www_www_www45
06-20-2010, 10:28 AM
خطوات إعداد البرنامج
1- يتم وضع الـ C D بالجهاز و الانتظار قليلا حتى تظهر الشاشة التالية:-
2- يتم نقر PEACHTREE ACCOUNTING و الانتظار حتى تظهر الشاشة التالية
3- بالضغط علي NEXT ستظهر الشاشة التالية
4- بالضغط علي YES ستظهر الشاشة التالية حيث نختار منها CUSTOM
5- بالضغط علي NEXT ستظهر الشاشة التالية حيث يتم السؤال عن مكان تخزين البرنامج ومكان تخزين ملف البيانات و الخاص بالشركة
6- و بالضغط علي NEXT ستظهر الشاشة التالية و هي تعني هل تريد إنزال أمثلة لشركات أو برنامج تعليمي أو برنامج الأصول الثابتة
7- و بالضغط علي NEXT ستظهر الشاشة التالية و هي تعني بأي اسم سيظهر البرنامج.
8- وبالضغط عليNEXT والانتظار قليلا حتي تظهر الشاشة التالية حيث يتم الاختيار الثاني و بذلك تم إعداد البرنامج فيتم الضغط علي EXIT.
خطوات فتح شركة جديدة
1- يتم فتح قامة file ثم new company سيتم ظهور الشاشة التالية
2- بالضغط علي next ستظهر الشاشة التالية و الجزء الذي يجب كتابته هو الخاص بـ company name والباقي اختياري حسب الحاجة
3- ثم يتم الضغط علي next ستظهر الشاشة التالية و هي تخبرك هلي تريد إنشاء دليل حسابات مبني علي احد الأمثلة الموجودة بالبرنامج أم إنشاء دليل مماثل لشركة سابقة تم فتحها من قبل أم تحويل دليل مماثل من برنامج حسابات آخر أم إنشاء دليل جديد طبقا للشركة الجديدة
4- - في حالة اختيار الحالة الأولي وهي إنشاء دليل حسابات مبني علي احد الأمثلة الموجودة بالبرنامج و بالضغط علي next ستظهر الشاشة التالية حيث يتم اختيار الدليل طبقا لنوع نشاط الشركة و ذلك من الجزء الخاص بـ available charts of account
5- تم بالضغط علي next ستظهر الشاشة التالية و التي تخبرك هل تريد أن تستخدم نظام الاستحقاق ام النظام النقدي بالطبع سيتم اختيار نظام الاستحقاق.
6- تم بالضغط علي next ستظهر الشاشة التالية وهي تعني هل تريد ان يتم الترحيل حركة حركة أو مجموعات
7- تم بالضغط علي next ستظهر الشاشة التالية وهي تعني عدد شهور السنة المالية
8- و بالضغط علي next ستظهر الشاشة التالية و تسال عن بداية السنة و بداية الشهر للشركة
9- و بالضغط علي next ستظهر الشاشة التالية :
10- و بالضغط علي finish و الانتظار قليلا سيتم انشاء الشركة الجديدة
القوائم الخاصة بالبرنامج
1- FILE وهي خاصة
6- قائمة EDIT
- قائمة MAINTIAN
وهي أهم قائمة حيث يتم منها إنشاء شجرة الحسابات وأكواد الموردين والدائنين واكواد المخازن وأخري
1- دليل الحسابات CHART OF ACCOUNT
وهو علي الشكل التالي:
كما نعلم انه لكي يتم التعامل مع الحاسب الآلي يجب التعامل معه بأسلوب لا يختلف عليه اثنين فمثلا إذا تم التعامل مع الحاسب الآلي لتعريفه بحساب العميل احمد زيدان عن طريق كتابة الاسم.
