مشاركة: سؤال حول موقف الدفعات الوارده من الجهات المانحه لمؤسسات تابعه لوزاره التضامن
إدارة و محاسبة المنح
الهدف :
يهدف هذا الجزء إلى وضع السياسات و الإجراءات الخاصة بمحاسبة و الرقابة على إيرادات و إدارة المنح الخاصة بالهيئة، الهدف من هذه الإجراءات التأكد أن جميع إيرادات الهيئة و الذمم المدنية المترتبة عليها، يتم الاعتراف بها و تسجيلها في السجلات المحاسبية وفقاً للأصول و التشريعات المرعية و يتم إنفاق هذه الإيرادات لتحقيق أهداف الهيئة و وفقاً للاتفاقيات مع الجهات المانحة .
مصادر الدخل :
المنح و التبرعات :
أ. منح غير مقيدة، تستطيع إدارة الهيئة استخدامها لأي مصروف خاص بالهيئة .
ب. منح مقيدة من قبل الجهة المانحة ليتم إنفاقها على نشاط محدد في الاتفاقية بين الهيئة و الجهة المانحة .
مصادر الدخل المتوقعة من نشاطات الهيئة :
أ. أنواع الإيرادات المتوقعة من نشاطات الهيئة .
· تبرعات محلية .
· رسوم عضوية .
· أخرى .
ب. يتم اعتماد طريقة الحصول على الإيرادات المتوقعة من نشاطات الهيئة، من قبل أعلى هيئة في المؤسسة بتنسيب من المدير العام. و بإشراف كامل من مسؤول الحسابات .
سياسات و إجراءات إدارة المنح :
نظام إدارة المنح :
أ. يتم فتح حساب بنكي خاص لكل منحة مقيدة لغاية محددة وفقاً للاتفاقية مع الجهة المانحة.
ب. يتم إعداد موازنة نقدية لكل منحة مقيدة من قبل مسؤول الحسابات، تشمل على جدول زمني للتواريخ المتوقعة لنفقات المنحة .
ت. يتم إيداع النقد الذي يزيد عن احتياجات شهر واحد في حساب ودائع لأجل لدى البنك و ذلك وفقاً للموازنة النقدية .
ث. الفوائد المحصلة نتيجة استثمار أموال المنح لدى البنوك، يتم التصرف بها وفق الاتفاقية مع الجهة المانحة. في حالة عدم وجود قيود على تلك الفوائد، تعتبر إيرادللهيئة .
ج. يقتصر الصرف من الحساب البنكي الخاص بكل منحة على المصاريف الخاصة بمشروع المنحة وفقاً لموازنة المنحة الموافق عليها من قبل الممول .
الإدارة المالية للمنح :
أ. يقوم مسؤول الحسابات بإعداد ملخص لشروط الاتفاقية الخاصة بكل منحة، من أجل تلخيص و إظهار أية متطلبات أو شروط خاصة ليتم مراعاتها خلال تنفيذ مشروع المنحة .
ب. قبل القيام بأي عملية صرف من حساب المنحة، يعمل مسؤول الحسابات على التأكد بأن عملية الصرف متوافقة مع موازنة المنحة، و وفقاً لشروط الاتفاقية مع الجهة المانحة .
ت. يجري مقارنة المصاريف الفعلية التي يتم صرفها من كل منحة مع الموازنة الخاصة بتلك المنحة، على أن يتم إعداد تقارير مالية شهرية لتعكس نتائج علمية المقارنة .
ث. في برنامج المحاسبة الآلي، يتم فتح حساب مستقل لكل منحة على حدى و في حالة وجود نظام يدوي يتم اعتماد دفتر خاص بكل منحة على حدى بحيث يتم قيد جميع العلميات المالية الخاصة بالمنحة. يتم تصنيف حسابات المنحة وفقاً لتصنيف الحسابات في موازنة المنحة .
ج. يتم إعداد التقارير المالية الخاصة بكل منحة مباشرة من برنامج الكمبيوتر الخاص بالمحاسبة. في حالة إجراء أي تعديل على هذه التقارير، يجب أن يكون هذا التعديل موثق لتوضيح سببه .
ح. إذا تبين أن مبلغ المنحة سيكون غير كافي لتغطية الغاية التي وجدت من أجلها، يتم إبلاغ الجهة المانحة أن المصاريف الفعلية سوف تتجاوز الموازنة للحصول على موافقة مكتوبة لتغطية المبلغ المطلوب، إذا أمكن .
خ. في حالة عدم موافقة الجهة المانحة على تمويل المصاريف الإضافية يتم البحث عن مصادر تمويل أخرى بأسرع وقت ممكن. و في حالة تعذر ذلك، يتم إعادة النظر بالتكاليف لتكون في حدود مبلغ المنحة .
