ايمان حسن

لقد تم التأكيد على النهج الذي ينبغي إتباعه من طرف المراجع الخارجي أثناء مهمته والمتمثل في المراحل الثلاث. فبعد المرحلة الأولى ( معرفة عامة حول المؤسسة ) والمرحلة الثانية ( تقييم نظام المراقبة داخلية ) ينجزه هذا الأخير حوصلة حول المؤسسة ونظامها الداخلي ويحدد بصفة نهائية برنامج تدخله. وفي هذا الصدد يجدر بنا الإشارة إلى ما يلي والتأكيد عليه :
جرت العادة أن لكل وظيفة في المنظمة استمارتها ، ومجموعة شروط مثالية تعمل هذه الأخيرة على تحقيقها وعلى المتدخل التأكد من توفرها أو عدم توفرها. إنها مجموعة أسئلة تطرح وكل ما كان الجواب عليها بنعم كل ما كان ذلك، على العموم ، مرضيا وإيجابيا. والعكس كل ما كان الجواب بلا (بالنفي) كلما كان ذلك ضعفا في المراقبة الداخلية ، مما يؤثر على الحسابات والقوائم المالية.


وسنقدم وفيما يلي استمارة نظام المراقبة الداخلية لعمليات الاستغلال، في الشركات الصناعية والتجارية ، كالتالي :
. دورة المشتريات
. الرواتب والأجور
. المخزونات ودورة الإنتاج
. دورة المبيعات
. الصندوق والبنك
. أوراق المساهمة والتوظيف المالية
. الاستثمارات

وهي استمارات انتقيت من مصادر مختلفة([1])، أهمها استمارات الشركة الوطنية للمحاسبة (SNC)سابقا. فعلى المراجع عند مراجعة مؤسسة ما إعداد:
ينبغي أن تستعمل الاستمارة كدليل بحيث تهمل الأسئلة الزائدة بالنسبة للمؤسسة الصغيرة وتضاف الأسئلة الناقصة في المؤسسة الكبيرة. وأحيانا ونتيجة للصغر أو خاصية النشاط يفضل إعداد مناسبة بكاملها وملئها.

كما يعدل برنامج المراجعة أخذا في الحسبان لهذا الضعف في حالة عدم التعديل، لكون السلبيات بسيطة ، لابد من مراجعة التطورات وذكر ذلك فيها . وإذا تبين من عمليات سبر أجريت فيما بعد أن الأجوبة تختلف ومحتوى الاستمارة ونوطات الملف الدائم وبرنامج العمل فينبغي إعادة النظر فيها ولا بد من تقديم اقتراحات للزبون ( المؤسسة ) قصدت تعديل نظامه.
سنحاول إذا تقديم استمارات عمليات الاستغلال المشار إليها سابقا ، استمارة باستمارة ، انطلاقا من الأهداف ثم الأسئلة الخاصة بكل هدف مع شرح الغاية ، عند الضرورة من السؤال.

1.4 – دورة المشتريات (Cycle des achats)

يسعى نظام المشتريات إلى تحقيق الأهداف الرئيسية التالية :

لكل هدف من الأهداف السابقة الذكر أسئلته الخاصة قصد التحقق من توفره أو عدم توفره. سنحاول عرضها مع الشرح والتبسيط ما أمكن وذلك من بالاعتماد، كما سبق أن أشرنا ، على مراجع متخصصة على رأسها وثائق الشركة الوطنية للمحاسبة (سابقا).

للتأكد من توفر الهدف الأول "كل طلبيات قد تمت حسب القواعد المتعارف عليها"يطرح المراجع أو أحد أعوانه، جملة الأسئلة التالية على موظفي المؤسسة محل المراقبة ويتلقى أجوبة ذات قدر من الصحة ، وهذا حسب الجدول (1.1.4) التالي :


الجدول (1.1.4)
وفي حالة الجواب بنعم على الأسئلة الثمانية السابقة فإن نظام المراقبة الداخلية ، فيما يخص هذا الهدف يتميز بـ:
. وجود مصلحة مستقبلة للشراء ؛
. استعمال طلبيات مرقمة مسبقا مصادق عليها ويراقب استعمالها ؛
. الشراء بأقل الأسعار والمراقبة المستقلة له ؛
. تسجيل ومتابعة الطلبيات في الانتظار.

وللتأكد من توفر الهدف "كل السلع والخدمات الحاصل عليها كانت موضوع طلبية" يطرح المراقب الأسئلة التالية وحسب الجدول (2.1.4):
وفي حالة تلقي الإجابة على الأسئلة الثمانية أعلاها بنعم فهذا يعني وجود مصلحة مستقلة للاستقبال خاص استعمال مذكرة استلام مرقمة تقريما مسبقا مؤرخة ممضاة ومراقبة . كما أن الادخالات تخضع إلى العد الفعلي .

