مشاركة: مهام المحاسب
توجيه القيود المحاسبية
الموافقة على القيود الخاصة بالتسويات الحسابية وذلك ضمن حدود الصلاحيات المعطاة له.
مراجعة القيود المحاسبية المحضرة من قبل المحاسبين والتأكد من وجود المستندات الثبوتية لها ومن صحة وقانونية القيد سواء القيود الموجهة إلى الحسابات المالية أو الموجهة إلى الحسابات الإدراية حسب نظم الموازنة التقديرية.
الأصول الثابتة
التأكد من اشتراك دائرة الشئون المالية فى الجرد الدوري بما فيه التحقق من سلامة الموجودات الثابتة.
مراجعة بطاقات الموجودات الثابتة والتأكد من احتساب الاستهلاك بشكل صحيح وأعطاء التعلميات لتعديل معدلات الاستهلاك حيث يطرأ ما يوجب التعديل.
التأكد من اشتراك الدائرة المالية فى الجردات الدورية للموجودات الثابتة والأصناف المخزونة ومن كفاية المخصصات والاستدراكات ومن سلامة الاحتياطات المتخذة لحماية أموال الشركة.
المحافظة على أصول وممتلكات الشركة من خلال مراقبة بياناتها بالدفاتر والسجلات وإجراء الجرد الدوري والمفاجئ عليها.
إتخاذ إجراءات التأمين علىاموال وممتلكات الشركة ضد المخاطر المختلفة وكذلك التامين على أمناء وأرباب العهد النقدية وما فى حكمها.
الأجور
مراجعة كشوف الرواتب والأجور ومستحقات الموظفين والاشراف على إجراءات صرفها نقداً بواسطة أمين الصندوق أو بواسطة التحويل إلى البنوك.
تدقيق جداول الرواتب والأجور شهرياً والتأكد من صحة احتساب الإضافات والحسومات على مستحقات الموظفين والعمال وإدخال أية تعديلات فى وضع الموظفين والعمال على ملفاتهم فى الكمبيوتر.
المشتريات
التأكد من تطبيق الشروط المالية للتعاقد أو الشراء الخارجي سواء فى العقود أو فى أوامر الشراء ولدي استلام الأصناف أو الخدمات.
التأكد من تطبيق الشروط المالية للتعاقد والشراء سواء فى العقود أو فى أوامر الشراء.
استلام وتحليل وتصنيف الاحتياجات المادية من كافة الدوائر والشركات التابعة والمشاريع المستقلة بموجب نظام تخطيط الاحتياجات يشمل نماذج موحدة تصله فى موعد محدد وتشمل توزيع الاحتياجات على الشهور أو الفترات المناسبة.
القيام بالاتصالات المبدئية واستدراج العروض وفق نماذج موحدة وشاملة كل النقاط والشروط المتعلقة بالسعر والشحن والتسليم.
الاشتراك فى عضوية أو رئاسة لجان البت فى عقود الشراء وتقديم التحاليل والتوصيات بخصوص تأمين أفضل الشروط وضمان التسليم فى الوقت المناسب للشركة الأم أو الشركات التابعة او المشتركة فى صفقات الشراء الموحد بما فيه مميزات التعاقد على التوريد المباشر لكل شركة على حده ومميزات التوريد على دفعات ضمن عقد واحد.
تدقيق صحة الاستلام حسب الشروط التعاقد وتدقيق وتوقيع طلبات الدفع أو التحويل فى حالة كون الاستلام فى المخازن المركزية التابعة للشركة الأم والاشراف والتأكد من الاستلام والتدقيق والتوقيع على الاستلام من قبل المخولين بالاستلام فى مخازن الشركات المتضامنة مع الشركة الأم فى عمليات الشراء الموحد.
تنظيم وتطوير نظام الشراء والتخزين بكافة مراحله وخطوات تنفيذه لتأمين الاحتياجا بشكل عملي واقتصادي بما فيه الاحتياجات الطارئة والمستعجلة مثل اشتراط المرونة فى التعاقد على التوريد ومثل توريد كميات محدودة فى الحالات الطارئة والمستعجلة عن طريق التلكس أو الفاكس وشحنها عن طريق الطيران ومثل دراسة وتحليل تكاليف التخزين وتجميد الأموال وبالتالي تقصير المسافة بين تاريخ الاستلام والدفع من جهة وبين تاريخ الاستخدام من جهة أخري.