د. على مسؤول الحسابات التأكد من التزام الهيئة بكافة بنود الاتفاقية مع الجهة المانحة، في حالة ضرورة أي تعديل على الاتفاقية يتم بموجب اتفاقية مكتوبة أو مراسلات موثقة مع الجهة المانحة، قبل أن يتم هذا التعديل .
ذ. يتم إبلاغ المدير العام بأي مخالفات تمت على الاتفاقية مع الجهة المانحة ليتم اتخاذ الإجراءات الضرورية .
ر. في حالة وجود متطلبات خاصة للجهة المانحة في القيام بعملة شراء يختلف عن نظام المشتريات الخاص بالهيئة، يتم مراعاة تلك الإجراءات المحددة بالاتفاقية مع الجهة المانحة مع مراعاة عدم مخالفة التشريعات المرعية في المؤسسة .
ز. يتم إعداد تسويات بنكية بشكل دوري على الأقل شهرياً لكل من الحسابات البنكية الخاصة بالمنح من قبل مسؤول الحسابات، و يتم مطابقة كل تسوية مع كشف بيان المقبوضات و المدفوعات الخاص بالمنحة. على أن يتم مراجعة و توقيع جميع التسويات البنكية و التأكد من صحة إعدادها من قبل المدير العام .
س. يتم توثيق اسم المشروع أو / و الجهة المانحة على جميع المستندات المحاسبية أوامر الشراء، طلبات الشراء الداخلية و فواتير المشتريات، و ذلك بهدف تسهيل عملية تبويب تلك السندات في برنامج الكمبيوتر الخاص بالمحاسبة أو النظام اليدوي .
ش. في حالة الحصول على منح بعمله أجنبية غير العملة الرئيسية للمؤسسة ، يتم في برنامج المحاسبة الاحتفاظ بحسابات المنحة بالعملة الأجنبية بالإضافة. إلى العملة الرئيسية للهيئة .
الجزء الرابع
نظام الدفعات
إن عملية دفع مقابل خدمات أو مشتريات أو راتب لموظفي الهيئة أو أية دفعات تقوم الهيئة بدفعها من حساباتها في البنوك بواسطة شيكات وسواء كانت كبيرة أو صغيرة يجب إتباع التالي:
1. عدم استلام المحاسب المستندات المراد دفعها يقوم المحاسب بالتأكيد من صحتها من جميع النواحي.
أ. التأكد من وجود حساب خاص بها في الموازنة
ب. يجب أن تكون المستندات تحمل توقيع مدير عام الهيئة.
ج. يجب أن تكون المستندات قانونية أو أصلية.
2. بعد عملية التأكد من إن المستندات قانونية أو أصلية.
3. يقوم المحاسب بتسجيل كافة المعلومات على سند الصرف بخصوص نوع الحساب والبنود ورقم الشيك والمبالغ ونوع العملة.
4. بعد ذلك يوقع المحاسب على المستند ثم يرسله إلى المدير العام للهيئة لتوقيعه مع الشيك.
5. يصل المستند إلى المدير كاملا أي سند الصرف والشيك وكافة الأوراق الرسمية والمستندات التي تؤيد الدفع.
6. يقوم المدير بتوقيع الشيك وسند الصرف، وفي حالة وجود أية نقطة مهما كانت صغيرة أو اعتراض من المدير يجب ان يعاد الشيك وسند الصرف مباشرة إلى المحاسب.
7. جهاز الحاسب وبرنامج محاسبة يقوم بترقيم سندات لصرف تسلسل ولا يحفظ إلا بأرقام سندات الصرف والشيكات التي تم اعتمادها فقط.
8. عند تسليم الشيك يجب الاهتمام بالتالي جيدا:
أ. إذا كان الشيك لموظف / ة في الهيئة يجب ان يوقع على سند الصرف في المكان المخصص لذلك ويدون اسمه.
ب. إذا كان المستند من مقدمي الخدمات إلى الهيئة يجب ان يوقع المستفيد على السند ويعطي المركز سند قبض.
ج. في أي حالة وتحت أي ظرف ان الشخص المستفيد من دفعات الهيئة والذي يوجد له دفعة أو شيك ويريد ان يستلمه يجب عليه ان يسلم أو ينفذ كافة العقود أو الاتفاقيات أو المستندات التي ينص سند الصرف أو تعليمات المدير أو منسق المشروع أو المحاسب على القيام بها قبل تسليم الشيك.
الجزء الخامس
نظام صندوق النثرية
الأهداف: الهدف من المصاريف النثرية هو لتغطية المدفوعات التالية:
1. مدفوعات صغيرة وروتينية لا تحتاج إلى إصدار شيكات.
2. مدفوعات مقابل فواتير مشتريات صغيرة لا تحتاج لشرائها عروض كثيرة.
3. مدفوعات مقابل مصاريف الهيئة الصغيرة مثل: المشروبات، السكر، القهوة، التنظيف...)
4. مدفوعات مقابل المهمات الصغيرة (200 شيكل كأقصى حد لدفعه من الصندوق).
