مشاركة: سؤال حول موقف الدفعات الوارده من الجهات المانحه لمؤسسات تابعه لوزاره التضامن
الجزء الأول
العمليات المحاسبية
يشمل النظام المحاسبي عمليات تسجيل وتبويب العمليات وتصميم المستندات والدفاتر وتحديد الإجراءات التي تتب في جمع المعلومات المختلفة والمتعلقة بالمعاملات المالية للهيئة وطرق تسجيلها ووسائل الرقابة عليها وأساليب عرض نتائجها.
وبالتالي فأن النظام المحاسبي يشمل ما يلي:
أ. تسجيل العمليات من خلال:
1. تحليل الوثائق المستندية استنادا إلى مراكز التكلفة والذي يعتبر فيه المشروع وحدة التكلفة الرئيسية ومن ثم الرجوع إلى دليل الحسابات التي تأثرت.
2. استخدام برنامج محاسبي.
3. ترحيل العمليات من اليومية إلى الاستناد وهذه الخطوة تحصل آليا من خلال برنامج محاسبي.
تلخيص العمليات:
4. القيام بالتسويات وقيود الإقفال اللازمة.
5. تحضير القوائم المالية والتي تشمل
أ. قائمة النشاطات "قائمة الإيرادات والمصروفات".
ب. قائمة الميزانية العمومية
ج. قائمة التدفق المالي.
عناصر النظام المحاسبي
يتكون النظام المحاسبي من العناصر التالية:
1. دليل الحسابات.
2. المستندات
3. نظام القيد المحاسبي
4. برنامج محاسبي
5. القوائم المالية
6. الآلات والمعدات
7 . التعليمات
8. الموظفين
دليل الحسابات
إن أهم خطوة في تصميم النظام المحاسبي هي إعداد دليل للحسابات. وهي عبارة عن قائمة بالحسابات التي من المتوقع أن يستخدمها المشروع. هذه القائمة تحتوي على أسماء الحسابات وأرقامها. فعند تصميم دليل الحسابات يراعى عادة ترتيبها بالطريقة التي ستظهر فيها الحسابات في القوائم المالية التي تعتبر مخرجات، مع التركيز في تصميم دليل الحسابات على اعتماد المشروع أو البرنامج المعين كوحدة تكلفة أساسية مما سهل إخراج التقارير الخاصة بكل مشروع، ولتسهل استخدام الحسابات والمعلومات يفضل ترقيم هذه الحسابات بطريقة يسهل مع الوقت تذكرها. ومن أسهل الطرق استخداما هي ترقيم الحسابات حسب ظهورها في القوائم المالية مما يعني انه يتم ترقيم الأصول أولا ثم الالتزامات وهكذا.
المستندات
1. مستند القبض
ويعد لإثبات المبالغ المقبوضة نقدا أو بشيكات ويجب أن يكون مرقما بشكل متسلسل وظاهرا على السند.
2. مستند الصرف
يعد هذا المستند لإثبات المبالغ المدفوعة من نظام الطاقم للأطراف الأخرى ويجب أن يكون مرقما بشكل متسلسل وظاهرا على القيد.
المقبوضات
أ. كل دخل أو إيراد للهيئة يجب أن يكتب به سند قبض.
ب. كل شخص يستلم دفتر سندات قبض يجب أن يمضي على استلامه على أن يشمل أرقام المستندات الموجودة بداخله.
ج. أي خطأ في سند القبض يجب إلغائه وحفظه في ملف وعدم تمزيقه.
الجزء الثاني
إدارة النقد لدى البنوك
الهدف :
يهدف هذا الجزء إلى شرح سياسات و إجراءات التعامل مع صندوق المصاريف النثرية و حسابات البنوك في الهيئة. إتباع هذه السياسات و الإجراءات هي لضمان أن أرصدة النقد في الصندوق و حسابات البنوك و جميع المعاملات الحسابية معها تتم وفق الأسس و المعايير الهادفة لوجود صلاحيات إدارية و مالية، و ضمان سلامة الموجودات و البيانات، بالإضافة إلى التأكيد أن التبويب و التصنيف و استخراج البيانات المالية يتم بالشكل الصحيح . إن تطبيق هذه السياسات و الإجراءات سوف تضمن وجود إجراءات ضبط داخلي بهدف ضمان استخدام النقد في الهيئة بشكل متوافق مع أهدافها و نشاطاتها .
