fayad_ramly
06-19-2014, 02:21 PM
نموذج لائحة مالية لشركة الفياض القابضة لسنة2014م
إعداد : د/ فياض حمزه رملي أرباب
المحتـويـات
مسلسل البيـــــــــــــــــــان رقم الصفحة
1 قرار إصدار اللائحة
2 الفصل الأول : تعاريف وأحكام
3 الفصل الثانى: السياسات المالية والمحاسبية
4 الفصل الثالث: الحسابات والقوائم الختامية والتقارير الدورية
5 الفصل الرابع: الموازنة التقديرية
6 الفصل الخامس: الرقابة الداخلية
7 الفصل السادس: النظام المالى المحاسبى
8 الفصل السابع: نظام محاسبة التكاليف
9 الفصل الثامن : الموارد
10 الفصل التاسع: المدفوعات
11 الفصل العاشر : السلف المستديمة والمؤقتة
12 الفصل العاشر:الخزائن
13 الفصل الحادى عشر: التأمينات
14 الفصل الثانى عشر: نظام المشتريات
15 الفصل الثالث عشر : المخازن
16 الفصل الرابع عشر : المراجعة الداخلية
17 الفصل الخامس عشر: العلاقة البينية مع وزارة المالية
18 الفصل السادس عشر : حماية البيئة والمسئولية الإجتماعية
19 الفصل السابع عشر: السلطات و الصلاحيات
10 الفصل الثامن عشر : بدء العمل باللائحة
عملاً بالسلطات المخولة لرئيس مجلس إدارة الشركة ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ أصدر مجلس إدارة الشركة ، بموافقة السيد / وزير............... بتاريخ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ اللائحة المالية الآتى نصها:-
الفصل الأول
أحكام تمهيدية
اسم الائحة وبدالعمل بها
مادة (1) - تسمى هذه اللائحة ( اللائحة المالية لشركة الفياض القابضة لسنة2014 م ويعمل بها من تاريخ إجازتها.
الهدف
مادة (2) - تهدف هذه الائحة إلى بيان القواعد الأساسية للنظام المالى التى يراعى إتباعها لدى الشركة
تطبيق الائحة
مادة (4) - تسرى أحكام هذه اللائحة على كافة المعاملات المالية للشركة وكل ما من شأنه المحافظة على حقوقهاوممتلكاتها كما تنظم قواعد الصرف والتحصيل وسلطات الإعتماد .
إعتماد الائحة
مادة (5) - تعتمد هذه الائحة من قبل الرئس أو من ينوب عنه ولايجوز تعديل أو تغيير أى مادة أو فقرة فيها الأبموجب قرار صادر عنه أو من ينوب عنه، وفى حالة صدور أى تعديلا ينبغى تعميمها على كل من يهمه الأمر قبل بدء سريانها بأسبوع على الأقل .
تعاريف
مادة (6) - لأغراض هذه اللائحة تكون للكلمات والعبارات التالية المعانى المحددة مقابل كل منها ما لم يقتضى سياق النص معنى آخر مع التزام اللائحة التعاريف الواردة فى لائحة التأسيس.
الشركة : شركة .................................................. ................
مقر الشركة : المقر للشركة بالخرطوم أو أى فرع آخر داخل أو خارج السودان.
المجلس : يقصدبه مجلس إدارة الشركة.
الرئيس : يقصدبه رئيس مجلس إدارة الشركة
النائب : يقصد به نائب رئيس مجلس الإدارة
العضو المنتدب : يقصدبه عضو مجلس الإدارة المنتدب للشركة
المديرالعام : تقصد به مدير عام الشركة
مدير إدارة : يقصد به مدير إدارة عامة بالشركة.
المدير المالى : يقصد به المدير المالي والمسئول المالى عن كافة العمال المالية ومن ينوب عنه . والمحاسبين لدى الشركة .
القانون : يقصد به الإطار القانونى المنظم لبيئة الأعمال بالسودان.
النماذج المالية : يقصد بها أى دفاتر أو مجلات مستندية أو آلية ترصد بها البيانات والتعليمات الحسابية ذات الطابع المالى أو الحسابى.
السجلات : يقصد بها الملفات والدفاتر التى تحفظ بها مكاتبات ومستندات الشركة المختلفة وتدرج بها البيانات والمعلومات والبيانات المالية والإحصائية والإدارية وأى بيانات أخرى.
الموازنة : يقصد بها الخطة السنوية لعمليات الشركة موضحاً فيها الإيرادات والمصروفات وتشمل مصروفات المستخدمين والمصروفات العمومية والمصروفات الرأسمالية وفق أسس المحاسبة الإدارية المتعارف عليها.
الحسابات الختامية : هى الميزانية العمومية التى توضح وضع الشركة المالى والمصادق عليها من المراجع القانونى.
الموازنة المعتمدة : يقصد بها الموازنة التى يصدقها مجلس الإدارة لأى سنة مالية ويخول للمدير العام السلطة التنفيذية العمل بها من تاريخ المصادقة عليها.
المعايير : معايير المحاسبة الدولية.
الأصول : هى ممتلكات الشركة وفق تعريف المعيار الدولى رقم 16.
الوزارة : يقصد بها وزارة المالية و الإقتصاد الوطنى.
الجهاز التنفيذى : المدير العام وما دونه من الهيكل التنظيمى للشركة.
الفصل الثانى
السياسات المالية والمحاسبية
• يتم تسجيل حسابات الشركة وفقاً لطريقة القيد المذدوج فى ضؤ القواعد والمبادىء المحاسبية المتعارف عليها .
• تفتح حسابات الشركة وفقاً لما هو وارد بدليل الحسابات .
• يتم تسجيل القيود المحاسبية من واقع مستندات معتمدة من الأشخاص أصحاب صلاحيات الإعتماد .
• وتتم الإجراءات المحاسبية لعمليات الشركة بأستخدام الحاسب الآلى فى المقر الرئسى للشركة السنة المالية
- السنة المالية للشركة اثنا عشر شهراً تبدأ فى اليوم الأول من شهر يناير وتنتهى فى اليوم الأخر من شهر ديسمبر من ذات العام .
التسجيل المحاسبى :
• تسجل أصول وخصوم الشركة على أساس التكلفة التاريخية وقيد الإيرادات والنفقات وفقاً لمبدأ الإستحقاق .
• تسجيل حسابات الشكة وفقاً لطريقة القيد المزدوج فى ضؤ القواعد والمبادىء المحاسبية المتعارف عليها .
• تفتح حسابات الشركة وفقاً لما هو وارد بدليل الحسابات . ص
• يتم تسجيل القيود المحاسبية من واقع مستندات معتمدة من أفراد أصحاب صلاحيات بالإعتماد .
• وتتم الإجراءات المحاسبية لعمليات للشركة بإستخدام الحاسب الآلى فى المقر الرئيسى للشركة .
الأصول الثابتة :
• تسجل الأصول الثابتة بتكلفتها التاريخية متضمنة كافة التكاليف الازمة المتكبدة لجعل الأصل صالحاً للتشغيل .
• تظهر الأصوال الثابتة بالقوائم المالية بتكلفتها التاريخية مخصوماً منها مجمع الإهلاك المتراكم .
• تستهلك الأصول الثابتة بإتباع طريقة القسط الثابت ووفقاً للنسب المئوية التى يعدها المدير المالى والتى سيسترشد فى إعدادها بالنسب المئوية لإهلاك الأصول الثابتةالصادرة عن مصلحة الضرائب العامة بوزارة المالية أو اى جهة عامة أخرى تصدر مثل هذه النسب ويقرها رئس مجلس الإدارة .
• إتباع سياسة التمييز بين المصاريف الرأسمالية والإيرادية بإعتبار الأولى هى التى تكون غير متكررة وتطيل العمر الإنتاجى والإقتصادى للاصل ، وتحديد سقف أدنى بمبلغ (جنية سودانى) لاعتبار المصروف رأسمالى.
المخزون :
• تقييم المخزون السلعى وفقاً لسعر التكلفة أو السوق أيهما أقل ويحدد سعر التكلفة على أساس الوارد او الصادر أولاً .
العملات الأجنبية :
يتم تقييم المعاملات الأجنبية الى الجنية السودانى وفقاً لأسعار الصرف السائدة بتاريخ إجراء المعاملات المالية . كما تحول الأصول والخصوم المسجلة بالعملات الأجنبية الى الجنية السودانى فى تاريخ إعداد المركز المالى وفقاً لأسعار الصرف السائدة فى نهاية السنة المالية وتسجيل فروق التحويل فى حساب فروق تقييم العملة فى قائمة الدخل .
مخصص مكافأة الخدمة:
يتم إحتساب مخصصات مكافأة نهاية الخدمة طبقاً للوائح والقوانين المعمول بها داخل الشركة .
القوائم المالية :
يتم إعداد القوائم المالية للشركة وفقاً للمعايير المحاسبية المتعارف عليها والمعمول بها فى السودان .
مسئوليات المدير المالى مسئول عن :
• تنفيذ ومراقبة أحكام الأئحة المالية والقرارات التنفيذية لها .
• إتخاذ إجراءات التأمين على أموال وممتلكات الشركة ضد جميع الأخطار ( سرقة – حريق – حوادث ....الخ ).
• إتخاذ إجراءات التأمين على إمنا ء المخازن وارباب العهد النقدية والمحصلين وما فى حكمها ضد جميع الأخطار كالسرقة والحوادث وخيانة الأموال مع مراعاة كفاية التأمين واستمرارة وذلك بشرط تطبيق مبدأ التكلفة والعائد.
• إجراءات الجرد السنوى للخزائن الرئيسية والفرعية فى موعده ، وكذلك إجراء الجرد المفاجئ بين وقت وآخر للمخزن الرئسى والمخازن الفرعية (أن وجدت) ولة سلطة تفويض من يباشر إجراء الجرد نيابة عنه دون أن يخل ذلك بمسئوليتة.
• إجراء الجرد ربع السنوى لكافه الأصول الثابتة للشركة ومطابقتها على سجلات الأصول الثابتة للشركة .
على المدير المالى :
وضع الأنظمة المالية التالية بالإشتراك مع العضو المنتدب ومباشرة تنفيذها وله أن يستعين فى ذلك بخبرة الأجهزة الفنية أو المكاتب الإستشاية المتخصصة اذا لزم الأمر بناءً على التفويض المسبق فى العضو المنتدب.
الموازنة التخطيطية والموازنة الإستثمارية للشركة .
نظام الرقابة الداخية بما يتضمنة من نظام الضبط الداخلى .
النظام المحاسبيى بما فى ذلك .
1- المجموعة الدفترية الواجب إمساكها على أن يتضمن على الأقل الدفاتر والسجلات التى نصت عليها القوانين السارية على الواجب إمساكها .
2- الدورات المستندية.
3- التقارير المالية الدورية .
4- نظم التكاليف التى تتناسب طبيعة عمل الشركة . ويصدر بهذه النظم قرارات من العضو المنتدب وتعتبر مكملة لهذه الأئحة .
يصدر العضو المنتدب نشرات بالتوقيعات الأولى والثانية تتضمن على الأقل ما يلى :
1- نماذج من التوقيعات المعتمدة.
2- التعديلات بالإضافة أو الحزف مع بيان تاريخ سريانها .
3- حدود المبالغ التى قد يحددها سريان هذه التوقيعات الداخلية .
مع عدم الإخلال بنظم الرقابة الداخلية وما تشتمل علية من نظم المراقبة الداخلية المشار اليها فى المادة ( ) من هذه الأئحة ، يلزم أن تتم مراجعة جميع العمليات المالية قبل الصرف سواء كان الصرف بموجب شيكات أو نقداَ أو من خلال السلف أو العهد المستديمة أو المؤقتة .
مع عدم الإخلال ببنود اللوائح المالية ولوائح المشتريات وأى لوائح أخرى منظمة للعمل بالشركة يلزم موافقة رئيس مجلس الإدارة أو من ينوب عنه فيما يلى :-
إبرام قروض مع البنوك أو افراد او زيادة أو تخفيض رأس المال ،إبرام العقود التى ترتب التزامات على الشركة لأكثر من سنة مالية ( عقود توريد _الرهن _ الإيجار ....الخ ) .
التصارع أو التنازل أو فسخ العقد .
أنشاء فروع جديدة للشركة وأى أستثمارات جديدة .
بيع أى أصل من الأصول الثابتة للشركة .
تعديلات نظام الأجور والحوافز للادارة العليا والإدارات المتوسطة .
تعديلات الهيكل التنظيمى للشركة أو التوصيف الوظيفى
تعديلات اللوائح أو السلطات المالية.
الفصل الثالث
الحسابات والقوائم الختامية والتقارير الدورية
مادة : الحسابات الختامية.
يتولى المدير المالى إصدار التعليمات الواجب إتباعها لإقفال الحسابات الختامية فى الموعد المحدد قبل نهاية العام المالى للشركة .
يتولى رئيس الحسابات مهمة إعداد موازين المراحعة للشركة وتقديمها للمدير المالى.
يتولى المدير المالى إعداد التقرير المالى السنوى موضحاً نتائج أعمال كافة أنشطة الشركة وإرفاقة مع القوائم الختامية وتقرير مراقب الحسابات وعرضة على نائب رئيس مجلس الإدارة ومن ثم عرضها على رئس مجلس الإدارة خلال فترة محدده من أنتهاء العام المالى للشركة .
يقوم المدير المالى بوضع قواعد ونسب توزيع النفقات غير المباشرة على الأنشطة أو مراكز التكلفة ومناقشتها مع نائب رئس مجلس الإدارة أو من يفوضة ومن ثم أعتمادها من رئيس مجلس افدارة أو من يفوضة للعمل بموجبها .
مادة : التقارير الدورية .
• يتولى المدير المالى مراجعة وإعتماد التقارير الشهرية والرع سنوية للتأكد من صحة البيانات المدرجة فيها وعرضها على الجهات الإدارية المعده من أجلها فى المواعيد المحدده لذلك .
• يتولى المدير المالى تحليل البيانات الواردة فى التقارير المالية والحسابات الختامية بأستخدام اساليب التقرير المالى المتعارف عليها ورفع تقرير بنتائج هذا التحليل ومدلولاته لرئيس مجلس الإدارة أو من ينوب عنه .
• يتولى المدير المالى إعداد القوائم المالية الربع سنوية وتقديمها مع كافة المعلومات والبيانات التى يطلبها مراقب الحسابات بالفحص المحدود وفقا لمعايير المحاسبة المتعارف عليها .
• وفى حالة غياب المدير المالى يتولى رئيس الحسابات مهام وواجبات المدير المالى المزكوره فى هذا الفصل (الثالث – الحسابات الختامية ) وذلك من خلال قرار تفويض صادر عن الرئيس أومن ينوب عنه .
• مادة : تعد الإدارة المالية فى نهاية كل شهر وقبل اليوم الخامس من الشهر التالى مايلى :-
• الفوائم المالية ( المركز المالى _ حسابات النتيجة _ قائمة التدفقات النقدية )
• كشوفات تفصيلية بحركة وأرصدة الحسابات و الدفاتر التحليلية أو دفاتر الأستاذ المساعد كما تعد الإدارة المالية تقريراً كل شهر توضح فية الموارد والإستخدامات الفعلية مقارنة بأعتمادات الموازنة التقديرية المعتمدة واى تقارير تطلبها الإدارة العليا .
• مادة تعد الإدارة المالية القوائم المالية ( المركز المالى _ حسابات النتيجة _ قائمة التدفقات النقدية ) طبقاً للقواعد والأعراف المحاسبية المتعارف عليها وفى الماعيد المحددة لها فى هذه الأئحة وبما لايتعارض مع القوانين السارية على ان يراعى ما يلى :-
• إجراء كافة التسويات الجردية قبل إعداد القوائم المالية بحث تحمل السنة المالية بكافة مايخصها من نفقات وإيرادات طبقاً للمبادئ المحاسبية المتعاف عليها وبحيث تظهر القوائم المالية الختامية نتيجة أعمال المنشاة فى نهاية هذة الفترة .
• تتضمن حسابات المنشاة كل ما تنص القوانين على وجوبة وإثباتة فيها.
• تكوين المخصصات الكافية لمقابلة جميع الألتزامات والمسئوليات والخسائر المحتملة على سبيل المثال لا الحصر .
مخصص الديون المشكوك فى تحصيلها ولم تحصل فى تاريخ الإقفال الشهرى .
الشيكات والكمبيالات وما فى حكمها التى ترد من البنك ولم تتمكن المنشاة من تحصيلها حتى تاريخ الإقفال الشهرى .
الفصل الرابع
الموازنات التقديرية
() يتم إعداد الموازنة التقديرية لكل سنة مالية وفقاً للإطار العام لخطة العمل التى تعتمدها الشركة على المدى المتوسط والطويل وتحقيقاً للأهداف التى وضعها النظام الأساسى.
المادة () الجدول الزمنى للموازنة التقديرية
(1) يصدر المدير العام قوائم وتعليمات وقواعد إعداد الموازنة التقديرية للسنة المالية القادمة فى موعد أقصاه اليوم الأول من شهر أكتوبر فى كل عام .ويتم تعميم التعليمات على مكاتب وإدارات الشركة بحيث يتم تقديم مشروعات موازناتها فى موعد اقصاه الأول من شهر نوفمبر من كل سنة.
إعداد الموازنة التقديرية
(41):
(1) تسهم المكاتب والإدارات المختلفة بالشركة فى وضع الموازنات التقديرية بالأسلوب والتوقيت اللذين يحددها المدير العام.
(2) تقوم كل الإدارات والوحدات بالشركة بتقديم مشروع الموازنة التقديرية الخاصة بها متضمناً ما يلى:
(أ) الأهداف المنشود تحقيقها خلال سنة الموازنة وينبغى أن تحدد هذه الأهداف بوضوح كماً ونوعاً حسب الحالة وذلك وفقاً للخطة العامة للشركة.
(ب) الموارد البشرية والمالية اللازمة لتحقيق الأهداف المنشودة.
(3) تقوم الإدارة المالية بأعداد الموازنة التقديرية لأى من البنود التى لا تقع ضمن أختصاصات أو مسئوليات الإدارات والأقسام الأخرى .
(4) يتم إعداد الموازنة التقديرية وفقاً لنظام البداية من الصفر والذى يفرض على المكاتب والإدارات إعطاء مبررات تفصيلية لمتطلبات موازناتها دون الإرتكاز على أرقام السنوات السابقة وذلك على أساس النشاطات التى ستقوم بها لتساهم بأفضل الطرق فى تحقيق الأهداف التى تصبو إليها خطة العمل.
