1accountant

التوظيف

الناس المنتمين لشركتك هم المورد الأكثر أهمية من جميع الموارد البشرية حصلت عليها المنظمة من خلال التوظيف.
المنظمة مطالبة بتحديد وجذب والمحافظة على الموظفين المؤهلين لملئ المواقع الشاغرة فيها من خلال التوظيف. التوظيف يبدأ بتخطيط الموارد البشرية واختيار الموظفين ويستمر طوال وجودهم بالمنظمة.
يمكن تبيين التوظيف على أنها عملية مكونة من ثمان مهام صممت لتزويد المنظمة بالأشخاص المناسبين في المناصب المناسبة. هذه الخطوات الثمانية تتضمن: تخطيط الموارد البشرية، توفير الموظفين، الاختيار، التعريف بالمنظمة، التدريب والتطوير، تقييم الأداء، المكافآت والترقيات (وخفض الدرجات) والنقل، وإنهاء الخدمة.
التوجيه

بمجرد الانتهاء من صياغة خطط المنظمة وبناء هيكلها التنظيمي وتوظيف العاملين فيها، تكون الخطوة التالية في العملية الإدارية هي توجيه الناس باتجاه تحقيق الأهداف التنظيمية. في هذه الوظيفة الإدارية يكون من واجب المدير تحقيق أهداف المنظمة من خلال إرشاد المرؤوسين وتحفيزهم.
وظيفة التوجيه

يشار إليها أحيانا على أنها التحفيز، أو القيادة، أو الإرشاد، أو العلاقات الإنسانية. لهذه الأسباب يعتبر التوجيه الوظيفة الأكثر أهمية في المستوى الإداري الأدنى لأنه ببساطة مكان تركز معظم العاملين في المنظمة. وبالعودة لتعريفنا للقيادة "إنجاز الأعمال من خلال الآخرين"، إذا أراد أي شخص أن يكون مشرفا أو مديرا فعالا عليه أن يكون قياديا
الرقابة

التّخطيط، والتنظيم، والتّوظيف، والتوجيه يجب أن يتابعوا للحفاظ على كفاءتهم وفاعليتهم . لذلك فالرقابة آخر الوظائف الخمسة للإدارة، وهي المعنيّة بالفعل بمتابعة كلّ من هذه الوظائف لتقييم أداء المنظّمة تجاه تحقيق أهدافها.
في الوظيفة الرقابية للإدارة، سوف تنشئ معايير الأداء التي سوف تستخدم لقياس التقدّم نحو الأهداف. مقاييس الأداء هذه صمّمت لتحديد ما إذا كان الناس والأجزاء المتنوّعة في المنظّمة على المسار الصحيح في طريقهم نحو الأهداف المخطط تحقيقها.
خطوات العملية الرقابية الأربعة:

1. إعداد معايير الأداء،
2. متابعة الأداء الفعليّ،
3. قياس الأداء،
4. تصحيح الانحرافات عن المعايير

1- إعداد معايير الأداء:
المعيار أداة قياس، كمّيّة أو نوعيّة، صمّمت لمساعدة مراقب أداء الناس والسّلع أو العمليّات. المعايير تستخدم لتحديد التقدّم، أو التأخر عن الأهداف. طبيعة المعيار المستخدم يعتمد على الأمر المراد متابعته. أيّا كانت المعايير، يمكن تصنيفهم جميعا إلى إحدى هاتين المجموعتين: المعايير الإداريّة أو المعايير التّقنيّة. فيما يلي وصف لكلّ نوع.
2- متابعة الأداء الفعليّ:
هذه الخطوة تعتبر مقياس وقائيّ.
3- قياس الأداء:
في هذه الخطوة، يقيس المديرين الأداء ويحدّدون إن كان يتناسب مع المعايير المحدّدة. إذا كانت نتائج المقارنة أو القياسات مقبولة -خلال الحدود المفترضة- فلا حاجة لاتخاذ أي إجراء. إما إن كانت النتائج بعيدة عن ما هو متوقع أو غير مقبولة فيجب اتخاذ الإجراء اللازم.
4- تصحيح الانحرافات عن المعايير:
تحديد الإجراء الصحيح الواجب اتخاذه يعتمد على ثلاثة أشياء: المعيار، دقّة القياسات التي بيّنت وجود الانحراف، وتحليل أداء الشخص أو الآلة لمعرفة سبب الانحراف.
ضع في الاعتبار تلك المعايير قد تكون مرخيّة جدًّا أو صارمة جدًّا. القياسات قد تكون غير دقيقة بسبب رداءة استخدام آلات القياس أو بسبب وجود عيوب في الآلات نفسها. وأخيرًا، من الممكن أن تصدر عن الناس أحكاما رديئة عند تحديد الإجراءات التّقويميّة الواجب اتخاذها.
إدارة الوقت

