إدارة الوقت و نصائح لإدارة الوقت
 

نصائح لإدارة الوقت


http://www.edafat.com/wp-content/upl...ck-290x300.jpg
كثيراً ما نشكو من عدم قدرتنا على تنظيم أوقاتنا، وعدم تمكننا من إنجاز أعمالنا بالكفائة المطلوبة، كما قد يشكو البعض من ضيق الوقت، أو أن ساعات اليوم تمر سريعاً دون أن نتمكن من أداء الكثير من المهام والأعمال. وعلى أي حال فالأمر يعود في النهاية إلى سوء استخدام الوقت أو عدم التركيز على إدارة أوقاتنا بشكلٍ فعال.

يحتوي اليوم على أربع وعشرين ساعة ، لا تزيد ولا تنقص، نتفق جميعاً في أننا نمتلك نفس العدد من الساعات في اليوم، ولكننا نختلف في إدارتنا وتنظيمنا لهذه الساعات، أو بالأحرى إدارتنا لأنفسنا خلال هذه الساعات.

وبعيداً عن الحديث عن أهمية الوقت - فلا شك أننا ندرك ذلك جيداً – دعونا نتحدث عن هذا الموضوع في النقاط التالية والتي تمثل قواعد عملية تساعدك على إدارة وقتك والاستفادة منه أعظم استفادة ممكنة:

1- أسطورة إدارة الوقت:
لا بد أن تؤمن أولا بحقيقة مهمة وهي أنك في الواقع لا تقوم بإدارة الوقت، فالوقت ثابت لا يتغير (يوجد دائماً 24 ساعة في اليوم) وإنما تقوم بإدارة ذاتك وما تقوم به خلال ما تملكه من وقت.

2- اكتشف سارق أوقاتك :
ابدأ باكتشاف الأمور التي تعمل على سرقة وقتك وإهداره، وذلك عن طريق القيام بتتبع ما تقوم به من أعمال وأنشطة وكيف تقضي وقتك بالتفصيل خلال اليوم ، وقم بتسجيل ذلك لبضعة أيام، اكتب كل عمل قمت به والمدة التي استغرقتها في أداء هذا العمل، ثم قيم أهمية ما قمت به من أعمال ومدى مناسبتها لمقدار الوقت الذي أُنجزت فيه.

3- استعد لكل يوم ورتب أولوياتك:
قم بإعداد قائمة بالمهام المطلوبة ورتبها حسب الأهمية، وقم بتمييز المهام اليومية المعتادة لتجنب التعارض، وراعي ترتيب أولوياتك سواء عند وضع خطة طويلة لتنظيم وقتك أو عند إعداد لائحة المهام.

4- تعلم أن تقول “لا”:
عند القيام بأي عمل راجع أهداف هذا العمل وترتيبه على سلم أولوياتك لتعرف الحجم الحقيقي لهذا العمل، وبذلك تتعلم أن تقول “لا” الأمور غير الضرورية.

5- راقب وقيم أدائك:
تتبع إدارتك لوقتك على مدار ساعات اليوم، واستخدام أداة للتنبيه (كساعة أيقاف Stop Watch مثلاً) ، وركز على التخلص من العادات التي تهدر الوقت، على سبيل المثال ضع لنفسك هدفاً لمدة أسبوع بأنك ستحرص على عدم الرد على المكالمات الشخصية خلال ساعات العمل وقيم أدائك في نهاية الأسبوع.

6- استجب لدعوة جسمك للاستراحة:
عندما تحس بأن جهازك العصبي يتلقى إشارات مفادها احتياجك للاستراحة ينبغي أن تسارع لتلبية هذه الرغبة، ولو لدقائق معدودة، لأأن الإجهاد الزائد يقلل الكفائة ويستهلك المزيد من الوقت.

7- التفويض:
لا تضيع وقتك في عمل طالما أن هناك من يستطيع القيام به نيابة عنك وبالكفائة المطلوبة.

8- حدد وقتاً لكل مهمة:
قراءة البريد الإلكتروني والرد على الرسائل كفيلة باستهلاك اليوم بأكمله فاحرص على تحديد مدة كل مهمة.

9- استفد من كل دقيقة:
استغل أوقات الانتظار والأوقات البينية في الأنشطة الخفيفة مثل: قراءة كتيب أو الاستماع إلى مادة تدريبية أو القيام ببعض الاتصالات الضرورية أو غير ذلك.