وبفرض أن الشركة بها 3 محاسبين فقد يحدث الآتي:-
- أن يقوم المحاسب الأول بكتابة اسم العميل علي الشكل التالي أحمد زيدان
- ان يقوم المحاسب الثاني بكتابة اسم العميل علي الشكل التالي احمد زيدان
- ان يقوم المحاسب الثالث بكتابة اسم العميل علي الشكل التالي أ حمد زيدان
فنجد هنا أن في كل مرة تم كتابة اسم العميل بطريقة تختلف عن الاخري فقد تم كتابة أحمد مرة حرف(أ) بهمزة ومرة أخري حرف( ا) بدون همزة ومرة أخرى يوجد مسافة بين حرف (أ) والحرف (ح) وبالنسبة للحاسب الآلي فقد فهم أن كل اسم مما سبق عميل مستقل عن الأخر علي الرغم من انه عميل واحد
ولكن اذا تم التعامل مع الحاسب الآلي عن طريق أرقام فمثلا يتم وضع كود للعميل أحمد زيدان ولنفترض الكود رقم 5 والذي سيتم تعريفه به مسبقا وبالتالي في كل مرة يتم التعامل مع هذا العميل سيتم كتابة الكود الخاص به وهو الرقم 5 وهو الأمر الذي لن يختلف عليه أي محاسب حيث لا يوجد الرقم 5 بأكثر من صورة.
و هذا هو فكرة دليل الحسابات
المكونات
1- ACCOUNT ID :- و هي عبارة عن وضع اكواد للحسابات لكي يتم التعامل معها عن طريقها ولما سيتم وضعه من اكواد وأسماء للحسابات سيتم ظهورها بقائمة المركز المالي وقائمة الدخل وبالتقارير وغيره فإذا تم وضع كود من هنا للمورد أحمد زيدان فسيظهر هذا المورد بقائمة المركز المالي فلذلك فانه يتم وضع كود لحساب الموردين عام فقط لكن لكي نضع كود لكل مورد فذلك يتم من شاشة MAINTAIN VENDOR
2-ACCOUNT TYPE :- هنا ستظهر مشكلة أخري ما هو نوع هذه الحساب هل هو مصروفات أم أصول ثابتة ام إيرادات أم مخزون ام التزامات طويلة الآجل فطبقا لنوع الحساب سيتم اختياره من ACCOUNT TYPE كما بالشكل التالي و طبقا لاختيار نوع الحساب سيتم إقفاله بالقائمة الخاصة به فإذا تم ربط حساب المباني BUILDING بأنه مصروفات EXPENSES فسيتم إقفاله بقائمة الدخل لذلك يجب ربطه بحساب FIXED ASSETS لكي يظهر بقائمة المركز المالي.
3- DISCRIPTION :- هي عبارة عن اسم الحساب كما سيظهر بقائمة المركز المالي وقائمة الدخل
4-BEGINNING BALANCE : وهي عبارة عن وضع أرصدة افتتاحية للحسابات
5-BUDGETS : وهي عبارة عن وضع ارقام تقديرية للسنة الحالية و السنة التالية شهريا
6- VENDOR : وهي عبارة عن وضع اكواد للموردين وهي علي الشكل التالي:
المكونات
1-VENDOR ID :- و هي وضع رقم للمورد لكي يتم التعامل مع البرنامج عن طريقه
2-NAME :- وضع اسم للمورد يجب وضعه بالغة الانجليزية
3-GENERAL :- و تتكون من
أ- بيانات خاصة بالمورد مثل عنوانه و رقم التليفون و الفاكس و نوع المورد و البريد الالكتروني
ب ـ BEGINNING BALANCES :- وهي عبارة عن وضع رصيد افتتاحي للمورد وبالضغط علي السهم ستظهر الشاشة التالية:
جـ ـ CURRENT BALANCE ON:- تعبر عن الرصيد الحالي للمورد وبالضغط علي السهم سيظهر بيان لحركة المورد خلال العام.
معالجة المشتريات
يوجد طريقتين لإدخال البضاعة المشتراة:
1- عن طريق عمل أمر شراء وعن طريقه يتم عمل فاتورة الشراء.
2- إعداد فاتورة المشتريات مباشرة بدون إعداد أمر شراء مسبق.
الطريقة الأولي
أمر الشراء PURCHASE ORDER
يتم فتح قائمة TASKS واختيار PURCHASE ORDER ستظهر الشاشة التالية:
المكونات
1- VENDOR ID
الهدف : اختيار كود المورد و ذلك بالضغط علي شكل العدسة
2- NAME يعبر عن اسم المورد و سيظهر تلقائيا بمجرد اختيار الكود
3- PO # يدون به رقم أمر الشراء.
4- DATE تاريخ تحرير أمر الشراء.
