شوفي أختي فيافي نجد
أعتقد و من خلال ما فهمت من كلامك أن المديرة عايزة خطة لنظام مالي تمشي عليه كل المدارس مما يمكنها من الرقابة و ضبط العملية المالية للمدارس بفروعها .. و حسب مفهومها تطلق عليها خطة محاسبية .
و النظام المالي الحقيقة موضوع كبير وواسع و على نفس المنتدى يوجد موضوع للأستاذ / على أحمد علي تحت عنوان نظام مالي مقترح ..
هاساعدك شوية و أقختارلك منه ما يناسب طبيعة عملك و هاقدمهولك :
طبعا اللى يهم المديرة و يخدم أغراضها هو الدورة المستندية و انتي كمحاسبة لازم يكون عندك دورة مستندية متكاملة و رابطة الأقسام كلها ببعض علشان تقدري تحققي الرقابة المطلوبة يعني بدك :
لدورة مستندية للمقبوضات
دورة مستندية للمدفوعات
دورة مستندية للعهد (إذا كان هناك أحد لديه عهدة نقدية)
دورة مستندية للأجور والمرتبات
دورة مستندية للمشتريات
و يقوم النظام المقترح على مجموع من الإعتبارات والفلسفات نجملها فيما يلى :
1- الشمول :
بمعنى شمول النظام لجميع عمليات وأعمال الشركة وتحقيق الترابط الكامل بينها .
2- البساطة والوضوح :
بحيث يسهل تطبيقه دون تعقيدات ويعمل على تبسيط الإجراءات والأعمال المالية .
3- المرونة :
بحيث يلائم التوسع فى الأنشطة والأعمال مستقبلاً مما ل يتطلب أى تعديلات مستقبلية .
4- القابلية للتحول إلى استخدام الحاسبات الآلية.
5- الوفاء بحاجات الإدارة :
حيث يمكن من خلاله إعداد مراكز مالية شهرية أو ربع سنوية حسب حاجة الإدارة .
6- الواقعية :
بمعنى أن يتفق النظام بإجراءاته ومكوناته مع طبيعية وظروف النشاط داخل الشركة ويعكس كل جوانب الأنشطة المختلفة التى تقوم بها الشركة
و طبعا علشان تحققي ده لابد و أن تقومي بإمساك دفاتر لقيد العمليات المالية
1- إمساك دفتر يومية عامه مركزية لإثبات القيود المركزية وقيود الفتح والإقفال .
2- إستخدام دفاتر يوميات مساعدة لقيد العمليات الخاصة بالصندوق والبنوك .
3- إستخدام دفتر يومية مساعدة للعمليات الأخرى .
4- إمساك مجموعة من السجلات والدفاتر المساعدة والتحليلية والمتابعة لتوفير التحليلات والبيانات اللازمة
وحتى تحقق الدورات المستندية أهدافها فإنه يجب أن تتسم بالشمول لجميع عمليات الشركة وانشطتها ذات الاثر المالى .
تنظيم استخدام وتداول نماذج المستندات :
يتم تسليم دفاتر نماذج المستندات من قبل المدير المالى حيث يقوم إى موظف باستلام دفتر بالتوقيع على نموذج استلام دفاتر " يوضح به اسم الموظف المستلم ، نوع الدفتر ، رقم مسلسل من: إلى ، … " وعند انتهاء ، الدفتر يتم تسليمه مرة أخرى إلى المدير المالى .
1 المقبوضات النقدية :
أ – المقبوضات بخزينة الإدارة :
عند تحصيل المبالغ النقدية بخزينة الإدارة يقوم أمين الخزينة تحرير سند استلام نقدية أو شيكات من أصل + 2صورة
أصل …… للعميل
صورة ….إدارة الحسابات " حسابات العملاء" .
صورة ….. تحفظ بالدفتر .
وفى نهاية اليوم .. يقوم أمين الخزينة بالتأكد من تسجيل جميع إيصالات الإستلام وإذون الصرف فى كشف حركة الخزينة وإرفاق جميع المستندات بالكشف وتسليمها لإدارة الحسابات .
تقوم إدارة الحسابات بالتسجيل بدفتر يومية الصندوق والتسجيل أيضاً بأستاذ مساعد العملاء .