10-الجودة في العمل تحتاج الوقت الكافي:
إعطاء العمل وقته الكافي يجنبك استهلاك المزيد من الوقت في تصحيح الأخطاء الناتجة عن التسرع.

مشاركة: إدارة الوقت و نصائح لإدارة الوقت
 

مشاركة: إدارة الوقت و نصائح لإدارة الوقت
 

فعلا موضوع مفيد ورائع وانا واحد من الناس لا استطيع ادارة وقتي بنجاح وسوف اتبع نصائحك اخي العزيز واطبقها
شكرا لك

مشاركة: إدارة الوقت و نصائح لإدارة الوقت
 

مهارات إدارة الوقت أهمية الوقت

1. إن الوقت هو عمر الإنسان وحياته كلها.
2. العمر محدد ولا يمكن زيادته بحال من الأحوال ”مورد شديد الندرة“ .
3. مورد غير قابل للتخزين ” اللحظة التي لا استغلها تفني“ .
4. مورد غير قابل للبدل أو التعويض .
5. يحاسب عليه المرء مرتان ” عمره ثم شبابه“ .

حقائق عن الوقت



(نتائج بحث موسع تم في الولايات المتحدة الأمريكية)

1. 20% فقط من وقت أي موظف تستغل في أعمال مهمة مرتبطة مباشرة بمهام الوظيفة وأهداف المؤسسة.
2. يقضي الموظف في المتوسط ساعتان في القراءة.
3. يقضي الموظف في المتوسط 40 دقيقة للوصول من و إلى مكان العمل.
4. يقضي الموظف في المتوسط 45 دقيقة في البحث عن أوراق أو متعلقات خاصة بالعمل.
5. يقضي الموظف الذي يعمل في مكتب يتسم بالفوضى 90 دقيقة في البحث عن أغراض مفقودة.
6. يتعرض الموظف العادي كل 10 دقائق لمقاطعة (محادثة عادية أو تليفونية...).
7. يقضي الموظف العادي 40 دقيقة في تحديد بأي المهام يبدأ.
8. يقضي الشخص العادي في المتوسط 28 ساعة أسبوعيا أمام التليفزيون.
9. الوصول المتأخر لمكان العمل 15 دقيقة يؤدي إلى ارتباك اليوم وضياع مالا يقل عن 90 دقيقة (أخري).

ويمكن إضافة هذه المعلومات لتساعدنا في فهم عملية إدارة الوقت

1. ساعة واحدة من التخطيط توفر 10 ساعات من التنفيذ.
2. الشخص المتوتر يحتاج ضعف الوقت لإنجاز نفس المهمة التي يقوم بها الشخص العادي.
3. اكتساب عادة جديدة يستغرق في المتوسط 15 يوما من المواظبة.
4. أي مشروع يميل إلى استغراق الوقت المخصص له، فإذا خصصنا لمجموعة من الأفراد ساعتين لإنجاز مهمة معينة، وخصصنا لمجموعة أخري من الأفراد 4 ساعات لإنجاز نفس المهمة، نجد أن كلا المجموعتان تنتهي في حدود الوقت المحدد لها.
5. إدارة الوقت لا تعني أداء الأعمال بشكل أكثر سرعة، بقدر ما تعني أداء الأعمال الصحيحة التي تخدم أهدافنا وبشكل فعال.

فوائد الإدارة الجيدة للوقت

1. إنجاز أهدافك وأحلامك الشخصية.
2. التخفيف من الضغوط سواء في العمل و ضغوط الحياة .
3. تحسين نوعية العمل.
4. تحسين نوعية الحياة غير العملية.
5. قضاء وقت أكبر مع العائلة أو في الترفيه والراحة.
6. قضاء وقت أكبر في التطوير الذاتي.
7. تحقيق نتائج أفضل في العمل.
8. زيادة سرعة إنجاز العمل.
9. تقليل عدد الأخطاء الممكن ارتكابها.
10. تعزيز الراحة في العمل.
11. تحسين إنتاجيتك بشكل عام.
12. زيادة الدخل.