5- CLOSE PURCHASE ORDER إذا تم تنشيطها تعني أن هذا الأمر قد تم إقفاله و بالتالي لن يظهر بفاتورة الشراء في خانة APPLY PURCHASE ORDER
6- SHIP VIA يتم اختيار منها طريقة الشحن
7- DISCOUNT AMOUNT وهي عبارة عن الخصم النقدي وذلك طبقا لما تم إعداده عند إنشاء كود المورد وذلك من MAINTAIN –VENDOR-PURCHASE DEFAULTS-TERM
8- A/P ACCOUNT اختيار نوع الأستاذ العام طبقا لاختيار كود المورد و بالطبع سيكون حساب VENDOR OR CRIDETOR.
9- QUANTITY تعبر عن الكمية المراد توريدها.
10- RECEIVED هذه الخانة ستملئ طبقا لما تم استلامه و تدوينه بفاتورة الشراء
11- ITEM تعبر عن الصنف المراد توريد حيث يتم اختيار الكود للصنف
12- DESCRIPTION عبارة عن الشرح
13- GL ACCOUNT نوع الصنف المشتراة وبالطبع سيكون INVENTORY OR FIXED ASSEST
14- UNIT PRICE سعر الوحدة
15- AMOUNT ستظهر تلقائيا وإذا تم كتابتها يدويا ستتعدل UNIT PRICE تلقائيا
فاتورة الشراء PURCHASE / RECEIVE INVENTORY
يتم فتح قائمة TASKS و اختيار PURCHASE / RECEIVE INVENTORY هناك حالتين
الأولي :-
في حالة وجود أوامر شراء ولم يتم إقفالها ستظهر الفاتورة علي الشكل التالي:
و نلاحظ هنا إننا لن نستطيع ملئ بيانات الكمية المستلمة عن طريق أمر الشراء و ذلك إذا كانت خانة
APPLY TO PURCHASE ORDERS نشطة و ذلك بالضغط علي السهم و اختيار رقم أمر الشراء المرتبط بهذه الفاتورة حيث ستظهر الفاتورة علي الشكل التالي و من الممكن عمل فاتورة شراء بدون الاعتماد علي أمر الشراء و ذلك بتنشيط خانة APPLY TO PURCHASE
وهناك يوجد أمرين
1- إذا تم استلام الكمية بأمر الشراء بالكامل يتم ملئ الفاتورة عن طريق الضغط علي الأيقونة الخاصة بـ SHIP واختيار ALL وعليه سيتم ظهور الكمية بالكامل في خانة RECEIVED لاحظ انه من الممكن كتابة الكمية المستلمة يدويا
7- إذا لم يتم استلام الكمية بالكامل هنا سيتم تدوين الكمية المستلمة باليد و ذلك بعد اختيار أمر الشراء وهنا تظهر حالتين
الأولي :-
1-في حالة استلام باقي الكمية بعد ذلك و عند إعداد الفاتورة و اختيار رقم أمر الشراء سيظهر بالفاتورة باقي الكمية التي لم تستلم بعد
2- في حالة لن يتم استلام باقي الكمية هنا الأفضل إقفال أمر الشراء حتي لا يظهر مرة أخري بفاتورة الشراء في خانة APPLY TO PURCHASE ORDERS.
الثانية :- في حالة عدم وجود أوامر شراء ستظهر الفاتورة علي الشكل التالي و ستملئ يدويا
ملاحظات علي مكونات الفاتورة
1-WAITING ON BILL FROM VENDOR وهي تعني أن الفاتورة لم تستلم بعد وإذا تم تنشيطها لن نستطيع سداد قيمة الفاتورة و ذلك من قائمة TASLS – PAYMENTS و ذلك بالشكل التالي:-
2-TERMS وهي عبارة عن الخصم النقدي في حالة السداد و الذي تم وضع شروطه عند انشاء كود المورد و نلاحظ هنا انه من الممكن تعديل هذه الشروط من الفاتورة
8- باقي مكونات الفاتورة كما في امر الشراء
معالجة مصروفات النقل :-
يتم ادخال مصروفات النقل في الجرد المستمر كما نعلم علي مخزن البضاعة و سيتم تسجيلها عن طريق payments وذلك كما يلي
1- عدم اختيار كود مورد في خانة VINDOR ID
2- اختيار كود الصنف من خانة ITEM
3- عدم وضع اي كمية في خانة QUANTITY
4- عدم وضع اي سعر في خانة UNIT PRICE
5- وضع قيمة النقل و الخاص بكل صنف
معالجة ضريبة المبيعات
يتم إدخالها عن طريق فاتورة المشتريات و ذلك عن طريق:-
1- عدم وضع اي كمية في خانة QUANTITY
2- عدم اختيار كود للصنف من خانة ITEM
3- اختيار كود ضريبة المبيعات في خانة GL ACCOUNT
4- عدم وضع اي سعر في خانة UNIT PRICE
كما بالشكل التالي
معالجة الخصم النقدي المكتسب