سياسات و إجراءات النقد لدى البنوك :
الأشخاص المخولون بالتوقيع :
· يتوجب توقيع مفوضين اثنين أو ثلاثة على أي شيك أو حوالة مالية من الهيئة وفقاً لحدود الصلاحيات المعتمدة في الهيئة على أن يتم تحديد المفوضين بالتوقيع من قبل أعلى هيئة بالمؤسسة.
· صلاحية التحويل من حساب بنكي إلى آخر خاص بالهيئة يتم تفويضها إلى مدير الهيئة مع مسؤولي الحسابات.
· يتم إعلام البنوك في نفس اليوم على أي تعديل يحصل على الأشخاص المخولين بالتوقيع و حدود صلاحيات التوقيع لكل فئة من التواقيع، و نماذج على التواقيع الجديدة .
· يتم الاحتفاظ لدى مسؤول الحسابات بقائمة مصدقة تحتوي على أسماء الأشخاص المخولين بالتوقيع و نموذج توقيع كل منهم .
· يتم ربط المبالغ الزائدة عن احتياج الهيئة الشهري في حسابات ودائع مربوطة لأجل و لدى البنك .
فتح حساب بنكي جديد :
أ. كافة حسابات الهيئة يجب أن تكون تحت اسمها الرسمي، تورد جميع أموال الهيئة إلى هذه الحسابات الخاصة .
ب. يتم فتح حسابات بنكية خاصة جديدة بناءً على احتياجات الهيئة و ضمان الحصول على أفضل الشروط و ذلك بتوصية مسؤول الحسابات و موافقة المدير العام، عادة تفتح الحسابات الجديدة لأغراض إيداع منح خاصة بمشاريع معينة فيها، و لضمان عدم اختلاطها بأموال المشاريع الأخرى.
ت. يحبذ عدم كشف الحسابات البنكية للهيئة إلا في حالات الضرورة القصوى، و بموافقة مسبقة من المدير العام .
ث. على مسؤول الحسابات متابعة ترتيب الحسابات البنكية. بما في ذلك العمل على تغطية أي حسابات مكشوفة من حساب بنكي آخر غير مقيد لمشروع محدد .
إغلاق حساب بنكي :
أ. يتم إغلاق أي حساب بنكي إذا كان رصيده صفر أو لا يوجد عليه حركة لمدة تزيد على ثلاثة أشهر أو بعد انتهاء عقد المنحة إذا كان الحساب خاصاً بمنحة محددة، إلا إذا كانت هنالك مبررات كافية لإبقاء هذا الحسـاب مفتوحـاً .
ب. عملية إغلاق حساب بنكي تكون مبنية على توصية مسؤول الحسابات و بموافقة المدير العام . يتم توثيق موافقة المدير العام على إغلاق حساب بنكي من خلال التوقيع على رسالة تطلب من البنك إغلاق الحساب .
ت. على مسؤول الحسابات تسليم جميع الشيكات غير المستعملة الخاصة بالحساب المراد إغلاقه إلى البنك في تاريخ إغلاق الحساب مع توثيق ذلك .
تعليمات المقبوضات النقدية :
· يتم قبض أي أموال ( نقدا، شيكات أو حوالات ) بموجب سندات قبض أصولية متسلسلة الأرقام.
· يتم إيداع جميع المقبوضات المستلمة في حساب الهيئة في البنوك في نفس اليوم .
· يتم الاحتفاظ بدفاتر سندات القبض المتسلسلة غير المستعملة لدى مسؤول الحسابات، و يتم إعطاء دفتر سندات قبض واحد للشخص الذي يفوضه المدير العام في عملية القبض النقدي من نشاطات الهيئة، إذا وجدت ضرورة لذلك .
الدفع النقدي بالشيكات و إجراءات توقيع الشيكات :
أ. يتم دفع أي مبلغ يزيد عن 20 دولار أمريكياً بشيك أو حوالة بنكية إلى حساب المستفيد، مع مراعاة ما جاء في البنود أعلاه .
ب. يتم تحضير الشيك من قبل مسؤول الحسابات، بعد استكمال كافة الإجراءات و توفير جميع الوثائق المطلوبة وفقاً للتشريعات المرعية و يكون الشيك محدداً لحساب المستفيد الأول .
ت. يتم استخدام دفاتر شيكات تتكون من نسختين و تحتوي على سند صرف لذلك للاحتفاظ بنسخة عن الشيك لدى مسؤول الحسابات .