(5) يتم إعداد الموازنة وفقاً للتبويب بالدليل المحاسبى المعتمد للشركة.
إعداد الموازنة التقديرية
يعتمد المدير العام بصورة مبدئية مشروع الموازنة التقديرية لكل مكتب أو إدارة أو قسم على حده.
(1) تقوم الإدارة المالية بتجميع وتنسيق مشروعات الموازنة التقديرية لجميع الإدارات والأقسام وإعداد مشروع الموازنة التقديرية الموحدة بما يتماشى مع الخطة العامة للشركة على أن تتضمن يلى:
(أ) جملة الأهداف الكمية والنوعية المتوقع تحقيقها خلال سنة الموازنة والإفتراضات التى اعتمدت فى إعداد الموازنة التقديرية.
(ب) برنامج الإستثمار فى الإنشاءات ، أن وجدت ، خلال سنة الموازنة متضمنا الإرتباطات الجديدة والسداد المتوقع خلال العام.
(ج) برنامج النفقات الرأسمالية ( الموجودات الثابتة) متضمناً الإعتمادات الكلية والمتوقع صرفة خلال سنة الموازنة التقديرية.
(د) برنامج المصروفات الإدارية متضمناً تكلفة العنصر البشرى ومصروفات التشغيل الأخرى المتوقع صرفها خلال العام.
(ه) حساب الأرباح والخسائر التقديرى لسنة الموازنة على مستوى الشركة .
(و) الميزانية التقديرية فى نهاية سنة الموازنة.
(ز) بيان تقديرى للتدفقات النقدية خلال سنة الموازنة.
(3) تقوم لجنة يشكلها المدير العام بمناقشة مشروع الموازنة التقديرية الموحدة وإعداد الصيغة النهائية للمشروع حسبما يقرره المدير العام للعرض على المجلس.
تنسيق تنفيذ الموازنة التقديرية
(43):
(1) تصبح الموازنة التقديريية بعد إعتمادها من المجلس وتعميمها على المكاتب والإدارات والأقسام خطة عمل الشركة لسنة الموازنة وتكون (يكون) كل إدارة ، مكتب ، أو قسم مسئولة (مسئولاً) عن تنفيذ الموازنة فيما يخصة ويكون المديرالعام مسئولاً عن تنفيذ الموازنة الكلية على أن يتم التنفيذ وفقاً للصلاحيات المقررة.
(2) يعتبر إعتماد المجلس للموازنة التقديرية بمثابة إذن لذوى الصلاحيات بإجراء الصرف للأغراض المحددة فيها وممارسة الأنشطة المختلفة تبعا لما جاء فى إستراتيجية وخطة عمل الشركة والموازنة التقديرية.
(3) إذا تأخر إعتماد الموازنة التقديرية قبل بداية السنة المالية المعنية ، يتم الصرف على العاملين الموجودين حسب شروط الخدمة المعمول بها أما المصروفات التشغيلية الأخرى فيتم الصرف عليها فى حدود تقديرات مشروع الموازنة التقديرية المقترح أوالموازنة التقديرية المعتمدة للسنة المالية السابقة أيهما أقل.
(4) لايتم تنفيذ الأعمال الرأسمالية (الموجودات الثابتة الجديدة) إلابعد إعتماد الموازنة التقديرية بواسطة المجلس أو موافقة الخطة أما الأعمال الرأسمالية المعتمدة سأبقاً فيجوز الإستمرار فى الصرف عليها حسب سير العمل .
تعديل الموازنة التقديرية
(44):
(1) لايجوز تعديل الموازنة التقديرية للمصروفات بشقيها بعد إعتمادها بواسطة المجلس.
(2) هنالك بعض بنود الموازنة الخاصة بالمصروفات قابلة للزيادة والنقصان وعلية يمكن للمدير العام أن يقدم عرضاً مسبباً للمجلس لتعديل أى من تلك البنود ويعتبر إعتماد المجلس لذلك إعتماداً إضافياً وليس تعديلاً للموازنة التقديرية ، وهذا الإعتماد الإضافى يخول المدير العام بإجراء اللازم.
(3) يجوز للمدير العام عند الضرورة التصرف فى حدود الفصل الواحد أى بالنقل من بند الى آخر فى نفس الفصل.
(4) لايجوز للمدير نقل الإعتمادات من باب لآخر إلا بعد موافقة المجلس على ذلك.
(5) يضع المدير العام الترتيبات اللازمة لإظهار وضبط الإعتمادات الإضافية.
الفصل الخامس
نظام الرقابة الداخلية
أهداف الرقابة الداخلية
(16) على الشركة إعتماد الأساليب الحديثة للرقابة الكلية عن طريق تطبيق مبادئ الضبط المؤسسى أو ما يعرف بحوكمة الشركات ( Corporate Governance (
وتهدف الرقابة الداخلية إلى التأكد من:
(أ) قيام الشركة بأعمالها بطريقة منتظمة تتناسب وطبيعة تلك الأعمال وتؤمن الإلتزام بأهداف وسياسات الشركة.
(ب) حماية الشركة وممتلكاتها وموجوداتها.
(ج) دقة وصحة وإكتمال السجلات والبيانات المالية.
(د) توفير المعلومات والتقارير المناسبة لمتخذى القرار من كافة الفئات المستخدمة للمعلومات المالية.
عناصر الرقابة الداخلية
(17) تتحقق الرقابة الداخلية بوجود بيئة وإجراءات الرقابة المناسبة وبتوفير العناصر الأساسية والتى يجب أن تؤخذ فى الإعتبار ويتم الإلتزام بها وفق ما هو منصوص عليه فى هذهـ اللائحة وذلك لأحكام الرقابة الداخلية بكل أنواعها المالية منها وغيرها والعناصر الأساسية هى :
(1) الهيكل التنظيمى للشركة يراعى فية الضبط المؤسسى (Corporate Governance).
(2) مجموعة اللوائح والأنظمة التى تنظم أعمال الشركة.
(3) الصلاحيات ومجالات تفويضها بما يناسب مع طبيعة أعمال الشركة.
(4) دليل إجراءات العمل.
(5) قواعد الرقابة المالية.
(6) الموازنة التقديرية للشركة.
(7) نظام المعلومات المالية.
(8) الإشراف الإدارى.
(9) المراجعة الداخلية.
الهيكل التنظيمى
(18) ضرورة التزام إدارة الشركة بتنفيذ ومراقبة الأداء وفق متطلبات الهيكل التنظيمى للشركة المجاز من قبل المجلس خاصة ما يتعلق بالوصف الوظيفى وتحديد المهام والمسئوليات ومنح السلطات والصلاحيات وذلك لرفع كفاية الأداء والإرتقاء به على أن تراعى فية مبادئ الضبط المؤسسى (Corporate Governance).
لوائح العمل
(19) تقوم إدارة الشركة بأداء مهامها ووأجباتها وتسيير أعمال الشركة وفقاً للوائح والأنظمة التى يصدرها المجلس لتنظم أعمال الشركة وتسييرها بسهولة مع أحكام الرقابة عليها.
الصلاحيات وفصل الواجبات
(20) يحدد المجلس ضمن لوائح العمل أو خارجها صلاحيات الأشخاص الرئيسيين المنوط بهم إدارة الشركة وما يمكن تفويضة من هذه الصلاحيات إلى أى من موظفى الشركة الآخرين بحيث يكون هنالك توزيع للصلاحيات وتكافؤ بين الصلاحيات والمسئوليات وفصل الواجبات والإختصاصات وذلك بفصل سلطات وصلاحيات التصديق عن مهام وواجبات التسجيل وعن مسئوليات الحفظ .والإلتزام بجدول الصلاحيات فى الفصل الخامس عشر.
دليل وإجراءات العمل
(21) على المدير العام أن يعد دليلاً لإجراءات العمل وفقاً لمتطلبات عقد التأسيس والأنظمة واللوائح والقرارات الصادرة من المجلس وما يتطلبة أداء العمل فى الشركة من تقنيات فنية وإدارية.
الإشراف الإدارى
(22) على إدارة الشركة أن تتوخى متطلبات اللوائح المختلفة وما نصت علية من إجراءات وأحكام وخاصة الهيكل التنظيمى وهذه اللا ئحة لتأمين الإشراف الإدارى الكامل بحيث لايتولى أى شخص بإنفراد عملية ما من أولها لآخرها.
المراجعة الداخلية
(23) يحدد المجلس:
(1) واجبات ومسئوليات وصلاحيات ونطاق عمل الجهة المسئولة عن المراجعة الداخلية وإرتباطها الإدارى.
(2) تخضع جميع عمليات الشركة للمراجعة الداخلية (المسبقة ، المتزامنة، اللاحقة) حسبما تقرره خطط وبرامج المراجعة الداخلية المعتمدة بواسطة المجلس.
(3) تمارس إدارة المراجعة الداخلية عملها وفق الأسس والمعايير(المهنية ، الرقابية، المحاسبية) المتعارف عليها.
مراجعة الحسابات
(24) تراجع حسابات الشركة سنوياً بواسطة المراجع العام أو أى مراجع قانونى يوافق علية المراجع العام تحت إشرافة.
الفصل السادس
النظام المالى المحاسبى
[1] الموجهات العامة للنظام المحاسبي للشركة القابضة :-
(ب) لأغراض تسيير وتوجية النظام المحاسبى للشركة يتم إتباع الآتى:-
1 – 1 يتم تطبيق كافة مبادئ وفروض الفكر المحاسبي المتعارف عليها.
1 – 2 يتم تطبيق معايير المحاسبة الدولية خاصة القطاع العام ((IPSAS وفق الحوجة فى التطبيق المهني حسب طبيعة نشاط الشركة المعايير كما أدناه :-
1- عرض القوائم المالية (مايو 2000)
2 - قوائم التدفقات النقدية (مايو 2000)
3- صافي فائض أو عجز الفترة، والأخطاء الجوهرية، والتغيير في السياسات المحاسبية (مايو 2000)
4- آثار التغيرات في أسعار صرف العملات الأجنبية (مايو 2000)
5 - تكاليف الاقتراض(مايو 2000)
6- القوائم المالية الموحدة والمحاسبة عن المؤسسات التابعة (مايو 2000)
7- المحاسبة عن الاستثمارات في مؤسسات زميلة (مايو 2000)
8- الإقرار المالي عن الحصص في المشروعات المشتركة (مايو 2000)
9- الإيراد الناتج عن عمليات التبادل (يونيو 2001)
10- التقرير المالي في الاقتصاديات ذات معدل التضخم المرتفع (يونيو 2001)
11- عقود الإنشاء (يونيو 2001)
12- المخزون (يونيو 2001).
13- عقود الإيجار (ديسمبر 2001)
14- الأحداث اللاحقة لتاريخ الإقرار المالي (ديسمبر 2001)
15- الأدوات المالية – الإفصاح و العرض. (ديسمبر 2001)
16- الممتلكات الاستثمارية (ديسمبر 2001)
17- الممتلكات والتجهيزات والمعدات (ديسمبر 2001)
18- الإقرار بأعمال القطاعات (يونيو 2002)
1 – 3 يتم تطبيق معيار التقرير المحاسبى الدولي الأول رقم (1) البيانات المالية لإعداد التقارير المالية (IFRS ) وفق الحوجة فى التطبيق المهني حسب طبيعة نشاط الشركة .
1 – 4 يتم إتباع مبدأ الاستحقاق في تسجيل المعاملات المالية.
1 – 5 يتم ترجمة جميع قيم المعاملات المالية بالنقد الأجنبي أو المحتفظ به بالخزن والبنوك إلى وحدة الجنيه السوداني عند إقفال الحسابات بنهاية العام المالي.
1- 6 يتم اعداد القوائم الماليه على أساس مبدأ التكلفه التاريخية
1 - 7 يتم تسجيل الأصول الملموسه في الدفاتر المحاسبية على أساس العمر الإفتراضي الأصول بأستخدام طريقة القسط الثابت ووفق فئات الإستهلاك كما أدناه :
الفئة % نوع الأصل
14 أجهزة الملاحة الجوية
4 موقف الطائرات والمدرجات
2.5 المبانى
13 الأليات المتخصصة
20 العربات الصغيرة والبصات
8 الكسارات
13 المولدات الكهربائية
14 الإضاءة المدرجية
13 أجهزة التبريد والتكييف
13 المعدات الهندسية
10 الأسوار والحواجز
15 الأثاثات
13 أجهزة الكمبيوتر
7 خزانات المياه
4 الطلمبات والصهاريج
4 الإنشاءات الكهربائية
13 معدات ورش
13 طلمبات الوقود
13 ماكينات تصوير
13 أجهزة الفاكس
20 العجلات والدرجات
14 أجهزة مخاطبة
4 معدات مياه ومصافى
13 أدوات صحية
13 ماكينات طباعة
1 – 8 الوحده النقديه للقياس المحاسبي هى الجنيه السوداني
1 - 9 يتم إدارة النظام المحاسبي للشركة في بيئة أنظمة المعلومات الإلكترونية (المحوسبة).
[2] أهداف النظام المحاسبي للشركة القابضة:
2 – 1 تحديد علاقة الشركةبالغير سواء علاقة مديونية أو دائنية.
2 – 2 تقدير ما ينتظر أن تحققه الشركة من إيرادات وما ينتظر أن تنفقه من نفقات وإثبات ما تحقق فعلاً من إيرادات أو نفقات.
2 – 3 إظهار سلامة عمليات التحصيل والإنفاق من حيث توافقها مع ما تفرضه قوانين لائحة الإجراءات المالية العامة للدولة ومرشد الإجراءات المالية للشركة.
2 – 4 إحكام الرقابة على ممتلكات الشركة لحمايتها من الضياع أو الاختلاس أو سوء الاستخدام.
2 – 5 مقابلة الاحتياجات المتعددة لطبيعة نشاط الشركة وظروفها ومدى اتساع أعمالها من خلال تطبيق حوسبة العمل المحاسبي للوفاء بالمعلومات الملائمة لصناع القرار.
2 – 6 توفير المعلومات الإدارية بشكل دوري وبمجرد الطلب في كافة مجالات التخطيط والرقابة وإتخاذ القرارات وفقاً لنوعية الملائمة المطلوبة والتوقيت المناسب.
[3] مكونات النظام المحاسبي للشركة القابضة:-
(46 ) يتكون نظام المحاسبى للشركة من العناصر الرئيسية التالية:
3 – 1 المستندات والأوراق الثبوتية المؤيدة للعمليات المالية التي تحدث بالشركة .
3 – 2 قواعد البيانات التي تختزن بها البيانات والتقارير المالية الخاصة بالعمليات المالية بمختلف بمختلف أنواعها كما مبين أدناه :-.
التقارير والبيانات المالية
(47) :
(1) على المدير المالى إعداد وتقديم التقارير والبيانات المالية للمدير العام دورياً كما موضح أدناه.
(أ) السيولة والنقدية Liquidity)):
نسبة لما للسيولة من أهمية فى إتخاز القرارات المالية يجب على المدير المالى إعداد وتقديم تقرير يومى للمدير العام يوضح الأرصدة النقدية بالخزن والبنوك كما فى نهاية يوم العمل السابق موضحاً الإيداعات والمسحوبات ذات الحجم الكبير التى تمت فى ذلك اليوم المعنى وتأثيرها بالأرصدة الإفتتاحية اليومية.
(ب) التدفقات النقدية المتوقعة Flows) Cash):
تقرير التدفقات النقدية يوضح التدفقات النقدية المتوقعة خلال فترة معينة وحتى يكون المدير العام على علم بالتدفقات النقدية المتوقعة ، مما يساعد فى إتخاذ القرارات الخاصة بأى إرتباطات خلال تلك الفترة ....الخ يجب على المدير المالى إعداد وتقديم تقرير عن التدفقات النقدية المتوقعة خلال الشهر القادم للمدير العام فى أو قبل بداية الشهر المعنى.
(ج) تقرير موقف المخزونات (Stocks):
يوضح هذا التقرير الرصيد الإفتتاحى للمخزونات بأنواعها المختلفة ، وحركتها خلال فترة معينة ومن ثم الرصيد الختامى وحتى لايتوقف العمل نتيجة لعدم توفر المواد اللازمة لذلك لابد للمدير المالى من إعداد تقرير أسبوعى وتقديمة للمدير العام فى بداية الأسبوع التالى عن موقف المخزونات.
(د)ِ الذمم الدائنة والمدينة (Account Receivable & Account Payable): يجب على المدير المالى إعداد تقرير شهرى عن موقف الذمم الدائنة والمدينة وتقديمة للمدير العام تمكينا له من معرفة مدينى الشركة من سداد التزاماتهم نحو الشركة حسب فترة السداد المسموح بها ومدى التزام الشركة بسداد ما عليها للآخرين حسب الفترة المتفق عليها ومن ثم التقرير بشأن الأرصدة عديمة الحركة( الراكدة).
(ه) حساب الأرباح والخسائر:
يوضح حساب الأرباح والخسائر نتائج الأعمال لفترة معينة وحتى يتمكن المدير العام من معرفة نتأئج أعمال الشركة بنهاية كل شهر يجب على المدير المالى إعداد وتقديم حساب الأرباح والخسائر الخاص بالشهر المعنى ، إضافة للأرباح حتى تاريخه للمدير العام بنهاية الأسبوع الأول من الشهر التالى.
3 – 3 أجهزة وبرامج الحاسوب التي تستخدم في معالجة البيانات لتحويلها إلى معلومات.
3 – 4 الإجراءات المالية المكتوبة والمرسومة ونتاج تطبيقها والتي تبين تسلسل العمليات المالية داخل الشركة فى ذلك نظام التكاليف يعتمد على أساس القيد المزدوج لتسجيل وتحليل موجودات الشركة ومطلوباتها وإيراداتها ومصروفاتها وكافة العمليات المالية التى تجريها الشركة وفق ما ينص عليه النظام المحاسبى (أي طبيعة الدورة المستندية المحاسبية).
3 – 5 الأفراد المتعاملون مع عناصر النظام المحاسبي.
[4] خصائص النظام المحاسبى
(1) يكون نظام المعلوماتية متماشياً مع عقد التأسيس وهذه اللائحة.
(2) يمكن الإستفادة القصوى من الإمكانيات التى توفرها أجهزة وأنظمة الحاسب الألى للشركة.
(3) ينبغى أن يضمن نظام المعلوماتية المالية التفاصيل اللازمة لإمكانية إظهار النتائج المالية لكل من:
(أ) المركز الرئسى والمكاتب كل على حده.
(ب) مراكز الأرباح والتكلفة المختلفة.
