كيف تصمم نظاماً للتعامل مع الأوراق ؟ - منتدى المحاسبين المصريين

08-29-2010, 10:06 PM

ahmed`elhadad

مشارك ذهبى

تاريخ التسجيل: Jan 2009

الدولة: جده

العمر: 33

المشاركات: 232

كيف تصمم نظاماً للتعامل مع الأوراق ؟

[msg]كيف تصمم نظاماً للتعامل مع الأوراق ؟
[/msg]
كلنا نعاني من كثرة الأوراق من حولنا سواء في مكاتبنا أو في منازلنا وكم من مرة أخذت من الأوقات الطولية وانت تبحث عن فاتورة أو ورقة مهمة تحتاجها . اذا كنت من هؤلاء أو لم تكن ،، حاول أن تتبع الخطوات آلاتية :

1-حدد موقعا ثابتا :

إن وجود مواقع متعددة تخصك للتعامل مع الأوراق تربك عملية التنظيم وتأخذ من الوقت الكثير عند البحث عن ورقة معينة .

إذاً حدد موقعا ثابتا للعامل مع الأوراق وليكن : مكتباً أو دولاب ورق واحداً فقط .

2-ثم استكمال الأدوات الضرورية للعمل . مثل ( العظماء السبعة ) :

- أدراج الفرز - سلة المهملات - التقويم - بطاقة الأعمال - مفكرة الهاتف - ملفات الحفظ النشطة - الملفات المرجعية .

3-اتخذ القرار :

ولكي تتعلم كيف تتخذ قرارك في ورقة ما دون خوف حاول أن تجيب على الأسئلة الآتية بكل

دقة :

هل يجب أن احتفظ بهذه الورقة ؟
هل تهمني هذه الورقة ؟
هل لها مصدر أخر ؟
هل هي حديثة ؟
في أي شيء سأحتاجها؟ - ماذا لو لم أجدها ؟
أين أحفظها ؟ - إلى متى أحفظها ؟
كيف أعثر عليها ؟
وغيرها من الأسئلة التي تستطيع بها اتخاذ القرار المناسب بحفظ الورقة أم بإتلافها.

ونود أن نلفت الانتباه أن نوع الورقة التي تتعامل معها له دور في اتخاذ القرار . إذ أن الأوراق المهمة مثل المستندات والوثائق والرخص وغيرها يجب التعامل معها بحذر وتروي بحيث أن إتلاف أو سوء حفظ مثل هذه الأوراق يؤثر تأثيرا مباشر بك . وقد يفقدك غاليا لا قدر الله .

4- تحديث الملفات :

أي النظر فيها من وقت لوقت للتخلص من الأوراق التي أصبحت غير ضرورية . علماً بأن إغفال هذه النقطة يؤدي إلى تضخم الملفات أو أحداث ملفات جديدة لا داعي لها .

كلمة أخيرة :

لاشك عزيزي القاريْ أنك لمست مما سبق أهمية الموضوع للجميع وأن تصميم نظام الإدارة أوراقك ليس بالأمر الصعب ولعل معظمنا يكون لدية هذا النظام ولكنه كان غافلا عن نقطة مهمة أو خطوة جريئة أو أداة مفيدة لكي ينجح في إدارة أوراقه .

[unload]
فين مشاركتك معانا
[/unload]

__________________

08-30-2010, 01:03 AM

توفيق السيد

تاريخ التسجيل: Jun 2010

المشاركات: 534

مشاركة: كيف تصمم نظاماً للتعامل مع الأوراق ؟

الاستاذ المحترم احمد الحداد
شكرا لك على هذه النصائح الغاليه
كما ان عمليه التنظيم هذه تتحكم فيها وبشده الفروق الفرديه بين الاشخاص
خاصه اذا كان الموظف او المسؤل يعمل فى مكان هو المسؤل الاول والاخير فيه
ولكن بعد هذه النصائح
قد تكون خريطه ارشاديه لمن لا يملكون هذه المهارات
تمكنهم من تنظيم اوراقهم بالطريقه الصحيحه
وشكرا على مثل هذه النصائح الجميله

__________________

مواضيعي بالمنتدى

09-22-2010, 11:29 AM

atef7979

مشارك ماسى

تاريخ التسجيل: Dec 2006

الدولة: مصر

المشاركات: 339

مشاركة: كيف تصمم نظاماً للتعامل مع الأوراق ؟

جزاك الله خيرا وبارك فى عملك

__________________

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة لا تستطيع الرد على المواضيع لا تستطيع إرفاق ملفات لا تستطيع تعديل مشاركاتك BB code is متاحة الابتسامات متاحة كود [IMG] متاحة كود HTML معطلة قوانين المنتدى