وبنفس الطريقة يتحقق المراقب من توفر أو عدم توفر الهدف الثالث "كل فواتير الشراء عائدة إلى سلع أو خدمات تم الحصول عليها فعلا وأنها نالت الموافقة ومسجلة كما يجب" بطرحه لمجموعة أسئلة كما يظهر من الجدول (3.1.4) أسفله:
الشرح
الأسئلة
التأكد من وجود رقابة عند الوصول وتجنب تكرار الدفع بالاعتماد على نسخة طبق الأصل دون أن تكون هي الأصل.
1.3- هل تسلم الفواتير بمجرد وصولها إلى مصلحة الرسائل مباشرة إلى الأشخاص المكلفين بدفعها، ول هناك رقابة عليها عند وصولها؟
2.3- هل يفرق بين النسخة الأصلية والنسخ طبق الأصل الباقية بعبارات بمجرد وصولها وذلك تفاديا لتكرار الدفع؟
التأكد من: أن الفواتير والوثائق المرفقة بها قد درست قبل دفعها، تحميل العملية على الحسابات المناسبة ضوروي، أن فواتير الخدمات التي ليس لها مذكرات استلام مراقبة الخدمات التي ليس لها مذكرات استلام مراقبة من طرف شخص تفاديا لدفع خدمات لم تقدم للمؤسسة.
3.3- هل تراعى الإجراءات التالية عند دفع الفواتير؟
. مراعاة شروط الدفع، الأسعار والكميات الظاهرة على الفواتير ومقارنتها بالطلبيات.
. مقارنة محتوى الفواتير بمحتوى مذكرات استلام آتية من مصلحة الاستقبال مباشرة.
. تدقيق العمليات الظاهرة على المستند.
. تدقيق التحميل المحاسبي.
. الموافقة من طرف مسؤول على فواتير غير فواتير المواد واللوازم.
. تدقيق فواتير النقل بالطلبيات، فواتير البيع...
. الموافقة النهائية من طرف أشخاص مستقلين عن مصلحة الشراء أو المصلحة الطالبة.
. ذكر على كل وثيقة أن مختلف أنواع الرقابة أعلاه قد تمت فعلا.
تقدم طلبات تعويض تفصيلية مرفقة بما أمكن من الوثائق فواتير، تذكرة سفر...) مصادق عليها من طرف مسؤول المعنيين الأمر.
4.3- هل هناك إجراءات معمول بها فيما يخص نفقات النقل والتمثيل التجاري...؟
مادام أن الطلبية ومذكرة الاستلام غير مناسبة فلا بد من إجراءات خاصة بمثل هذه الحالات.
5.3- في حالة تقديم المورد السلع أو الخدمات مباشرة إلى المؤسسة، هل هناك وسيلة رقابة المورد قد تمت في نفس الفترة؟
لابد من ذكر السبب على مذكرة الاستلام ولا يوافق على دفع الفاتورة المعنية إلا بعد التأكد كتابيا أن الاحتجاج قد قدم للمورد.
6.3- هل تراقب مردودات المشتريات بحيث تجعل حسابات الموردين المعنيين مدينة بها؟
للتأكد من أن كل الخصوم مسجلة.
7.3- هل تدرس دوريا الطلبيات التي ليس لها مذكرات استلام، وكذا الفواتير دون مبررات؟
هذه المقارنة دليل على صحة اليوميات المساعدة. وتقارن الفواتير غير المدفوعة بدفتر الأستاذ. للتأكد من أن دفاتر المؤسسة تتوافق ودفاتر الموردين.
8.3- هل يعد ويراقب ميزان مراجعة الموردين، ويقارن بإجمالي الموردين شهريا على الأقل؟
9.3- هل تقارن كشوف الحسابات المرسلة من طرف الموردين بالمستندات المبررة أو بالحسابات الفردية لهم؟
وفي حالة الجواب بنعم على الأسئلة أعلاه فإن نظام المراقبة الداخلية للمشتريات يتميز بـ:
1-أن الفواتير تسلم مباشرة من مصلحة الرسائل إلى مصلحة الدفع؛
2-أن الفواتير تعامل معاملة سليمة بحيث: تدقق الأسعار؛ الكميات الحاصل عليها، مراقبة النسخ طبق الأصل، الإلغاء الفعلي (بعبارات) للفواتير المدفوعة، ملف مدروس لمذكرات استلام دون فواتير، لابد من مذكرة استلام قبل معاملة الفاتورة الموافقة لها، مقارنة دورية لحسابات الموردين الفردية بإجمالي الموردين.

أما أسئلة فحص الهدف الرابع لنظام المشتريات "كل المدفوعات مرخص بها ومسجلة كما يجب"، يجب الجدول (4.1.4)، فهي كما يلي:
تكون مميزات النظام في حالة الجواب بالإيجاب على الأسئلة أعلاه كالتالي:
. استعمال شيكات مرقمة مسبقا ومراقبة والاحتفاظ بالشيكات الملغاة في الأرشيف؛
. لابد من مستندات مبررة لكل عملية دفع، إمضائين للشيكات وأوامر الدفع؛
. الممضون مستقلون عن وظائف الشراء أو الموردين وعليهم دراسة الملف قبل الإمضاء؛
. ترسل الشيكات الممضاة من طرف شخص مستقل؛
. تلغى المستندات المبررة بعد الدفع؛
. يمنع إمضاء شيكات لحاملها؛
. مسك سجل أوراق الدفع؛
. يقارن هذا السجل دوريا (ورقة بورقة) مع دفتر الأستاذ.

2.4- الرواتب والأجور

إن الهدف الأساسي لنظام الرواتب والأجور الذي ينبغي على المراجع تدقيقه هو أن "التكاليف العائدة لمستخدمي المؤسسة لكل دورة من الدورات المحاسبية المعنية مسجلة كما يجب".
ولتدقيقه لابد من ملء الاستمارة العائدة لذلك من استمارات المراقبة الداخلية أي الإجابة على الأسئلة الآتية الظاهرة في الجدول (1.2.4):

__________________