(ج) مختلف النشاطات التى تزاولها الشركة.
تحديث نظام المعلومات المالية
على المدير العام إعادة النظر فى نظام المعلومات المالية بين الحين والآخر وتحديثة بما يتماشى مع متطلبات العمل.
المعلومات الإحصائية
(1 (يجب على كل المكاتب إعداد تقارير إحصائية دورية ورفعها للمدير العام بالكيفية وفى المواعيد التى يحددها ودون إخلال بعمومية ما تقدم يجوز أن تتضمن تلك التقارير ما يلى:
(أ) الاداء الفعلى مقارناً بالخطة.
(ب) الإيرادات الفعلية مقارنة بالخطة.
(ج) عقودات الشركة مع أطراف أخرى، الفترة الزمنية والقيمة الكلية للعقد، المبالغ المدفوعة والمتبقية والجهات المتعاقد معها.
(د) إحصائيات بعدد العاملين بالشركة ، ومعدلات الفاقد (دوران العمالة) وفق درجات الهيكل الوظيفى والوظائف الشاغرة.
( 2) يرفع المدير العام ملخصاً بالتقارير الإحصائية الدورية للمجلس.
[4] وظائف النظام المحاسبي للشركة القابضة :-
4 – 1 وظيفة جمع البيانات المحاسبية وتبويبها وفهرستها لإدخالها إلى قواعد البيانات الإلكترونية أو تفريغها على الدفاتر المحاسبية وفق القواعد والأصول في هذا الصدد.
4 – 2 وظيفة معالجة (تشغيل) البيانات المحاسبية يدوياً أو بمساعدة البرامج الحاسوبية التطبيقية بغرض إنتاج المعلومات.
4 – 3 وظيفة نقل أو إيصال المعلومات إلى المستخدمين عند الطلب وبشكل دوري.
4 – 4 وظيفة رقابة البيانات المحاسبية سواء المقيدة بالدفاتر والسجلات التقليدية أو الإلكترونية على قواعد البيانات بغرض حمايتها من الأخطاء والتلاعب والأخطار والتهديدات المختلفة بغرض إنتاج معلومات دقيقة وذات موثوقية.
[5] مقومات النظام المحاسبي للشركة القابضة:-
ويحتوى على الآتي:-
5 – 1 المجموعة المستندية:
تعتبر بما تحويه من بيانات المصدر الرئيسي لإثبات القيد في المجموعة الدفترية وبذلك هي تمثل المدخلات الرئيسية للنظام المحاسبي لشركة سواء في شكله التقليدي أو الإلكتروني وهي نوعان:
5 – 1 – 1 المستندات الداخلية:
هي المستندات الخاصة بالشركة والتي تصميمها داخلياً مثل: أذونات الصرف والاستلام وإيصالات تحصيل النقدية، وتحمل عنوان وإسم الشركة.
5 – 1 – 2 المستندات الخارجية:
هي المستندات التي يحدد ما تحتويه من بيانات سلطات وهيئات خارج نطاق الشركة مثل: إيصالات الإيداع بالبنوك وفواتير الشراء والكهرباء والمياه والإيصالات المالية التي تحمل عنوان جهات أخرى غير الشركة.
5 – 2 المجموعة الدفترية:
تتمثل في دفاتر اليوميات العامة والتحليلية للأصول والمصروفات والإيرادات ودفاتر الجرد ودفاتر الأستاذ العامة والتحليلية للأصول والمصروفات والإيرادات ودفاتر الجرد وكافة الدفاتر الخاصة باليوميات والأستاذ للأصول والخصوم وحقوق الملكية أو الإرتباطات والدفاتر الواردة ذكراً في لائحة الإجراءات المالية لوزارة المالية للعام 2011م والنماذج المرتبطة بها التي تلتزم السلطة بالعمل بموجبها وتصميم الشكل الإلكتروني المشابه لها على قواعد بيانات الحاسوب لأغراض الإستخدام الداخلي.
وفيما يلي الدفاتر والنماذج المالية والتقليدية (غير المحوسبة) المعمول بها في سلطة الطيران المدني:
أ- الدفاتر والنماذج المالية ذات القيمة
1- انموذج مالى / حسابات/ رقم (19) دفتر الخزانة.
1- انموذج مالى/ حسابات / رقم (20) دفترمفردات الإيرادات والمصروفات.
1- انموذج مالى /حسابات / رقم (22) سجل الشيكات الواردة.
1- انموذج مالى ايرادات رقم (15) إيصال نقدية.
1- انموذج مالى ايرادات رقم (67) حساب معاون التحصيل.
2 - انموذج مالى / حسابات/ رقم (17) أمر دفع الشيكات.
2- انموذج مالى / حسابات / رقم (39) إشعارتوريد.
2- انموذج مالى /حسابات / رقم (40) إذن صرف.
2- انموذج مالى /حسابات / رقم (50) إشعار توريد شيكات .
2- انموذج مالى /حسابات / رقم (76) دفترالمحاسب لتسجيل المصروفات.
3- انموذج مخازن رقم (22) دفترعهدة المخازن.
3- انموذج مخازن رقم (47) دفترطلبات المخازن.
3- انموذج مخازن رقم (50) كشف عهدة المخازن.
3- انموذج مخازن رقم (51) كرت عهدة المخازن.
(ب) الدفاتر التى تمسك لقيد العمليات المحاسبية
1. دفتر مفردات الإيرادات
2. دفتر مفردات المصروفات
3. الدفتر العمومى يشمل :
(أ) حساب النقدية بالخزانة
كل الإجراءات المالية والمحاسبية محكومة بقوانين ولوائح لتنظيم الصرف على بنود الموازنة والإجراءات الواجب إتباعها عند اداء الخدمات والخصم والسداد للحسابات ، وتقرير وتحصيل الإيرادات والإجراءات المتبعة فى ذلك وتنظم المستندات الواجب إرفاقها ضمن إستمارة الصرف فى كل حالة من حالة الصرف .
مثال لذلك:-
مراجعة الإيصال (15) مع أورنيك معاون التحصيل (67) مع حافظة التوريد (39) موقعا عليها بالإستلام من الصراف .
(ب) دفاتر قيد الإيرادات ودفاتر قيد المصروفات :
تعتبر الدفاتر الرئسية فى النظام المحاسبى . علاوة على أن هذه الدفاترتحقق الأغراض المشار اليها. فأنها تمكن من إعداد حساب فى اى مده خاصة الحسابات الشهرية والحسابات الختامية عن السنة المالية كما تبين بالتفصيل الإيرادات والمصروفات الفعلية التى قبضت أوانفقت خلال السنة مع مقارنتها بأرقام الموازنة وأسباب ومبررات اختلاف الأرقام الفعلية عن الأرقام التقديرية.
3- مرحلة الحسابات الشهرية والختامية تسبقها مراحل النضوج كما هو موضح فى البيان التالى الذى اشير الية بأنة الإطار المجمل للدورة المستندية إذ أن البداية الصرف والتوريد وفقا للموازنة المصدقة والنهاية إعداد الحساب الختامى .(مرفق ) نموذج الدورة المستندية
نماذج الدورة المستندية
الفصل السابع
نظام محاسبة التكاليف
أهمية النظام
(65) تلعب محاسبة التكاليف دور محورى فى المنشأت الصناعية ولابد من أن يكون هذا الدور حاضر فى الشركة لأن نظام التكاليف عن طريق إستخدام الأساليب والطرق الحديثة للتكاليف يوفر المعلومات التى تؤدى إتخاذ قرارات مصيرية فى الشركة ويهدف نظام التكاليف الى تذويد كافة مستويات الإدارة بالمعلومات المتعلقة بعناصر التكلفة ومدى أثرها.
سجلات التكاليف
(66) على الإدارة المالية إعداد سجلات التكاليف لتزويد كافة المستويات الإدارية بالمعلومات المتعلقة بعناصر التكلفة بغرض مساعدتها فى إتخاذ القرار.
الفصل الثامن
المـــــوارد
يقصد بالموارد الإيرادية كل ما تحصل علية الشركة من إيرادات من كافة عملياتها الجارية والناتجة عن ممارستها لأنشطتها المختلفة .
يقصد بالموارد الرسمالية كل ما تحصل علية الشركة نتيجة بيع أصل أو عقد غرض أوتمويل إضافى فى رأس المال العامل . أو غير ذلك من الموارد غير الإيرادية التى ترتب التزاماً على الشركة يكون للعضو المنتدب سلطة الموافقة عليها أو إبرام الإتفاقيات الخاصة بها.
يجوز للشركة أن تدير ما تحتاج اليه من موارد إضافية بكل أو بعض الطرق الآتية :
1- إستكمال رأس المال ( أذا لم يكن مسدد بالكامل .
2- التسهيلات الإتمانية .
3- القروض.
4- زيادة رأس المال .
5- تسهيلات موردين .
الفصل التاسع
المـــــــــــــدفوعـــات
تتألف نفقات الشركة من :-
1- تكاليف المشتريات الداخلية والمحلية .
2- تكاليف الإنتاج .
3- تكاليف البيع والتسويق .
4- تكاليف إغتناء الأصول الثابتة
5- المصروفات المترتبة لغاء الخدمات المقدمة من الغير .
6- المصاريف الإدارية و العمومية .
7- المصاريف المختلفة .
الفصل العاشر
السلف المستديمة والسلف المؤقتة
السلف المستديمة
تمنح الشركة سلفة مستديمة أو مؤقتة لموظفيها فى الحالات الطارئة أو عند السفر وفى كل الأحوال تصفى السلفة المستديمة قبل نهاية السنة المالية مع تقديم بيان بأوجة الصرف .
السلف المؤقتة
تمنح الشركة سلفية مؤقتة لأغراض محددة ويجب أن تصفى السافية المؤقتة بأنتهاء الفرض الذى تم بموجبه أستلام السلفة .
الفصل الحادى عشر
الخزائن
حفظ النقود والأوراق ذات القيمة
(1) تؤمن الشركة الخزائن الحديدية المناسبة لحفظ النقود وكافة الأوراق ذات القيمة للشركة مثل وثأئق الملكية، بواليص التأمين أو وثائق السندات والتمويل وغيرها.
(2) يضع المدير المالى الترتيبات اللازمة لتسجيل محتويات الخزائن الحديدية وطريق إيداع أو سحب النقود والوثائق منها وجردها بين الحين والآخر فجائيا.
(3) يجوز أن تحتفظ الشركة بالأوراق ذات القيمة لدى المصارف أن كان ذلك ضرورياً
الفصل الثانى عشر
التامينات
(أ) يجب على المدير العام إتخاذ كافة الإجراءات الضرورية لحماية ممتلكات الشركة من كافة مخاطر الإعتداء.
(ب) على المدير العام تأمين ممتلكات الشركة الرأسمالية تأميناً شاملاً طبقاً لما تتطلبة اللوائح ويحقق مصلحة الشركة وله فى ذلك إصدار التوجيهات اللازمة للإدارات المختلفة والإدارة المالية لضمان تغطية التأمين لكافة موجودات الشركة.
(ج) على المدير العام التأمين على النقد المنقول والصيارفة من الإعتداءات .
الفصل الثالث عشر
نظام المشتريات
الهدف
() يهدف نظام المشتريات إلى تحقيق ضبط عمليات الشراء وتسييرها فى الإتجاه الصحيح حتى يكتمل إنجاز كل المراحل التى يجب أن تمر بها عمليات الشراء المختلفة فى اقصر وقت ممكن مع الإحتفاظ بالقدر الممكن من الدقة لسلامة الإجراءات وتحقيق المستوى المطلوب من الرقابة والتكلفة وفقاً لهذه اللائحة.
طلب الشراء
() :
(أ) يجب على الجهة الطالبة للمشتريات تقديم طلب شراء Purchase Order Note)) فى وقت مبكر لتكمل إجراءات الشراء وتصل البضاعة المطلوبة فى الوقت المناسب تفادياً لتوقف العمل نتيجة لعدم توفرها.
(ب) يقدم طلب الشراء بعد التأكد من أن البضاعة المطلوبة غير متوفرة بالمخزن.
(ج) فى حالة البضائع المدرجة فى كروت المخازن ، يجب على أمين المخزن لفت النظر لإعادة طلبها فى الوقت المناسب وذلك قبل أن يصل الرصيد الحد الأدنى (نقطة إعادة الطلب) بعد التشاور مع جهات الإختصاص لتحديد الكمية المطلوبة.
الحد الأقصى للمشتريات
() يحدد المجلس الحد الأقصى لقيمة البضائع التى يمكن شراؤها أو الخدمات التى يمكن التعاقد عليها بأى من الطرق المشار اليها فى المادة الخامسة والخمسون.
طريقة الشراء
() تتم مشتريات الشركة بأحدى الطرق التالية:-
(أ) المناقصة العامة.
(ب) المناقصة المحدودة.
(ج) التعاقد المباشر.
(د) العروض المباشرة.
المناقصة العامة
() يتم الشراء عن طريق المناقصة العامة إذا كانت البضاعة المراد شراؤها غير محتكرة وقيمتها فى حدود المبلغ المقرر بواسطة المجلس للشراء عن طريق الماقصة العامة وفى هذه الحالة يجب الإعلان عن السلع أو الخدمات المراد شراؤها أوالتعاقد عليها فى وسائل الإعلام المتيسرة ويجب أن يتضمن الإعلان صراحة:
1- وصف عام عن السلع أو الخدمات موضع المناقصة.
2- المدة المحددة لقبول العطاءات وآخر موعد ومكان التسليم.
1- قيمة محددة للتأمين المطلوب وطريقة الدفع.
2- وجوب قفل مظاريف العطاءات وتشميعها.
3- سعر وكيفية سداد قيمة العطاء.
4- المدة المحددة لتوريد السلعة أو تقديم الخدمة.
5- الجزاءات التى سيتحملها مقدم العطاء فى حالة الإخلال بالشروط.
6- أى شروط أخرى تراها الشركة.
7- يجوز للشركة الغاء المناقصة قبل الموعد المحدد لفتح المظاريف ورد جميع المستندات لأصحابها.
لجنة العطاءات
() يتم تكوين لجنة العطاءات بقرار من المدير العام وتقوم إدارة الإمدادات بمتابعة سيرها مع التنبيه لفترة سريان الأسعار فى الحالات التى تكون فيها تلك الفترة قصيرة حتى يتم قبول العرض الموصى عليه بالسعر المقدم قبل فوات الأوان تفادياً لذيادة الأسعار بعد انتهاء الفترة المحددة وتقوم اللجنة بالمهام الاتية:
(1) فتح العطاءات:
تقوم اللجنة بفتح العطاءات مجتمعة أى بحضور جميع الأعضاء بأخذ مظاريف العطاءات من الصندوق المخصص لها وترقيمها بأرقام متسلسلة (على ظاهر الظرف) والتوقيع عليها معاً. يلى ذلك فتح المظاريف لإخراج العطاءات وترقيمها بنفس الأرقام على المظاريف والتوقيع عليها ثم رصدها فى كشوفات مع توضيح الشروط الهامة التى يتضمنها كل عطاء مثل أسعار المواد (بعد توحيد العملات للمقارنة) ومواعيد التسليم وطريق الدفع إلى جانب لفت النظر لمدة سريان الأسعار ودفع التأمين المبدئ إضافة إلى أى ملاحظات تراها اللجنة ذات أهمية بالنسبة لأى عطاء.
(2) فرز العطاءات:
تقوم اللجنة بفرز العطاءات للدراسة ورفع التوصيات عنها ، معززة بالرأى الفنى الذى يؤكد مطابقة أو مخالفة كل عطاء على حده للمواصفات والشروط المطلوبة التى قد تستوجب صرف النظر عن أى عطاء مهما كان السعر منخفضاً . ولذلك فأنه يجب فى حالة العطاءات الفنية وذات القيمة الكبيرة أن تنظر فيها من الوجهة الفنية لجنة متخصصة قبل تقديمها للجنة الفرز ومن ثم تستكمل دراستها على ضوء مذكرة اللجنة الفنية ورفع التوصية النهائية للتصديق عليها.
خطوات العمل بعد التصديق
() :
(1) إخطار صاحب العطاء الفائز ومطالبته بتكملة التأمين.
(2) تحضير خطاب القبول الذى يشير للإخطار أعلاه ويتضمن الشروط الأساسية التى بموجبها قبل العطاء ويعتبر خطاب القبول عقداً بين الطرفين وترسل صورة للأدارة المالية لأستكمال الإجرات الخاصة بالجوانب المالية.
(3) العقود الكبيرة ترسل صورة من خطاب القبول الى المستشار القانونى.) (4) إصدار أمر الشراء ( Purchase Order Note) من أصل واربعة صور توزع كالأتى:-
* النسخة الأصلية للمورد.
* الصورة الأولى للإدارة المالية.
* الصورة الثانية للجهة الطالبة.
* الصورة الثالثة للإدارة القانونية.
* الصورة الرابعة للحفظ بأدارة الإمدادات مع طلب الشراء وجميع المكاتبات مع المورد الفائز بالعطاء إلى أن يكتمل التوريد ويقفل الملف.
(5) الإتصال بأصحاب العطاءات غير الفائزة ، بعد قيام صاحب العطاء الفائز بتكملة التأمين والشروع معه فى الإجراءات الموضحة أعلاه ، لإخطارهم بعدم قبول عطاءاتهم وإعادة التأمينات المبدئية المستلمة منهم عند التقديم لهم.
(6) متابعة التوريد مع المورد صاحب العطاء الفائز للتأكد من قدرتة على تنفيذ العقد حسب الشروط المتفق عليها مع ملاحظة تجديد خطاب الضمان الخاص بالتأمين – أن وجد – قبل انتهاء اجلة وفى حالة فشل المورد فى تحديد الإتصال بالبنك مقدم الضمان لتحويل قيمتة لصالح الشركة.
(7) عند وصول البضاعة إلى مكان التسليم لابد من فحصها بواسطة لجنة تكون لذلك الغرض ورفع تقريرعنها(Good Inspection Note) لجهات الإختصاص مبيناً كمية التلف أو النقصان أن وجدت ، وإخطار المورد بذلك أومطالبة شركة التأمين فى حالة المشتريات الخارجية.
(8) على إدارة الإمدادت الإحتفاظ بمستندات الذين لم يقع لهم العطاء لإرجاعها.