دراسة تنظيم عمليات التبادل والتكامل بين الشركات التابعة مثل أن تتولي الشركات التجارية المحلية التابعة للشركة الأم الاستيراد بعد الحصول على توكيل حصري لتسويق المواد التي تحتاجها مجموعة الشركات التابعة ومثل تشجيع الشركات الصناعية التابعة على تصنيع هذه المواد بتكاليف أقل من سعر الاستيراد ومثل توحيد التخزين بالنسبة للشركات القائمة فى منطقة واحدة.
الاستعانة بدائرة الدراسات وتقديم المعلومات اللازمة لها لغرض دراسة وتحليل التكاليف المشار إليها ودراسة تحليل العرض والطلب على المدي القصير والطويل.
الاستفادة من مكاتب الشركة فى الخارج والتابعة لدائرة العمليات الخارجية فى كل ما يتعلق بالشراء والتوريد من نفس المنطقة واقتراح تعيين مندوب مشتريات من قبله فى ذلك المكتب إذا كان هذا الإجراء فائدة عملية
الضرائب
تسهيل مهمة المراجع الخاجري ومندوبي مصلحة الضرائب.
التأكد من تطبيق قوانين الضرائب والتأمينات فيما له علاقة باعمال الشركة.
الموردين
المبيعات
العملاء
بيان بالسقوف الإئتمانية المعتمدة من العضو المنتدب للموزعين والعملاء المتعاملين مع الشركة.
الاحتفاظ بقائمة الأسعار المعتمدة ومراعاة تحديثها مع كل تغير فيها يصدر من الإدارة العليا.
إصدار فواتير المبيعات من الحاسب الآلي بعد التأكد من استكمال المستندات طبقاً لدورة إصدار فاتورة (طلب إصدار فاتورة – أمر تسليم – إذن الصرف والخروج من المخازن).
استلام أوراق القبض المقدمة من العملاء وتحرير حافظة استلام أوراق قبض وتحرير إذن قيد لأوراق القبض وإدخالها بالحاسب الالي واستخراج حافظة أوراق القبض الإجمالية وتسليمها إلى امين الخزينة بعد المراجعة.
متابعة موقف العملاء من حيث السقوف الإئتمانية وآجال الديون والتحصيل وإرسال كشوف حساب دورية للعملاء للمطابقة.
متابعة الشيكات المرتدة من العملاء واتخاذ اللازم بشأنها.
تحرير اذون قيد اليومية الخاصة بالأعمال الموكلة إليه وإدخالها بالحاسب الآلي بعد المراجعة.
مراجعة تقرير المبيعات الدوري (اليومي – أسيوعي – شهري) الصادر من إدارة المبيعات.
إمساك التقارير الدورية عن: موقف العملاء وموقف التحصيل وأوراق القبض والشيكات المرتدة.
مراقبة تحصيل مديونيات العملاء والمدينون الآخرون.
الصندوق
صرف المدفوعات النقدية أو بواسطة الشيكات وفقاً لأوامر الدفع بما فيها سندات الصرف النقدي أو بواسطة شيك أو سندات الصرف النثرية بعد التأكد من صحتة المستندات المرفقة ومن وجود الموافقة اللازمة وفقاً للصلاحيات الإدارية والمالية المعمول بها.
صرف الرواتب والأجور للموظفين فى الأوقات المحددة وفقاً للمستندات الثبوتية الواردة من قسم المحاسبة.
استلام النقد والشيكات الواردة لدي كل عملية تحصيل وإصدار سندات قبض بها.
متابعة أعمال التحصيل يومياً واستلام النقد والشيكات المحصلة من المحصل.
سحب وإيداع النقد فى البنوك حسب الإجراءات المتبعة بهذا الخصوص.
مطابقة أرصدة الصندوق فى نهاية كل يوم.
