مبادئ التنظيم

• مبدأ الأهداف :

إن أهداف المنظمة لابد وأن ينعكس في هيكلها التنظيمي بشكل مباشر .

• مبدأ وحدة الأهداف :

إن المنظمة وحدة متكاملة تتكون من مجموعة أجزاء ( الأنشطة ) وأن كل جزء فيها ( نشاط ) يسعى إلى تحقيق الهدف العام والكلى للمنظمة .

• مبدأ أولية أهداف المنظمة :

الأولوية دائما لأهداف المنظمة، قبل أهداف العاملين فيها، فأهداف العاملين تتحقق من خلال أهداف المنظمة وليس العكس .

• مبدأ عدم تغيير المسئولية بتغيير الأفراد أو تغيير السلطة بتغيير الأفراد :

فالسلطة أو المسئولية لا تتغير بتغير الأفراد

• مبدأ وحدة الأمر :

لكل شخص في التنظيم رئيس مباشر واحد .

• مبدأ التسلسل الرئاسي :

السلطة في المنظمة سلسلة أو حلقات تبدأ من أعلى التنظيم وحتى أدناه، ولا يجوز تجاوز المرؤوسين لحلقة من حلقاتها .

• مبدأ الوظيفة هي المفردة الأساسية في التنظيم :

في الوظيفة هي الأساس في تكوين الهيكل التنظيمي، فالوظائف المتجانسة أو المتكاملة يتم عليها تكوين الوحدات الإدارية والتنظيمية .

• مبدأ المستويات التنظيمية :

كلما انخفض عدد المستويات الإدارية كلما كان ذلك في صالح المنظمة، وكلما كان التنظيم أكثر فعالية .

• مبدأ نطاق الأشراف :

هناك عدد مناسب لنوعية الأنشطة وعدد الأفراد الذي يمكن للمدير إدارتهم بكفاءة .

• مبدأ التفويض :

يجب أن تفوض السلطة إلى أكبر حد ممكن وأن تكون متوافقة مع حجم الرقابة الضروري .

• مبدأ تعادل السلطة والمسئولية :

إن السلطة والمسئولية يجب أن يتعادلا فلا ينبغي أن تزيد السلطة عن المسئولية .

• مبدأ التحديد :

كل الواجبات وكل السلطات التي يكلف بها شخص ما، لابد وأن تكون محددة ومكتوبة بدقة ووضوح ويمكن أن الرجوع إليها بسهولة .

• مبدأ الاستثناء :

على كل مدير أن يتخذ كل القرارات في نظام سلطاته ومسئولياته، وعليه أن لا يرفع لرئيسه الأعلى إلا الموضوعات التي لا يستطيع أن يتخذ فيها قرار بسبب محدودية سلطته .

• مبدأ الاعتراف بالتنظيمات الغير رسمية :

في كل تنظيم رسمي يوجد بالتوازي تنظيمات غير رسمية، ولابد من الاعتراف بها، والعمل على تطويع أهدافها لأهداف التنظيم الرسمي .

• مبدأ التوازن التنظيمي :

يجب أن تتوافق الأهمية النسبية للوحدات التنظيمية مع المهام المكلف بها .

• مبدأ وضع الرجل المناسب في المكان المناسب :

كل فرد يجب أن يوضع في المكان الذي يتناسب مع مؤهلاته، وخبراته وتكوينه النفسي والثقافي .

• مبدأ الاتصالات الأفقية :

إعطاء الصلاحية للمديرين عند أي مستوى في التنظيم للاتصال بأي من المديرين الآخرين، واتخاذ القرارات المناسبة، إمدادات الخطط، والقيام بأعمال مشتركة معهم في إطار سلطاتهم ومسئولياتهم بشرط .

• • • • أن يكون الاتصال بمعرفة وموافقة الرؤساء المباشرون .
      • لابد من الحصول على موافقة الرؤساء الأعلى، قبل القيام بأي أعمال مشتركة .

• مبدأ المسئولية النهائية :

والذي يعني بأن التفويض لا يعفي المدير ولا مرؤوسيه من المسئولية والمساءلة .

• السلطة :

• المسئولية :

• تفويض السلطة :

• ارتباط السلطة بالمسئولية إذ لا يمكن إعطاء المرؤوس سلطة دون تحمل مسئولية عن ممارسة هذه السلطة .

• ارتباط السلطة المفوضة بقدرات المرؤوس وخبراته إذ يمكن تحميل المرؤوس أعباء ممارسة السلطة في أمور غير مدرب عليها ولا تتوفر له الخبرة فيها .

• ارتباط التفويض بخطة متكاملة وواضحة في ذهن المدير لتنمية مرؤوسيه وإعدادهم للوظائف والمسئوليات الأكبر . فالتفويض لا يجب أن يكون قرارا انفعاليا غير مؤسس على تقييم موضوعي لقدرات المرؤوس وإمكاناته وفي إطار تصور لنموه الوظيفي .

• استمرار مسئولية المدير الذي فوض السلطة إلى بعض مرؤوسيه فلا يزال هو المسئول الأول والأخير عن مباشرة تلك السلطات وما يترتب عليها من نتائج .

• التفويض إجراء مؤقت، ومن ثم لابد من تحديد المدة الزمنية التي يفوض فيها المرؤوس ببعض صلاحيات رئيسه وفي حالة الرغبة في استمرار التفويض يكون الإجراء السليم هو نقل السلطة إلى المرؤوس لتصبح مرتبطة بوظيفته وليس بوظيفة رئيسه .