المناقصة المحدودة (إفادة الأسعار)
() يتم الشراء عن طريق المناقصة المحدودة فى حالة البضائع والخدمات غير المحتكرة وتقل قيمتها عند الحد الأدنى للشراء عن طريق المناقصة العامة المقرر بواسطة المجلس وفى هذه الحالة يتم إرسال طلبات إفادة الأسعار إلى عدد مناسب (يحددة المجلس) من الموردين التقليديين المسجلين لدى الشركة مع تفصيل الموردين الذين سبق التعامل معهم على غيرهم الذين أضيفت أسمائهم مؤخراً بالسجل الخاص بالوموردين وتتبع نفس الإجراءات الخاصة بالمناقصة العامة ما عدا الإعلان فى حالة الشراء عن طريق المناقصة المحدودة.
التعاقد المباشر
(60) يتم الشراء عن طريق التعاقد المباشر إذا كانت البضاعة أو الخدمة المراد شراؤها محتكرة أو غيرمتوفرة فى السوق ويجب فى حالة التعاقد المباشر أخذ تصديق خطى من المدير العام أو من يفوضة بناء على توصية لجنة المشتريات المشار اليها فى هذا البند الفقرة(أ).
(أ) لجنة المشتريات :
يكون المدير العام لجنة لمشتريات الشركة تمثل فيها الإدارات الرئيسية وأى خبراء أوفنيين تقضى الضرورة الإستعانة بهم كالآتى:-
1/ المدير المالى رئساً
2/ مدير إدارة الإمداد عضواً
3/ مدير قسم المشتريات عضواً أو مقرراً
4/ ممثل الإدارة المعنية عضواً
5/ خبراء أوفنيين أعضاء
6/ وتكون اللجنة مسئولة عن كل مشتريات الشركة التى تتم عن طريق التعاقد المباشر.
العروض المباشرة
يتم الشراء عن طريق نظام العروض المباشرة فى الحالات الأتيةوهى ان :-
(أ) السلع والخدمات متوفرة بالاسواق المحلية.
(ب) السلع ذات مواصفات قياسية محدده.
(ج) السلع والخدمات منخفضة القيمة.
(د) يتم الحصول على العروض بواسطة لجنة.
الفصل الرابع عشر
نظام المخازن
الهدف
() يهدف النظام إلى حماية المخزونات والرقابة عليها وتوفير المعلومات التى تحتاج اليها الإدارة عن حالتها والمتغيرات التى قد تطرأ عليها وتقييم الأداء المخزنى بهدف زيادة منافعه والتقليل من تكلفتة ويمكن تلخيص أهداف النظام كما يلى:-
(1) إنشاء مراكز مسئولة عن المخزونات بهدف حمايتها والرقابة عليها.
(2) تحديد تكلفة المواد والبضائع لإغراض العمليات والمبيعات.
(3) وضع أسس لقياس قيمة المخزونات فى آخر الفترة المالية كواحد من الموجودات المتداولة بالميزانية العمومية.
(4) تحديد المؤشرات والمعايير القياسية للرقابة على المخزونات وتحديثها بأستمرار.
(5) حفظ السجلات والبطاقات والمستندات التى تسهل مهام الرقابة على المخزونات.
(6) وضع نظام بسيط وملائم لتصنيف وترميز المخزونات يسهل الإهتداء اليها وإداراتها والمحاسبة عنها ويقلل من تكلفة ذلك.
(7) تنظيم عمليات الجرد والتقييم ومتابعتها بغرض رصد أى انحرافات "إن وجدت" والتقرير بشأنها.
الرقابة الداخلية على المخزونات
() تشتمل الرقابة الداخلية للمخاذن على الضوابط التالية:-
(1) الفصل بين أمناء المخازن.
(2) استخدام المستندات الخاصة بالمخازن المطبوعة والمرقمة مسبقاً.
(3) إتخاذ إحتياطات السلامة والتأمين وإستعمال أجهزة الإنذار والإقفال المزدوجة.
(4) تعيين عاملين يتمتعون بالكفاءة والأمانة.
(5) إستخدام اسلوب التوقيع المزدوج عن صرف المواد ذات القيمة العالية.
(6) إعداد تقارير دورية عن دوران المخذونات ومدى توفرها وتقييمها وحالتها.
(7) حفظ سجلات للمخزونات بالمخازن الفرعية ومواقع العمل.
(8) الإستقصاء والتحقق من أى انحرافات بين السجلات وقوائم الجرد الفعلى إتخاذ الإجراءات الكفيلة بعدم تكرارها.
(9) تقسيم المخازن وفق نوعية المخزونات بالقدر الذى يمكن من أحكام الرقابة مع مراعاة التكلفة المناسبة لذلك.
إجراءات المخازن
(1) إستلام المخزونات:
أ- توجة المخزونات الواردة، بعد فحصها (Good Inspection Note)، والمصادقة على إستلامها إلى المخزن المعنى مصحوبة بإشعار الإستلام.
ب- يقوم أمين المخزن بالعد والمطابقة ومن ثم يحرر مستند الإستلام المخزنى(Good Received Note) الذى تدون فية تفاصيل البضاعة المستلمة كرقم الصنف ،
الكمية، وحدة القياس، السعر والقيمة إضافة للنمرة المتسلسلة، التاريخ ، نمرة أمر الشراء والفاتورة أو نمرة كشف الإنتاج إضافة إلى رقم شهادة الفحص والإستلام من أصل وثلاثة صور توزع كالآتى:-
1. الأصل: للحسابات لإرفاقها مع بقية مستندات الشراء لإكمال عمليات الدفع أو التسوية المحاسبية.
2. الصورة الأولى: إلى حسابات المخازن للتسجيل فى دفتر المخازن.
3. الصورة الثانية: إلى المشتريات للحفظ فى الملف الخاص بها.
4. الورة الثالثة: تحفظ بالدفتر لأغراض المراجعة بعد تسجيل الكميات المستلمة من قبل أمين المخزن ببطاقة الصنف.
2- التسجيل فى بطاقات المخازن:-
(أ) يقوم أمين المخزن بتسجيل البضاعة المستلمة فى بطاقات الصنف بالكميات فقط (Store Card) .
(ب) عند إستلام مستند الإستلام المخزنى بحسابات المخازن تسجل البضائع المستلمة فى دفاتر المخازن بالكمية والقيمة.
3- صرف المواد من المخازن:-
(أ) تصرف المخزونات من المخازن بناء على سحب بضائع أو مواد والذى يجب أن يصدق عليه الشخص المختص والمخول بالتصديق.
(ب) يقوم أمين المخزن بإعداد مستند صرف بضائع أو مواد بالمواد المنصرفة ويعد هذا المستند من أصل وثلاثة صورة توزع كالآتى:-
* الأصل : يرسل لحسابات المخازن للإجراء.
* الصورة الأولى : ترسل لمحاسب التكاليف لتحميلها لمركز الربح أو التكلفة.
* الصورة الثانية : ترفق مع المواد المنصرفة للجهة الطالبة.
* الصورة الثالثة : تبغى بالدفتر لأغراض المراجعة بعد التسجيل فى بطاقة الصنف بالمخزن.
(ج) يجب أن يحرر أذن خروج من البوابة لجميع البضائع أو المواد المنصرفة وتسلم للشخص المسئول عن البوابة عند الخروج بالمواد.
4- إرجاع المواد للمخازن:
(أ) يحرر مستند إعادة بضائع أو مواد من أصل وثلاثة صور ( Good Return Note) فى حالة إرجاع أى مواد للمخازن.
(ب) يجب على أمين المخزن الذى أعيدت الية المواد التوقيع بالإستلام.
(ج) يوزع أصل وصورة المستند كما يلى:ــــ
الأصل : للحسابات للإجراء.
الصورة الأولى : ترسل لمحاسب التكاليف بالمركز المعنى.
الصورة الثانية : لأمين المخزن للتسجيل فى بطاقة الصنف.
الصورة الثالثة : تبقى فى الدفتر مع الجهة التى أعادت المواد للمراجعة.
5- تحويل المواد:
عند تحويل المواد المنصرفة لقسم إلى قسم آخر يجب إعداد مستند تحويل مواد من أصل وأربعة صور بعد موافقة المدير المختص على أن يوقع المستند بواسطة المسئول عن القسم المستلم للمواد بالإستلام ، ويوزع الأصل والصور كما يلى :ــــ
الأصل حسابات المخازن .
الصورة الأولى : ترسل لمحاسب التكاليف.
الصورة الثانية : أمين المخزن المختص.
الصورة الثالثة : القسم الطالب للمواد.
الصورة الرابعة : تبغى بالدفتر مع القسم الذى قام بالتحويل لأغراض المراجعة.
6- جرد المخازن :
(أ) يشكل المدير العام لجان لجرد المخازن بتوصية من المدير المالى مرة فى العام على الأقل ويكون من بين أعضائها ممثل المخازن وآخر من الحسابات ويفضل أن يكون غالبية أعضاء اللجان من غير العاملين بالمخازن.
(ب) يقوم المدير المالى بإعداد الإجراءات والخطوات الواجب الإلتزام بها أثناء الجرد من اللجان على أن ترسل هذه الإجراءات والخطوات قبل وقت كاف من عملية الجرد.
(ج) تقوم لجان الجرد بإعداد قوائم الجرد وفق ما تكشف لهم مع حصر الفروقات ، أن وجدت ، بين الموجود الفعلى والموجود حسب بطاقات الصنف.
(د) يجب على لجان الجرد إعداد تقرير شامل عن حالة المخزونات التى تم جردها.
تخزين الخردة والراكد والتخلص منها
1. يجب على مدير إدارة الشئون المالية تسجيل كافة الخردة الناتجة عن الصيانة والإصلاح وخروج الأصل من الخدمة فى سجل منفصل يسمى سجل الخردة.
2. يجب على مدير إدارة الإمداد حفظ الخردة وفق الأسس المحاسبية وعدم التصرف فيها إلا بأذن من المدير العام وفقاً للمادة (29) من هذه اللائحة.
3. التخلص من أى خردة يتم وفق لجنة يكونها المدير العام.
4. التخلص من الراكد من قطع الغيار يعامل معاملة الخردة فى حالة مرور
اكثر من (5) سنوات علية ، وبعد قرار اللجنة الفنية.
الفصل الخامس عشر
المراجعة الداخلية
يحدد المجلس :
وأجبات ومسئوليات وصلاحيات ونطاق الجهة المسئولة عن المراجعة الداخلية وإرتباطها الإدارى.
تخضع جميع عمليات الشركة للمراجعة الداخلية (المسبقة ، المتزامنة ، والاحقة )حسبما تقررة خطط وبرامج المراجعة الداخلية المعتمدة بواسطة مجلس الإدارة .
تمارس إدارة المراجعة الداخلية عملها وفق الأسس والمعايير المهنية ، الرقابية ، المحاسبية ) المتعارف عليها .
الاهداف العامة لوحدة المراجعة الداخلية
أ) المحافظة على المال العام للشركة والأصول وحمايتها من العبث وضمان حسن استغلالها بالشكل المطلوب اقتصاداً وقانوناً.
ب) التحقق من أن الموارد قد تم تحصيلها وفقاً للقوانين واللوائح والقواعد الصادرة والكشف عن أي مخالفات أو تقصير.
ج) التحقق من أن الإنفاق تم وفقاً لما هو مقرر له في الأغراض المخصصة دون إسراف أو إنحراف، والكشف عن ما يقع من مخالفات في هذا الصدد.
د) التأكد من دقة وصحة البيانات المحاسبية المقيدة بالدفاتر والسجلات المالية وسلامة التوجه المحاسبي لعملية القيد.
هـ) متابعة تنفيذ الخطط العامة وتقييم الأداء المؤسسي.
و) تحفيز وتشجيع الموظفين على الإلتزام بالقوانين واللوائح.
ح) الوقوف على المشكلات والعقبات التي تعترض مسيرة العمل الإداري والعمل على معالجتها وإزالة المعوقات.
ك) تزويد إدارة الشركة والجهات الحكومية ذات الصلة بالمعلومات والتقارير السليمة بغرض تحققها من تطبيق ما وافقت عليه فيما يتعلق بالموازنة من استخدام للإعتمادات وجباية الإيرادات، وتنفيذ نصوص الأنظمة واللوائح.
مهام وواجبات المراجعة الداخلية:
يكون للمراجعة الداخلية الإختصاصات والسلطات التالية:
أ) مراجعة الأداء المالى والمحاسبى للشركة لضمان الإستخدام الأمثل لمواردها وفقا لإساليب المراجعة الداخلية المنصوص عليها فى قانون المراجعة الداخلية أو اللوائح الصادرة بموجبه.
ب) التاكد من توافق المعاملات الحسابية والسجلات والدفاتر لاوجه الصرف المخصصة وفقاً للقوانين واللوائح والموازانات المجازة.
ج) إتباع نظام الجرد المفاجئ للخزائن والمخازن.
د) مراجعة وجرد الأصول الثابتة للتحقق من الوجود الفعلي لها وضمان حسن سلامتها الفنية.
هـ) لمديروحدة المراجعة الداخلية وكوادره الأخرى من المنسوبين حق الإتصال المباشر بالمسؤولين المختصين بالإدارات والأقسام فيما تستلزمه أعمال المراجعة وحق الإطلاع على جميع الدفاتر والسجلات والمستندات والوثائق في هذا الشأن، بالإضافة إلى طلب البيانات والإيضاحات اللازمة، وحق إصدار توصيات بالإجراءات التصحيحية والمتابعة مع مدير عام الشركة.
ز) لوحدة المراجعة الداخلية حق رفع تقرير لمدير عام الشركة عن المسؤولين المخالفين لنصوص لائحة الإجراءات المالية .
ح) مباشرة المهام الرقابية القبلية والمصاحبة واللاحقة لأنشطة الشركة بما فيها حسابات الإستثمار ومشروعات التنمية الممولة من القروض والهبات والمنح والموجودات الثابتة والأصول المتداولة للشركة.
ك) إعداد تقارير المراجعة الداخلية لمديرعام الشركة ومجلس الإدارة على أن تتضمن التقارير نتائج وتحليل المراجعة الداخلية.
اجراءات استخدام الحاسوب فى أعمال المراجعة الداخلية
10. تضطلع وحدة المراجعة الداخلية بممارسة مهامها المهنية في ظل بيئة الأعمال المحوسبة من خلال الإجراءات التالية:-
أ) إجراءات المراجعة الوقائية على المدخلات:
تتم من خلال الإشراف الشامل بهدف توقع الأخطاء ومنع حدوثها قبل وقوعها، من خلال التصديق على البيانات المالية واعتمادها وإعداد المستندات الأصلية وتبويبها وتحديد المعاملات ومراجعة الأخطاء قبل عملية إدخال البيانات إلى نظام الحاسوب.
ب) إجراءات المراجعة العلاجية:
تتم بعد وقوع الأخطاء بغرض تحليل الأخطاء ومعرفة مسبباتها وتصحيحها، وذلك بهدف الرقابة على كل العمليات المتصلة بالتشغيل الإلكتروني للبيانات لاختبار الحاسوب وإعداده للتشغيل وإختيار واختبار برامج التشغيل الإلكترونية ورقابة الملفات الإلكترونية بشكل عام لضمان صحة محتواها وتهيئتها لإنتاج المخرجات.
ج) المعايير المهنية لأعمال المراجعة الداخلية:
تتقيد وحدة المراجعة الداخلية في هذا الصدد بإتباع معايير المراجعة الداخلية الدولية لممارسة الأداء المهني الصادرة عن المجمع الأمريكي للمحاسبين القانونيين (AICPA) ومكتب المحاسب العام الأمريكي (GAO) ومعهد المراجعين الداخليين الأمريكي (IIA) والمتبناه من قبل المنظمات والمجامع المحاسبية المهنية الأخرى والإدارة العامة للمراجعة الداخلية وهي على النحو التالي:-
1. معايير الصفات العامة.
2. معايير العمل الميداني.
3. معايير رقابة الأداء المهني (الهادفة إلى تحقيق الجودة الشاملة).
4. معاير المراجعة الإلكترونية الدولية للممارسة المهنية في بيئة أنظمة الأعمال المحوسبة بالأرقام (401، 402، 1001، 1002، 1003، 1008، 1009).
5. كل ما تتبناه الإدارة العامة للمراجعة الداخلية من معايير وإرشادات في شأن المراجعة الاجتماعية والمراجعة البيئية وطرق تحقيقها.
6. معايير إعداد التقارير.
الفصل السادس عشر
العلاقة البينية مع وزارة المالية والإقتصاد الوطنى
(69) المعاملات المالية مع الوزارة تمر عبر الإدارة المالية بالشركة وتشمل الآتى:
(1) التمويل : تمويل المشروعات خارج موازنة الشركة يتم إعتمادها وتمويلها بواسطة الوزارة المختصة.
(2) الإعفاءات: الحصول على أى إعفاءات مالية يتم عبر الوزارة المختصة.
(3) التسويات المالية : يتم عمل التسويات المالية بين الشركه الفرعية والشركة القابضة عبر الوزارة المختصة.
الفصل السابع عشر
حماية البيئة والمسئولية الإجتماعية
حماية البيئة
(77) تلتزم الشركة بكافة القوانين الخاصة بحماية البيئة وعمل مخصص لتغطية أى التزامات لاحقة.
المسئولية الإجتماعية
(78) تعتمد الشركة مبدأ المسئولية الإجتماعية وذلك بإعتماد موارد مالية فى الموازنة.
الفصل الثامن عشر
السلطات و الصلاحيات
تفويض السلطات
(79) يجوز لمجلس الإدارة والعضو المنتدب تفويض أى من السلطات المخولة لهم بموجب هذه اللائحة الى أى شخص مناسب أو مجموعة من الأشخاص.
الصلاحيات
(80) لمجلس الإدارة تفويض الصلاحيات للعضو المنتدب لتسيير أعمال الشركة.
(81) يجب أن لايتم التصديق بالصرف والتوقيع والشراء والتعاقد إلا وفقاً للسلطات والصلاحيات المفوضة من مجلس الإدارة أو العضو المنتدب . على أن يتم إصدار كل الشيكات بتوقيع العضو المنتدب والمدير المالى بدون تحديد صلاحيات للصرف.
(82) يتم الصرف والإعتماد والتصديق فى حدود (ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ) للمدير المالى لمنصرفات الخزينة.
أشهد أن مجلس الإدارة إجاز هذه الائحه فى اليوم ............ من شهر ....... سنة......
توقيع رئس مجلس الإدارة توقيع مقرر مجلس الإدارة
الفصل التاسع عشر
بدء العمل باللائحة
يبداء العمل باللائحة بعد إجازتها والتوقيع عليها من مجلس الإدارة.