لماذا يضيع الناس أوقاتهم؟

1. لا يدركون أهمية الوقت .
2. ليس لهم أهداف أو خطط واضحة .
3. يستمتعون بالعمل تحت ضغط .
4. سلوكيات ومعتقدات تؤدي إلي ضياع الوقت .
5. عدم المعرفة بأدوات و أساليب تنظيم الوقت .

سلوكيات و معتقدات تؤدي إلي ضياع الوقت

1- لا يوجد لدي وقت للتنظيم

1. يحكى أن حطاباً كان يجتهد في قطع شجرة في الغابة ولكن فأسه لم يكن حاداً إذ أنه لم يشحذه من قبل، مر عليه شخص ما فرآه على تلك الحالة، وقال له: لماذا لا تشحذ فأسك؟ قال الحطاب وهو منهمك في عمله: ألا ترى أنني مشغول في عملي؟!
2. من يقول بأنه مشغول ولا وقت لديه لتنظيم وقته فهذا شأنه كشأن الحطاب في القصة! إن شحذ الفأس سيساعده على قطع الشجرة بسرعة وسيساعده أيضاً على بذل مجهود أقل في قطع الشجرة وكذلك سيتيح له الانتقال لشجرة أخرى، وكذلك تنظيم الوقت، يساعدك على إتمام أعمالك بشكل أسرع وبمجهود أقل وسيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك لأنك مشغول بعملك.
3. وهذه معادلة بسيطة، إننا علينا أن نجهز الأرض قبل زراعتها، ونجهز أدواتنا قبل الشروع في عمل ما وكذلك الوقت، علينا أن نخطط لكيفية قضائه في ساعات اليوم.

2- المشاريع الكبيرة فقط تحتاج للتنظيم

1. في إحصائيات كثيرة نجد أن أمور صغيرة تهدر الساعات سنوية، فلو قلنا مثلاً أنك تقضي 10 دقائق في طريقك من البيت وإلى العمل وكذلك من العمل إلى البيت، أي أنك تقضي 20 دقيقة يومياً تتنقل بين البيت ومقر العمل، ولنفرض أن عدد أيام العمل في الأسبوع 5 أيام أسبوعياً.
2. (الوقت المهدر) 5 أيام × 20 دقيقة = 100 دقيقة أسبوعياً / 100 دقيقة أسبوعياً × 53 أسبوعاً = 5300 دقيقة = 88 ساعة تقريباً.
3. لو قمت باستغلال هذه العشر دقائق يومياً في شيء مفيد لاستفدت من 88 ساعة تظن أنت أنها وقت ضائع أو مهدر، كيف تستغل هذه الدقائق العشر؟ بإمكانك الاستماع لأشرطة تعليمية، أو حتى تنظم وقتك ذهنياً حسب أولوياتك المخطط لها من قبل، أو تجعل هذا الوقت مورداً للأفكار الإبداعية المتجددة .

3- الآخرين لا يسمحون لي بتنظيم الوقت

1. من السهل إلقاء اللائمة على الآخرين أو على الظروف، لكنك المسؤول الوحيد عن وقتك، أنت الذي تسمح للآخرين بأن يجعلوك أداة لإنهاء أعمالهم.
2. أعتذر للآخرين بلباقة وحزم، وابدأ في تنظيم وقتك حسب أولوياتك وستجد النتيجة الباهرة.
3. وإن لم تخطط لنفسك وترسم الأهداف لنفسك وتنظم وقتك فسيفعل الآخرون لك هذا من أجل إنهاء أعمالهم بك!! أي تصبح أداة بأيديهم.

4- كتابة الأهداف والتخطيط مضيعة للوقت

1. افرض أنك ذاهب لرحلة ما تستغرق أياماً، ماذا ستفعل؟ الشيء الطبيعي أن تخطط لرحلتك وتجهز أدواتك وملابسك وربما بعض الكتب وأدوات الترفيه قبل موعد الرحلة بوقت كافي، والحياة رحلة لكنها رحلة طويلة تحتاج منا إلى تخطيط وإعداد مستمرين لمواجهة العقبات وتحقيق الإنجازات.
2. ولتعلم أن كل ساعة تقضيها في التخطيط توفر عليك ما بين الساعتين إلى أربع ساعات من وقت التنفيذ، فما رأيك؟ تصور أنك تخطط كل يوم لمدة ساعة والتوفير المحصل من هذه الساعة يساوي ساعتين، أي أنك تحل على 730 ساعة تستطيع استغلالها في أمور أخرى كالترفيه أو الاهتمام بالعائلة أو التطوير الذاتي.