نظامها:
1. تحديد السلفة بمبلغ (500) شيكل شهريا على أن يعاد تغذيتها عند الضرورة شرط توقيع المدير على الشيك وسند الصرف بالإضافة إلى المحاسب.
2. تدار السلفة للمصاريف النثرية من قبل المساعدة الإدارية وتحت إشراف قسم المحاسبة.
3. في حالة وجود فواتير كبيرة بنفس الفترة أو مجموعة من الفواتير الصغيرة ومجموعها كبير، يجب تحويلها إلى قسم المحاسبة من اجل إعداد شيك بها بدلا من دفعها من الصندوق.
4. يجب الاحتفاظ بالنقدية بهذه السلفة في صندوق أمين تحت إشراف المساعدة الإدارية والمحاسب يحق له دائما تفقد الصندوق وعمل جرد له في أي وقت ومقارنة الفواتير والدفعات مع المتوفر في الصندوق.
5. يمنع منعا باتا أن يتم تسليم الموظف سواء مقابل رواتبهم أو تحت أي اعتبار آخر من الصندوق وان وجد فإن لذلك يعتبر مخالفة.
6. مهما كان حجم المصروف أو الدفع يجب ان يعزز بمستندات رسمية والا فإنه يجب الحصول على موافقة المديرة كتابيا، ويحق للمدير الموافقة على صرف بدون سند رسمي مبلغ أقصاه 50 (خمسون) شيكل.
الاعتمادات:
1. سند صرف المصاريف النثرية يتكون من نسخة واحدة فقط.
2. لا تكون سندات الصرف للمصاريف النثرية مرقمة بل يوضع رقمها بعد دفعها.
3. المستندات والفواتير المرفقة مع السند يجب ان تكون أصلية.
4. عند تحضير سند صرف من المصاريف النثرية ويكون يخص برنامج من برامج الجمعية فإنه يجب الحصول على توقيع المدير العام على عملية الصرف من قبل الدفع (مثال دفع فواتير ورشة عمل تخص ورشة خاصة، يجب اعتماد تلك المصاريف من منسقيين البرامج).
إجراءات المحاسبة:
1. مراجعة سندات الصرف عند اقتراب نفاذ الصندوق من حيث صحة المستند من حيث التاريخ، نوعية الفواتير، والمستندات وتوقيع المستلم.
2. التأكد من صحة الاعتماد وتوقيع البرامج المستفيدة على سندات الصرف التي تخصها، وفي حالة عدم توافر صحة الاعتماد يعاد السند إلى البرنامج الذي يخصه، وفي حالة تكرار هذه الملاحظة لأكثر من ثلاث مرات يجب على المحاسب ان يوجد رسالة إلى من اجل معالجة المواقف.
3. قسم المحاسبة يقوم بتأكيد من وجود رصيد في الموازنة التقديرية لهذا المصروف وفي حالة عدم وجود رصيد يعاد المستند إلى البرنامج الذي طلبه أصدره مع إخبار المدير.
4. يقوم قسم المحاسبة بعد ذلك بتوجيه سندات الصرف محاسبيا بتدوين اسم ورمز الحساب المدين وتسجيلها على برامج المحاسبة وربطها بالتقارير المختلفة من حيث الصندوق والحسابات.
5. يفضل عمل ختم (Paid) من اجل ختم السند بعد دفعها وختم الفواتير والسندات المرفقة.
إعادة دفع المدفوعات من الصندوق:
1. عند وصول رصيد الصندوق إلى مبلغ لا يكفي أية مصروفات طارئة ويرجع تقدير ذلك المساعد الإداري على الصندوق من واقع خبرتها، يقوم قسم المحاسبة بمراجعة السندات التي تم دفعها ودفع المبلغ المطلوب إلى الصندوق بشيك ويجب ان يوقع الشيك وسند الصرف الخاص به من المدير.
2. في حالة وجود أية مشكلة يتم حلها بين المحاسب والمساعد الإداري بعد مراجعة المشكلة من كافة الجوانب، وإذا احتاج الموضوع ولم يتمكن المحاسب والمساعد الإداري من الوصول إلى حل وسط يتم التوجه إلى المدير وأخذ رأيه.
3. يقوم المساعد الإداري بسحب المبلغ من البنك وتغذية الصندوق ثانية.
4. في حالة حصول حالة طارئة وقام أحد الموظفين / ات بدفع أي مبلغ من حسابه الخاص وحصل على فاتورة رسمية أو مستندات رسمية فإنه يجب الحصول على موافقة المدير.
5. أي موجودات في صندوق الهيئة يعتبر ملك للهيئة ولو كان من ممتلكات أي شخص آخر.
6. أية خروقات تظهر في حساب الصندوق يجب ان تعالج فورا بعد عملية الجرد وسواء كانت زيادة أو نقص يعتبر ظاهرة غير صحيحة.
7. يحق للمحاسب عمل جرد فعلي ومفاجئ للصندوق من فترة إلى أخرى.