تم بحمد الله
إعداد : د/ فياض حمزه رملي أرباب
أستاذ جامعي – محاسب قانوني – مستشار مالي
1/مايو / 2014م
إعداد : د/ فياض حمزه رملي أرباب
المحتـويـات
مسلسل البيـــــــــــــــــــان رقم الصفحة
1 قرار إصدار اللائحة
2 الفصل الأول : تعاريف وأحكام
3 الفصل الثانى: السياسات المالية والمحاسبية
4 الفصل الثالث: الحسابات والقوائم الختامية والتقارير الدورية
5 الفصل الرابع: الموازنة التقديرية
6 الفصل الخامس: الرقابة الداخلية
7 الفصل السادس: النظام المالى المحاسبى
8 الفصل السابع: نظام محاسبة التكاليف
9 الفصل الثامن : الموارد
10 الفصل التاسع: المدفوعات
11 الفصل العاشر : السلف المستديمة والمؤقتة
12 الفصل العاشر:الخزائن
13 الفصل الحادى عشر: التأمينات
14 الفصل الثانى عشر: نظام المشتريات
15 الفصل الثالث عشر : المخازن
16 الفصل الرابع عشر : المراجعة الداخلية
17 الفصل الخامس عشر: العلاقة البينية مع وزارة المالية
18 الفصل السادس عشر : حماية البيئة والمسئولية الإجتماعية
19 الفصل السابع عشر: السلطات و الصلاحيات
10 الفصل الثامن عشر : بدء العمل باللائحة
عملاً بالسلطات المخولة لرئيس مجلس إدارة الشركة ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ أصدر مجلس إدارة الشركة ، بموافقة السيد / وزير............... بتاريخ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ اللائحة المالية الآتى نصها:-
الفصل الأول
أحكام تمهيدية
اسم الائحة وبدالعمل بها
مادة (1) - تسمى هذه اللائحة ( اللائحة المالية لشركة الفياض القابضة لسنة2014 م ويعمل بها من تاريخ إجازتها.
الهدف
مادة (2) - تهدف هذه الائحة إلى بيان القواعد الأساسية للنظام المالى التى يراعى إتباعها لدى الشركة
تطبيق الائحة
مادة (4) - تسرى أحكام هذه اللائحة على كافة المعاملات المالية للشركة وكل ما من شأنه المحافظة على حقوقهاوممتلكاتها كما تنظم قواعد الصرف والتحصيل وسلطات الإعتماد .
إعتماد الائحة
مادة (5) - تعتمد هذه الائحة من قبل الرئس أو من ينوب عنه ولايجوز تعديل أو تغيير أى مادة أو فقرة فيها الأبموجب قرار صادر عنه أو من ينوب عنه، وفى حالة صدور أى تعديلا ينبغى تعميمها على كل من يهمه الأمر قبل بدء سريانها بأسبوع على الأقل .
تعاريف
مادة (6) - لأغراض هذه اللائحة تكون للكلمات والعبارات التالية المعانى المحددة مقابل كل منها ما لم يقتضى سياق النص معنى آخر مع التزام اللائحة التعاريف الواردة فى لائحة التأسيس.
الشركة : شركة .................................................. ................
مقر الشركة : المقر للشركة بالخرطوم أو أى فرع آخر داخل أو خارج السودان.
المجلس : يقصدبه مجلس إدارة الشركة.
الرئيس : يقصدبه رئيس مجلس إدارة الشركة
النائب : يقصد به نائب رئيس مجلس الإدارة
العضو المنتدب : يقصدبه عضو مجلس الإدارة المنتدب للشركة
المديرالعام : تقصد به مدير عام الشركة
مدير إدارة : يقصد به مدير إدارة عامة بالشركة.
المدير المالى : يقصد به المدير المالي والمسئول المالى عن كافة العمال المالية ومن ينوب عنه . والمحاسبين لدى الشركة .
القانون : يقصد به الإطار القانونى المنظم لبيئة الأعمال بالسودان.
النماذج المالية : يقصد بها أى دفاتر أو مجلات مستندية أو آلية ترصد بها البيانات والتعليمات الحسابية ذات الطابع المالى أو الحسابى.
السجلات : يقصد بها الملفات والدفاتر التى تحفظ بها مكاتبات ومستندات الشركة المختلفة وتدرج بها البيانات والمعلومات والبيانات المالية والإحصائية والإدارية وأى بيانات أخرى.
الموازنة : يقصد بها الخطة السنوية لعمليات الشركة موضحاً فيها الإيرادات والمصروفات وتشمل مصروفات المستخدمين والمصروفات العمومية والمصروفات الرأسمالية وفق أسس المحاسبة الإدارية المتعارف عليها.
الحسابات الختامية : هى الميزانية العمومية التى توضح وضع الشركة المالى والمصادق عليها من المراجع القانونى.
الموازنة المعتمدة : يقصد بها الموازنة التى يصدقها مجلس الإدارة لأى سنة مالية ويخول للمدير العام السلطة التنفيذية العمل بها من تاريخ المصادقة عليها.
المعايير : معايير المحاسبة الدولية.
الأصول : هى ممتلكات الشركة وفق تعريف المعيار الدولى رقم 16.
الوزارة : يقصد بها وزارة المالية و الإقتصاد الوطنى.
الجهاز التنفيذى : المدير العام وما دونه من الهيكل التنظيمى للشركة.
الفصل الثانى
السياسات المالية والمحاسبية
• يتم تسجيل حسابات الشركة وفقاً لطريقة القيد المذدوج فى ضؤ القواعد والمبادىء المحاسبية المتعارف عليها .
• تفتح حسابات الشركة وفقاً لما هو وارد بدليل الحسابات .
• يتم تسجيل القيود المحاسبية من واقع مستندات معتمدة من الأشخاص أصحاب صلاحيات الإعتماد .
• وتتم الإجراءات المحاسبية لعمليات الشركة بأستخدام الحاسب الآلى فى المقر الرئسى للشركة السنة المالية
- السنة المالية للشركة اثنا عشر شهراً تبدأ فى اليوم الأول من شهر يناير وتنتهى فى اليوم الأخر من شهر ديسمبر من ذات العام .
التسجيل المحاسبى :
• تسجل أصول وخصوم الشركة على أساس التكلفة التاريخية وقيد الإيرادات والنفقات وفقاً لمبدأ الإستحقاق .
• تسجيل حسابات الشكة وفقاً لطريقة القيد المزدوج فى ضؤ القواعد والمبادىء المحاسبية المتعارف عليها .
• تفتح حسابات الشركة وفقاً لما هو وارد بدليل الحسابات . ص
• يتم تسجيل القيود المحاسبية من واقع مستندات معتمدة من أفراد أصحاب صلاحيات بالإعتماد .
• وتتم الإجراءات المحاسبية لعمليات للشركة بإستخدام الحاسب الآلى فى المقر الرئيسى للشركة .
الأصول الثابتة :
• تسجل الأصول الثابتة بتكلفتها التاريخية متضمنة كافة التكاليف الازمة المتكبدة لجعل الأصل صالحاً للتشغيل .
• تظهر الأصوال الثابتة بالقوائم المالية بتكلفتها التاريخية مخصوماً منها مجمع الإهلاك المتراكم .
• تستهلك الأصول الثابتة بإتباع طريقة القسط الثابت ووفقاً للنسب المئوية التى يعدها المدير المالى والتى سيسترشد فى إعدادها بالنسب المئوية لإهلاك الأصول الثابتةالصادرة عن مصلحة الضرائب العامة بوزارة المالية أو اى جهة عامة أخرى تصدر مثل هذه النسب ويقرها رئس مجلس الإدارة .
• إتباع سياسة التمييز بين المصاريف الرأسمالية والإيرادية بإعتبار الأولى هى التى تكون غير متكررة وتطيل العمر الإنتاجى والإقتصادى للاصل ، وتحديد سقف أدنى بمبلغ (جنية سودانى) لاعتبار المصروف رأسمالى.
المخزون :
• تقييم المخزون السلعى وفقاً لسعر التكلفة أو السوق أيهما أقل ويحدد سعر التكلفة على أساس الوارد او الصادر أولاً .
العملات الأجنبية :
يتم تقييم المعاملات الأجنبية الى الجنية السودانى وفقاً لأسعار الصرف السائدة بتاريخ إجراء المعاملات المالية . كما تحول الأصول والخصوم المسجلة بالعملات الأجنبية الى الجنية السودانى فى تاريخ إعداد المركز المالى وفقاً لأسعار الصرف السائدة فى نهاية السنة المالية وتسجيل فروق التحويل فى حساب فروق تقييم العملة فى قائمة الدخل .
مخصص مكافأة الخدمة:
يتم إحتساب مخصصات مكافأة نهاية الخدمة طبقاً للوائح والقوانين المعمول بها داخل الشركة .
القوائم المالية :
يتم إعداد القوائم المالية للشركة وفقاً للمعايير المحاسبية المتعارف عليها والمعمول بها فى السودان .
مسئوليات المدير المالى مسئول عن :
• تنفيذ ومراقبة أحكام الأئحة المالية والقرارات التنفيذية لها .
• إتخاذ إجراءات التأمين على أموال وممتلكات الشركة ضد جميع الأخطار ( سرقة – حريق – حوادث ....الخ ).
• إتخاذ إجراءات التأمين على إمنا ء المخازن وارباب العهد النقدية والمحصلين وما فى حكمها ضد جميع الأخطار كالسرقة والحوادث وخيانة الأموال مع مراعاة كفاية التأمين واستمرارة وذلك بشرط تطبيق مبدأ التكلفة والعائد.
• إجراءات الجرد السنوى للخزائن الرئيسية والفرعية فى موعده ، وكذلك إجراء الجرد المفاجئ بين وقت وآخر للمخزن الرئسى والمخازن الفرعية (أن وجدت) ولة سلطة تفويض من يباشر إجراء الجرد نيابة عنه دون أن يخل ذلك بمسئوليتة.
• إجراء الجرد ربع السنوى لكافه الأصول الثابتة للشركة ومطابقتها على سجلات الأصول الثابتة للشركة .
على المدير المالى :
وضع الأنظمة المالية التالية بالإشتراك مع العضو المنتدب ومباشرة تنفيذها وله أن يستعين فى ذلك بخبرة الأجهزة الفنية أو المكاتب الإستشاية المتخصصة اذا لزم الأمر بناءً على التفويض المسبق فى العضو المنتدب.
الموازنة التخطيطية والموازنة الإستثمارية للشركة .
نظام الرقابة الداخية بما يتضمنة من نظام الضبط الداخلى .
النظام المحاسبيى بما فى ذلك .
1- المجموعة الدفترية الواجب إمساكها على أن يتضمن على الأقل الدفاتر والسجلات التى نصت عليها القوانين السارية على الواجب إمساكها .
2- الدورات المستندية.
3- التقارير المالية الدورية .
4- نظم التكاليف التى تتناسب طبيعة عمل الشركة . ويصدر بهذه النظم قرارات من العضو المنتدب وتعتبر مكملة لهذه الأئحة .
يصدر العضو المنتدب نشرات بالتوقيعات الأولى والثانية تتضمن على الأقل ما يلى :
1- نماذج من التوقيعات المعتمدة.
2- التعديلات بالإضافة أو الحزف مع بيان تاريخ سريانها .
3- حدود المبالغ التى قد يحددها سريان هذه التوقيعات الداخلية .
مع عدم الإخلال بنظم الرقابة الداخلية وما تشتمل علية من نظم المراقبة الداخلية المشار اليها فى المادة ( ) من هذه الأئحة ، يلزم أن تتم مراجعة جميع العمليات المالية قبل الصرف سواء كان الصرف بموجب شيكات أو نقداَ أو من خلال السلف أو العهد المستديمة أو المؤقتة .
مع عدم الإخلال ببنود اللوائح المالية ولوائح المشتريات وأى لوائح أخرى منظمة للعمل بالشركة يلزم موافقة رئيس مجلس الإدارة أو من ينوب عنه فيما يلى :-
إبرام قروض مع البنوك أو افراد او زيادة أو تخفيض رأس المال ،إبرام العقود التى ترتب التزامات على الشركة لأكثر من سنة مالية ( عقود توريد _الرهن _ الإيجار ....الخ ) .
التصارع أو التنازل أو فسخ العقد .
أنشاء فروع جديدة للشركة وأى أستثمارات جديدة .
بيع أى أصل من الأصول الثابتة للشركة .
تعديلات نظام الأجور والحوافز للادارة العليا والإدارات المتوسطة .
تعديلات الهيكل التنظيمى للشركة أو التوصيف الوظيفى
تعديلات اللوائح أو السلطات المالية.
الفصل الثالث
الحسابات والقوائم الختامية والتقارير الدورية
مادة : الحسابات الختامية.
يتولى المدير المالى إصدار التعليمات الواجب إتباعها لإقفال الحسابات الختامية فى الموعد المحدد قبل نهاية العام المالى للشركة .
يتولى رئيس الحسابات مهمة إعداد موازين المراحعة للشركة وتقديمها للمدير المالى.
يتولى المدير المالى إعداد التقرير المالى السنوى موضحاً نتائج أعمال كافة أنشطة الشركة وإرفاقة مع القوائم الختامية وتقرير مراقب الحسابات وعرضة على نائب رئيس مجلس الإدارة ومن ثم عرضها على رئس مجلس الإدارة خلال فترة محدده من أنتهاء العام المالى للشركة .
يقوم المدير المالى بوضع قواعد ونسب توزيع النفقات غير المباشرة على الأنشطة أو مراكز التكلفة ومناقشتها مع نائب رئس مجلس الإدارة أو من يفوضة ومن ثم أعتمادها من رئيس مجلس افدارة أو من يفوضة للعمل بموجبها .
مادة : التقارير الدورية .
• يتولى المدير المالى مراجعة وإعتماد التقارير الشهرية والرع سنوية للتأكد من صحة البيانات المدرجة فيها وعرضها على الجهات الإدارية المعده من أجلها فى المواعيد المحدده لذلك .
• يتولى المدير المالى تحليل البيانات الواردة فى التقارير المالية والحسابات الختامية بأستخدام اساليب التقرير المالى المتعارف عليها ورفع تقرير بنتائج هذا التحليل ومدلولاته لرئيس مجلس الإدارة أو من ينوب عنه .
• يتولى المدير المالى إعداد القوائم المالية الربع سنوية وتقديمها مع كافة المعلومات والبيانات التى يطلبها مراقب الحسابات بالفحص المحدود وفقا لمعايير المحاسبة المتعارف عليها .
• وفى حالة غياب المدير المالى يتولى رئيس الحسابات مهام وواجبات المدير المالى المزكوره فى هذا الفصل (الثالث – الحسابات الختامية ) وذلك من خلال قرار تفويض صادر عن الرئيس أومن ينوب عنه .
• مادة : تعد الإدارة المالية فى نهاية كل شهر وقبل اليوم الخامس من الشهر التالى مايلى :-
• الفوائم المالية ( المركز المالى _ حسابات النتيجة _ قائمة التدفقات النقدية )
• كشوفات تفصيلية بحركة وأرصدة الحسابات و الدفاتر التحليلية أو دفاتر الأستاذ المساعد كما تعد الإدارة المالية تقريراً كل شهر توضح فية الموارد والإستخدامات الفعلية مقارنة بأعتمادات الموازنة التقديرية المعتمدة واى تقارير تطلبها الإدارة العليا .
• مادة تعد الإدارة المالية القوائم المالية ( المركز المالى _ حسابات النتيجة _ قائمة التدفقات النقدية ) طبقاً للقواعد والأعراف المحاسبية المتعارف عليها وفى الماعيد المحددة لها فى هذه الأئحة وبما لايتعارض مع القوانين السارية على ان يراعى ما يلى :-
• إجراء كافة التسويات الجردية قبل إعداد القوائم المالية بحث تحمل السنة المالية بكافة مايخصها من نفقات وإيرادات طبقاً للمبادئ المحاسبية المتعاف عليها وبحيث تظهر القوائم المالية الختامية نتيجة أعمال المنشاة فى نهاية هذة الفترة .
• تتضمن حسابات المنشاة كل ما تنص القوانين على وجوبة وإثباتة فيها.
• تكوين المخصصات الكافية لمقابلة جميع الألتزامات والمسئوليات والخسائر المحتملة على سبيل المثال لا الحصر .
مخصص الديون المشكوك فى تحصيلها ولم تحصل فى تاريخ الإقفال الشهرى .
الشيكات والكمبيالات وما فى حكمها التى ترد من البنك ولم تتمكن المنشاة من تحصيلها حتى تاريخ الإقفال الشهرى .
الفصل الرابع
الموازنات التقديرية
() يتم إعداد الموازنة التقديرية لكل سنة مالية وفقاً للإطار العام لخطة العمل التى تعتمدها الشركة على المدى المتوسط والطويل وتحقيقاً للأهداف التى وضعها النظام الأساسى.
المادة () الجدول الزمنى للموازنة التقديرية
(1) يصدر المدير العام قوائم وتعليمات وقواعد إعداد الموازنة التقديرية للسنة المالية القادمة فى موعد أقصاه اليوم الأول من شهر أكتوبر فى كل عام .ويتم تعميم التعليمات على مكاتب وإدارات الشركة بحيث يتم تقديم مشروعات موازناتها فى موعد اقصاه الأول من شهر نوفمبر من كل سنة.
إعداد الموازنة التقديرية
(41):
(1) تسهم المكاتب والإدارات المختلفة بالشركة فى وضع الموازنات التقديرية بالأسلوب والتوقيت اللذين يحددها المدير العام.
(2) تقوم كل الإدارات والوحدات بالشركة بتقديم مشروع الموازنة التقديرية الخاصة بها متضمناً ما يلى:
(أ) الأهداف المنشود تحقيقها خلال سنة الموازنة وينبغى أن تحدد هذه الأهداف بوضوح كماً ونوعاً حسب الحالة وذلك وفقاً للخطة العامة للشركة.
(ب) الموارد البشرية والمالية اللازمة لتحقيق الأهداف المنشودة.
(3) تقوم الإدارة المالية بأعداد الموازنة التقديرية لأى من البنود التى لا تقع ضمن أختصاصات أو مسئوليات الإدارات والأقسام الأخرى .
(4) يتم إعداد الموازنة التقديرية وفقاً لنظام البداية من الصفر والذى يفرض على المكاتب والإدارات إعطاء مبررات تفصيلية لمتطلبات موازناتها دون الإرتكاز على أرقام السنوات السابقة وذلك على أساس النشاطات التى ستقوم بها لتساهم بأفضل الطرق فى تحقيق الأهداف التى تصبو إليها خطة العمل.