5- لا أحتاج لكتابة أهدافي أو التخطيط على الورق، فأنا أعرف ماذا علي أن أعمل.



لا توجد ذاكرة كاملة أبداً وبهذه القناعة ستنسى بكل تأكيد بعض التفاصيل الضرورية والأعمال المهمة والمواعيد كذلك، عليك أن تدون أفكارك وأهدافك وتنظم وقتك على الورق أو على حاسب المهم أن تكتب، وبهذا ستكسب عدة أمور:

• أولاً: لن يكون هناك عذر اسمه نسيت! لا مجال للنسيان إذا كان كل شيء مدون إلا إذا نسيت المفكرة نفسها أو الحاسب!!
• ثانياً: ستسهل على نفسك أداء المهمات وبتركيز أكبر لأن عقلك ترك جميع ما عليه أن يتذكره في ورقة أو في الحاسب والآن هو على استعداد لأني يركز على أداء مهمة واحدة وبكل فعالية.

6- حياتي سلسلة من الأزمات المتتالية، كيف أنظم وقتي؟!

تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من هذه الأزمات وفوق ذلك يساعدك على الاستعداد لها وتوقعها فتخف بذلك الأزمات وتنحصر في زاوية ضيقة، نحن لا نقول بأن تنظيم الوقت سينهي جميع الأزمات، بل سيساعد على تقليصها بشكل كبير.


سلوكيات و معتقدات تؤدي إلي توفير الوقت

1. تحديد الهدف .
2. التخطيط.
3. احتفظ دائما بقائمة المهام To-do List .
4. التحضير للغد .
5. استخدام أدوات تنظيم الوقت .
6. انشر ثقافة إدارة الوقت .
7. عدم الاحتفاظ بمهام معقدة ( تقسيم المهام إلي مهام فرعية) .
8. لا تحتفظ بالمهام الثقيلة علي نفسك (انته منها فورا).
9. لا تكن مثاليا .
10. رتب أغراضك .
11. الاتصال الفعال ( التأكد من وصول الرسالة كما تعنيها).
12. لا تتأخر في الوصول لمكان العمل .
13. التحضير للمهام المتكررة Check List .
14. تجميع المهام المتشابهة .
15. ارتدِ ساعة (راقب الوقت في أي مهمة تقوم بها).
16. تأريخ المهام (حدد لنفسك تاريخا أو زمنا للانتهاء من أي مهمة) .
17. المساومة في تحديد المواعيد .
18. لا تحتفظ بمهام ناقصة ( انته من كل مهمة بدأتها) .
19. لا تهمل كلمة ” شكرا“ .
20. لا تقدم خدمات لا تجيدها .
21. تعلم القراءة السريعة .
22. استغلال وقت السيارة – الانتقال - السفر .
23. لا تحتفظ بمقاعد مريحة في مكتبك .
24. علق لافتة مشغول إنهاء المهام المحتاجة للتركيز .
25. استخدم التليفون بفاعلية .
26. تنمية مهارات التفويض .
27. اعرف نفسك ودورات أدائك اليومي ذهنيا و بدنيا .

