مشاركة: إجراءات الجرد المنفذة للبضاعة نهاية العام عادة تتم علي ثلاثة مراحل :
أثنــاء الجــرد :
(1) حدد وسجل مايلي :
ـ آخـر إستلام بضـاعة .
ـ آخـر سند لإخراج بضاعة .
ـ آخــر طلب شـراء بضـاعة .
ـ آخــر فاتورة بيع ( نقدي & آجـل ) .
ـ آخــر سند تحويل من وإلي الفرع .
ـ آخــر فواتير مبيعات يدوية " إن وجدت "
(2) تجول في مناطق تخزين البضاعة لتقييم طريقة التخزين ولتحديد المناطق التي تحتاج عناية خـاصة أثناء عملية الجـرد .
(3) تأكد من وجود رقابة مناسبة علي حركة المخزون أثناء عملية الجرد .
(4) حددوسجل أية بضـاعة متقادمة أو بطيئة الحركة للمتابعة لاحقا ولاحظ قيام فريقالجـرد بتسجيل وأخذ ملاحظات بها ، كذلك لاحظ الأصناف التي بحالة سيئة ، أوالأصناف التي يصعب تحديدها ، والأصناف المهملة والقديمة ، والأصناف التيسبق تحديدها كأصناف تالفة أو بطيئة الحركة ، كذلك تحقق من تاريخ الصلاحية .
(5) حــدد وسجل الأصناف التي يجب ألا تدخل في الجرد ، وتأكد من أنه تم إستبعادها من الحصـر (( كالأصناف المحتفظ بها لدينا للغير )) .
(6) راقب إجراءات العد والتسجيل التي يقوم بها فريق الجـرد للتحقق من إتباعهم لتعليمات الجـرد ،ويجب أن يتم ذلك دون تعطيل لعملية الجـرد، ولاحظ أن فريق الجـرد يغطي بإنتظام المخزون للتأكد من تغطيتة بالكامل من غير تجاوز أو نسيان إدراج أصنـاف ما في الجـرد .
(7) تأكد من أن كافة الأصناف التي يتم عدها يتم التأشير عليها لتجنب إعادة عدها .
(8) لاحظ الأصناف التي لايتم جـردها وأحصل علي تفسير لذلك من الإدارة .
(9) قمبإختيار عينة للجـرد ( وفقا لما هو مبين أدناه ) لمطابقتها لاحقا من كشوفتسعير البضاعة ، وتأكد من أن ورقة عمل العينة تحتوي علي المعلوماتوالبيانات التالية :
ـ رقم الصفحة في كشوف جـرد البضاعة . ـ رقــم البند . ـ الكمــية حسب بطاقة الصنف . ـ وصــــــف البنــــد .
ـ الكمية حسب جـرد التدقيق الداخلي ـ وحـــدة العـد ـ الفروقـات
ـ الحالة العامة للبند ـ تســـــوية الفـروقات
(10) قم بإختيـار العينة وفقا لما يلـي :
أ- إختر عـدة بنود هامة من الأرض وتابعها إلي كشوف الجرد.
ب - إختر عـدة بنود هامة من كشوف الجرد وتابعها إلي الأرض .
ج ـ أثناء الجـرد إختر عـدة عبوات مقفلة وتأكد من المحتوي ودون ملاحظاتك .
وفي حالة وجود فروقات في الكمية أو وصف البنود ... إلخ أطلب من الإدارة إعادة الجرد لهذه البنود .
قبـل مغادرة موقع الجـرد :
(1) قم بجولة نهائية للتأكد من أنه قد تم إدراج كافة بنود البضاعة في الجـرد .
(2) تحقق من أن كشوف الجرد قد تم تعبئتها بصورة سليمة وكاملة .
(3) حدد فيما إذا وجدت أخطاء كثيرة في عملية الجـرد ، وحدد فيما إذا كانت عملية إعادة الجـرد بشكل كامل مطلوبة من عدمه .
(4) حدد فيما إذا كان العمل المنفذ يشير إلي أن الجـرد قد تم تنفيذه حسب الأصول والتعليمات الصادرة من عدمه .