مشاركة: نصائح من أكبر رجال الاعمال
نصائح من مايكل غرير للنجاح في ادارة المشاريع
Michael Greer
تعتبر إدارة المشاريع في أيامنا هذه من المواضيع الهامة التي يجب البحث بها والعمل على تطبيقها بشكل فعال وجيد من أجل ضمان نجاح أي نوع من أنواع المشاريع، فالإدارة الناجحة = عملاً ناجحاً
يقدم لنامايكل غرير فيما يلي مجموعة من النقاط التي يترتب على مدراء المشاريع مراعاتها لضمان نجاح مشاريعهم.
يجب أن يركز مدير المشروع على ثلاثة أبعاد هامة في نجاح المشروع:
عليهم أنيعرّفوانجاح المشروع ببساطة على أنه إتمام جميع معطيات المشروع في الوقت المحدد،ضمن ميزانية محددة، على مستوى من الجودة مقبولة لدى المساهمين والقائمينعلى المشروع على حد سواء. يجب أن يبقي مدير المشروع اهتمام الفريق مركزاًعلى هذه الأهداف الثلاث الأساسية.
إذا ضمن مدير المشروع تفعيل العناصر الثلاث التي يقوم عليها أي مشروع بشكل ناجح ضمن نجاح مشروعه
الميزانية، الجودة ، والتسليم في الوقت المحدد الوقت المحدد
<!--[if !supportLineBreakNewLine]-->
<!--[endif]-->
التخطيط هو كل شيء:
تتفق جميعآراءالباحثين والعاملين في إدارة المشاريع على أمر واحد وهو أن أهم الفعالياتالتي يجب أن يقوم بها مدير المشروع التخطيط؛ فالمخططات التنظيمية المفصلةومخططات مشاركة الفرق تعتبر الأساس الوحيد لنجاح لمشروع. وعندما تتفقأحداث العالم على تغيير الخطة، يتوجب على مدير المشروع القيام بوضع أخرىجديدة تعكس التغييرات الحاصلة. لذلك يجب أن يكون التخطيط وإعادة التخطيطهما منهج حياة مدير المشروع.
<!--[if !supportLineBreakNewLine]-->
<!--[endif]-->
يجب أن يشعر مدراء المشاريع أن " الأمر مستعجل " وينقلوا هذا الشعور إلى أفراد فرق العمل لديهم:
لأن المشاريععبارة عن محاولات أو عمليات محددة بوقت وميزانية وموارد أخرى متاحة. يجبأن تكون عمليات إنجاز المشاريع في تقدم مطّرد نحو الإنهاء. وحيث أن أفرادفرق العمل لديهم الكثير من الأولويات التي قد تشغلهم، لذلك يتوجب على مديرالمشروع أن يحتفظ باهتمامهم مركزاً على معطيات المشروع ووقت التسليم . هنايمكننا اعتبار التذكير، والتحري المستمر للوضع، والاجتماعات المنتظمة منالأمور الأساسية.
المشاريع الناجحة تستخدم نموذجاً لدورة حياة مشروع ناجح:
نحن نعلمما الذي يفيد.. يمكن أن تساعد النماذج مثل نموذج ISD القياسي، وغيره منالنماذج في التأكد من أن أفضل المقاييس الاحترافية والممارسات موجودة ضمنمخططات مشاريعنا . هذه النماذج لا تدعم الجودة فحسب، بل تساعد في التخفيفمن عمليات الإعادة في العمل. فعندما يستدعي ضغط الوقت والميزانية إجراءاقتطاعات معينة ، يكون مدير المشروع هو صاحب القرار في تحديد دورة حياةالمشروع الأفضل بالنسبة للعمل، وبالتالي ضرورة هذه الاقتطاعات وأين يمكنأن تُطبَّق.
تجب رؤية ومراجعة جميع معطيات المشروع وفعالياته بتفاصيل واضحة:
باختصار يجبأن يضع مدير المشروع وفرق العمل لديه صورة ملموسة وواضحة لمعطيات المشروعفي شكلها النهائي. يجب أن تكون هذه الصورة واضحة في ذهن كل من له علاقةبالمشروع، بحيث يكون مسار جميع الجهود والمحاولات في اتجاه واحد. تجنبالوصف الغامض تجنباً تاماً. تكلم عنها، ارسمها، صورها اعمل كل ما بوسعكلتوضيحها ثم تأكد بأن الجميع موافق عليها.