1- كما شرحنا سابق من الممكن وضع شرط للسداد النقدي الممنوح من البائع عند تكوين كود المورد و بالتالي في كل مرة يتم عمل فاتورة مشتريات سيظهر شروط الخصم النقدي بالفاتورة في خانة TERMS كما بالشكل التالي:-
2- عند سداد قيمة الفاتورة و ذلك عن طريق PAYMENTS سيظهر قيمة الخصم النقدي في خانة DISCOUNT كما بالشكل التالي طالما كان سداد الفاتورة خلال فترة الخصم و اذا تم السداد بعد فترة الخصم لن يظهر الخصم النقدي
هنا يجب إتباع الأتي
1- إنشاء حساب للخصم النقدي و ربطه بتكلفة المبيعات في خانة ACCOUNT TYPE
كما بالشكل التالي
2- عند سداد قيمة الفاتور و ذلك عن طريق PAYMENTS يجب اختيار حساب الخصم و الموجود في اسفل شاشة PAYMENT من دليل الحسابات لكي يستطيع عمل القيد و اثبات الخصم
3- اذا تم السداد خلال فترة الخصم سيظهر الخصم و لكي نقوم بسداد الفاتورة يتم نقر المستطيل في خانة PAY
سنلاحظ ظهور القيمة المسددة بعد الخصم
4- اذا تم السداد بعد فترة الخصم لن يظهر الخصم في خانة DISCONT و بالنقر علي المستطيل في خانة PAY سيتم سداد الفاتورة بالكامل
5- لاحظ خانة AMOUNT DUE و هي تمثل كامل قيمة الفاتورة.
فاتورة المبيعات SALES/INVENTORY
وتأخذ الشكل التالي:
المكونات
1-CUSTOMER ID :- حيث يتم اختيار كود العميل و ذلك بالضغط علي شكل العدسة
2-NAME :- يعبر عن اسم العميل و سيظهر تلقائيا بمجرد اختيار الكود
3-INVOICE # :- يدون به رقم قاتورة المبيعات
4-DATE :- يدون به تاريخ فاتورة المبيعات
5-SHIP VIA :- يتم منه اختيار طريقة الشحن
6- SHIP DATE :- يدون به تاريخ الشحن
7-TERMS :- هي عبارة عن شروط التحصيل في حالة وجود خصم مسموح به حيث يتم وضع الشروط عند انشاء كود العميل كما يمكن تعديله من نفس المكان بفاتورة المبيعات كما بفاتورة المشتريات
8-SALES REPORT ID :- عبارة عن ربط المبيعات طبقا لمندوب البيع
9-APLLY TO SALES ORDER :- وذلك في حالة وجود أمر بيع لربط فاتورة المبيعات به كما في حالة المشتريات والسابق شرحها
10-APPLY TO SALES :- في حالة إدخال فاتورة المبيعات بدون ربطها بأمر البيع.
11-QUANTITY :- يدون بها الكمية المباعة
12- ITEMS :- يتم اختيار كود الصنف المباع
13- DESCRIPTION :- شرح الفاتورة
14- UNIT PRICE :- يدون به سعر الوحدة المباعة و الذي بعد ذلك سيظهر تلقائيا و يجوز تعديله
15-TAX:- تنقسم إليREGULAR و EXEMPT (معفاه) في حالة اختياره يعفي الصنف من ضريبة المبيعات من إجمالي الضريبة والظاهرة في خانة SALES TAX
16-AMOUNT :- و هي حاصل ضرب UNIT PRICE × QUANTITY و تظهر تلقائيا
17-SALES TAX CODE :-يتم اختيار نسبة ضريبة المبيعات و التي تم إنشاءها من قبل من
MAINTAIN –SALES TAXES – SALES TAX AUTHORITIES- SALES TAX CODES
18-SHIP TO ويتم كتابة اسم العميل وعنوانه وباقي بياناته و ذلك بالضغط علي السهم
19-AMOUNT PAID AT SALE :-
أمر البيع SALES ORDER
تماما كما في أمر الشراء
1- يتم وضع الـ C D بالجهاز و الانتظار قليلا حتى تظهر الشاشة التالية:-
2- يتم نقر PEACHTREE ACCOUNTING و الانتظار حتى تظهر الشاشة التالية
3- بالضغط علي NEXT ستظهر الشاشة التالية
4- بالضغط علي YES ستظهر الشاشة التالية حيث نختار منها CUSTOM
5- بالضغط علي NEXT ستظهر الشاشة التالية حيث يتم السؤال عن مكان تخزين البرنامج ومكان تخزين ملف البيانات و الخاص بالشركة
6- و بالضغط علي NEXT ستظهر الشاشة التالية و هي تعني هل تريد إنزال أمثلة لشركات أو برنامج تعليمي أو برنامج الأصول الثابتة
7- و بالضغط علي NEXT ستظهر الشاشة التالية و هي تعني بأي اسم سيظهر البرنامج.