منقول

مشاركة: إدارة الوقت و نصائح لإدارة الوقت
 

فن إدارة الوقت
 

قبل أن نبدأ:
أنوّه إلى أن مادة هذا الملف تم تجميعها وترتيبها من المراجع المكتوبة أدناه، واجتهدت أن أختصر بقدر الإمكان في هذه المادة وكتابة الخلاصة المفيدة، حتى نعطي للقارئ فكرة مبدئية عن ماهية إدارة الذات وماذا نعني بإدارة الذات، وكيف يدير المرء ذاته، بحيث يؤدي ما عليه من واجبات، ويقوم بالأعمال التي يحب أن يؤديها، ويوجد توازناً في حياته بين نفسه وعائلته وعلاقاته والرغبة في الإنجاز.
ماذا نعني بإدارة الوقت ؟
هي الطرق والوسائل التي تعين المرء على الاستفادة القصوى من وقته في تحقيق أهدافه، وخلق التوازن في حياته ما بين الواجبات والرغبات والأهداف.
والاستفادة من الوقت هي التي تحدد الفارق ما بين الناجحين والفاشلين في هذه الحياة؛ إذ إن السمة المشتركة بين كل الناجحين هو قدرتهم على موازنةما بين الأهداف التي يرغبون في تحقيقها والواجبات اللازمة عليهم تجاه عدة علاقات، وهذه الموازنة تأتي من خلال إدارتهم لذواتهم، وهذه الإدارة للذات تحتاج قبل كل شيء إلى أهداف ورسالة تسير على هداها؛ إذ لا حاجة إلى تنظيم الوقت أو إدارة الذات بدون أهداف يضعها المرء لحياته؛ لأن حياته ستسير في كل الاتجاهات مما يجعل من حياة الإنسان حياة مشتتة لا تحقق شيئاً وإن حققت شيئاً فسيكون ذلك الإنجاز ضعيفاً، وذلك نتيجة عدم التركيز على أهداف معينة.
إذاً المطلوب منك قبل أن تبدأ في تنفيذ هذا الملف، أن تضع أهدافاً لحياتك، ما الذي تريد تحقيقه في هذه الحياة؟ ما الذي تريد إنجازه لتبقى كعلامات بارزة لحياتك بعد أن ترحل عن هذه الحياة؟ ما هو التخصص الذي ستتخصص فيه؟ لا يعقل في هذا الزمان تشتت ذهنك في أكثر من اتجاه، لذلك عليك أن تفكر في هذه الأسئلة، وتوجد الإجابات لها، وتقوم بالتخطيط لحياتك، وبعدها تأتي مسألة تنظيم الوقت.
أمور تساعدك على تنظيم وقتك:
هذه النقاط التي ستذكر أدناه، هي أمور أو أفعال، تساعدك على تنظيم وقتك، فحاول أن تطبقها قبل شروعك في تنظيم وقتك.
• وجود خطة فعندما تخطط لحياتك مسبقاً، وتضع لها الأهداف الواضحة يصبح تنظيم الوقت سهلاً وميسراً، والعكس صحيح، إذا لم تخطط لحياتك فتصبح مهمتك في تنظيم الوقت صعبة.
• لا بد من تدوين أفكارك، وخططك وأهدافك على الورق، وغير ذلك يعتبر مجرد أفكار عابرة ستنساها بسرعة، إلاّ إذا كنت صاحب ذاكرة خارقة، وذلك سيساعدك على إدخال تعديلات وإضافات وحذف بعض الأمور من خطتك.
• بعد الانتهاء من الخطة توقع أنك ستحتاج إلى إدخال تعديلات كثيرة عليها، لا تقلق ولا ترمِ بالخطة فذلك شيء طبيعي.