ثم تتم بمطابقة كشف حركة الخزينة بإيصالات إستلام النقدية و العقود … وأيضاً التأكد من صحة ترحيل القيود بعد قيام إدارة الحسابات بتسجيلها .
المقبوضات بشيكات :
يتقدم العميل لسداد الشيكات المستحقة عليه حيث يجب تتأكد من صحة الشيك و أن تاريخه لم يمضي عليه 6 شهور والمبلغ المستحق بالمديونية ثم تحرير إيصال استلام نقدية / شيكات من أصل + 2 صورة )
أصل …… للعميل .
صورة…… إدارة الحسابات .
صورة…… تحفظ بالدفتر .
فى نهاية اليوم يقوم أمين الخزينة بتحرير كشف حركة الخزينة مبين بها حركة النقدية والشيكات بالخزينة ويرفق بها المستندات ثم يسلمها لإدارة الحسابات لاتخاذ المحاسبية اللازمة .
كما يقوم أمين الخزينة بتحرير حافظة شيكات مسجل بها جميع أرقام الشيكات الوارده إليه وتواريخ استحقاقها وقيمتها والبنك المسحوبة عليه لارسالها إلى البنك للتحصيل وتوقيع البنك عليها باستلام هذه الشيكات .
المدفوعات :
المدفوعات النقدية :
يقوم طالب صرف النقدية بتحرير إذن صرف نقدية من أصل فقط
أصل …… أمين الخزينة .
ويوقع عليه بما يفيد الاعداد ثم يعتمد من مدير الإدارة التابعة وأيضاً من مدير الإدارة المالية .
ثم يتقدم طالب بإذن الصرف إلى أمين الخزينة الذى يسلمه النقدية ويحتفظ لديه بإذن الصرف لإرفاقه بملخص حركة الخزينة اليومى لإعادته لقسم الحسابات لإتخاذ الإجراءات المحاسبية اللازمة بشأنه .
ولأحكام الرقابة على المدفوعات النقدية يجب أن تعتمد إذون الصرف من الساده المفوض لهم إعتماد الصرف باللائحة المالية كل فى حدود السلطات المنوطة له .
المدفوعات بشيكات :
يتقدم طالب صرف الشيكات لادارة الحسابات التى تتولى تحرير أذن صرف الشيكات من أصل وصورة
الأصل …… الأدارة المالية .
صورة …… تحفظ بالدفتر .
ويوضح به مبلغ الشيك وتاريخ الأستحقاق وسبب الصرف والجهة المصدر إليها ويتم أعتماده من مدير الادارة الطالبة للشيك .
ثم يتم تحرير الشيك بمعرفة إدارة الحسابات وتتولى توقيع الشيك وأعتماده من سلطة توقيع الشيكات بالشركة وتستوفى باقى بيانات أذن صرف الشيك ويعتمد من المدير المالى .
ويسلم الشيك للجهة الطالبة وتوقع على أذن الصرف بالاستلام وتتخذ الإجراءات المحاسبية .
الدورة المستندية للعهد :
هى العهد التى تصرف لبعض العاملين الذين تستوجب طبيعة عملهم وجود نقدية معهم للصرف مها على متطلبات الوظيفة وهى تظل باقية فى عهدة الموظف ولا تتم تسويتها الا عند نهاية السنة المالية ليعاد صرفها من جديد طالما أن طبية العمل تستلزم ذلك وتتم صرف العهد واستعاضتها وزيادتها أو تخفيضها طبقاً للاجراءات التالية :
1- عند صرف العهدة أو زيادتها :
أ- يقدم طالب العهدة إذن صرف بالقيمة المطلوب صرفها إلى الحسابات للتحقق من ضرورة وجود عهدة طرف هذا الموظف ورفع الطلب للمدير المالى لاعتماده .
ب- تقوم الحسابات بعد اعتماد الطلب بصرف العهدة .
ج- نفس الاجراءات تتبع عند زيادة العهدة .
2- عند استعاضة العهدة :
أ- يقوم أمين العهدة بالصرف منها على متطلبات الوظيفة باستخدام ايصال صرف مؤقت من العهدة مسلسل ويجب أن يوقع المستفيد باستلام المبلغ وأن يرفق مستند الصرف مع الايصال .