• كما أن التفويض يكون محددا من حيث مدى السلطة ومجالات استخدامها فليس التفويض تصريحا مفتوحا للمرؤوس باستخدام الصلاحية المفوضة بلا قيود أو حدود بل هو محدد بالمجالات والقواعد التي ينص عليها قرار التفويض .

• أن لا يحدث المدير أي تغيير في نطاق مسئولية أي جزء في التنظيم في الوحدة التي تتبعه بدون تفهم كامل لهذا التغيير وأسبابه وأثاره، وأن يبحثه مع الأفراد المعنيين به .

• أن يكون لدى المدير المرونة التنظيمية التي تجعله قادرا على مواجهة تقلبات العمل المتاحة أو المؤقتة دون أن يتخذ قرارات تنظيمية عشوائية أو يفقد جزء من كفاءته .

• أن لا يقوم المدير بإصدار أوامر إلى المرؤوسين دون علم رؤسائهم المباشرين .

• أن لا يقوم بتوجيه النقد أو اللوم إلى أي من المرؤوسين في وجود زملاء له في نفس الدرجة أو أقل منه .

• على المدير أن لا يتجاهل أي نزاع أو خلاف بين أي من العاملين بشأن المهام والاختصاصات والسلطات مهما كان قليل الأهمية وعليه أن يتدخل فورا لحل النزاع وتحديد العلاقات التنظيمية بوضوح .

• لا ينبغي أن يطلب المدير من شخص يعمل معه إن كان مساعدا أو منفذا وفي نفس الوقت يكون ناقدا أو مراجعا لشخص في نفس المستوى الوظيفي .

• لا ينبغي للمدير إهمال المراجعة والتقييم المستمر لأعمال المرؤوسين وباتخاذ الإجراءات التصحيحية أو حل المشاكل التي تظهر المراجعة والتقييم .

• لا ينبغي للمدير الاطمئنان إلى حالات السكون التنظيمي والتي تحتضن المنازعات والاختلافات بين العاملين في الوحدة التي يرأسها فقد تخفي هذه الحالة ورائها حالات شديدة السلبية والتسيب والتهاون

التخطيط


وضع الموازنات التخطيطية

تعني الموازنات التخطيطية كما سبق الإشارة بالترجمة الرقمية والكمية والمالية لكل خطوة من خطوات البرنامج التنفيذي للخطة، وبحيث يتم الوصول إلى رقم اجمالي لتنفيذ البرنامج الذي يعبر عن أحد أهداف الخطة . ليكون هذا البرنامج جزء من الموازنة التخطيطية الخاصة بأحد الإدارات، أو أحد الأنشطة في المنظمة . . وبحيث تكون الموازنة التخطيطية العامة أو الكلية للمنظمة، هي تجميع لكل الموازنات التخطيطية للبرامج والأنشطة والإدارات على مستوى المنظمة ككل . وأهمية الموازنة التخطيطية في أنها ليست فقط أداة رقابة لتنفيذ الخطة ماليا، ولكنها أيضا أداة فنية وموضوعية للرقابة عليها، وأيضا سجل لخبرات المنظمة فيما يتعلق بالتخطيط حيث يستطيع المخططون الاسترشاد به والاستفادة منه عند وضع الخطط المستقبلية، لذلك فإن تحليل الموازنات التخطيطية السابقة أساس ضروري لوضع خطط حالية أو مستقبلية ناجحة .

• يتضمن التخطيط المراحل والعمليات الفرعية التالية :

• التعرف على الواقع :

• تحديد الأهداف :

• وضع السياسات :

• وضع وتحديد المعدلات :

• وضع التنبؤات وإعداد موازنات التخطيط :

• تحديد البرامج والجداول الزمنية للأعمال والأنشطة التي تحتويها الخطة :

• تعبئة الموارد التنفيذ :

• وضع النظام المناسب للمتابعة وتقييم النتائج :

• أنواع التخطيط من حيث النشاط الذي يعبر عنه :

• التخطيط الكلي الشامل :

• التخطيط الاقتصادي، الهادف إلى زيادة الناتج القومي، وتحقيق التوازن بين قطاعات الاقتصاد المختلفة في الدولة .
• التخطيط الاجتماعي . الهادف إلى أحداث توازن في العدالة الاجتماعية، وعدالة توزيع الخدمات الاجتماعية، وتقريب الفوارق الحادة بين طبقات وفئات المجتمع، والحد من الفقر .

• التخطيط الجزئي :

• أنواع التخطيط من حيث الفترة الزمنية :

• التخطيط الإستراتيجي .

• التخطيط طولي المدى .

• التخطيط متوسط المدى .

• مستويات التخطيط :

• المستوى القومي .

• المستوى القطاعي .

• مستوى المنظمة .

• أنواع الأهداف :

• الأهداف العامة :

• الأهداف التفصيلية :

• دراسة الموقف الحالي :

• تحديد الفجوات والمشاكل في الموقف الحالي :

• لتحديد الدقيق والتفرقة الواضحة بين مجال الهدف، ومحددات الهدف عند وضع الأهداف :

• أن تتسم الأهداف بالمنطقية أو المعقولية .

• أن يتم وضع الأهداف في إطار مشاركة المسئولين عن تحقيقها :

• أن يتم التنسيق بين الأهداف المختلفة في المنظمة :

• السياسات العامة :

• السياسات الإجرائية أو التشغيلية أو سياسات الإدارات .

• دور المدير في وضع السياسات وتعديلها :