(5) يتم إعداد الموازنة وفقاً للتبويب بالدليل المحاسبى المعتمد للشركة.
إعداد الموازنة التقديرية
يعتمد المدير العام بصورة مبدئية مشروع الموازنة التقديرية لكل مكتب أو إدارة أو قسم على حده.
(1) تقوم الإدارة المالية بتجميع وتنسيق مشروعات الموازنة التقديرية لجميع الإدارات والأقسام وإعداد مشروع الموازنة التقديرية الموحدة بما يتماشى مع الخطة العامة للشركة على أن تتضمن يلى:
(أ) جملة الأهداف الكمية والنوعية المتوقع تحقيقها خلال سنة الموازنة والإفتراضات التى اعتمدت فى إعداد الموازنة التقديرية.
(ب) برنامج الإستثمار فى الإنشاءات ، أن وجدت ، خلال سنة الموازنة متضمنا الإرتباطات الجديدة والسداد المتوقع خلال العام.
(ج) برنامج النفقات الرأسمالية ( الموجودات الثابتة) متضمناً الإعتمادات الكلية والمتوقع صرفة خلال سنة الموازنة التقديرية.
(د) برنامج المصروفات الإدارية متضمناً تكلفة العنصر البشرى ومصروفات التشغيل الأخرى المتوقع صرفها خلال العام.
(ه) حساب الأرباح والخسائر التقديرى لسنة الموازنة على مستوى الشركة .
(و) الميزانية التقديرية فى نهاية سنة الموازنة.
(ز) بيان تقديرى للتدفقات النقدية خلال سنة الموازنة.
(3) تقوم لجنة يشكلها المدير العام بمناقشة مشروع الموازنة التقديرية الموحدة وإعداد الصيغة النهائية للمشروع حسبما يقرره المدير العام للعرض على المجلس.
تنسيق تنفيذ الموازنة التقديرية
(43):
(1) تصبح الموازنة التقديريية بعد إعتمادها من المجلس وتعميمها على المكاتب والإدارات والأقسام خطة عمل الشركة لسنة الموازنة وتكون (يكون) كل إدارة ، مكتب ، أو قسم مسئولة (مسئولاً) عن تنفيذ الموازنة فيما يخصة ويكون المديرالعام مسئولاً عن تنفيذ الموازنة الكلية على أن يتم التنفيذ وفقاً للصلاحيات المقررة.
(2) يعتبر إعتماد المجلس للموازنة التقديرية بمثابة إذن لذوى الصلاحيات بإجراء الصرف للأغراض المحددة فيها وممارسة الأنشطة المختلفة تبعا لما جاء فى إستراتيجية وخطة عمل الشركة والموازنة التقديرية.
(3) إذا تأخر إعتماد الموازنة التقديرية قبل بداية السنة المالية المعنية ، يتم الصرف على العاملين الموجودين حسب شروط الخدمة المعمول بها أما المصروفات التشغيلية الأخرى فيتم الصرف عليها فى حدود تقديرات مشروع الموازنة التقديرية المقترح أوالموازنة التقديرية المعتمدة للسنة المالية السابقة أيهما أقل.
(4) لايتم تنفيذ الأعمال الرأسمالية (الموجودات الثابتة الجديدة) إلابعد إعتماد الموازنة التقديرية بواسطة المجلس أو موافقة الخطة أما الأعمال الرأسمالية المعتمدة سأبقاً فيجوز الإستمرار فى الصرف عليها حسب سير العمل .
تعديل الموازنة التقديرية
(44):
(1) لايجوز تعديل الموازنة التقديرية للمصروفات بشقيها بعد إعتمادها بواسطة المجلس.
(2) هنالك بعض بنود الموازنة الخاصة بالمصروفات قابلة للزيادة والنقصان وعلية يمكن للمدير العام أن يقدم عرضاً مسبباً للمجلس لتعديل أى من تلك البنود ويعتبر إعتماد المجلس لذلك إعتماداً إضافياً وليس تعديلاً للموازنة التقديرية ، وهذا الإعتماد الإضافى يخول المدير العام بإجراء اللازم.
(3) يجوز للمدير العام عند الضرورة التصرف فى حدود الفصل الواحد أى بالنقل من بند الى آخر فى نفس الفصل.
(4) لايجوز للمدير نقل الإعتمادات من باب لآخر إلا بعد موافقة المجلس على ذلك.
(5) يضع المدير العام الترتيبات اللازمة لإظهار وضبط الإعتمادات الإضافية.
الفصل الخامس
نظام الرقابة الداخلية
أهداف الرقابة الداخلية
(16) على الشركة إعتماد الأساليب الحديثة للرقابة الكلية عن طريق تطبيق مبادئ الضبط المؤسسى أو ما يعرف بحوكمة الشركات ( Corporate Governance (
وتهدف الرقابة الداخلية إلى التأكد من:
(أ) قيام الشركة بأعمالها بطريقة منتظمة تتناسب وطبيعة تلك الأعمال وتؤمن الإلتزام بأهداف وسياسات الشركة.
(ب) حماية الشركة وممتلكاتها وموجوداتها.
(ج) دقة وصحة وإكتمال السجلات والبيانات المالية.
(د) توفير المعلومات والتقارير المناسبة لمتخذى القرار من كافة الفئات المستخدمة للمعلومات المالية.
عناصر الرقابة الداخلية
(17) تتحقق الرقابة الداخلية بوجود بيئة وإجراءات الرقابة المناسبة وبتوفير العناصر الأساسية والتى يجب أن تؤخذ فى الإعتبار ويتم الإلتزام بها وفق ما هو منصوص عليه فى هذهـ اللائحة وذلك لأحكام الرقابة الداخلية بكل أنواعها المالية منها وغيرها والعناصر الأساسية هى :
(1) الهيكل التنظيمى للشركة يراعى فية الضبط المؤسسى (Corporate Governance).
(2) مجموعة اللوائح والأنظمة التى تنظم أعمال الشركة.
(3) الصلاحيات ومجالات تفويضها بما يناسب مع طبيعة أعمال الشركة.
(4) دليل إجراءات العمل.
(5) قواعد الرقابة المالية.
(6) الموازنة التقديرية للشركة.
(7) نظام المعلومات المالية.
(8) الإشراف الإدارى.
(9) المراجعة الداخلية.
الهيكل التنظيمى
(18) ضرورة التزام إدارة الشركة بتنفيذ ومراقبة الأداء وفق متطلبات الهيكل التنظيمى للشركة المجاز من قبل المجلس خاصة ما يتعلق بالوصف الوظيفى وتحديد المهام والمسئوليات ومنح السلطات والصلاحيات وذلك لرفع كفاية الأداء والإرتقاء به على أن تراعى فية مبادئ الضبط المؤسسى (Corporate Governance).
لوائح العمل
(19) تقوم إدارة الشركة بأداء مهامها ووأجباتها وتسيير أعمال الشركة وفقاً للوائح والأنظمة التى يصدرها المجلس لتنظم أعمال الشركة وتسييرها بسهولة مع أحكام الرقابة عليها.
الصلاحيات وفصل الواجبات
(20) يحدد المجلس ضمن لوائح العمل أو خارجها صلاحيات الأشخاص الرئيسيين المنوط بهم إدارة الشركة وما يمكن تفويضة من هذه الصلاحيات إلى أى من موظفى الشركة الآخرين بحيث يكون هنالك توزيع للصلاحيات وتكافؤ بين الصلاحيات والمسئوليات وفصل الواجبات والإختصاصات وذلك بفصل سلطات وصلاحيات التصديق عن مهام وواجبات التسجيل وعن مسئوليات الحفظ .والإلتزام بجدول الصلاحيات فى الفصل الخامس عشر.
دليل وإجراءات العمل
(21) على المدير العام أن يعد دليلاً لإجراءات العمل وفقاً لمتطلبات عقد التأسيس والأنظمة واللوائح والقرارات الصادرة من المجلس وما يتطلبة أداء العمل فى الشركة من تقنيات فنية وإدارية.
الإشراف الإدارى
(22) على إدارة الشركة أن تتوخى متطلبات اللوائح المختلفة وما نصت علية من إجراءات وأحكام وخاصة الهيكل التنظيمى وهذه اللا ئحة لتأمين الإشراف الإدارى الكامل بحيث لايتولى أى شخص بإنفراد عملية ما من أولها لآخرها.
المراجعة الداخلية
(23) يحدد المجلس:
(1) واجبات ومسئوليات وصلاحيات ونطاق عمل الجهة المسئولة عن المراجعة الداخلية وإرتباطها الإدارى.
(2) تخضع جميع عمليات الشركة للمراجعة الداخلية (المسبقة ، المتزامنة، اللاحقة) حسبما تقرره خطط وبرامج المراجعة الداخلية المعتمدة بواسطة المجلس.
(3) تمارس إدارة المراجعة الداخلية عملها وفق الأسس والمعايير(المهنية ، الرقابية، المحاسبية) المتعارف عليها.
مراجعة الحسابات
(24) تراجع حسابات الشركة سنوياً بواسطة المراجع العام أو أى مراجع قانونى يوافق علية المراجع العام تحت إشرافة.
الفصل السادس
النظام المالى المحاسبى
[1] الموجهات العامة للنظام المحاسبي للشركة القابضة :-
(ب) لأغراض تسيير وتوجية النظام المحاسبى للشركة يتم إتباع الآتى:-
1 – 1 يتم تطبيق كافة مبادئ وفروض الفكر المحاسبي المتعارف عليها.
1 – 2 يتم تطبيق معايير المحاسبة الدولية خاصة القطاع العام ((IPSAS وفق الحوجة فى التطبيق المهني حسب طبيعة نشاط الشركة المعايير كما أدناه :-
1- عرض القوائم المالية (مايو 2000)
2 - قوائم التدفقات النقدية (مايو 2000)
3- صافي فائض أو عجز الفترة، والأخطاء الجوهرية، والتغيير في السياسات المحاسبية (مايو 2000)
4- آثار التغيرات في أسعار صرف العملات الأجنبية (مايو 2000)
5 - تكاليف الاقتراض(مايو 2000)
6- القوائم المالية الموحدة والمحاسبة عن المؤسسات التابعة (مايو 2000)
7- المحاسبة عن الاستثمارات في مؤسسات زميلة (مايو 2000)
8- الإقرار المالي عن الحصص في المشروعات المشتركة (مايو 2000)
9- الإيراد الناتج عن عمليات التبادل (يونيو 2001)
10- التقرير المالي في الاقتصاديات ذات معدل التضخم المرتفع (يونيو 2001)
11- عقود الإنشاء (يونيو 2001)
12- المخزون (يونيو 2001).
13- عقود الإيجار (ديسمبر 2001)
14- الأحداث اللاحقة لتاريخ الإقرار المالي (ديسمبر 2001)
15- الأدوات المالية – الإفصاح و العرض. (ديسمبر 2001)
16- الممتلكات الاستثمارية (ديسمبر 2001)
17- الممتلكات والتجهيزات والمعدات (ديسمبر 2001)
18- الإقرار بأعمال القطاعات (يونيو 2002)
1 – 3 يتم تطبيق معيار التقرير المحاسبى الدولي الأول رقم (1) البيانات المالية لإعداد التقارير المالية (IFRS ) وفق الحوجة فى التطبيق المهني حسب طبيعة نشاط الشركة .
1 – 4 يتم إتباع مبدأ الاستحقاق في تسجيل المعاملات المالية.
1 – 5 يتم ترجمة جميع قيم المعاملات المالية بالنقد الأجنبي أو المحتفظ به بالخزن والبنوك إلى وحدة الجنيه السوداني عند إقفال الحسابات بنهاية العام المالي.
1- 6 يتم اعداد القوائم الماليه على أساس مبدأ التكلفه التاريخية
1 - 7 يتم تسجيل الأصول الملموسه في الدفاتر المحاسبية على أساس العمر الإفتراضي الأصول بأستخدام طريقة القسط الثابت ووفق فئات الإستهلاك كما أدناه :
الفئة % نوع الأصل
14 أجهزة الملاحة الجوية
4 موقف الطائرات والمدرجات
2.5 المبانى
13 الأليات المتخصصة
20 العربات الصغيرة والبصات
8 الكسارات
13 المولدات الكهربائية
14 الإضاءة المدرجية
13 أجهزة التبريد والتكييف
13 المعدات الهندسية
10 الأسوار والحواجز
15 الأثاثات
13 أجهزة الكمبيوتر
7 خزانات المياه
4 الطلمبات والصهاريج
4 الإنشاءات الكهربائية
13 معدات ورش
13 طلمبات الوقود
13 ماكينات تصوير
13 أجهزة الفاكس
20 العجلات والدرجات
14 أجهزة مخاطبة
4 معدات مياه ومصافى
13 أدوات صحية
13 ماكينات طباعة
1 – 8 الوحده النقديه للقياس المحاسبي هى الجنيه السوداني
1 - 9 يتم إدارة النظام المحاسبي للشركة في بيئة أنظمة المعلومات الإلكترونية (المحوسبة).
[2] أهداف النظام المحاسبي للشركة القابضة:
2 – 1 تحديد علاقة الشركةبالغير سواء علاقة مديونية أو دائنية.
2 – 2 تقدير ما ينتظر أن تحققه الشركة من إيرادات وما ينتظر أن تنفقه من نفقات وإثبات ما تحقق فعلاً من إيرادات أو نفقات.
2 – 3 إظهار سلامة عمليات التحصيل والإنفاق من حيث توافقها مع ما تفرضه قوانين لائحة الإجراءات المالية العامة للدولة ومرشد الإجراءات المالية للشركة.
2 – 4 إحكام الرقابة على ممتلكات الشركة لحمايتها من الضياع أو الاختلاس أو سوء الاستخدام.
2 – 5 مقابلة الاحتياجات المتعددة لطبيعة نشاط الشركة وظروفها ومدى اتساع أعمالها من خلال تطبيق حوسبة العمل المحاسبي للوفاء بالمعلومات الملائمة لصناع القرار.
2 – 6 توفير المعلومات الإدارية بشكل دوري وبمجرد الطلب في كافة مجالات التخطيط والرقابة وإتخاذ القرارات وفقاً لنوعية الملائمة المطلوبة والتوقيت المناسب.
[3] مكونات النظام المحاسبي للشركة القابضة:-
(46 ) يتكون نظام المحاسبى للشركة من العناصر الرئيسية التالية:
3 – 1 المستندات والأوراق الثبوتية المؤيدة للعمليات المالية التي تحدث بالشركة .
3 – 2 قواعد البيانات التي تختزن بها البيانات والتقارير المالية الخاصة بالعمليات المالية بمختلف بمختلف أنواعها كما مبين أدناه :-.
التقارير والبيانات المالية
(47) :
(1) على المدير المالى إعداد وتقديم التقارير والبيانات المالية للمدير العام دورياً كما موضح أدناه.
(أ) السيولة والنقدية Liquidity)):
نسبة لما للسيولة من أهمية فى إتخاز القرارات المالية يجب على المدير المالى إعداد وتقديم تقرير يومى للمدير العام يوضح الأرصدة النقدية بالخزن والبنوك كما فى نهاية يوم العمل السابق موضحاً الإيداعات والمسحوبات ذات الحجم الكبير التى تمت فى ذلك اليوم المعنى وتأثيرها بالأرصدة الإفتتاحية اليومية.
(ب) التدفقات النقدية المتوقعة Flows) Cash):
تقرير التدفقات النقدية يوضح التدفقات النقدية المتوقعة خلال فترة معينة وحتى يكون المدير العام على علم بالتدفقات النقدية المتوقعة ، مما يساعد فى إتخاذ القرارات الخاصة بأى إرتباطات خلال تلك الفترة ....الخ يجب على المدير المالى إعداد وتقديم تقرير عن التدفقات النقدية المتوقعة خلال الشهر القادم للمدير العام فى أو قبل بداية الشهر المعنى.
(ج) تقرير موقف المخزونات (Stocks):
يوضح هذا التقرير الرصيد الإفتتاحى للمخزونات بأنواعها المختلفة ، وحركتها خلال فترة معينة ومن ثم الرصيد الختامى وحتى لايتوقف العمل نتيجة لعدم توفر المواد اللازمة لذلك لابد للمدير المالى من إعداد تقرير أسبوعى وتقديمة للمدير العام فى بداية الأسبوع التالى عن موقف المخزونات.
(د)ِ الذمم الدائنة والمدينة (Account Receivable & Account Payable): يجب على المدير المالى إعداد تقرير شهرى عن موقف الذمم الدائنة والمدينة وتقديمة للمدير العام تمكينا له من معرفة مدينى الشركة من سداد التزاماتهم نحو الشركة حسب فترة السداد المسموح بها ومدى التزام الشركة بسداد ما عليها للآخرين حسب الفترة المتفق عليها ومن ثم التقرير بشأن الأرصدة عديمة الحركة( الراكدة).
(ه) حساب الأرباح والخسائر:
يوضح حساب الأرباح والخسائر نتائج الأعمال لفترة معينة وحتى يتمكن المدير العام من معرفة نتأئج أعمال الشركة بنهاية كل شهر يجب على المدير المالى إعداد وتقديم حساب الأرباح والخسائر الخاص بالشهر المعنى ، إضافة للأرباح حتى تاريخه للمدير العام بنهاية الأسبوع الأول من الشهر التالى.
3 – 3 أجهزة وبرامج الحاسوب التي تستخدم في معالجة البيانات لتحويلها إلى معلومات.
3 – 4 الإجراءات المالية المكتوبة والمرسومة ونتاج تطبيقها والتي تبين تسلسل العمليات المالية داخل الشركة فى ذلك نظام التكاليف يعتمد على أساس القيد المزدوج لتسجيل وتحليل موجودات الشركة ومطلوباتها وإيراداتها ومصروفاتها وكافة العمليات المالية التى تجريها الشركة وفق ما ينص عليه النظام المحاسبى (أي طبيعة الدورة المستندية المحاسبية).
3 – 5 الأفراد المتعاملون مع عناصر النظام المحاسبي.
[4] خصائص النظام المحاسبى
(1) يكون نظام المعلوماتية متماشياً مع عقد التأسيس وهذه اللائحة.
(2) يمكن الإستفادة القصوى من الإمكانيات التى توفرها أجهزة وأنظمة الحاسب الألى للشركة.
(3) ينبغى أن يضمن نظام المعلوماتية المالية التفاصيل اللازمة لإمكانية إظهار النتائج المالية لكل من:
(أ) المركز الرئسى والمكاتب كل على حده.
(ب) مراكز الأرباح والتكلفة المختلفة.
(ج) مختلف النشاطات التى تزاولها الشركة.