• الفشل أو الإخفاق شيء طبيعي في حياتنا، لا تيأس، وكما قيل: أتعلم من أخطائي أكثر مما أتعلم من نجاحي.
• يجب أن تعوّد نفسك على المقارنة بين الأولويات؛ لأن الفرص والواجبات قد تأتيك في نفس الوقت، فأيهما ستختار؟ باختصار اختر ما تراه مفيداً لك في مستقبلك وفي نفس الوقت غير مضرّ لغيرك.
• اقرأ خطتك وأهدافك في كل فرصة من يومك.
• استعن بالتقنيات الحديثة لاغتنام الفرص وتحقيق النجاح، وكذلك لتنظيم وقتك، كالإنترنت والحاسوب وغيره.
• تنظيمك لمكتبك، غرفتك، سيارتك، وكل ما يتعلق بك سيساعدك أكثر على عدم إضاعة الوقت، ويظهرك بمظهر جميل، فاحرص على تنظيم كل شيء من حولك.
• الخطط والجداول ليست هي التي تجعلنا منظمين أو ناجحين، فكنْ مرناً أثناء تنفيذ الخطط.
• ركّز، ولا تشتّت ذهنك في أكثر من اتجاه، وهذه النصيحة إن طُبّقت ستجد الكثير من الوقت لعمل الأمور الأخرى الأكثر أهمية وإلحاحاً.
• اعلم أن النجاح ليس بمقدار الأعمال التي تنجزها، بل هو بمدى تأثير هذه الأعمال بشكل إيجابي على المحيطين بك.
معوقات تنظيم الوقت.
المعوقات لتنظيم الوقت كثيرة،فلذلك عليك تنجنّبها ما استطعت، ومن أهم هذه المعوقات ما يلي:
• عدم وجود أهداف أو خطط.
• التكاسل والتأجيل، وهذا أشد معوقات تنظيم الوقت، فتجنّبه.
• النسيان، وهذا يحدث لأن الشخص لا يدون ما يريد إنجازه، فيضيع بذلك الكثير من الواجبات.
• مقاطعات الآخرين، وأشغالهم، والتي قد لا تكون مهمة أو ملحة. اعتذر منهم بكل لباقة، لذا عليك أن تتعلم قول لا لبعض الأمور.
• عدم إكمال الأعمال، أو عدم الاستمرار في التنظيم نتيجة الكسل أو التفكير السلبي تجاه التنظيم.
• سوء الفهم للغير مما قد يؤدي إلى مشاكل تلتهم وقتك.
خطوات تنظيم الوقت:
هذه الخطوات بإمكانك أن تغيرها أو لا تطبقها بتاتاً؛ لأن لكل شخص طريقته الفذة في تنظيم الوقت. المهم أن يتبع الأسس العامة لتنظيم الوقت. لكن تبقى هذه الخطوات هي الصورة العامة لأي طريقة لتنظيم الوقت.
• فكّر في أهدافك، وانظر في رسالتك في هذه الحياة.
• انظر إلى أدوارك في هذه الحياة؛ فأنت قد تكون أباً أو أماً، وقد تكون أخاً، وقد تكون ابناً، وقد تكون موظفاً أو عاملاً أو مديراً؛ فكل دور بحاجة إلى مجموعة من الأعمال تجاهه، فالأسرة بحاجة إلى رعاية وبحاجة إلى أن تجلس معهم جلسات عائلية، وإذا كنت مديراً لمؤسسة، فالمؤسسة بحاجة إلى تقدم وتخطيط واتخاذ قرارات وعمل منتج منك.
• حدّد أهدافاً لكل دور، وليس من الملزم أن تضع لكل دور هدفاً معيناً؛ فبعض الأدوار قد لا تمارسها لمدة، كدور المدير إذا كنت في إجازة.