يجب إنجاز معطيات المشروع بشكل تدريجي ومتتابع نحو المنتج النهائي:
بديهي أنتكونالتكلفة باهظة مالاً ووقتاً إذا ما فكرت في أسلوب القفزة الواحدة وإنجازمعطيات مشروعك كلها في آن واحد. أنجز القليل في كل وقت، احصل على مراجعاتوموافقات جزئية، وحافظ على تطور مضبوط.
تحتاج المشاريع إلى موافقات واضحة وتواقيع من القائمين على المشروع:
تعتبر نقاط التفاهمالواضحة، المقرونة بتواقيع القائمين على المشروع والمساهمين الرئيسيين فيهنقاطاً مفصلية في تطوير معطيات المشروع. الأمر ببساطة هو أن: أي فرد لديهالسلطة في أن يرفض أو يطلب مراجعة أي من معطيات المشروع بعد أن تخرجبشكلها النهائي، يجب أن تُطلب منه المراجعة والموافقة على العمل في مراحلالإعداد.
يرتبط نجاح المشروع بتحليلات عميقة لاحتياجات المشروع:
أظهرت الأبحاثأنه عندما تظهر النتائج بشكل معطيات متوافقة تماماً مع الاحتياجات المنصوصعليها في وثائق المشروع، فإن احتمال نجاح المشروع يكون كبيراً . لذلك يجبأن يصر المدراء على أن يكون هناك احتياجات عمل موثقة للمشروع قبل المضي فياستهلاك موارد التنظيم في العمل على إنجازه.
يجب أن يجاهد مدراء المشاريع من أجل الحصول على وقت كاف لإنجاز الأمور "بشكل صحيح:
في عملنا معمدراء المشاريع، غالباً ما نسمع هذه الشكوى: "نحن نمنح الوقت دائماً منأجل ‘إنهاء المشروع‘ أتمنى لو يكون الوقت الممنوح لنا هو من أجل إنجازالمشروع ‘ على الوجه الصحيح‘ بالدرجة الأولى". يجب أن يسعى مدراء المشاريعجاهدين للحصول على هذا الوقت عن طريق شرحهم للقائمين على المشروع،وللمدراء من المستوى الأعلى ما يترتب على ذلك من نتائج جيدة في خروجالمنتج النهائي بنوعية متميزة.
يجب أن تتوافق مسؤوليات المدير مع سلطة موازية لها:
ليس كافياً أنتوكل إليك مسؤولية إدارة مشروع؛ يجب أن يطالب مدراء المشاريع بسلطاتمناسبة وكافية ليتمكنوا من القيام بمسؤولياتهم على الوجه الصحيح. يجب أنيكون لديهم السلطة في الحصول على الموارد أو المشاركة بها، وأن يكونيتمتعوا بدعم الإدارة العليا.
من الضرورة بمكان أن يكون القائمون على المشروع مشاركين فاعلين في مراحل التنفيذ
طالما سيكون لهم حق تقييم المنتج النهائي للمشروع: قبوله أو رفضه
<!--[if !supportLineBreakNewLine]-->
<!--[endif]-->يجب أن يكون القائمون على المشروع والمساهمون مشاركين فاعلين في المشروع لا زبائن سلبيين:
يطالب معظمالأفرادالقائمين على المشروع والمساهمين بسلطة الموافقة على المعطيات النهائيةللمشروع إما بشكل تام أو بشكل جزئي. ولكن في مقابل هذه السلطة تأتيمسؤوليتهم في أن يكونوا مشاركين فاعلين في المراحل الأولى من المشروع (المساعدة في تحديد المعطيات النهائية) وفي فترات المراجعة، ومراحل تطورالعمل، وأن يحافظوا على استمرارية حركة العمل، وتعجيل تواصل مدراء المشروعمع الإدارات العليا ومع الفئة المستهدفة ، بالإضافة إلى المساعدة فيالحصول على الوثائق المطلوبة.
نموذجياً، يجب أن تُباع المشاريع ويعاد بيعها أيضاً:
هناك أوقاتيحتاجفيها مدراء المشاريع لأن يكونوا موظفي مبيعات أيضاً ، وذلك من أجل الحفاظعلى التزام القائمين على المشروع والمساهمين في تمويل المشروع. بمساعدةمخططات العمل، قد يحتاج مدراء المشاريع إلى تذكير الناس بشكل دوري بمايحتاجه العمل، وبأن مشاركاتهم تعتبر أساسية في تحقيق هذه الاحتياجات.
حاول أن لا تبدأ في استهلاك موارد التنظيم في المشروع قبل حصولك على توصيف موثق للمشروع بكل عناصره