مشاركة: الارتقاء بمستوى اجتماعات مجلس الإدارة
د. كيف يتم تحديد مستوى الاجتماع
هناك خمس خصائص على الأقل تحدد طبيعة اجتماع مجلس الإدارة, إذا ما تم النظر إليه على أنه نظام اجتماعي. ويمكن من خلال تلك الخصائص الرئيسية توقع نوعية شعور الأعضاء, سواء بالملل أو الغضب لضياع الوقت. ويمكن أن يتم دراسة تلك السمات دراسة مسبقة أو قياسها خلال الاجتماع, وبالتالي اتخاذ الخطوات الضرورية لانتهاج الأسلوب الذي يؤدي إلى الارتقاء بمستوى الجلسات القادمة. يمكن تحويل خمس من الخصائص التي تميز أي اجتماع من اجتماعات مجالس الإدارة إلى شكل أسئلة توجهها لنفسك:
هل الاجتماع ذو مضمون؟ ما هي الأغراض الرئيسية من الاجتماع؟ يجب أن يكون لكل اجتماع أغراضاً محددة أكثر من مجرد طرح قضيتين أو ثلاث قضايا من القضايا العادية للمناقشة وتقديم الحلول لها, حيث يلزم توضيح الموضوعات الهامة.
هل يعد مميزاً؟ هل يجب أن يكون الاجتماع مختلفاً اختلافاً تاماً إلى حد ما؟ إذا لم يكن مختلفاً هل يمكن أن يكون كذلك؟
يمكن أن يتحول نمط الاجتماعات ليصبح مناسبات مثيرة تعلق في الأذهان عن طريق اختلاف شكل الاجتماعات, وكسر حدة السكون الذي تتميز به محاضر الاجتماعات. تختلف الظروف الحالية بشدة, حيث ارتفع مستوى التفاعل بين المنظمات غير الربحية. وينعكس ذلك في اعتماد تلك المنظمات على بعضها البعض بالإضافة إلى عدم الاستقرار. وينتج عن ذلك التغير المستمر في مفاهيم وثقافة مجالس الإدارة المنظمات غير الربحية. ويجب أن تراعى اجتماعات مجالس الإدارة المشاكل التي تظهر حديثاً, إلى جانب التغيرات التي تطرأ على الاحتياجات الأساسية, والمنافسة على وقت الأعضاء, والتركيب المعقد الخاص بالمؤسسات غير الربحية. لذلك يجب عند الاستعداد للاجتماع تحديد المسائل المميزة التي تستحق العرض بدون التحول عن غرض الاجتماع الأساسي.
هل يعد مفيداً؟ هل سيكون الاجتماع مفيداً لجميع أو غالبية المشاركين؟
يمكن اتباع أحد أسلوبين لتحديد المزايا والفوائد:
- أن يكون الاجتماع في حد ذاته هو محور الاهتمام بحيث يصبح الجميع مرؤوسين ويقومون بالتعاون لتحقيق الغرض من الاجتماع, واعتباره سبباً لمشاركة الأفراد, وبالتالي فهو أهم من الحاضرين كأفراد.
- الشخص هو محور الاهتمام, وهي وجهة النظر المقابلة. ويكون الأعضاء أهم من الاجتماع.
يتم الإعداد والتخطيط في الوضع الأول بحيث تسير الخطوات من أعلى إلى أسفل. ويجب على الحاضرين الالتزام بجدول الأعمال. في حين تصدر الأفكار عن الأفراد في الوضع الذي ينصب الاهتمام فيه على الحاضرين. ويتم تبادل الأفكار ودراسة الحلول أو الخطط حتى يرضى جميع الحاضرين. ويتم تبادل الأفكار ودراسة الحلول أو الخطط حتى يرضى جميع الحاضرين عن أحد تلك الحلول أو الخطط, أو على الأقل تكون مقبولة لديهم. ومن النادر اتباع أسلوب الحصول على أصوات الأغلبية بحيث يفرض الرأي على الأقلية, بل يجب أن يستفيد الاجتماع الجيد من ميزة التبادلية.