كيف تدير وقتك بفعالية ؟

الوقت هو أحد الموارد المتاحة للمسؤول لتحقيق أهداف العمل ، وتقاس فعالية هذا الوقت بمدى كفاءة المسؤول في الاستفادة منه لتحقيق هذه الأهداف مقارنة بالتكلفة التي تتكبدها المؤسسة لشراء هذا الوقت على شكل مرتبات وأجور ومزايا نقدية وعينية .
مضيعات الوقت

1. زوار بدون مواعيد محددة !!
2. مكالمات هاتفية طويلة مع أشخاص لا يقدرون
3. اجتماعات غير منظمة وبلا جدول أعمال محدد!
4. انتظار ( الطبيب السائق ، موعد زوجتك ) !
5. حصول طوارئ ومشكلات ليست بالحسبان
6. فقدان الرغبة في العمل ، وهجوم الملل
7. تكدس الأوراق والمكاتبات والمكالمات .

بعض المقترحات العلمية التي يمكنها أن تساعدك على حسن إدارتك للوقت :

1. ضع ، صباح ، كل يوم ، قائمة بالأعمال التي يجب القيام بها خلال اليوم ، وذلك من واقع خطـة العمل الاسبوعية ، ومن المواعيد والاجتماعات المتفق عليها سابقاً .
2. حدد أولويات إنجاز الاعمال مبتدءاً بالأهم فالمهم ثم الأقل أهمية ، واعمل على الالتزام ما أمكن .
3. لا تعطي الأولويات لانجاز الأمور الأكثر متعة وسهولة على حساب تأجيل إنجاز الأمور الهامة .
4. حدد الأعمال التي يمكنك تفويض مسؤولية القيام بها للمساعدين ، وأحرص على تحديد مواعيد إنجازها ، وكذلك متابعة إنجازها في الوقت المناسب .
5. خصص وقتاً لإنجاز الأمور التي تتطلب التركيز الشديد ، واحرص على عدم مقاطعتك خلالها ، ويمكنك أن تحتجب خلالها هذا الوقت في مكتب آخر حرصاً على عدم المقاطعة .
6. احصر الأمور الروتينية أو غير هامة التي يمكن إنجازها حسب توفر الوقت ، مثلا اغتنم فرصة تأخر أحد الضيوف عن الحضور الى مكتبك في الموعـد المحدد ، أو فرصة تأخير أو إلغاء موعد انعقاد أحد الاجتماعات لانجاز هذه المهام ، لا تؤجل اتخاذ القرارات الروتينية التي لا تحتاج لوقت طويل لدراستها لأن العودة للتفكير فيها لاحقاً سيستغرق وقتاً أطول .
7. ضع قائمة بالمكالمات الهاتفية التي تود إجراءها ، وخصص وقتاً محدداً كل يوم لإجراء المكالمات تباعاً .
8. جامل الآخرين ولكن لا تسمح لهم بالاسترسال في الأحاديث الشخصية خلال المكالمات الهاتفية أو الاجتماعات الثنائية ، اوضح للشخص الآخر بلباقة أنك ترحب بمقابلته أثناء فترة الغداء أو فترة الراحة لمناقشة الموضوع .
9. أطلع مساعدك أو سكرتيرك باستمرار على أولويات عملك خلال اليوم بحيث يساعدك على تنظيم وقتك وتحسين إدارته .
10. حدد أهدافك، وراجعها بصفة مستمرة.
11. خطط عملك، ثم اعمل خططك.
12. تجميع المهام المتشابهة.
13. اعرف نفسك.
14. كافئ نفسك.
15. احتفظ دائما بقائمة المهام To-do List.
16. لا تكن مثاليا.
17. ارتد ساعة (واستعملها في متابعة كل ما تقوم به).
18. حدد لنفسك تاريخا أو زمنا للانتهاء من أي مهمة.
19. أكمل مهامك للنهاية.
20. تعلم كيف تقول لا.
21. التليفون. إبدأ المكالمة بلهجة عملية وقاطعة.

__________________