• نظّم، وهنا التنظيم هو أن تضع جدولاً أسبوعياً وتضع الأهداف الضرورية أولاً فيه، كأهداف تطوير النفس من خلال دورات أو القراءة، أو أهداف عائلية، كالخروج في رحلة أو الجلوس في جلسة عائلية للنقاش والتحدث، أو أهداف العمل كعمل خطط للتسويق مثلاً، أو أهداف لعلاقاتك مع الأصدقاء.
• نفّذْ، وهنا حاول أن تلتزم بما وضعت من أهداف في أسبوعك، وكن مرناً أثناء التنفيذ، فقد تجد فرص لم تخطر ببالك أثناء التخطيط، فاستغلها، ولا تخشَ من أن جدولك لم يُنفّذ بشكل كامل.
• في نهاية الأسبوع قيّمْ نفسك، وانظرْ إلى جوانب التقصير فتداركها.
ملاحظة: التنظيم الأسبوعي أفضل من اليومي؛ لأنه يتيح لك مواجهة الطوارئ والتعامل معها بدون أن تفقد الوقت لتنفيذ أهدافك وأعمالك.
كيف تستغل وقتك بفعالية؟
هنا ستجد الكثير من الملاحظات لزيادة فاعليتك في استغلال وقتك، فحاول تنفيذها:
•حاول أن تستمتع بكل عمل تقوم به.
•تفاءل وكنْ إيجابياً.
• لا تضيع وقتك ندماً على فشلك.
•حاول إيجاد طرق جديدة لتوفير وقتك كل يوم.
•انظرْ لعاداتك القديمة وتخلَّ عمّا هو مضيع لوقتك.
• ضعْ مفكرة صغيرة وقلماً في جيبك دائماً لتدوّن الأفكار والملاحظات.
• خطّطْ ليومك من الليلة التي تسبقه أو من الصباح الباكر، وضع الأولويات حسب أهميتها، وأبدأ بالأهم.
•ركز على عملك وانتهِ منه ولا تشتت ذهنك في أكثر من عمل.
• توقفْ عن أي نشاط غير منتج.
• أنصتْ جيداً لكل نقاش حتى تفهم ما يُقال، ولا يحدث سوء تفاهم يؤدي إلى التهام وقتك.
•رتّبْ نفسك وكل شيء من حولك سواء الغرفة أو المنزل، أو السيارة أو مكتبك.
• قلل من مقاطعات الآخرين لك عند أدائك لعملك.
• اسأل نفسك دائماً: ما الذي أستطيع فعله لاستغلال وقتي الآن؟
• احمل معك كتيبات صغيرة في سيارتك أو عندما تخرج لمكان ما، وعند أوقات الانتظار يمكنك قراءة كتابك، مثل أوقات انتظار مواعيد المستشفيات، أو الانتهاء من معاملات.
• اتصل لتتأكد من أي موعد قبل حلول وقت الموعد بوقت كافٍ.
• تعامل مع الورق بحزم، فلا تجعله يتكدس في مكتبك أو منزلك. تخلّص من كل ورقة قد لا تحتاج لها خلال أسبوع أو احفظها في مكان واضح ومنظم.
•اقرأ أهدافك وخططك في كل فرصة يومياً.
•لا تقلقْ إن لم تستطع تنفيذ خططك بشكل كامل.
• لا تجعل من الجداول قيداً يقيدك، بل اجعلها في خدمتك.
• في بعض الأوقات عليك أن تتخلى عن التنظيم قليلاً لتأخذ قسطاً من الراحة، وهذا الشيء يُفضّل في الرحلات والإجازات.
• ركز على الأفعال ذات المردود العالي مستقبلاً، مثل :
وما ورد أعلاه ليس إلاّ أمثلة بسيطة، وعليك أن تبدع وتبتكر أكثر
منقول للفائدة من موقع نور الاسلام