الاحتفاظ بسجلات وملفات منتظمة وكاملة للمستندات الثبوتية المتعلقة بحركة الصندوق.
تحضير تقرير يومي بحركة الصندوق والبنوك وتقديمه إلى المدير المالي.
استلام بيانات الصندوق من أمين الصندوق يومياً والتأكد من دقة قيود حركة الصندوق ومن صحة المستندات المعنية بحركة القبض والصرف.
استلام النقدية والشيكات الواردة إلى الشركة.
استلام أوراق القبض الواردة من الحسابات وحافظة الإيداع بالبنك للتحصيل.
إمساك كشف حركة النقدية اليومي وكشف حركة الشيكات اليومي من واقع أذون الصرف وأذون التوريد وحوافظ الإيداع.
الاحتفاظ بخطابات الضمان الصادرة من الغير لصالح الشركة.
البنوك
الموافقة على فتح الاعتمادات المستندية أو دفع أية مبالغ عدا المشتريات من صناديق نثرية وذلك فى حدود الصلاحيات المعطاة له حسب لائحة الصلاحيات.
مراجعة كشوفات التسوية الخاصة بالبنوك شهرياً والأرصدة المتوفرة فى نهاية الشهر ووضع ملاحظاته ومن ثم رفعها إلى المدير المالي لاتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها.
إعداد كشوف التسوية الخاصة بالبنوك شهرياً وإظهار الفروقات (إن وجدت) وإعلام المدير المالي للمراجعة بشأنها وتحضير قيود التسوية اللازمة.
الإشراف على عمليات إصدار سندات الصرف وتحضير الشيكات المتعلقة بها بعد التأكد من صحة المستندات المرفقة ومتابعة الحصول على التواقيع اللازمة علي الشيكات وفقاً للصلاحيات المعمول بها.
متابعة حسابات البنوك من خلال الحاسب الآلي وتقديم بيان الأرصدة اليومية إلى رئيس الحسابات.
تحرير أذون توريد شيكات وأذون صرف الشيكات بعد مراجعة المستندات الدالة على التوريد أو الصرف.
تحرير الشيكات الصادرة بعد الحصول على الموافقة على الصرف من السلطة المختصة.
العلاقات الطيبة مع البنوك لتسهيل العمل.
أجزاء كشف التسوية لكشوف الحسابات الشهرية الواردة من البنوك ومتابعة الفروق بين كشف الحساب والدفاتر أو مخرجات الحاسب الآلي.
إمساك سجل خطابات الضمان الصادرة من الغير لصالح الشركة والتأكد من حفظها بخزينة الشركة ومتابعة مواعيد سريانها.
الاحتفاظ بصورة من خطابات الضمان الصادرة لصالح الغير وقيدها بسجل خاص بها ومتابعة تجديدها وإلغائها.
إمساك طلب فتح الاعتمادات المستندية ومراجعة المستندات اللازمة لفتح الاعتماد حتي وصول مستندات الشحن وإقفال الاعتماد.
إمساك التكلفة الاستيرادية للمشتريات من خلال الاعتمادات المستندية وفواتير المستخلص.
تحرير اذون قيد اليومية اللازمة لكافة الأعمال المكلف بها وبعد اعتماده يتولي إدخاله ببرنامج الحاسب الآلي.
إمساك التقرير الدوري عن خطابات الضمان والاعتمادات المستندية وتسليمه إلى رئيس الحسابات أو المدير المالي حسب الأحوال.
المخازن
الرقابة على حسابات المواد والأصناف ومتابعتها أولاً بأول والتأكد من صلاحية الصرف والاستلام من قبل الأشخاص المعنيين.
التأكد من رصيد أول العام المالي وتعديل الرصيد طبقاً للجرد الفعلي فى نهاية العام السابق.
مراجعة الأصناف الواردة للمخازن وإدخال بياناتها على الحاسب الآلي من خلال طلب الشراء ومحاضر الفحص والاستلام وأذون الصرف والخروج من المخازن بعد مطابقة المستندات ومراجعتها.
مراجعة الأصناف المنصرفة من المخازن على المستندات الدالة على الصرف طبقاً للدورة المستندية للمبيعات والمخازن وإدخال بياناتها على الحاسب الآلي.