مفتوح؟ هل الاجتماع مفتوح أمام الأفكار الجديدة, والمواقف, وأساليب التنفيذ, أم أنه معد بالفعل, وموجه في ناحية محددة مسبقاً, ومغلق وغير مرن؟ عبر سير كارل بوبر عن المجتمع الحر بأنه " مجتمع مفتوح" حيث يتمكن الجميع من توجيه النقد الفعّال للسلطات. ويستشهد بوبر بعبارة برسلز: " بالرغم من أن عدداً محدوداً من الأشخاص هم الذين يرسمون السياسات, إلا أننا جميعاً يمكن أن نحكم عليها".
يمكن أن تجيب مواصفات الاجتماع التي حددها بوبر على السؤال التالي: هل يسمح الاجتماع بطرح الأفكار, والمفاهيم الجديدة, واستعراض جهود جميع الأعضاء, أم أنه يتبع أسلوباً منغلقاً وثابتاً لا يتغير ولا يتطور؟ يعتبر النظام المفتوح أسلوباً غير عادي بالنسبة لمن يحضرون الاجتماعات, بل ويصعب عليهم قبوله حيث يمكن أن تصبح حدود الغرض من الاجتماع ومحور الاهتمام والبرنامج غير واضحة, وغير منظمة عندما يفتقر الاجتماع للحزم. كما أنه يمكن أن يثير بعض الأعضاء قضايا تتعارض مع الأفكار التقليدية الخاصة بمنطق الحاضرين, أو خط الاجتماعات السابقة.
التطور؟ هل سيدرس الاجتماع الإجراءات الواجب اتخاذها للأحداث القادمة طبقاً للترتيب المتوالى الذي وضعت به؟
يوفر اجتماع مجلس الإدارة الجيد المسار البديل للأحداث القادمة, ويعبر عن أسلوب التفكير في المستقبل, حيث يعتمد التقدم على كل من الظروف والطموح.
إن النشر الدوري لتواريخ انعقاد الاجتماعات الرسمية مصحوباً ببنود لجدول الأعمال القادم هو أحد الأساليب التي اتبعتها من أجل إضفاء جو الانفتاح على الاجتماع, لدفع حركة اتخاذ القرار أو دراسة الموضوعات المختلفة. يجب التذكير بالغرض من عقد الاجتماعات الحالية والتالية من خلال بعض الطرق, مثل نشر تواريخ انعقاد اجتماعات مجالس الإدارة على أن تتضمن تواريخ اجتماعات اللجان بانتظام (مرتين أو ثلاث سنوياً). توضح التواريخ بنود جدول الأعمال المتفق عليها, والمطلوبة بشكل روتيني طبقاً للنظام الأساسي, أو القوانين أو بحكم العادة وذلك بالنسبة للاجتماعات القادمة. يمكن أن تتضمن جداول الأعمال المتفق عليها بنوداً ثابتة مثل الموافقة على الميزانية, والموافقة على زيادة رأس المال, وانتخاب الأعضاء, والإجراءات التنظيمية الأخرى. ويساعد ذلك على تنبيه الأعضاء عند ظهور بنود جدول الأعمال الهامة لدراستها. وتساعد مثل هذه المعلومات على أن يخطط الأعضاء لحضور الاجتماعات التي تتضمن نقاطاً هامة بالنسبة لهم.
تعتبر تلك الخصائص الخمس مفيدة في قياس مستوى اجتماعات مجلس الإدارة. ويمكن تحسين مستوى الاجتماعات إذا كان الغرض منها واضحاً, وكانت متميزة ومفيدة, بالإضافة إلى الانفتاح والتطور.
__________________
لا الـــــــــــه إلا الله
if you fail to plan you plan to fail
كلنا نملك القدرة علي إنجاز ما نريد و تحقيق ما نستحق
محمد عبد الحكيم