8- وبالضغط عليNEXT والانتظار قليلا حتي تظهر الشاشة التالية حيث يتم الاختيار الثاني و بذلك تم إعداد البرنامج فيتم الضغط علي EXIT.
خطوات فتح شركة جديدة
1- يتم فتح قامة file ثم new company سيتم ظهور الشاشة التالية
2- بالضغط علي next ستظهر الشاشة التالية و الجزء الذي يجب كتابته هو الخاص بـ company name والباقي اختياري حسب الحاجة
3- ثم يتم الضغط علي next ستظهر الشاشة التالية و هي تخبرك هلي تريد إنشاء دليل حسابات مبني علي احد الأمثلة الموجودة بالبرنامج أم إنشاء دليل مماثل لشركة سابقة تم فتحها من قبل أم تحويل دليل مماثل من برنامج حسابات آخر أم إنشاء دليل جديد طبقا للشركة الجديدة
4- - في حالة اختيار الحالة الأولي وهي إنشاء دليل حسابات مبني علي احد الأمثلة الموجودة بالبرنامج و بالضغط علي next ستظهر الشاشة التالية حيث يتم اختيار الدليل طبقا لنوع نشاط الشركة و ذلك من الجزء الخاص بـ available charts of account
5- تم بالضغط علي next ستظهر الشاشة التالية و التي تخبرك هل تريد أن تستخدم نظام الاستحقاق ام النظام النقدي بالطبع سيتم اختيار نظام الاستحقاق.
6- تم بالضغط علي next ستظهر الشاشة التالية وهي تعني هل تريد ان يتم الترحيل حركة حركة أو مجموعات
7- تم بالضغط علي next ستظهر الشاشة التالية وهي تعني عدد شهور السنة المالية
8- و بالضغط علي next ستظهر الشاشة التالية و تسال عن بداية السنة و بداية الشهر للشركة
9- و بالضغط علي next ستظهر الشاشة التالية :
10- و بالضغط علي finish و الانتظار قليلا سيتم انشاء الشركة الجديدة
القوائم الخاصة بالبرنامج
1- FILE وهي خاصة
6- قائمة EDIT
- قائمة MAINTIAN
وهي أهم قائمة حيث يتم منها إنشاء شجرة الحسابات وأكواد الموردين والدائنين واكواد المخازن وأخري
1- دليل الحسابات CHART OF ACCOUNT
وهو علي الشكل التالي:
كما نعلم انه لكي يتم التعامل مع الحاسب الآلي يجب التعامل معه بأسلوب لا يختلف عليه اثنين فمثلا إذا تم التعامل مع الحاسب الآلي لتعريفه بحساب العميل احمد زيدان عن طريق كتابة الاسم.
وبفرض أن الشركة بها 3 محاسبين فقد يحدث الآتي:-
- أن يقوم المحاسب الأول بكتابة اسم العميل علي الشكل التالي أحمد زيدان
- ان يقوم المحاسب الثاني بكتابة اسم العميل علي الشكل التالي احمد زيدان
- ان يقوم المحاسب الثالث بكتابة اسم العميل علي الشكل التالي أ حمد زيدان
فنجد هنا أن في كل مرة تم كتابة اسم العميل بطريقة تختلف عن الاخري فقد تم كتابة أحمد مرة حرف(أ) بهمزة ومرة أخري حرف( ا) بدون همزة ومرة أخرى يوجد مسافة بين حرف (أ) والحرف (ح) وبالنسبة للحاسب الآلي فقد فهم أن كل اسم مما سبق عميل مستقل عن الأخر علي الرغم من انه عميل واحد
ولكن اذا تم التعامل مع الحاسب الآلي عن طريق أرقام فمثلا يتم وضع كود للعميل أحمد زيدان ولنفترض الكود رقم 5 والذي سيتم تعريفه به مسبقا وبالتالي في كل مرة يتم التعامل مع هذا العميل سيتم كتابة الكود الخاص به وهو الرقم 5 وهو الأمر الذي لن يختلف عليه أي محاسب حيث لا يوجد الرقم 5 بأكثر من صورة.
