إدارة الإجتماعات

أساسيات نجاح الإجتماعات

نستعرض فيما يلي أساسيات نجاح الاجتماعات و كذلك الخطوات اللازمة لنجاحها و يعتبر التحضير و القيادة من المبادئ الأساسية في هذا الخصوص .
التحضير
و يشمل :

• دراسة الموضوع .

• إختيار الأعضاء .

• وضع خطة المناقشة .

• الترتيبات المادية .

القيادة
و يشمل :

• التقديم .

• المراقبة ( مساهمة القائد).

• التنمية ( مشاركة الأعضاء ).

• استخلاص النتائج .

• أحط المجموعة بجو من الارتياح .

• قدم للموضوع بوضوح و دقة .

• وضح خطوات المناقشة و سجلها بعد موافقة المجموعة .
• أبدأ المناقشة بسؤال .

• ألزم جانب الحقائق و تجنب المناقشات المجردة .

• لا تشجع المجادلات الشخصية غير المجدية .

• تجنب المناقشات الجانبية .

• حافظ على النظام و تتبع تطور المناقشة .

• دع الجميع يشتركون فيها .

• أكتشف نقاط الأتفاق و الاختلاف .

• إبرز تفكير الأغلبية دون إهمال للأقلية .

• توصل إلى النتائج الوسطي .

1. المجادل
2. الإيجابي
3. المتعلم
4. الثرثار
5. الخجول
6. الرافض الذي لا يتعاون
7. غير المهتم
8. المتعالي
9. كثير السؤال

• أحتفظ بهدوئك .
• لا تتورط معه في جدل.
• لا تجعله يتحول إلى الدفاع عن ذاته.
• لعله يتفوه بقول أحمق فيتصدى له آخرون في المجموعة .

• استعن به .
• إنه عون كبير للقائد .
• لا تدعه يحتكر .

• لا تجعله يسيطر على المجموعة أو يخيفها .
• إذا تقدم برأي فسله عن الأسباب.
• إذا بدا أن الأسباب سقيمة فأدع آخرين من أعضاء المجموعة إلى التعليق.

• حد من كلامه بمقاطعة لبقة .
• وجه إلى شخص آخر سؤال مباشراً .
• لا تنس أنه يستطيع إذا كان صحيح المعلومات أن يكون عوناً كبيراً للقائد

• لا تحاول أن تتعجله .
• وجه إليه سؤالاً سهلاً إذا سنحت الفرصة
• أشكره كلما أمكن ذلك .
• أبني فيه الثقة بنفسه .

• تبين معلوماته و خبراته .
• حاول الإنتفاع بها .
• أكتسب صداقته .
• إشعره بأنك في حاجة إليه لنجاح الإجتماع.

• وجه إليه أسئلة مباشرة عن عمله و خبرته .
• أطلب منشورته .

• لا تنتقده .
• كن صبوراً .
• حاول أن تجعله لا يخرج عن الموضوع .
• إثنى على تعليقاته إذا ما إقتضت الضرورة ذلك حرصاً على مصلحة المجموعة .

• إنه أن يتصيد القائد .
• أحل أسئلته إلى مجموعته .

• مثال ذلك " الخبير " و " قوى الشخصية ".
• كلاهما قد يخيف المجموعة كي ترضخ و تكف عن الأسهام.
• حاول الحد من هذين النمطين حتى يفصح جميع أفراد المجموعة عن آرائهم .

• الاستراتيجية هي الإطار العام للتحرك .. الأهداف النهائية
• التكتيك .. أسلوب التنفيذ .. خطط العمل

• القوة الموضوعية

• القوة الشخصية

• القوة الحقيقية

• القوة المدركة

• مدخل التحليل .. إقامة علاقة سببية بين سلوك طرف ورد فعل الطرف الآخر

• مدخل السيطرة .. قدرة طرف على معاقبة الطرف الآخر

• مدخل الاعتمادية .. زيادة اعتماد المفاوض ا على المفاوض ب تعطى ب قوة اكبر

• عدم الرضا (تخطى الحالة المزاجية)

• صعوبة العمل (التركيز)

• التردد (نقص المعلومات)

• مصالح مشتركة

• قضية مشتركة