تحديث نظام المعلومات المالية
على المدير العام إعادة النظر فى نظام المعلومات المالية بين الحين والآخر وتحديثة بما يتماشى مع متطلبات العمل.
المعلومات الإحصائية
(1 (يجب على كل المكاتب إعداد تقارير إحصائية دورية ورفعها للمدير العام بالكيفية وفى المواعيد التى يحددها ودون إخلال بعمومية ما تقدم يجوز أن تتضمن تلك التقارير ما يلى:
(أ) الاداء الفعلى مقارناً بالخطة.
(ب) الإيرادات الفعلية مقارنة بالخطة.
(ج) عقودات الشركة مع أطراف أخرى، الفترة الزمنية والقيمة الكلية للعقد، المبالغ المدفوعة والمتبقية والجهات المتعاقد معها.
(د) إحصائيات بعدد العاملين بالشركة ، ومعدلات الفاقد (دوران العمالة) وفق درجات الهيكل الوظيفى والوظائف الشاغرة.
( 2) يرفع المدير العام ملخصاً بالتقارير الإحصائية الدورية للمجلس.
[4] وظائف النظام المحاسبي للشركة القابضة :-
4 – 1 وظيفة جمع البيانات المحاسبية وتبويبها وفهرستها لإدخالها إلى قواعد البيانات الإلكترونية أو تفريغها على الدفاتر المحاسبية وفق القواعد والأصول في هذا الصدد.
4 – 2 وظيفة معالجة (تشغيل) البيانات المحاسبية يدوياً أو بمساعدة البرامج الحاسوبية التطبيقية بغرض إنتاج المعلومات.
4 – 3 وظيفة نقل أو إيصال المعلومات إلى المستخدمين عند الطلب وبشكل دوري.
4 – 4 وظيفة رقابة البيانات المحاسبية سواء المقيدة بالدفاتر والسجلات التقليدية أو الإلكترونية على قواعد البيانات بغرض حمايتها من الأخطاء والتلاعب والأخطار والتهديدات المختلفة بغرض إنتاج معلومات دقيقة وذات موثوقية.
[5] مقومات النظام المحاسبي للشركة القابضة:-
ويحتوى على الآتي:-
5 – 1 المجموعة المستندية:
تعتبر بما تحويه من بيانات المصدر الرئيسي لإثبات القيد في المجموعة الدفترية وبذلك هي تمثل المدخلات الرئيسية للنظام المحاسبي لشركة سواء في شكله التقليدي أو الإلكتروني وهي نوعان:
5 – 1 – 1 المستندات الداخلية:
هي المستندات الخاصة بالشركة والتي تصميمها داخلياً مثل: أذونات الصرف والاستلام وإيصالات تحصيل النقدية، وتحمل عنوان وإسم الشركة.
5 – 1 – 2 المستندات الخارجية:
هي المستندات التي يحدد ما تحتويه من بيانات سلطات وهيئات خارج نطاق الشركة مثل: إيصالات الإيداع بالبنوك وفواتير الشراء والكهرباء والمياه والإيصالات المالية التي تحمل عنوان جهات أخرى غير الشركة.
5 – 2 المجموعة الدفترية:
تتمثل في دفاتر اليوميات العامة والتحليلية للأصول والمصروفات والإيرادات ودفاتر الجرد ودفاتر الأستاذ العامة والتحليلية للأصول والمصروفات والإيرادات ودفاتر الجرد وكافة الدفاتر الخاصة باليوميات والأستاذ للأصول والخصوم وحقوق الملكية أو الإرتباطات والدفاتر الواردة ذكراً في لائحة الإجراءات المالية لوزارة المالية للعام 2011م والنماذج المرتبطة بها التي تلتزم السلطة بالعمل بموجبها وتصميم الشكل الإلكتروني المشابه لها على قواعد بيانات الحاسوب لأغراض الإستخدام الداخلي.
وفيما يلي الدفاتر والنماذج المالية والتقليدية (غير المحوسبة) المعمول بها في سلطة الطيران المدني:
أ- الدفاتر والنماذج المالية ذات القيمة
1- انموذج مالى / حسابات/ رقم (19) دفتر الخزانة.
1- انموذج مالى/ حسابات / رقم (20) دفترمفردات الإيرادات والمصروفات.
1- انموذج مالى /حسابات / رقم (22) سجل الشيكات الواردة.
1- انموذج مالى ايرادات رقم (15) إيصال نقدية.
1- انموذج مالى ايرادات رقم (67) حساب معاون التحصيل.
2 - انموذج مالى / حسابات/ رقم (17) أمر دفع الشيكات.
2- انموذج مالى / حسابات / رقم (39) إشعارتوريد.
2- انموذج مالى /حسابات / رقم (40) إذن صرف.
2- انموذج مالى /حسابات / رقم (50) إشعار توريد شيكات .
2- انموذج مالى /حسابات / رقم (76) دفترالمحاسب لتسجيل المصروفات.
3- انموذج مخازن رقم (22) دفترعهدة المخازن.
3- انموذج مخازن رقم (47) دفترطلبات المخازن.
3- انموذج مخازن رقم (50) كشف عهدة المخازن.
3- انموذج مخازن رقم (51) كرت عهدة المخازن.
(ب) الدفاتر التى تمسك لقيد العمليات المحاسبية
1. دفتر مفردات الإيرادات
2. دفتر مفردات المصروفات
3. الدفتر العمومى يشمل :
(أ) حساب النقدية بالخزانة
كل الإجراءات المالية والمحاسبية محكومة بقوانين ولوائح لتنظيم الصرف على بنود الموازنة والإجراءات الواجب إتباعها عند اداء الخدمات والخصم والسداد للحسابات ، وتقرير وتحصيل الإيرادات والإجراءات المتبعة فى ذلك وتنظم المستندات الواجب إرفاقها ضمن إستمارة الصرف فى كل حالة من حالة الصرف .
مثال لذلك:-
مراجعة الإيصال (15) مع أورنيك معاون التحصيل (67) مع حافظة التوريد (39) موقعا عليها بالإستلام من الصراف .
(ب) دفاتر قيد الإيرادات ودفاتر قيد المصروفات :
تعتبر الدفاتر الرئسية فى النظام المحاسبى . علاوة على أن هذه الدفاترتحقق الأغراض المشار اليها. فأنها تمكن من إعداد حساب فى اى مده خاصة الحسابات الشهرية والحسابات الختامية عن السنة المالية كما تبين بالتفصيل الإيرادات والمصروفات الفعلية التى قبضت أوانفقت خلال السنة مع مقارنتها بأرقام الموازنة وأسباب ومبررات اختلاف الأرقام الفعلية عن الأرقام التقديرية.
3- مرحلة الحسابات الشهرية والختامية تسبقها مراحل النضوج كما هو موضح فى البيان التالى الذى اشير الية بأنة الإطار المجمل للدورة المستندية إذ أن البداية الصرف والتوريد وفقا للموازنة المصدقة والنهاية إعداد الحساب الختامى .(مرفق ) نموذج الدورة المستندية
نماذج الدورة المستندية
الفصل السابع
نظام محاسبة التكاليف
أهمية النظام
(65) تلعب محاسبة التكاليف دور محورى فى المنشأت الصناعية ولابد من أن يكون هذا الدور حاضر فى الشركة لأن نظام التكاليف عن طريق إستخدام الأساليب والطرق الحديثة للتكاليف يوفر المعلومات التى تؤدى إتخاذ قرارات مصيرية فى الشركة ويهدف نظام التكاليف الى تذويد كافة مستويات الإدارة بالمعلومات المتعلقة بعناصر التكلفة ومدى أثرها.
سجلات التكاليف
(66) على الإدارة المالية إعداد سجلات التكاليف لتزويد كافة المستويات الإدارية بالمعلومات المتعلقة بعناصر التكلفة بغرض مساعدتها فى إتخاذ القرار.
الفصل الثامن
المـــــوارد
يقصد بالموارد الإيرادية كل ما تحصل علية الشركة من إيرادات من كافة عملياتها الجارية والناتجة عن ممارستها لأنشطتها المختلفة .
يقصد بالموارد الرسمالية كل ما تحصل علية الشركة نتيجة بيع أصل أو عقد غرض أوتمويل إضافى فى رأس المال العامل . أو غير ذلك من الموارد غير الإيرادية التى ترتب التزاماً على الشركة يكون للعضو المنتدب سلطة الموافقة عليها أو إبرام الإتفاقيات الخاصة بها.
يجوز للشركة أن تدير ما تحتاج اليه من موارد إضافية بكل أو بعض الطرق الآتية :
1- إستكمال رأس المال ( أذا لم يكن مسدد بالكامل .
2- التسهيلات الإتمانية .
3- القروض.
4- زيادة رأس المال .
5- تسهيلات موردين .
الفصل التاسع
المـــــــــــــدفوعـــات
تتألف نفقات الشركة من :-
1- تكاليف المشتريات الداخلية والمحلية .
2- تكاليف الإنتاج .
3- تكاليف البيع والتسويق .
4- تكاليف إغتناء الأصول الثابتة
5- المصروفات المترتبة لغاء الخدمات المقدمة من الغير .
6- المصاريف الإدارية و العمومية .
7- المصاريف المختلفة .
الفصل العاشر
السلف المستديمة والسلف المؤقتة
السلف المستديمة
تمنح الشركة سلفة مستديمة أو مؤقتة لموظفيها فى الحالات الطارئة أو عند السفر وفى كل الأحوال تصفى السلفة المستديمة قبل نهاية السنة المالية مع تقديم بيان بأوجة الصرف .
السلف المؤقتة
تمنح الشركة سلفية مؤقتة لأغراض محددة ويجب أن تصفى السافية المؤقتة بأنتهاء الفرض الذى تم بموجبه أستلام السلفة .
الفصل الحادى عشر
الخزائن
حفظ النقود والأوراق ذات القيمة
(1) تؤمن الشركة الخزائن الحديدية المناسبة لحفظ النقود وكافة الأوراق ذات القيمة للشركة مثل وثأئق الملكية، بواليص التأمين أو وثائق السندات والتمويل وغيرها.
(2) يضع المدير المالى الترتيبات اللازمة لتسجيل محتويات الخزائن الحديدية وطريق إيداع أو سحب النقود والوثائق منها وجردها بين الحين والآخر فجائيا.
(3) يجوز أن تحتفظ الشركة بالأوراق ذات القيمة لدى المصارف أن كان ذلك ضرورياً
الفصل الثانى عشر
التامينات
(أ) يجب على المدير العام إتخاذ كافة الإجراءات الضرورية لحماية ممتلكات الشركة من كافة مخاطر الإعتداء.
(ب) على المدير العام تأمين ممتلكات الشركة الرأسمالية تأميناً شاملاً طبقاً لما تتطلبة اللوائح ويحقق مصلحة الشركة وله فى ذلك إصدار التوجيهات اللازمة للإدارات المختلفة والإدارة المالية لضمان تغطية التأمين لكافة موجودات الشركة.
(ج) على المدير العام التأمين على النقد المنقول والصيارفة من الإعتداءات .
الفصل الثالث عشر
نظام المشتريات
الهدف
() يهدف نظام المشتريات إلى تحقيق ضبط عمليات الشراء وتسييرها فى الإتجاه الصحيح حتى يكتمل إنجاز كل المراحل التى يجب أن تمر بها عمليات الشراء المختلفة فى اقصر وقت ممكن مع الإحتفاظ بالقدر الممكن من الدقة لسلامة الإجراءات وتحقيق المستوى المطلوب من الرقابة والتكلفة وفقاً لهذه اللائحة.
طلب الشراء
() :
(أ) يجب على الجهة الطالبة للمشتريات تقديم طلب شراء Purchase Order Note)) فى وقت مبكر لتكمل إجراءات الشراء وتصل البضاعة المطلوبة فى الوقت المناسب تفادياً لتوقف العمل نتيجة لعدم توفرها.
(ب) يقدم طلب الشراء بعد التأكد من أن البضاعة المطلوبة غير متوفرة بالمخزن.
(ج) فى حالة البضائع المدرجة فى كروت المخازن ، يجب على أمين المخزن لفت النظر لإعادة طلبها فى الوقت المناسب وذلك قبل أن يصل الرصيد الحد الأدنى (نقطة إعادة الطلب) بعد التشاور مع جهات الإختصاص لتحديد الكمية المطلوبة.
الحد الأقصى للمشتريات
() يحدد المجلس الحد الأقصى لقيمة البضائع التى يمكن شراؤها أو الخدمات التى يمكن التعاقد عليها بأى من الطرق المشار اليها فى المادة الخامسة والخمسون.
طريقة الشراء
() تتم مشتريات الشركة بأحدى الطرق التالية:-
(أ) المناقصة العامة.
(ب) المناقصة المحدودة.
(ج) التعاقد المباشر.
(د) العروض المباشرة.
المناقصة العامة
() يتم الشراء عن طريق المناقصة العامة إذا كانت البضاعة المراد شراؤها غير محتكرة وقيمتها فى حدود المبلغ المقرر بواسطة المجلس للشراء عن طريق الماقصة العامة وفى هذه الحالة يجب الإعلان عن السلع أو الخدمات المراد شراؤها أوالتعاقد عليها فى وسائل الإعلام المتيسرة ويجب أن يتضمن الإعلان صراحة:
1- وصف عام عن السلع أو الخدمات موضع المناقصة.
2- المدة المحددة لقبول العطاءات وآخر موعد ومكان التسليم.
1- قيمة محددة للتأمين المطلوب وطريقة الدفع.
2- وجوب قفل مظاريف العطاءات وتشميعها.
3- سعر وكيفية سداد قيمة العطاء.
4- المدة المحددة لتوريد السلعة أو تقديم الخدمة.
5- الجزاءات التى سيتحملها مقدم العطاء فى حالة الإخلال بالشروط.
6- أى شروط أخرى تراها الشركة.
7- يجوز للشركة الغاء المناقصة قبل الموعد المحدد لفتح المظاريف ورد جميع المستندات لأصحابها.
لجنة العطاءات
() يتم تكوين لجنة العطاءات بقرار من المدير العام وتقوم إدارة الإمدادات بمتابعة سيرها مع التنبيه لفترة سريان الأسعار فى الحالات التى تكون فيها تلك الفترة قصيرة حتى يتم قبول العرض الموصى عليه بالسعر المقدم قبل فوات الأوان تفادياً لذيادة الأسعار بعد انتهاء الفترة المحددة وتقوم اللجنة بالمهام الاتية:
(1) فتح العطاءات:
تقوم اللجنة بفتح العطاءات مجتمعة أى بحضور جميع الأعضاء بأخذ مظاريف العطاءات من الصندوق المخصص لها وترقيمها بأرقام متسلسلة (على ظاهر الظرف) والتوقيع عليها معاً. يلى ذلك فتح المظاريف لإخراج العطاءات وترقيمها بنفس الأرقام على المظاريف والتوقيع عليها ثم رصدها فى كشوفات مع توضيح الشروط الهامة التى يتضمنها كل عطاء مثل أسعار المواد (بعد توحيد العملات للمقارنة) ومواعيد التسليم وطريق الدفع إلى جانب لفت النظر لمدة سريان الأسعار ودفع التأمين المبدئ إضافة إلى أى ملاحظات تراها اللجنة ذات أهمية بالنسبة لأى عطاء.
(2) فرز العطاءات:
تقوم اللجنة بفرز العطاءات للدراسة ورفع التوصيات عنها ، معززة بالرأى الفنى الذى يؤكد مطابقة أو مخالفة كل عطاء على حده للمواصفات والشروط المطلوبة التى قد تستوجب صرف النظر عن أى عطاء مهما كان السعر منخفضاً . ولذلك فأنه يجب فى حالة العطاءات الفنية وذات القيمة الكبيرة أن تنظر فيها من الوجهة الفنية لجنة متخصصة قبل تقديمها للجنة الفرز ومن ثم تستكمل دراستها على ضوء مذكرة اللجنة الفنية ورفع التوصية النهائية للتصديق عليها.
خطوات العمل بعد التصديق
() :
(1) إخطار صاحب العطاء الفائز ومطالبته بتكملة التأمين.
(2) تحضير خطاب القبول الذى يشير للإخطار أعلاه ويتضمن الشروط الأساسية التى بموجبها قبل العطاء ويعتبر خطاب القبول عقداً بين الطرفين وترسل صورة للأدارة المالية لأستكمال الإجرات الخاصة بالجوانب المالية.
(3) العقود الكبيرة ترسل صورة من خطاب القبول الى المستشار القانونى.) (4) إصدار أمر الشراء ( Purchase Order Note) من أصل واربعة صور توزع كالأتى:-
* النسخة الأصلية للمورد.
* الصورة الأولى للإدارة المالية.
* الصورة الثانية للجهة الطالبة.
* الصورة الثالثة للإدارة القانونية.
* الصورة الرابعة للحفظ بأدارة الإمدادات مع طلب الشراء وجميع المكاتبات مع المورد الفائز بالعطاء إلى أن يكتمل التوريد ويقفل الملف.
(5) الإتصال بأصحاب العطاءات غير الفائزة ، بعد قيام صاحب العطاء الفائز بتكملة التأمين والشروع معه فى الإجراءات الموضحة أعلاه ، لإخطارهم بعدم قبول عطاءاتهم وإعادة التأمينات المبدئية المستلمة منهم عند التقديم لهم.
(6) متابعة التوريد مع المورد صاحب العطاء الفائز للتأكد من قدرتة على تنفيذ العقد حسب الشروط المتفق عليها مع ملاحظة تجديد خطاب الضمان الخاص بالتأمين – أن وجد – قبل انتهاء اجلة وفى حالة فشل المورد فى تحديد الإتصال بالبنك مقدم الضمان لتحويل قيمتة لصالح الشركة.
(7) عند وصول البضاعة إلى مكان التسليم لابد من فحصها بواسطة لجنة تكون لذلك الغرض ورفع تقريرعنها(Good Inspection Note) لجهات الإختصاص مبيناً كمية التلف أو النقصان أن وجدت ، وإخطار المورد بذلك أومطالبة شركة التأمين فى حالة المشتريات الخارجية.
(8) على إدارة الإمدادت الإحتفاظ بمستندات الذين لم يقع لهم العطاء لإرجاعها.