و هذا هو فكرة دليل الحسابات
المكونات
1- ACCOUNT ID :- و هي عبارة عن وضع اكواد للحسابات لكي يتم التعامل معها عن طريقها ولما سيتم وضعه من اكواد وأسماء للحسابات سيتم ظهورها بقائمة المركز المالي وقائمة الدخل وبالتقارير وغيره فإذا تم وضع كود من هنا للمورد أحمد زيدان فسيظهر هذا المورد بقائمة المركز المالي فلذلك فانه يتم وضع كود لحساب الموردين عام فقط لكن لكي نضع كود لكل مورد فذلك يتم من شاشة MAINTAIN VENDOR
2-ACCOUNT TYPE :- هنا ستظهر مشكلة أخري ما هو نوع هذه الحساب هل هو مصروفات أم أصول ثابتة ام إيرادات أم مخزون ام التزامات طويلة الآجل فطبقا لنوع الحساب سيتم اختياره من ACCOUNT TYPE كما بالشكل التالي و طبقا لاختيار نوع الحساب سيتم إقفاله بالقائمة الخاصة به فإذا تم ربط حساب المباني BUILDING بأنه مصروفات EXPENSES فسيتم إقفاله بقائمة الدخل لذلك يجب ربطه بحساب FIXED ASSETS لكي يظهر بقائمة المركز المالي.
3- DISCRIPTION :- هي عبارة عن اسم الحساب كما سيظهر بقائمة المركز المالي وقائمة الدخل
4-BEGINNING BALANCE : وهي عبارة عن وضع أرصدة افتتاحية للحسابات
5-BUDGETS : وهي عبارة عن وضع ارقام تقديرية للسنة الحالية و السنة التالية شهريا
6- VENDOR : وهي عبارة عن وضع اكواد للموردين وهي علي الشكل التالي:
المكونات
1-VENDOR ID :- و هي وضع رقم للمورد لكي يتم التعامل مع البرنامج عن طريقه
2-NAME :- وضع اسم للمورد يجب وضعه بالغة الانجليزية
3-GENERAL :- و تتكون من
أ- بيانات خاصة بالمورد مثل عنوانه و رقم التليفون و الفاكس و نوع المورد و البريد الالكتروني
ب ـ BEGINNING BALANCES :- وهي عبارة عن وضع رصيد افتتاحي للمورد وبالضغط علي السهم ستظهر الشاشة التالية:
جـ ـ CURRENT BALANCE ON:- تعبر عن الرصيد الحالي للمورد وبالضغط علي السهم سيظهر بيان لحركة المورد خلال العام.
معالجة المشتريات
يوجد طريقتين لإدخال البضاعة المشتراة:
1- عن طريق عمل أمر شراء وعن طريقه يتم عمل فاتورة الشراء.
2- إعداد فاتورة المشتريات مباشرة بدون إعداد أمر شراء مسبق.
الطريقة الأولي
أمر الشراء PURCHASE ORDER
يتم فتح قائمة TASKS واختيار PURCHASE ORDER ستظهر الشاشة التالية:
المكونات
1- VENDOR ID
الهدف : اختيار كود المورد و ذلك بالضغط علي شكل العدسة
2- NAME يعبر عن اسم المورد و سيظهر تلقائيا بمجرد اختيار الكود
3- PO # يدون به رقم أمر الشراء.
4- DATE تاريخ تحرير أمر الشراء.