إتباع سياسة التسعير بالشركة لكل نوع من الأصناف بالمخزن (خامات – قطع غيار – منتج تام ...) تاريخياً بعد كل خصم أو إضافة.
مراجعة البيانات الخاصة بتكلفة المنتج التام والواردة من قسم التكاليف وإثباتها ببرنامج الحاسب الآلي.
الاشتراك فى الجرد الدوري للمخازن والجرد السنوي والمطابقة الشهرية بين مخرجات الكمبيوتر وكارت المخازن المحفوظ بالمخازن.
تقييم المخزون فى نهاية العام طبقاً للجرد الفعلي وتقديم تقرير عن الفروق إلى مدير الشئون المالية.
مسئول عن بيان بالكميات المتواجدة من المنتج التام عند طلبه من إدارة المبيعات أو الإدارة المالية.
مراجعة البيانات الواردة من فروع الشركة وتوزيعها على الإدارة المالية حسب الاختصاص.
إمساك التقارير الدورية المطلوبة للإدارة العليا لتقديمها إلى مدير الشئون المالية
التكاليف
الإشراف على إعداد بيانات محاسبة تكاليف المنتجات والتأكد من صحة الأرقام والتحاليل الواردة فيها ومن أنها أعدت وفقاً للدورة التكاليفية المعتمدة.
التقارير الدورية
الإشراف على تحضير التقارير المالية من قبل الأقسام التابعة له ووضع ملاحظاته عليها والتأكد من ان التقارير المالية يتم توزيعها بالأوقات المحددة والإجابة عن أية استفسارات عن محتوياتها.
الإشراف على تحضير تقارير الرقابة على مصروفات وإيرادات الدوائر حسب نظام الموزانات التقديرية ومناقستها مع مديري الدوائر قبل رفعها إلى المدير العام.
الإشراف على عمليات جمع وتوحيد الحسابات والتقارير المالية الدورية بين الشركة الأم والشركات التابعة لها.
الإشراف على تحضير تقارير الرقابة الدوية حسب نظام الموزانات التقديرية وتوزيعها على مدراء الدوائر ورؤساء الأقسام بعد وضع ملاحظات مدير الشئون المالية عليها والإجابة عن أية استفسارات أو اعتراضات تطرأ من قبل مدراء الدوائر كل بالنسبة لدائرته.
تحضير التقارير المالية والحسابية المطلوبة فى نهاية كل شهر ورفعها إلى مدير الشئون المالية لمراجعتها ومن ثم توزيعها على مدراء الدوائر ورؤساء الأقسام حسب ما يخص كل منهم.
تقديم التقارير والبيانات المقارنة فى المواعيد المحددة.
تصميم البيانات والتقارير الدورية والشهرية والسنوية اللازمة لغرض الإشراف الفعال من قبل الإدارة المالية والإدارة العليا للمجموعة على كافة الشركات التابعة والمشاريع والاستثمارات على أن تتم مناقشة واعتماد نظام التقارير من قبل مدير الشئون المالية وعلى أن يتم تحديد خط سير هذه البيانات والمسئولية عن كل خطوة من المنبع (محاسب كل شركة) إلى المصب (الإدارة العامة للشركة الأم) وعلى أن يشمل البيانات اللازمة فى مرحلتي التخطيط والرقابة.
استلام التقارير الشهرية من قسم المحاسبة والتي تضم النتائج الفعلية.
إعداد بيانات شهرية مقارنة إعطاء صورة تفصيلية وإجمالية عن سير العمل بموجب الخطة والتي على أساسها يتم مقارنة النتائج الفعلية مع تلك المقدرة.
تحضير التحاليل المالية والدراسات المالية الخاصة التي يطلبها منه المدير المالي.
الإشراف على إعداد موازين المراجعة والتقارير المالية الدورية ودراستها وتحليلها ورفعها للمدير المالي للموافقة ولعرضها على المدير العام.
__________________
لا الـــــــــــه إلا الله
if you fail to plan you plan to fail
كلنا نملك القدرة علي إنجاز ما نريد و تحقيق ما نستحق
محمد عبد الحكيم