ث. يتم توقيع الشيك أو/ و سند الصرف أولاً من قبل مسؤول الحسابات بعد تحقيق كافة الوثائق المعززة و توقيعها، و التأكد أنه تم إتباع تعليمات المؤسسة في عملية الشراء أو تقديم الخدمة التي سيتم دفعها بهذا الشيك .
ج. بعد توقيع الشيك و الوثائق المتعلقة به من قبل مسؤول الحسابات، يرسل الشيك و تلك الوثائق إلى الشخص و الأشخاص الآخرين المخولين بالتوقيع وفقاً للتعليمات .
ح. قبل التوقيع على الشيك يتم مراجعة الوثائق المعززة للشيك و التأكد أنها تمت وفقاً لتعليمات المؤسسة و أنها موقعة من قبل الأشخاص المخولين لذلك .
وقف صرف الشيك :
من الممكن إصدار قرار بتوقيف صرف شيك، في حالة وجود طلب إيقاف خطي من المستفيد من الشيك في حالة فقدانه أو تلفه. يتم إصدار شيك جديد بعد فترة شهر من الحصول على تعزيز من البنك خاص بعملية الإيقاف .
تعليمات السلف :
أ. يتم إعطاء سلفة لأي موظف من موظفي الهيئة و ذلك لتغطية مصاريف محددة سوف يدفعها الموظف خلال السفر أو التنقل لأغراض عمل يخص الهيئة .
ب. تكون حدود صلاحيات الموافقة على إعطاء السلف للموظفين وفقاً لحدود صلاحيات المشتريات المبينة في هذه التعليمات .
ت. يوقع الموظف الذي يستلم هذه السلفة في حساب خاص و تعتبر كذمة لحدود صلاحيات المشتريات المبينة هذه التعليمات .
ث. على الموظف الذي يحصل على سلفة أن يقدم كشف بالمصاريف الفعلية التي أنفقها من السلفة معززاً بالمستندات الرسمية .
ج. يتم اعتماد هذه المصاريف من المستوى الإداري المناسب في الهيئة وفقاً لحدود صلاحيات المشتريات و يتم تسوية حساب السلفة مع الموظف بعد اعتماد تلك المصاريف .
سلف أخرى :
أ. لا يجوز إعطاء أي موظف سلفة شخصية من صندوق الهيئة .
ب. يجوز إعطاء الموظف المسئول عن المشتريات النثرية مبلغ تحت الحساب للقيام بمشتريات تخص الهيئة من صندوق المصاريف النثرية بعد توقيع المستلم على مستند خاص بذلك، يتم تسويته بعد إتمام عملية الشراء و تسليم الفواتير و الوثائق المعززة لعملية الشراء .
ت. يتم إتباع نفس تعليمات صندوق المصاريف النثرية في عملية الدفع النقدي الخاص بالسلفة المبينة أعلاه .
الأمانات و التأمينات :
1. تمثـل الأمانات مبالغ مقبوضة أو متقطعة كوديعة تحفظ لحساب مستحقيها لصرفها على نشاط معين أو غاية محددة .
2. تمثل التأمينات مبالغ يدفعها أشخاص أو مؤسسات للهيئة لضمان حقوق الهيئة بذمة الغير و هي تخضع في قبضتها و صرفها للأحكام المحددة في هذه التعليمات .
نظام إعداد التسويات البنكية :
أ. يتـم استخدام نموذج محــدد لإعـداد التسـويات البنكية بحيث يحتوي على اسم و عنوان البنك و رقم الحساب .
ب. يتم تحضير تسويات بنكية لكل حساب من حسابات البنوك الخاصة بالهيئة من قبل مسؤول الحسابات .
ت. يتم تحضير التسويات البنكية على الأقل مرة بالشهر خلال عشرة أيام من انتهاء الشهر .
ث. في حالة الحسابات البنكية التي تزيد عدد الحركات الأسبوعية عليها عن 40 حركة أسبوعياً يتم إعداد تسويات بنكية أسبوعياً لتلك الحسابات .
ج. يتم مراجعة و توقيع جميع التسويات البنكية من قبل المدير العام .
ح. في حالة وجود مبالغ عالقة في التسويات البنكية لفترة تزيد عن شهر، يتم متابعة هذه المبالغ من قبل مسؤول الحسابات لاتخاذ الإجراءات اللازمة لتحديد سبب ذلك. في حالة بقاء المبالغ عالقة لفترة تزيد عن ثلاثة أشهر، يتم إبلاغ المدير العام لاتخاذ الإجراءات الضرورية