5- CLOSE PURCHASE ORDER إذا تم تنشيطها تعني أن هذا الأمر قد تم إقفاله و بالتالي لن يظهر بفاتورة الشراء في خانة APPLY PURCHASE ORDER
6- SHIP VIA يتم اختيار منها طريقة الشحن
7- DISCOUNT AMOUNT وهي عبارة عن الخصم النقدي وذلك طبقا لما تم إعداده عند إنشاء كود المورد وذلك من MAINTAIN –VENDOR-PURCHASE DEFAULTS-TERM
8- A/P ACCOUNT اختيار نوع الأستاذ العام طبقا لاختيار كود المورد و بالطبع سيكون حساب VENDOR OR CRIDETOR.
9- QUANTITY تعبر عن الكمية المراد توريدها.
10- RECEIVED هذه الخانة ستملئ طبقا لما تم استلامه و تدوينه بفاتورة الشراء
11- ITEM تعبر عن الصنف المراد توريد حيث يتم اختيار الكود للصنف
12- DESCRIPTION عبارة عن الشرح
13- GL ACCOUNT نوع الصنف المشتراة وبالطبع سيكون INVENTORY OR FIXED ASSEST
14- UNIT PRICE سعر الوحدة
15- AMOUNT ستظهر تلقائيا وإذا تم كتابتها يدويا ستتعدل UNIT PRICE تلقائيا
فاتورة الشراء PURCHASE / RECEIVE INVENTORY
يتم فتح قائمة TASKS و اختيار PURCHASE / RECEIVE INVENTORY هناك حالتين
الأولي :-
في حالة وجود أوامر شراء ولم يتم إقفالها ستظهر الفاتورة علي الشكل التالي:
و نلاحظ هنا إننا لن نستطيع ملئ بيانات الكمية المستلمة عن طريق أمر الشراء و ذلك إذا كانت خانة
APPLY TO PURCHASE ORDERS نشطة و ذلك بالضغط علي السهم و اختيار رقم أمر الشراء المرتبط بهذه الفاتورة حيث ستظهر الفاتورة علي الشكل التالي و من الممكن عمل فاتورة شراء بدون الاعتماد علي أمر الشراء و ذلك بتنشيط خانة APPLY TO PURCHASE
وهناك يوجد أمرين
1- إذا تم استلام الكمية بأمر الشراء بالكامل يتم ملئ الفاتورة عن طريق الضغط علي الأيقونة الخاصة بـ SHIP واختيار ALL وعليه سيتم ظهور الكمية بالكامل في خانة RECEIVED لاحظ انه من الممكن كتابة الكمية المستلمة يدويا
7- إذا لم يتم استلام الكمية بالكامل هنا سيتم تدوين الكمية المستلمة باليد و ذلك بعد اختيار أمر الشراء وهنا تظهر حالتين
الأولي :-
1-في حالة استلام باقي الكمية بعد ذلك و عند إعداد الفاتورة و اختيار رقم أمر الشراء سيظهر بالفاتورة باقي الكمية التي لم تستلم بعد
2- في حالة لن يتم استلام باقي الكمية هنا الأفضل إقفال أمر الشراء حتي لا يظهر مرة أخري بفاتورة الشراء في خانة APPLY TO PURCHASE ORDERS.
الثانية :- في حالة عدم وجود أوامر شراء ستظهر الفاتورة علي الشكل التالي و ستملئ يدويا
ملاحظات علي مكونات الفاتورة
1-WAITING ON BILL FROM VENDOR وهي تعني أن الفاتورة لم تستلم بعد وإذا تم تنشيطها لن نستطيع سداد قيمة الفاتورة و ذلك من قائمة TASLS – PAYMENTS و ذلك بالشكل التالي:-
2-TERMS وهي عبارة عن الخصم النقدي في حالة السداد و الذي تم وضع شروطه عند انشاء كود المورد و نلاحظ هنا انه من الممكن تعديل هذه الشروط من الفاتورة
8- باقي مكونات الفاتورة كما في امر الشراء
معالجة مصروفات النقل :-
يتم ادخال مصروفات النقل في الجرد المستمر كما نعلم علي مخزن البضاعة و سيتم تسجيلها عن طريق payments وذلك كما يلي
1- عدم اختيار كود مورد في خانة VINDOR ID
2- اختيار كود الصنف من خانة ITEM
3- عدم وضع اي كمية في خانة QUANTITY
4- عدم وضع اي سعر في خانة UNIT PRICE
5- وضع قيمة النقل و الخاص بكل صنف