ب- يقوم أمين العهدة عند بلوغ رصيد العهدة70% من قيمتها أو عند نفاذها بتحرير كشف استعاضة تسجل فبه المبالغ المصرفة بالتفصيل من واقع ايصالات الصرف المؤقته ويقدم الكشف مرفقاً به المستندات إلى الحسابات .
ج- تقوم الحسابات بمراجعة الكشف والمستندات وتحليل المبالغ المنصرفه بحسب الغرض من الصرف ثم تقوم بتحرير إذن صرف نقدية .
د- تقوم الادارة المالية بمراجعة الكشف والمستندات وإذن الصرف وترفع جميعها للمدير المالى لاعتماد الصرف .
ه- يقوم أمين الخزينة بصرف المبلغ المطلوب والموازى لاجمالى كشف الاستعاضة ويوقع أمين العهدة على أصل إذن الصرف باستلام المبلغ .
و- يسلم كشف الاستعاضة ومرفقاته مع ملخص حركة النقدية إلى الادارة المالية لاتمام عمليات المراجعة والقيد والحفظ .
ز- تقيد المبالغ المنصرفة بموجب كشف الاستعاضة كمصروفات عادية لكى يعود رصيد العهدة إلى المبلغ الأصلى لها .
العهد المؤقتة :
هى المبالغ التى تصرف لاحد العاملين للصرف على شراء مستلزمات أو على مأمورية أو مهمة أو لدفع قيمة مصروفات نثرية غير محدده القيمة ويتم تسويتها بعد الصرف بتقديم المستند الفعلى للصرف .
وهى لا تبقى مع الموظف مدة طويلة فيجب تسويتها فى نفس اليوم أو فى اليوم التالى أو بعد انتهاء المهمة مباشرة ويتم صرف العهدة المؤقته بموجب ايصال استلام عهده مؤقتة ولا يحرر اذن صرف . ويتم ذلك بالاجراءات التالية :
1- يحرر طالب العهدة إذن صرف ( عادى ) عهدة إلى الحسابات للتحقق من الغرض واعتماده من المدير المالى ويوضح فيه مدة المأمورية وموعد تسوية العهدة .
2- يقوم أمين الخزينة باستلام إذن الصرف المعتمد ويحرر بناء عليه ايصال إستلام عهدة مؤقته .
3- يوقع طالب العهدة على ايصال العهدة بما بفيد استلامه النقدية
4- يحتفظ أمين الخزينة بإيصال العهدة الموقع الموقع بالخزينه كجزء من رصيد النقدية بالخزينة ويعامل باعتباره نقدية .
5- يقوم أمين الخزينة برد ايصال استلام العهدة الم ؤقته بعد إلغائه ( حتى لا يستخدم مرة أخرى ) إلى مستلم العهدة بعد قيامه بتسوية العهدة طرفه وتقديم مستندات الصرف الداله على صرف العهدة وأعتمادها ممن لهم سلطة الاعتماد بالشركة وفقاً للدوره المستندية للمدفوعات .
6- يقوم أمين الخزينة بعمل كشف بالعهدة التى لم يتم تسويتها ويقدم إلى الحسابات كل أسبوعين حتى يمكن متابعة تسوية العهد .
الدورة المستندية للأجور والمرتبات :
يتم حصر الوقت عن طريق بطاقة حضور وانصراف ( الساركى ) يوقع عليها الموظف / العامل ساعة الحضور وساعة الانصراف وتعتبر أيضاً تلك البطاقة المستند الأساسى لحصر أوقات الغياب ، والمرضى ، والإضافى .
عند حضور الموظف / العامل يوقع على الساركى ويختم بساعة الحضور .
فى حالات الخروج أثناء ساعات العمل الرسمية يحرر تصريح خروج بواسطة الإدارة التابعة لها الموظف / العامل وموقع عليها من مدير الإدارى بعد موافقة مدير الإدارة التابع لها الموظف ويحتوى تصريح الخروج على أسم الموظف / العامل وساعة الخروج المقرر الرجوع إليها إما إذا كان الخروج بدون عودة فيذكر ذلك بالتصريح ويحرر ذلك بالتصريح من أصل + صورة
أصل ………… للادارة الادارية .
صورة ……….. للأمن .
