هشام حلمي شلبي

العلاقة بين التقارير والسجلات

السجلات ما هي إلا مخازن للمعلومات والبيانات التي تتعلق بالأحداث والوقائع التي تمر بها الوحدة الإدارية أو المنشأة نتيجة تفاعل مكوناتها داخليا أو تلك التي تتعرض لها نتيجة تعاملها مع البيئة الخارجية ( خارج الوحدة الإدارية أو المنشأة ) فموقفها تماما كمخازن الأدوات والمهمات والمواد . فالمنشأة تقوم بتخزين المواد والمعدات اللازمة للإنتاج . فالمخزون في المنشأة ينقسم إلى قسمين رئيسيين هما المواد والمعدات من ناحية والمعلومات والبيانات من ناحية أخرى . والمعلومات والبيانات هما من أهم مدخلات أو مصادر إعداد التقارير . وتوجد مخازن المعلومات والبيانات في المنشأة في مكانين أساسيين :
الأول : وهو المكتبة وهي تمثل مخزن المعلومات والبيانات التي تتعلق غالبا بالبيئة الخارجية بالمنشأة ( فيما يتعلق بالأنشطة التي تدخل في نطاق أعمالها ) .
والثاني : وهو الإدارة المكتبية أو المحفوظات أو الأرشيف الذي يحتوي على السجلات والملفات التي تتمثل غالبا مخزن المعلومات والبيانات التي تقوم بتسجيل الوقائع والأحداث التي تمر بها المنشأة .

__________________

<أحب الناس إلى الله أنفعهم للناس ، وأحب الأعمال إلى الله عز وجل سرور يدخله على مسلم ، أو يكشف عنه كربه أو يقضي عنه ديناً أو يطرد عنه جوعاً ، ولأن أمشي مع أخ في حاجه أحب إليَّ من أن أعتكف في هذا المسجد - مسجد المدينة - شهراً ومن كف غضبه ستر الله عورته ، ومن كتم غيظه ولو شاء أن يمضيه أمضاه ، ملأ الله قلبه رجاءً يوم القيامة ومن مشى مع أخيه في حاجة حتى تهيأ له أثبت الله قدمه يوم تزول الأقدام >

صححه الألباني الأحاديث الصحيحة رقم (906)