معالجة ضريبة المبيعات
يتم إدخالها عن طريق فاتورة المشتريات و ذلك عن طريق:-
1- عدم وضع اي كمية في خانة QUANTITY
2- عدم اختيار كود للصنف من خانة ITEM
3- اختيار كود ضريبة المبيعات في خانة GL ACCOUNT
4- عدم وضع اي سعر في خانة UNIT PRICE
كما بالشكل التالي
معالجة الخصم النقدي المكتسب
1- كما شرحنا سابق من الممكن وضع شرط للسداد النقدي الممنوح من البائع عند تكوين كود المورد و بالتالي في كل مرة يتم عمل فاتورة مشتريات سيظهر شروط الخصم النقدي بالفاتورة في خانة TERMS كما بالشكل التالي:-
2- عند سداد قيمة الفاتورة و ذلك عن طريق PAYMENTS سيظهر قيمة الخصم النقدي في خانة DISCOUNT كما بالشكل التالي طالما كان سداد الفاتورة خلال فترة الخصم و اذا تم السداد بعد فترة الخصم لن يظهر الخصم النقدي
هنا يجب إتباع الأتي
1- إنشاء حساب للخصم النقدي و ربطه بتكلفة المبيعات في خانة ACCOUNT TYPE
كما بالشكل التالي
2- عند سداد قيمة الفاتور و ذلك عن طريق PAYMENTS يجب اختيار حساب الخصم و الموجود في اسفل شاشة PAYMENT من دليل الحسابات لكي يستطيع عمل القيد و اثبات الخصم
3- اذا تم السداد خلال فترة الخصم سيظهر الخصم و لكي نقوم بسداد الفاتورة يتم نقر المستطيل في خانة PAY
سنلاحظ ظهور القيمة المسددة بعد الخصم
4- اذا تم السداد بعد فترة الخصم لن يظهر الخصم في خانة DISCONT و بالنقر علي المستطيل في خانة PAY سيتم سداد الفاتورة بالكامل
5- لاحظ خانة AMOUNT DUE و هي تمثل كامل قيمة الفاتورة.
فاتورة المبيعات SALES/INVENTORY
وتأخذ الشكل التالي:
المكونات
1-CUSTOMER ID :- حيث يتم اختيار كود العميل و ذلك بالضغط علي شكل العدسة
2-NAME :- يعبر عن اسم العميل و سيظهر تلقائيا بمجرد اختيار الكود
3-INVOICE # :- يدون به رقم قاتورة المبيعات
4-DATE :- يدون به تاريخ فاتورة المبيعات
5-SHIP VIA :- يتم منه اختيار طريقة الشحن
6- SHIP DATE :- يدون به تاريخ الشحن
7-TERMS :- هي عبارة عن شروط التحصيل في حالة وجود خصم مسموح به حيث يتم وضع الشروط عند انشاء كود العميل كما يمكن تعديله من نفس المكان بفاتورة المبيعات كما بفاتورة المشتريات
8-SALES REPORT ID :- عبارة عن ربط المبيعات طبقا لمندوب البيع
9-APLLY TO SALES ORDER :- وذلك في حالة وجود أمر بيع لربط فاتورة المبيعات به كما في حالة المشتريات والسابق شرحها
10-APPLY TO SALES :- في حالة إدخال فاتورة المبيعات بدون ربطها بأمر البيع.
11-QUANTITY :- يدون بها الكمية المباعة
12- ITEMS :- يتم اختيار كود الصنف المباع
13- DESCRIPTION :- شرح الفاتورة
14- UNIT PRICE :- يدون به سعر الوحدة المباعة و الذي بعد ذلك سيظهر تلقائيا و يجوز تعديله
15-TAX:- تنقسم إليREGULAR و EXEMPT (معفاه) في حالة اختياره يعفي الصنف من ضريبة المبيعات من إجمالي الضريبة والظاهرة في خانة SALES TAX
16-AMOUNT :- و هي حاصل ضرب UNIT PRICE × QUANTITY و تظهر تلقائيا
17-SALES TAX CODE :-يتم اختيار نسبة ضريبة المبيعات و التي تم إنشاءها من قبل من
MAINTAIN –SALES TAXES – SALES TAX AUTHORITIES- SALES TAX CODES
18-SHIP TO ويتم كتابة اسم العميل وعنوانه وباقي بياناته و ذلك بالضغط علي السهم
19-AMOUNT PAID AT SALE :-
أمر البيع SALES ORDER
تماما كما في أمر الشراء