يتجه الموظف / العامل إلى الأمن الذى يثبت من خلال التصريح بسجل خاص سأعيه الخروج من واقع رجوع الموظف / العامل ثم بعد ذلك يقوم بمطابقته على الساعة المثبته بالتصريح .
يعاد التصريح بعد ذلك إلى المدير الادارى للحفظ .
فى نهاية اليوم يقوم الموظف / العامل بختم الساركى بساعة الإنصرااف .
بالنسبة لحصر وقت الإضافى فيتم عن طريق الساركى أيضاً .
تقوم الإدارة التابع لها الموظف / العامل بتحرير إذن بساعات عمل إضافية من أصل + 2 صورة
أصل …… التابع لها الموظف .
صورة…… للشئون الادارية .
صورة…… الأمن .
فى نهاية اليوم وبعد إنقضاء الوقت الإضافى المقرر ، يقوم الموظف / العامل بختم الساركى بساعة الإنصراف .
أخر كل شهر تقوم الإدارة الإدارية بتجميع الساركى ويتم تفريغ الإضافى على الكمبيوتر ويتم حساب الأجرة الإضافى
فى نهاية كل شهر يقوم المدير الإدارى بعمل مذكرة ترفع إلى المدير المالى تحتوى على التعينات الجديدة وبياتها ( اسم الموظف / العامل ) المرتب الشهرى ، تاريخ التعيين ) وكذلك موضح بها المرتبات والخصومات والجزاءات .
من أصل وصورتين :
أصل …… الإدارة الادارية .
صورة…… الموظف / العامل .
صورة …… الادارة التابع لها .
من خلال المذكرة تقوم الإدارة الإدارية باحتساب الجزاءات يدوياً وكذلك الخصومات التى تتم عن طريق قسمة المرتب الأساسى على 30 يوم ثم يضرب فى عدد أيام الخصم .
يتم إدخال جميع البيانات على برنامج كمبيوتر خاص بالأجور موضوع من قبل الشركة وعليه تحسب الأجور أو على برنامج أكسل يعد بيان و تقرير بالوراتب المستحقة للعاملين .
تتم طباعة الأجور الإجمالية لكل إدارة على حده ثم تتم طباعة تقرير بمرتبات الإدارة تفصيلياً لجميع العاملين – وعلى أساسه يتم عمل قيد الأجور
يتم صرف الأجور لجميع العاملين بإيصال إستلام مرتبات –
فى حالة الأجازات يقوم الموظف / العامل بعمل نموذج اجازات يعتمد عن طريق مدير الإدارة التابع لها .
الدورة المستندية للمشتريات :
:
أ- المشتريات الغير نمطية :
وذلك بالنسبة للأصناف التى لايتم تحديد حدود دنيا للإحتفاظ بها فى مخازن الشركة وتتمثل هده المشتريات على سبيل المثال فى الآتى :
الأصول الثابتة والمواد المستهلكة كالأدوات الكتابية والتى لا يخصص لها مخزن وتطلب أولاً بأول .
وفى هذه الحالة يتم إتباع الآتى :
يقوم الإدارة الطالبة بتحرير طلب شراء بهذه الخامات وذلك من أصل + صورة
أصل …… إدارة المشتريات " لإتخاذ إجراءات الشراء .
صورة…… تحفظ بالدفتر
يتم إرسال طلب الشراء إلى مسئول المشتريات الذي تقوم بتحرير أمر الشراء إلى المورد المختص لتوريدها من أصل +3 صور .
اصل …… المورد .
صورة….. قسم الحسابات .
صورة…..إدارة المخازن للإستلام بواسطتها .
صورة….. تحفظ بالدفتر .
--------------------------------------------------------
أختي فيافي
أعتقد أن هذا النظام المقترح سيساعدك بشكل كبير على إعداد الخطة المطلوبة ، و كذلك أنصحك بالرجوع إلى موضوع الأستاذ / علي الذي أشرت إليه ، بالفعل فهو يختص بنظام مقترح لمنشأة صناعية و لكني اقتبست منه الأمور العامة التي من الممكن أن تخدمك و يمكنك أيضا تطويع ما ذكرته لخدمة الغرض منه حسب طبيعة نشاطك و إذا عندك أي استفسار أو مناقشة انا حاضر ..
أتمنى أن أكون قدمت و لو شيئ بسيط لمساعدتك ..
أخوكي
خالد العمري
[email protected]