المناقصة المحدودة (إفادة الأسعار)
() يتم الشراء عن طريق المناقصة المحدودة فى حالة البضائع والخدمات غير المحتكرة وتقل قيمتها عند الحد الأدنى للشراء عن طريق المناقصة العامة المقرر بواسطة المجلس وفى هذه الحالة يتم إرسال طلبات إفادة الأسعار إلى عدد مناسب (يحددة المجلس) من الموردين التقليديين المسجلين لدى الشركة مع تفصيل الموردين الذين سبق التعامل معهم على غيرهم الذين أضيفت أسمائهم مؤخراً بالسجل الخاص بالوموردين وتتبع نفس الإجراءات الخاصة بالمناقصة العامة ما عدا الإعلان فى حالة الشراء عن طريق المناقصة المحدودة.
التعاقد المباشر
(60) يتم الشراء عن طريق التعاقد المباشر إذا كانت البضاعة أو الخدمة المراد شراؤها محتكرة أو غيرمتوفرة فى السوق ويجب فى حالة التعاقد المباشر أخذ تصديق خطى من المدير العام أو من يفوضة بناء على توصية لجنة المشتريات المشار اليها فى هذا البند الفقرة(أ).
(أ) لجنة المشتريات :
يكون المدير العام لجنة لمشتريات الشركة تمثل فيها الإدارات الرئيسية وأى خبراء أوفنيين تقضى الضرورة الإستعانة بهم كالآتى:-
1/ المدير المالى رئساً
2/ مدير إدارة الإمداد عضواً
3/ مدير قسم المشتريات عضواً أو مقرراً
4/ ممثل الإدارة المعنية عضواً
5/ خبراء أوفنيين أعضاء
6/ وتكون اللجنة مسئولة عن كل مشتريات الشركة التى تتم عن طريق التعاقد المباشر.
العروض المباشرة
يتم الشراء عن طريق نظام العروض المباشرة فى الحالات الأتيةوهى ان :-
(أ) السلع والخدمات متوفرة بالاسواق المحلية.
(ب) السلع ذات مواصفات قياسية محدده.
(ج) السلع والخدمات منخفضة القيمة.
(د) يتم الحصول على العروض بواسطة لجنة.
الفصل الرابع عشر
نظام المخازن
الهدف
() يهدف النظام إلى حماية المخزونات والرقابة عليها وتوفير المعلومات التى تحتاج اليها الإدارة عن حالتها والمتغيرات التى قد تطرأ عليها وتقييم الأداء المخزنى بهدف زيادة منافعه والتقليل من تكلفتة ويمكن تلخيص أهداف النظام كما يلى:-
(1) إنشاء مراكز مسئولة عن المخزونات بهدف حمايتها والرقابة عليها.
(2) تحديد تكلفة المواد والبضائع لإغراض العمليات والمبيعات.
(3) وضع أسس لقياس قيمة المخزونات فى آخر الفترة المالية كواحد من الموجودات المتداولة بالميزانية العمومية.
(4) تحديد المؤشرات والمعايير القياسية للرقابة على المخزونات وتحديثها بأستمرار.
(5) حفظ السجلات والبطاقات والمستندات التى تسهل مهام الرقابة على المخزونات.
(6) وضع نظام بسيط وملائم لتصنيف وترميز المخزونات يسهل الإهتداء اليها وإداراتها والمحاسبة عنها ويقلل من تكلفة ذلك.
(7) تنظيم عمليات الجرد والتقييم ومتابعتها بغرض رصد أى انحرافات "إن وجدت" والتقرير بشأنها.
الرقابة الداخلية على المخزونات
() تشتمل الرقابة الداخلية للمخاذن على الضوابط التالية:-
(1) الفصل بين أمناء المخازن.
(2) استخدام المستندات الخاصة بالمخازن المطبوعة والمرقمة مسبقاً.
(3) إتخاذ إحتياطات السلامة والتأمين وإستعمال أجهزة الإنذار والإقفال المزدوجة.
(4) تعيين عاملين يتمتعون بالكفاءة والأمانة.
(5) إستخدام اسلوب التوقيع المزدوج عن صرف المواد ذات القيمة العالية.
(6) إعداد تقارير دورية عن دوران المخذونات ومدى توفرها وتقييمها وحالتها.
(7) حفظ سجلات للمخزونات بالمخازن الفرعية ومواقع العمل.
(8) الإستقصاء والتحقق من أى انحرافات بين السجلات وقوائم الجرد الفعلى إتخاذ الإجراءات الكفيلة بعدم تكرارها.
(9) تقسيم المخازن وفق نوعية المخزونات بالقدر الذى يمكن من أحكام الرقابة مع مراعاة التكلفة المناسبة لذلك.
إجراءات المخازن
(1) إستلام المخزونات:
أ- توجة المخزونات الواردة، بعد فحصها (Good Inspection Note)، والمصادقة على إستلامها إلى المخزن المعنى مصحوبة بإشعار الإستلام.
ب- يقوم أمين المخزن بالعد والمطابقة ومن ثم يحرر مستند الإستلام المخزنى(Good Received Note) الذى تدون فية تفاصيل البضاعة المستلمة كرقم الصنف ،
الكمية، وحدة القياس، السعر والقيمة إضافة للنمرة المتسلسلة، التاريخ ، نمرة أمر الشراء والفاتورة أو نمرة كشف الإنتاج إضافة إلى رقم شهادة الفحص والإستلام من أصل وثلاثة صور توزع كالآتى:-
1. الأصل: للحسابات لإرفاقها مع بقية مستندات الشراء لإكمال عمليات الدفع أو التسوية المحاسبية.
2. الصورة الأولى: إلى حسابات المخازن للتسجيل فى دفتر المخازن.
3. الصورة الثانية: إلى المشتريات للحفظ فى الملف الخاص بها.
4. الورة الثالثة: تحفظ بالدفتر لأغراض المراجعة بعد تسجيل الكميات المستلمة من قبل أمين المخزن ببطاقة الصنف.
2- التسجيل فى بطاقات المخازن:-
(أ) يقوم أمين المخزن بتسجيل البضاعة المستلمة فى بطاقات الصنف بالكميات فقط (Store Card) .
(ب) عند إستلام مستند الإستلام المخزنى بحسابات المخازن تسجل البضائع المستلمة فى دفاتر المخازن بالكمية والقيمة.
3- صرف المواد من المخازن:-
(أ) تصرف المخزونات من المخازن بناء على سحب بضائع أو مواد والذى يجب أن يصدق عليه الشخص المختص والمخول بالتصديق.
(ب) يقوم أمين المخزن بإعداد مستند صرف بضائع أو مواد بالمواد المنصرفة ويعد هذا المستند من أصل وثلاثة صورة توزع كالآتى:-
* الأصل : يرسل لحسابات المخازن للإجراء.
* الصورة الأولى : ترسل لمحاسب التكاليف لتحميلها لمركز الربح أو التكلفة.
* الصورة الثانية : ترفق مع المواد المنصرفة للجهة الطالبة.
* الصورة الثالثة : تبغى بالدفتر لأغراض المراجعة بعد التسجيل فى بطاقة الصنف بالمخزن.
(ج) يجب أن يحرر أذن خروج من البوابة لجميع البضائع أو المواد المنصرفة وتسلم للشخص المسئول عن البوابة عند الخروج بالمواد.
4- إرجاع المواد للمخازن:
(أ) يحرر مستند إعادة بضائع أو مواد من أصل وثلاثة صور ( Good Return Note) فى حالة إرجاع أى مواد للمخازن.
(ب) يجب على أمين المخزن الذى أعيدت الية المواد التوقيع بالإستلام.
(ج) يوزع أصل وصورة المستند كما يلى:ــــ
الأصل : للحسابات للإجراء.
الصورة الأولى : ترسل لمحاسب التكاليف بالمركز المعنى.
الصورة الثانية : لأمين المخزن للتسجيل فى بطاقة الصنف.
الصورة الثالثة : تبقى فى الدفتر مع الجهة التى أعادت المواد للمراجعة.
5- تحويل المواد:
عند تحويل المواد المنصرفة لقسم إلى قسم آخر يجب إعداد مستند تحويل مواد من أصل وأربعة صور بعد موافقة المدير المختص على أن يوقع المستند بواسطة المسئول عن القسم المستلم للمواد بالإستلام ، ويوزع الأصل والصور كما يلى :ــــ
الأصل حسابات المخازن .
الصورة الأولى : ترسل لمحاسب التكاليف.
الصورة الثانية : أمين المخزن المختص.
الصورة الثالثة : القسم الطالب للمواد.
الصورة الرابعة : تبغى بالدفتر مع القسم الذى قام بالتحويل لأغراض المراجعة.
6- جرد المخازن :
(أ) يشكل المدير العام لجان لجرد المخازن بتوصية من المدير المالى مرة فى العام على الأقل ويكون من بين أعضائها ممثل المخازن وآخر من الحسابات ويفضل أن يكون غالبية أعضاء اللجان من غير العاملين بالمخازن.
(ب) يقوم المدير المالى بإعداد الإجراءات والخطوات الواجب الإلتزام بها أثناء الجرد من اللجان على أن ترسل هذه الإجراءات والخطوات قبل وقت كاف من عملية الجرد.
(ج) تقوم لجان الجرد بإعداد قوائم الجرد وفق ما تكشف لهم مع حصر الفروقات ، أن وجدت ، بين الموجود الفعلى والموجود حسب بطاقات الصنف.
(د) يجب على لجان الجرد إعداد تقرير شامل عن حالة المخزونات التى تم جردها.
تخزين الخردة والراكد والتخلص منها
1. يجب على مدير إدارة الشئون المالية تسجيل كافة الخردة الناتجة عن الصيانة والإصلاح وخروج الأصل من الخدمة فى سجل منفصل يسمى سجل الخردة.
2. يجب على مدير إدارة الإمداد حفظ الخردة وفق الأسس المحاسبية وعدم التصرف فيها إلا بأذن من المدير العام وفقاً للمادة (29) من هذه اللائحة.
3. التخلص من أى خردة يتم وفق لجنة يكونها المدير العام.
4. التخلص من الراكد من قطع الغيار يعامل معاملة الخردة فى حالة مرور
اكثر من (5) سنوات علية ، وبعد قرار اللجنة الفنية.
الفصل الخامس عشر
المراجعة الداخلية
يحدد المجلس :
وأجبات ومسئوليات وصلاحيات ونطاق الجهة المسئولة عن المراجعة الداخلية وإرتباطها الإدارى.
تخضع جميع عمليات الشركة للمراجعة الداخلية (المسبقة ، المتزامنة ، والاحقة )حسبما تقررة خطط وبرامج المراجعة الداخلية المعتمدة بواسطة مجلس الإدارة .
تمارس إدارة المراجعة الداخلية عملها وفق الأسس والمعايير المهنية ، الرقابية ، المحاسبية ) المتعارف عليها .
الاهداف العامة لوحدة المراجعة الداخلية
أ) المحافظة على المال العام للشركة والأصول وحمايتها من العبث وضمان حسن استغلالها بالشكل المطلوب اقتصاداً وقانوناً.
ب) التحقق من أن الموارد قد تم تحصيلها وفقاً للقوانين واللوائح والقواعد الصادرة والكشف عن أي مخالفات أو تقصير.
ج) التحقق من أن الإنفاق تم وفقاً لما هو مقرر له في الأغراض المخصصة دون إسراف أو إنحراف، والكشف عن ما يقع من مخالفات في هذا الصدد.
د) التأكد من دقة وصحة البيانات المحاسبية المقيدة بالدفاتر والسجلات المالية وسلامة التوجه المحاسبي لعملية القيد.
هـ) متابعة تنفيذ الخطط العامة وتقييم الأداء المؤسسي.
و) تحفيز وتشجيع الموظفين على الإلتزام بالقوانين واللوائح.
ح) الوقوف على المشكلات والعقبات التي تعترض مسيرة العمل الإداري والعمل على معالجتها وإزالة المعوقات.
ك) تزويد إدارة الشركة والجهات الحكومية ذات الصلة بالمعلومات والتقارير السليمة بغرض تحققها من تطبيق ما وافقت عليه فيما يتعلق بالموازنة من استخدام للإعتمادات وجباية الإيرادات، وتنفيذ نصوص الأنظمة واللوائح.
مهام وواجبات المراجعة الداخلية:
يكون للمراجعة الداخلية الإختصاصات والسلطات التالية:
أ) مراجعة الأداء المالى والمحاسبى للشركة لضمان الإستخدام الأمثل لمواردها وفقا لإساليب المراجعة الداخلية المنصوص عليها فى قانون المراجعة الداخلية أو اللوائح الصادرة بموجبه.
ب) التاكد من توافق المعاملات الحسابية والسجلات والدفاتر لاوجه الصرف المخصصة وفقاً للقوانين واللوائح والموازانات المجازة.
ج) إتباع نظام الجرد المفاجئ للخزائن والمخازن.
د) مراجعة وجرد الأصول الثابتة للتحقق من الوجود الفعلي لها وضمان حسن سلامتها الفنية.
هـ) لمديروحدة المراجعة الداخلية وكوادره الأخرى من المنسوبين حق الإتصال المباشر بالمسؤولين المختصين بالإدارات والأقسام فيما تستلزمه أعمال المراجعة وحق الإطلاع على جميع الدفاتر والسجلات والمستندات والوثائق في هذا الشأن، بالإضافة إلى طلب البيانات والإيضاحات اللازمة، وحق إصدار توصيات بالإجراءات التصحيحية والمتابعة مع مدير عام الشركة.
ز) لوحدة المراجعة الداخلية حق رفع تقرير لمدير عام الشركة عن المسؤولين المخالفين لنصوص لائحة الإجراءات المالية .
ح) مباشرة المهام الرقابية القبلية والمصاحبة واللاحقة لأنشطة الشركة بما فيها حسابات الإستثمار ومشروعات التنمية الممولة من القروض والهبات والمنح والموجودات الثابتة والأصول المتداولة للشركة.
ك) إعداد تقارير المراجعة الداخلية لمديرعام الشركة ومجلس الإدارة على أن تتضمن التقارير نتائج وتحليل المراجعة الداخلية.
اجراءات استخدام الحاسوب فى أعمال المراجعة الداخلية
10. تضطلع وحدة المراجعة الداخلية بممارسة مهامها المهنية في ظل بيئة الأعمال المحوسبة من خلال الإجراءات التالية:-
أ) إجراءات المراجعة الوقائية على المدخلات:
تتم من خلال الإشراف الشامل بهدف توقع الأخطاء ومنع حدوثها قبل وقوعها، من خلال التصديق على البيانات المالية واعتمادها وإعداد المستندات الأصلية وتبويبها وتحديد المعاملات ومراجعة الأخطاء قبل عملية إدخال البيانات إلى نظام الحاسوب.
ب) إجراءات المراجعة العلاجية:
تتم بعد وقوع الأخطاء بغرض تحليل الأخطاء ومعرفة مسبباتها وتصحيحها، وذلك بهدف الرقابة على كل العمليات المتصلة بالتشغيل الإلكتروني للبيانات لاختبار الحاسوب وإعداده للتشغيل وإختيار واختبار برامج التشغيل الإلكترونية ورقابة الملفات الإلكترونية بشكل عام لضمان صحة محتواها وتهيئتها لإنتاج المخرجات.
ج) المعايير المهنية لأعمال المراجعة الداخلية:
تتقيد وحدة المراجعة الداخلية في هذا الصدد بإتباع معايير المراجعة الداخلية الدولية لممارسة الأداء المهني الصادرة عن المجمع الأمريكي للمحاسبين القانونيين (AICPA) ومكتب المحاسب العام الأمريكي (GAO) ومعهد المراجعين الداخليين الأمريكي (IIA) والمتبناه من قبل المنظمات والمجامع المحاسبية المهنية الأخرى والإدارة العامة للمراجعة الداخلية وهي على النحو التالي:-
1. معايير الصفات العامة.
2. معايير العمل الميداني.
3. معايير رقابة الأداء المهني (الهادفة إلى تحقيق الجودة الشاملة).
4. معاير المراجعة الإلكترونية الدولية للممارسة المهنية في بيئة أنظمة الأعمال المحوسبة بالأرقام (401، 402، 1001، 1002، 1003، 1008، 1009).
5. كل ما تتبناه الإدارة العامة للمراجعة الداخلية من معايير وإرشادات في شأن المراجعة الاجتماعية والمراجعة البيئية وطرق تحقيقها.
6. معايير إعداد التقارير.
الفصل السادس عشر
العلاقة البينية مع وزارة المالية والإقتصاد الوطنى
(69) المعاملات المالية مع الوزارة تمر عبر الإدارة المالية بالشركة وتشمل الآتى:
(1) التمويل : تمويل المشروعات خارج موازنة الشركة يتم إعتمادها وتمويلها بواسطة الوزارة المختصة.
(2) الإعفاءات: الحصول على أى إعفاءات مالية يتم عبر الوزارة المختصة.
(3) التسويات المالية : يتم عمل التسويات المالية بين الشركه الفرعية والشركة القابضة عبر الوزارة المختصة.
الفصل السابع عشر
حماية البيئة والمسئولية الإجتماعية
حماية البيئة
(77) تلتزم الشركة بكافة القوانين الخاصة بحماية البيئة وعمل مخصص لتغطية أى التزامات لاحقة.
المسئولية الإجتماعية
(78) تعتمد الشركة مبدأ المسئولية الإجتماعية وذلك بإعتماد موارد مالية فى الموازنة.
الفصل الثامن عشر
السلطات و الصلاحيات
تفويض السلطات
(79) يجوز لمجلس الإدارة والعضو المنتدب تفويض أى من السلطات المخولة لهم بموجب هذه اللائحة الى أى شخص مناسب أو مجموعة من الأشخاص.
الصلاحيات
(80) لمجلس الإدارة تفويض الصلاحيات للعضو المنتدب لتسيير أعمال الشركة.
(81) يجب أن لايتم التصديق بالصرف والتوقيع والشراء والتعاقد إلا وفقاً للسلطات والصلاحيات المفوضة من مجلس الإدارة أو العضو المنتدب . على أن يتم إصدار كل الشيكات بتوقيع العضو المنتدب والمدير المالى بدون تحديد صلاحيات للصرف.
(82) يتم الصرف والإعتماد والتصديق فى حدود (ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ) للمدير المالى لمنصرفات الخزينة.
أشهد أن مجلس الإدارة إجاز هذه الائحه فى اليوم ............ من شهر ....... سنة......
توقيع رئس مجلس الإدارة توقيع مقرر مجلس الإدارة
الفصل التاسع عشر
بدء العمل باللائحة
يبداء العمل باللائحة بعد إجازتها والتوقيع عليها من مجلس الإدارة.
تم بحمد الله
إعداد : د/ فياض حمزه رملي أرباب
أستاذ جامعي – محاسب قانوني – مستشار مالي
1/مايو / 2014م