مشاركة: دورة تدريبية في إدارة المؤسسات غير الحكومية
كتابة التقارير
تساعد كتابة التقارير الواضحة في تنظيم المعلومات المجموعة، أو تلك التي جرى البحث بها سابقاً بحيث يفهمها الجميع، وبتبقى وثيقة يرجع إليها عند اللزوم.
ولكتابة التقارير السهلة والمقروءة، لا بد من اتباع الخطوات التالية:
· معرفة سبب كتابته التقارير (الخلفية)
· الاطلاع على الأمور التي بحثت (المهمة المنفذة)
· النتائج التي تخلص إليها بعد إتمام البحث.
· الاستنتاجات والنتائج
· الاقتراحات المتعلقة بما ينبغي القيام به.
التأثير على المهارات
لا بد من معرفة أن الإدارة لا تقتصر على شخص المدير، بل تشمل العاملين معه، ومن هنا تأتي أهمية حث الموظفين وتحسين قدراتهم وتفعيل طرق وأساليب أدائهم العمل بغية الحصول على أفضل النتائج.
ولبلوغ هذه الدرجة من التأثير على المهارات الخاصة بالآخرين لا بد من أمرين: القيادة – الحث والتشجيع.
القيادة:
وتشمل أن يكون الإداري:
· عادلاً وحازماً
· أن يكسب ثقة العاملين معه.
· أن يدفع الآخرين للعمل بطريقة جيدة
ولتحقيق العدالة والحزم في نفس الوقت، لا بد من اختيار الطريقة التي ستتبع لتنفيذ ذلك، كما أنه في تشجيع الآخرين كسب لثقتهم، وتمكن تدريجي من تحقيق الأهداف.
الحث والتشجيع
وهنا ينبغي معرفة ما يدفعهم إلى العمل وهو الحاجة المادية والشعور بانهم جزء من المجتمع وتحقيق الأهداف الشخصية، ويجب أن لا ننسى أن لطريقة المعاملة تأثير كبير وعميق في نفوس الآخرين، ولذلك يجب محاولة تطبيق الأمور التالية:
· إلغاء تحمل مسؤولية الأعمال على عاتق الذين سيقومون بها (أو على الأقل اشعارهم بذلك).
· منح الآخرين الحرية بان يعملوا على طريقتهم خاصة حرصاً على تفاعلهم مع المهمة.
· الاطراء والثناء على العمل، حيث ينفذ بطريقة سليمة.
· مراقبة التصرفات السيئة مثل النفور ، الاستياء ، التحرر من الوهم واللامبالاة.
· إبداء الاهتمام بالأعمال المنوطة بالموظفين والعمال، وتشجيعهم بتذكيرهم بأن ما يقومون به هو شيء مهم، ويستحقون عليه التقدير.
· الإيجابية في التصرفات، والثبات في الأعمال والقرارات.
التفويض
لتفويض الآخرين بالأعمال لا بد من تحقق الثقة بهم وتحملهم المسؤولية، مع تحديد نوع العمل المطلوب منهم، وعندما يفوض الآخرين، يجب أن تقسم الأعمال إلى مهام ثلاث:
· المهام التي يتوجب حتماً تفويضها غلى الآخرين
· المهام التي يفترض تفويضها إلى الآخرين
· المهام التي يمتلك المفوض الصلاحيته بأن يفوض غيره بها.
__________________
لا الـــــــــــه إلا الله
if you fail to plan you plan to fail
كلنا نملك القدرة علي إنجاز ما نريد و تحقيق ما نستحق
محمد عبد الحكيم