كيف أجيد تخطيط الوقت في وظيفتي؟
 

http://www.balagh.com/najah/images/311209.jpg محمد فتحي.. خبير إداري
1- اسأل نفسك:
ما هو الغرض الأساسى من وظيفتى؟ أو بمعنى آخر ما هو سبب وجودى فى "شركتى"؟
الغرض أو الهدف الأساسى الحصول على راتب محترم من خلال تطوير العمل فى الشركة لماذا أنا هنا؟
2- اسأل نفسك:
ما هى المجالات الأساسية التى أركز فيها نشاطى كى أحقق أغراضى الرئيسية؟
إذا كنت تعمل داخل إدارة التسويق بالشركة، ومهمتك هى التعامل مع العملاء فإن نشاطك سوف يكون مركزا على:
تحديد العملاء تطوير العمل مع وضع أهداف
الجدد العملاء الحاليين وإنجازها
وبهذا المفهوم فالمجالات الأساسية هى عبارة عن المجالات التى توزع فيها وقتك ومجهودك لتحقيق غرضك الرئيسى.
3- اسأل نفسك:
ما هو الهدف أو الأهداف التى يمكن تحقيقها من أداء كل نشاط؟
بمعنى آخر إن أى نشاط يتم تخصيص وقت ومجهود له يجب أن يكون له هدف محدد.
وفى ضوء تحديد النشاط السابق فإن الهدف- إذا كنت تعمل داخل إدارة التسويق بالشركة- من كل نشاط قد يكون كما يلى:
الأنشطة العملاء العملاء وضع الأهداف
الرئيسية الجدد الحاليين وإنجازها
الأهداف البحث عن عملاء جدد زيادة العملاء الحاليين وضع أهداف بيعية ثم متابعة أداء المبيعات
التخطيط وتحديد الأولويات:
ويهدف إلى:
* تحديد ترتيب تنفيذ الأنشطة داخل الوظيفة (بماذا نبدأ وبماذا ننتهى؟).
* تحديد الوقت المحدد لكل نشاط داخل الوظيفة.
* التمييز والتفرقة بين الأنشطة العاجلة والأنشطة الهامة.
لاحظ أن الفرد لابد أن يحدد توالى أو ترتيب الأنشطة اللازمة لأداء وظيفته بمعنى أنه يحدد أيا من المهام يبدأ بها والمهمة التالية حتى المهمة الأخيرة. وبالإضافة إلى ترتيب هذه المهام فإن من المهم تحديد الوقت المخصص لكل مهمة وهناك قاعدتان فى هذا المجال وهما:
20/80 ومعناه، أن 20% من وقت الشخص قد يؤدي إلى تحقيق 80% من النتائج 80/20 ومعناه، أن 80% من وقت الشخص ينفق فى 20% من الأنشطة الهامة
والآن خطط الآتي:
1- يجب أن تؤكد بداية على ضرورة التخطيط كتابة "الحبر الضعيف خير من الذاكرة القوية".
2- إعداد قائمة بجميع المهام التى يجب عليك تنفيذها.
* لا تحاول فى هذه القائمة ترتيب المهام حسب أهميتها أو أولويتها، ولكن دونها تبعا لتواردها إلى ذهنك.
* لا تنس الأعمال الروتينية المطلوب منك القيام بها. فإنها تستحوذ هى الأخرى على جزء غير بسيط من وقتك.
3- حاول بعد ذلك توقع الزمن الذى سوف تستغرقه عملية تنفيذ كل مهمة من هذه المهام.
4- اجمع الزمن اللازم للانتهاء من جميع المهام.
5- قارن هذا الزمن مع الزمن المتاح لك فعلا، سوف تكتشف أن الزمن اللازم لإنهاء جميع المهام يفوق كثيرا الزمن المتاح لك فعلا.
6- وهنا يجب عليك إعادة النظر فى شتى المهام التى سبق لك تدوينها لغرض تعديل المهام وتصنيفها.
يمكن ترجمة عملية التخطيط وتحديد الأولويات وتنظيم الوقت كما يلي:
* حاول أن تكتب قائمة بالأنشطة التى سوف تؤديها فى اليوم.
* صنف الأنشطة التى سوف تؤديها إلى أنشطة هامة وأنشطة عاجلة ثم حدد أولويات كل منها.
* حاول دائما أن تراجع مفكرتك اليومية باستمرار لمعرفة ما تم إنجازه وما لم يتم.
* قبل أداء أى عمل اسأل نفسك "لماذا أنا؟" هل من الضرورى أن أقوم أنا بهذا النشاط؟ وهل من الممكن أن يقوم به شخص آخر؟
* حاول تجميع الأنشطة المتشابهة مع بعضها "مع إدارة معينة مثلا" لعدم ضياع الوقت.
* حاول التركيز على الأنشطة الأساسية والرئيسية اليومية ولا تجعل الأنشطة العاجلة غير الهامة تؤثر على وقتك.
إن تحديد الأولويات يحقق لك الفوائد التالية:
* تركيز قدراتك البدنية والعقلية على مهمة واحدة خلال فترة زمنية معينة.
* عند منتصف اليوم تجد نفسك قد انتهيت من تأدية المهام المهمة أو المستعجلة، هذا الوضع فى حد ذاته دفعة نفسية قوية ورضاء عام عن الذات "انسجام مع النفس".
* تنفيذ جميع المهام التى يقاس على نتائجها معدل أدائك من قبل رؤسائك أولا بأول "انسجام مع رؤسائك".
* هذا الانسجام مع النفس ومع الرؤساء سوف ينعكس على تعاملك مع مرؤوسيك "انسجام مع المرؤوسين".
* قلة الضغط والعصبى.
* المحافظة على المواعيد.
ولكن اعلم جيدا أنك أنت الشخص الوحيد الذى يمكنه تحديد أولوياتك
حاول ترتيب هذه الأولويات حسب القاعدة التالية:
* مهام (أ)، هامة جدا ولا يمكن تفويضها.
* مهام (ب)، هامة ولكن يمكن تفويضها.
* مهام (جـ)، أعمال روتينية يجب تفويضها.
وهنا يجب أن تسأل نفسك:
* هل تعتقد أن الوقت الذى تستغرقه فى أداء عمل معين يعادل دائما قيمة هذا العمل؟
إن العلاقات بين الوقت والنتائج يمكن توضيحها بشكل آخر وذلك عن طريق تقسيم أولويات المهام إلى مهام (أ) ومهام (ب) ومهام(جـ) السابق الإشارة إليها.
إن المهام (أ) يجب أن تستحوذ على ما لا يقل عن 65% من وقتك.
والمهام (ب) على ما لا يزيد على 20%.
والمهام (جـ) على ما لا يزيد على 15%.
المصدر: أبجديات التفوق الإداري

ادارة الوقت : عرض تقديمي
 

مشاركة: ادارة الوقت : عرض تقديمي
 

مشاركة: إدارة الوقت و نصائح لإدارة الوقت