03-2009, 09:00 PM
تعليمات المشاركة
العرض العادي
